Venkite DVSA patikrinimų: veiklos patvirtinimo taisyklės JK flotoms

Venkite DVSA patikrinimų: veiklos patvirtinimo taisyklės JK flotoms

Veiklos patvirtinimas galioja tik tada, kai vairuotojas iš tikrųjų negalėjo užregistruoti laikotarpio tachografe, naudojant nepakitusią Europos Komisijos šabloną, pasirašytą tiek operatoriaus, tiek vairuotojo prieš kelionę. DVSA priima jį JK naudojimui, tačiau vertina kaip dokumentą, kurį verta patikrinti, o ne kaip įprastą pakaitalą tinkamiems tachografo įrašams.

TL;DR:

• Patvirtinimai turi būti užpildyti ir pasirašyti prieš pradedant veiklą, naudojant originalų, nepakitusią Europos Komisijos šabloną, su abiem parašais iš vairuotojo ir operatoriaus.
• Forma galioja tik tikroms techninėms ar praktinėms neįmanomybėms, tokioms kaip nebuvimas transporto priemonėje ar tachografo gedimai, o ne patogumui ar įprastam naudojimui.
• Nuolatinis pasitikėjimas patvirtinimais vietoj tinkamų tachografo įrašų gali signalizuoti apie tachografo valdymo problemas, kurios greičiausiai pritrauks didesnį dėmesį audito metu.
• Tikslus įrašų tvarkymas apima patvirtinimų kryžminį tikrinimą su atlyginimų, atostogų ir tachografo duomenimis, ir pasirašytų originalų laikymą prieinamu patikrinimui.
• Skaitmeniniai įrankiai ir programinė įranga, automatiškai skaitantys atsisiuntimus ir saugantys pasirašytus įrašus, padeda išlaikyti audito paruoštą įrašų rinkinį ir sumažina dažnas klaidas.

Turinys

• Kas yra veiklos patvirtinimo forma?
• Kada galite naudoti patvirtinimą vietoj rankinio įrašo?
• Kaip teisingai užpildyti patvirtinimą
• Praktiniai pavyzdžiai ir dažniausiai pasitaikančios klaidos, kurių reikia vengti
• Įrašų tvarkymo įsipareigojimai ir ką tikrinimo institucijos ieško
• Kaip operatoriai išlaiko audito paruoštus įrašus, nesiremdami popieriumi
• Kodėl griežta patvirtinimo praktika yra svarbesnė nei operatoriai mano
• Tvarkykite patvirtinimus ir vairuotojų valandų įrašus be popierizmo
• Šaltiniai
• DUK

Kas yra veiklos patvirtinimo forma?

Veiklos patvirtinimo forma yra standartinis Europos Komisijos dokumentas, kuris fiksuoja laikotarpius, kurių vairuotojas negalėjo užregistruoti tachografe, nes buvo atostogose, sergantis ar dėl techninio gedimo. Jos teisinis pagrindas yra ES vairavimo laiko sistemoje, ir ji veikia tik tada, kai niekas dėl žodyno nepasikeitė.

Reglamentas (ES) Nr. 165/2014 nustato, kad rankiniai tachografo įrašai yra pagrindinė vairuotojų įrašų pareiga; patvirtinimas egzistuoja kaip atsarginė galimybė, o ne kaip lygiavertė alternatyva. JK antrinė teisė per Vairuotojų valandų reglamentus perkelia šiuos įsipareigojimus į vidaus teisę, pakeistą 2022 m., kad atspindėtų išlaikytą ES sistemą po „Brexit“.

Ypač svarbu, kad Europos Komisijos šablonas turi likti tiksliai toks, koks buvo paskelbtas. Pakeitus išdėstymą, pridėjus laukelius ar perrašius skyrius, jis tampa negaliojančiu. Tik pasirašytas originalas yra svarbus. Fotokopijos, skenavimai, pateikti vietoj originalo, ar formos, užpildytos po įvykio, neturi jokios vertės kelio patikrinimo metu.

Kada galite naudoti patvirtinimą vietoj rankinio įrašo?

Patvirtinimai egzistuoja tikrų techninių ar praktinių neįmanomybėms, o ne patogumui. Tipinės galiojančios situacijos apima vairuotoją, kuris visą klausiamą laikotarpį buvo toli nuo transporto priemonės, tachografo gedimą, kuris neleidžia atlikti rankinio įrašo, arba vairuotoją, kuris neturi prieigos prie transporto priemonės per metines atostogas ar sergant.

Skaitmeniniai tachografo įrašai išlieka pagrindiniu teisiniu reikalavimu pagal Reglamentą (ES) Nr. 165/2014, o ši hierarchija yra svarbi vykdant kontrolę. Vairuotojas, kuris galėjo protingai atlikti rankinį įrašą, bet vietoj to naudojo patvirtinimą, neįvykdė taisyklių reikalaujamo standarto.

Operatoriai, kurie mato patvirtinimus pasirodant savaitė po savaitės tam pačiam vairuotojui ar transporto priemonei, turėtų tai vertinti kaip įspėjimo ženklą, o ne kaip modelį. Vienkartinis patvirtinimas dėl sugedusio kortelių skaitytuvo yra ginčytinas. Nuolatinis pasitikėjimas patvirtinimais vietoj rankinių įrašų rodo tachografo valdymo problemą, kurią DVSA pastebės bet kurio audito metu, ir tai kviečia atidžiau patikrinti kiekvieną kitą jūsų turimą įrašą.

Kaip teisingai užpildyti patvirtinimą

Teisingas dokumentų tvarkymas yra svarbesnis, nei dauguma operatorių mano, nes blogai užpildytas patvirtinimas dažnai vertinamas kaip jokių įrašų neturėjimas. Kiekvieną kartą laikykitės šios sekos:

1. Užpildykite prieš kelionę. Forma turi būti užpildyta ir pasirašyta prieš išvykstant vairuotojui, o ne atgaline data, kad uždengtų vėliau pastebėtą spragą.
2. Gaukite abu parašus. Įmonės atstovas ir vairuotojas abu pasirašo. Jei vairuotojas yra savarankiškai dirbantis, jis pasirašo du kartus, vieną kartą kaip „įmonė“ ir vieną kartą kaip vairuotojas, patvirtindamas abi roles tame pačiame dokumente.
3. Laikykite šabloną nepakitusį. Įmonės pavadinimas, adresas ir vairuotojo duomenys turi būti įrašyti esamuose laukeliuose. Nieko dėl formos struktūros nekeičia.
4. Naudokite vieną formą kiekvienai veiklai. Atostogos, liga ir kitas darbas kiekvienas reikalauja atskiro patvirtinimo su savo datomis.
5. Turėkite originalą. Vairuotojas laiko pasirašytą originalą transporto priemonėje ir pateikia jį bet kurio DVSA patikrinimo metu, o ne kopiją, saugomą telefone.

Praktiniai pavyzdžiai ir dažniausiai pasitaikančios klaidos, kurių reikia vengti

Įsivaizduokite vairuotoją, kuris ima savaitės atostogas. Ta savaitė reikalauja vieno patvirtinimo, apimančio visą atostogų laikotarpį, teisingai datuoto ir pasirašyto prieš pradedant atostogas, o ne atskiros formos kiekvienai dienai. Palyginkite tai su vairuotoju, kuris praleidžia vieną popietę sandėlio darbuose toli nuo kabinos. Ta situacija reikalauja savo patvirtinimo, apimančio tik tą veiklą ir tą laikotarpį, laikomą atskirai nuo bet kokių atostogų ar ligos įrašų.

Klaidos, dėl kurių atsisakoma, beveik visada yra išvengiamos:

• Naudojant modifikuotą ar pertvarkytą šablono versiją vietoj originalaus išdėstymo.
• Pasirašant formą po to, kai veikla jau įvyko.
• Du skirtingus veiksmus, tokius kaip liga ir kitas darbas, sujungiant į vieną formą.
• Paliekant pasirašytą originalą depone, o ne laikant jį transporto priemonėje.

Pro patarimas: Laikykite nedidelį kiekį tuščių, nepakitusių patvirtinimo šablonų kiekvienoje kabinoje. Vairuotojas, kuris turi ieškoti tinkamos formos spaudimo metu, yra daug labiau linkęs užpildyti netinkamą versiją arba praleisti parašą.

Įrašų tvarkymo įsipareigojimai ir ką tikrinimo institucijos ieško

Vairuotojai turi turėti visus įrašus, apimančius dabartinę dieną ir paskutines 28 kalendorines dienas, ir šis reikalavimas taikomas patvirtinimams tiek pat, kiek tachografo atspaudams ar skaitmeniniams atsisiuntimams, pagal Gov. Patvirtinimas nėra vienkartinė paslauga vairuotojui; jis tampa oficialios įrašų rinkinio dalimi, kurią inspektorius gali paprašyti vietoje.

Neišsamus ar neteisingai užpildytas patvirtinimas dažnai vertinamas kaip trūkstamas tachografo įrašas, kuris gali tiesiogiai sukelti draudimo pranešimą ar baudą, o ne mandagų prašymą ištaisyti dokumentus. Saugiausias požiūris yra kryžminis kiekvieno patvirtinimo tikrinimas su atlyginimų, atostogų rezervacijomis ir ligos įrašais, ir laikyti jį kartu su atitinkamais tachografo atsisiuntimais, kad auditorius galėtų pamatyti visą vaizdą vienoje vietoje, o ne sudėlioti jį iš atskirų sistemų.

Kaip operatoriai išlaiko audito paruoštus įrašus, nesiremdami popieriumi

Trumpa vidaus politika išsprendžia didžiąją dalį to: paskirkite vieną pasirašytoją, saugokite kiekvieną pasirašytą originalą centriniu būdu ir registruokite konkretų kiekvieno patvirtinimo priežastį, o ne palikite „kodėl“ atminčiai. Kryžminis patvirtinimų tikrinimas su tachografo duomenimis uždaro spragą, kurią auditoriai pirmiausia ieško.

Skaitmeniniai įrankiai padeda čia konkrečiu būdu. Tachografo analizės programinė įranga, kuri automatiškai skaito .DDD atsisiuntimus, žymi spragas, kurios kitaip gali reikalauti popierinio patvirtinimo, o elektroniniu būdu pasirašyti ataskaitos pašalina riziką, kad forma pradingtų tarp depų ir kabinos. Daugiafunkcinė vairuotojų programa taip pat sumažina užpildymo klaidas tarp vairuotojų, kurie labiau pasitiki skaitydami formas lenkų, rumunų, lietuvių ar bulgarų kalbomis nei anglų kalba.

Kodėl griežta patvirtinimo praktika yra svarbesnė nei operatoriai mano

Dauguma vykdymo išvadų dėl patvirtinimų remiasi ta pačia keliais klaidomis, pakartotomis skirtingose flotose: trūkstama parašu, forma užpildyta vėliau nei per kelias dienas, arba veiklos sujungimas į vieną lapą. Nė viena iš šių problemų nėra sudėtinga išspręsti, todėl inspektoriai jas vertina taip nesimpatiškai, kai jos pasirodo.

Operatoriai, kurie vengia problemų, yra tie, kurie patvirtinimą laiko tikra išimtimi, o ne įpročiu. Laikykite pasirašytus originalus centriniu būdu, susiekite kiekvieną patvirtinimą su atlyginimų ar atostogų įrašu ir peržiūrėkite, kaip dažnai jie naudojami. Jei skaičius nuolat auga, tikroji problema dažniausiai slypi tachografo valdyme, o ne dokumentacijoje, kuri ją dengia.

- Vytautas

Tvarkykite patvirtinimus ir vairuotojų valandų įrašus be popierizmo

Tam tikra atitikties programinė įranga suteikia transporto vadybininkams vieną vietą, kurioje galima saugoti pasirašytus patvirtinimus kartu su tachografo duomenimis, kurie juos palaiko, kas yra svarbu, kai DVSA prašo abiejų vienu metu audito metu. Vietoj to, kad būtų ieškoma popierinių originalų per depus, viskas yra susieta su vairuotojo įrašu, kuriam tai priklauso.

Platforma automatiškai skaito skaitmeninius tachografo (.DDD) atsisiuntimus, žymi vairuotojų valandų problemas prieš joms tampant pažeidimais, ir leidžia vairuotojams elektroniniu būdu pasirašyti pažeidimų ataskaitas ir patvirtinimus pačioje programoje. Centrinis saugojimas užtikrina, kad pasirašytas originalas niekada nesėdėtų pirštinėje, kai inspektorius jo prašo, o audito paruoštas atitikties rinkinys sujungia atitinkamus įrašus formatu, kurio tikisi DVSA ir kelių komisijos. Su vairuotojams skirtomis ekranų versijomis anglų, lenkų, rumunų, lietuvių ir bulgarų kalbomis, mažiau formų grįžta neužpildytų iš anksto.

Jei jūsų flotė užpildo patvirtinimus dažniau, nei turėtų, pradėkite nuo to, kaip Operatorcompliance funkcijos atitinka jūsų dabartinį tachografo ir vairuotojų valandų darbo srautą, ir patikrinkite, kaip atrodo tinkamai sujungtas įrašų rinkinys prieš kitą auditą.

Šaltiniai

• Vairuotojų valandos: kito darbo įrašymas
• Veiklos patvirtinimo forma - ES transportas
• Reglamentas (ES) Nr. 165/2014 (tachografai)

DUK

Kokios yra tachografo taisyklės JK operatoriams 2026 m.?

Pagrindiniai įsipareigojimai išlieka tie, kurie nustatyti pagal Reglamentą (ES) Nr. 165/2014, kaip išlaikyta JK teisėje, su rankiniais įrašais kaip pagrindine pareiga, o patvirtinimai skirti tik tikroms techninėms ar praktinėms neįmanomybėms.

Kas yra 6 ir 9 valandų taisyklė?

Tai reiškia maksimalų nenutrūkstamą vairavimo laikotarpį, prieš kurį reikia pertraukos pagal vairuotojų valandų taisykles, nors tikslus pertraukų struktūra priklauso nuo transporto priemonės kategorijos ir kelionės tipo, o ne nuo vieno fiksuoto skaičiaus.

Ar vairuotojai gali atsisakyti Darbo laiko direktyvos?

Mobilūs darbuotojai, kuriems taikomos kelių transporto darbo laiko taisyklės, negali atsisakyti maksimalios vidutinės darbo savaitės taip, kaip gali kai kurie kiti sektoriai, nes kelių transporto taisyklės nustatomos atskirai nuo bendrųjų Darbo laiko reglamentų.

Ar rankiniai tachografo įrašai yra teisinis reikalavimas?

Taip. Rankiniai įrašai yra pagrindinis teisinis reikalavimas pagal Reglamentą (ES) Nr. 165/2014, o veiklos patvirtinimas taikomas tik tada, kai buvo tikrai neįmanoma atlikti rankinio įrašo.

Ar DVSA priima veiklos patvirtinimo formą?

Taip, DVSA priima standartinį Europos Komisijos šabloną vidaus naudojimui, tačiau patvirtinimus tikrina antrinėmis kontrolėmis, palyginti su kitais įrašais, o ne priima juos kaip savaime suprantamus.

Rekomenduojama

• Žinių centras - O-licencijos ir kelių tinkamumo vadovai
• Saugumo patikrinimų intervalai paaiškinti
• Tacho analizės programinė įranga JK flotoms: praktinis vadovas

Šis straipsnis yra bendras gidas JK operatoriams ir transporto vadybininkams, o ne teisinė ar profesionali konsultacija. Reglamentai keičiasi, todėl visada patikrinkite dabartinius reikalavimus su GOV.UK, DVSA ir savo kelių komisaru prieš imdamiesi veiksmų.