Читатели на карти за тахограф: Практическо ръководство за операторите

Вие познавате сцената. Картата на шофьора все още е в портфейла, последното изтегляне на превозното средство е по-старо, отколкото бихте искали, и някой в офиса пита дали файлът е "в системата някъде". След това идва посещение от DVSA (Агенция за безопасност на пътя), или Трафик комисарят иска чиста следа след инцидент, и изведнъж проблемът не е читателят на бюрото. Въпросът е дали веригата на доказателствата издържа.

Затова читателите на карти за тахограф са важни. Те не са просто удобен инструмент. Те са точката, в която активността на шофьора, данните от превозното средство и контролът на компанията се превръщат в файлове, които можете да защитите пред проверяващ, одитор или на изслушване. Ако изтеглянето е закъсняло, неподписано, несъответстващо или никога не стига до правилния архив, хардуерът вече е свършил работата си и все пак е провалил оператора.

Съдържание

• Защо читателите на карти за тахограф решават дали вашата лицензия оцелее при посещение
  • Провалът обикновено започва преди инспекторът да пристигне
  • Какво интересува Трафик комисаря и DVSA
• Правната карта зад всяко изтегляне на читател на карти
  • Четири карти, четири задачи
  • Сроковете, които оформят работния процес
• Избор на правилния читател на карти за тахограф за вашия депо
  • Съответствайте хардуера на източника на данни
  • Сигурност, издръжливост и поддръжка на поколения
• Настройка и извършване на изтегляния без загуба на данни
  • Започнете с компютъра, а не с картата
  • Грешките, които провалят реалните екипи
• Превръщане на изтеглянията в доказателства, които наистина издържат
  • Неподписаните файлове не носят много тежест
  • Поддържайте контрола върху съхранението
• Внасяне на изтегляния в OperationalCompliance и вашия TC файл
  • Как файлът стига от депото до прегледа
  • Какво се проверява след качване
  • Какво трябва да показва файл, готов за TC
• Едностраничен ритъм на оператора, който ви държи напред пред DVSA
  • Рутината, която остава
  • Червени флагове, които се появяват отново

Защо читателите на карти за тахограф решават дали вашата лицензия оцелее при посещение

Много флоти третират читателя като просто част от оборудването, което седи до лаптопа. Тази нагласа причинява проблеми. Читателят е първата практическа врата в веригата за съответствие, защото там суровите данни от картата или превозното средство стават нещо, което бизнесът може да запази, прегледа и произведе по-късно.

Провалът обикновено започва преди инспекторът да пристигне

Общите провали са обикновени. Картата на шофьора не се изтегля навреме, изтеглянето на данни от превозното средство се пропуска, картата на компанията никога не се използва за достъп до данните от превозното средство, или файлът седи на локален компютър и никога не стига до папката с доказателства. Когато това се случи, проблемът не е само в административната подреденост, а в това, че записът може да спре да бъде достатъчно пълен за проверка от страна на органите.

Правната основа е достатъчно проста, дори и работният процес в депото често да не е. Цифровите карти за тахограф станаха оперативен стандарт в Обединеното кралство след като правилата на ЕС прокараха пътя през 1998 г., и те станаха задължителни за нови превозни средства, които изискват тахографи от 1 май 2006 г. (legislation.gov.uk). Тази промяна замени мисленето с хартиени графики с верига от доказателства, базирана на карти, където картата на шофьора, картата на компанията, картата на работилницата и контролна карта носят различна роля. Слабият читател прекъсва тази верига точно в началото.

Практическо правило: ако файлът с изтегляне никога не излезе от компютъра на читателя и не влезе в контролирания архив, вие всъщност нямате доказателство, а имате локално копие, което чака да изчезне.

Какво интересува Трафик комисаря и DVSA

Те се интересуват по-малко от марката на читателя и повече от това дали бизнесът може да произведе правилния файл, за правилния период, с защитима история зад него. Затова читателите на карти са разположени преди работата по съответствието, а не до нея. След като файлът е уловен, той трябва да бъде подписан, проверен, запазен и проследим по същия начин, както всеки друг запис за операторска лицензия.

Тук системи като OperatorCompliance също имат значение на практика, защото изтеглените файлове се нуждаят от контролирано място за приземяване, а не от разхвърлян десктоп с липса на одитна следа. Читателят е точката на вход, но доказателствата живеят или умират в зависимост от това, което се случва след като картата бъде поставена, удостоверена и изтеглена. Ако работният процес приключи с "картата е прочетена", операторът е свършил половината работа и нищо повече.

Правната карта зад всяко изтегляне на читател на карти

Читателят на карти става инструмент за съответствие в момента, в който улови доказателства, които по-късно могат да бъдат поискани от DVSA или Трафик комисаря. Хардуерът е само входната точка. Процесът трябва да идентифицира картата, да извлече правилния файл, да спази срока за изтегляне и да постави резултата на място, където операторът може да го прегледа и произведе.

Четири карти, четири задачи

Картата на шофьора принадлежи на индивидуалния шофьор и носи техния запис за активност. Картата на компанията е ключът на оператора, използван за достъп и изтегляне на данни от превозното средство, но не съхранява самите данни за шофиране. Картата на работилницата поддържа одобрена калибрация и техническа работа. Контролна карта позволява на DVSA и полицията да получават достъп до данни за прилагане на закона.

Тези роли влияят на начина, по който се използва читателят. "Изтеглянето на картата" е твърде неясно за надеждна процедура в депото. Изтеглянията на картата на шофьора и данните от превозното средство са свързани, но са различни задачи. Картата на компанията позволява достъп до превозното средство за правилно извличане, така че нейното съхранение, наличност и срок на валидност трябва да бъдат част от процеса на контрол. Голямата група може също да се нуждае от повече от един клон или депо, за да управлява удостоверенията. По-ранната справка на правителството на Обединеното кралство обхваща съответните разпоредби за карти, без да е необходимо да се повтаря тук.

Сроковете, които оформят работния процес

Данните от картата на шофьора трябва да бъдат изтеглени на всеки 28 дни, а данните от превозното средство на всеки 90 дни в описаната система. Записите на тахографа трябва да се съхраняват поне 12 месеца. Картата на шофьора има средна капацитет на паметта от 28 работни дни, така че пропуснато изтегляне може да позволи по-стари активности да бъдат презаписани, преди пропускът да бъде забелязан. Цифровата карта за тахограф на шофьора е валидна за 5 години, а картите на компанията имат същата 5-годишна валидност.

Читателят извлича данни преди крайния срок. Той не доказва сам по себе си, че операторът е изпълнил по-широките си задължения. Изтегленият файл все още трябва да достигне контролирана система, да остане наличен за преглед и да се свърже с записите, използвани в проверка от DVSA или случай на Трафик комисаря.

Използвайте правилата за изтегляне на тахограф на 28 и 90 дни, за да зададете честотата в оперативния календар. Поставете отговорност за всяко изтегляне, запишете изключения и проверете дали графиците на данните от превозното средство и картата на шофьора се спазват. OperationalCompliance предоставя точката за приземяване на изтеглените файлове, давайки на читателя работен поток на контролирано място, където да изпрати изхода си, вместо да го остави на компютър в депото.

Типът маршрут и целта на доказателствата могат да променят практическите записи, произведени. Вътрешната работа в Обединеното кралство, автобусните и автобусните операции и международната работа с товари не създават всички същите въпроси за съответствие, въпреки че читателят изпълнява същата основна задача по улов. DVSA все още ще търси файл, който е пълен, атрибутивен и възстановим при поискване.

Избор на правилния читател на карти за тахограф за вашия депо

Правилният читател зависи от работата, която очаквате да извърши всяка седмица, а не от кутията, в която е дошъл. Депо, което само изтегля карти на шофьори на бюро, има различна нужда от смесен флот с работилници, движения на двора и шофьори, които рядко са в офиса по едно и също време с административния персонал.

Съответствайте хардуера на източника на данни

Читателят на смарткарти обработва карти на шофьори с чип, което е стандартната настройка за много офиси. Изтеглянията на данни от превозното средство са различни, защото обикновено изискват карта на компанията плюс отделно устройство за изтегляне или кабел, често чрез 6-пинов или преден па