Kaip palyginti atitikties sistemas JK transporto vadybininkams

Jei lyginate sistemas JK transporto vadybininkams, pradėkite nuo vieno testo. Ar programinė įranga gali padėti jums vykdyti pareigas, susijusias su operatoriaus licencija, ir ar ji gali pateikti įrodymus, kai to prašo DVSA arba Transporto komisaras.

Tai reiškia, kad reikia žiūrėti ne tik į bendras transporto priemonių valdymo priemones, bet ir patikrinti, ar sistema sukurta aplink realų atitikties darbą. Daugumai operatorių tinkamas pasirinkimas yra tas, kuris palaiko transporto priemonių, priekabų ir vairuotojų įrašus aktualius, įspėja apie svarbias datas, tinkamai saugo pasirašytus įrodymus ir leidžia gauti aiškų audito taką, nesiblaškant po el. laiškus, aplankus ir popierinius failus.

Ką JK transporto vadybininkas iš tikrųjų turi, kad sistema darytų

Transporto vadybininkui nereikia įspūdingo skydelio, kuris palieka atitikties failą neišsamiu. Sistema turi palaikyti kasdienį darbą, kuris įrodo efektyvų ir nuolatinį transporto priemonių valdymą.

Praktikoje palyginimo kriterijai turėtų prasidėti nuo šių sričių:

• saugos patikros planavimas
• MOT ir metinio testo datų kontrolė
• transporto priemonių ir priekabų turto įrašai
• vairuotojų įrašai ir periodiniai patikrinimai
• tachografo įrodymai
• defektų pranešimas ir šalinimas
• dokumentų saugojimas su atsekama istorija
• ataskaitos, kurias galima parodyti DVSA arba Transporto komisarui

Prekių transporto priemonėms ir PSV operatoriams JK standartas nėra bendras transporto administravimas. Tai, ar sistema atitinka standartus, kurie tikimasi pagal operatoriaus licencijos režimą ir DVSA Gidą dėl kelių tinkamumo palaikymo. Jei programinė įranga negali atspindėti patikros dažnumo, registruoti atliktas patikras, saugoti pasirašytus lapus ir parodyti, kas įvyko, kai buvo rasta defektų, ji neatlieka pagrindinio darbo.

Naudingas būdas palyginti produktus yra pereiti per įprastą atitikties mėnesį.

Paklauskite, ar sistema gali:

• planuoti prevencines technines apžiūras pagal datą ar intervalą
• valdyti skirtingus dažnius skirtingoms transporto priemonėms ar priekaboms
• žymėti praleistas, pavėluotas ar artėjančias patikras
• registruoti MOT ar metinių testų užsakymus ir terminus
• saugoti sertifikatus ir patikros lapus prie teisingo turto
• registruoti defektus, šalinimą, pasirašymą ir VOR laikotarpius
• sekti vairuotojų licencijų patikrinimus, Driver CPC ir DQC galiojimo datas
• išlaikyti tachografo analizę ir pažeidimų įrašus su sekimo veiksmais
• per kelias minutes pateikti išsamų istoriją vienai transporto priemonei, priekabai ar vairuotojui

Jei atsakymas yra teigiamas tik naudojant skaičiuokles, rankinius įkėlimus ir atskirus aplankus, tai nėra stipri atitikties sistema. Tai tik jos dalis.

Čia specialiai sukurtos transporto vadybininko atitikties programinės įrangos turėtų atskirti save nuo plačios transporto platformos. Mes sukūrėme Operator Compliance aplink tai, kaip JK operatoriai iš tikrųjų tvarko savo failus, nes Fleeta Limited pati valdo sunkvežimius pagal operatoriaus licenciją. Tai svarbu, kai lyginate sistemas, nes detalės nėra teorinės. Tai detalės, kurios nusprendžia, ar jūsų įrašai yra patikimi.

Jei norite praktiškai suprasti kasdienes pareigas, kurias programinė įranga turėtų palaikyti, mūsų vadovas apie transporto vadybininko atsakomybes kasdienėje veikloje išdėsto darbą, kurį sistema turi padėti jums kontroliuoti.

Kokie įrašai ir terminai yra svarbiausi kasdienėje veikloje

Geriausias palyginimas prasideda nuo įrašų, kuriuos privalote atnaujinti kiekvieną savaitę, o ne nuo funkcijų, kurias galite naudoti kartą per ketvirtį.

Transporto priemonėms ir priekaboms patikrinkite, ar programinė įranga saugo tinkamą pagrindinį įrašą kiekvienam turtui. Mažiausiai tai paprastai reiškia registracijos numerį, flotilės numerį, VIN arba važiuoklės numerį, MOT arba metinių testų datas, platinimo detales, jei tai aktualu, PMI tvarkaraštį, padangų informaciją, jei ją registruojate, draudimo datas, jei norite, kad jos būtų vienoje vietoje, ir susijusius dokumentus, tokius kaip sertifikatai ir patikros lapai.

Vairuotojams ieškokite įrašo, kuris sujungia:

• licencijos duomenis
• DVLA patikrinimų istoriją
• Driver CPC statusą
• DQC galiojimo datą
• įvadinius arba vidinius mokymų įrašus
• tachografo kortelės duomenis, jei tai aktualu
• pasirašytus politikos pripažinimus arba deklaracijas
• agentūros arba subrangovų statusą, jei naudojama jūsų veikloje

Tada pažvelkite į periodinius terminus. Silpna sistema gali saugoti datas. Naudinga sistema jas kontroliuoja. Jūs turėtumėte galėti palyginti, kaip kiekvienas produktas tvarko:

• išankstinius įspėjimus, el. paštu ir sistemoje
• skirtingus pranešimo laikotarpius skirtingiems įvykių tipams
• pavėluotą eskalaciją
• pakartotinį planavimą po užbaigimo
• matomumą pagal depą, eismo zoną, flotilę, sutartį ar vartotojo vaidmenį

Tai tampa svarbiau, kai flotilė auga. Savininko vairuotojas gali lengvai valdyti vieną patikros planuotoją. Mišri flotilė su vilkikais, kietaisiais, furgonais ir priekabomis paprastai reikalauja aiškiai nurodyti išimtis. Autobusų ir mikroautobusų operatorius gali reikalauti skirtingų įrašų struktūrų. Kurjerių flotilė gali mažiau rūpintis metinių testų sudėtingumu ir labiau vairuotojų dokumentų apyvarta bei furgonų patikros disciplina.

Programinė įranga taip pat turėtų susidoroti su tuo, kaip operatoriai iš tikrųjų organizuoja techninę priežiūrą. Kai kurie planuoja pagal kalendorinę datą, kai kurie pagal mylias arba variklio valandas su rankiniu peržiūra, o daugelis naudoja fiksuotą ciklą, susietą su dirbtuvių pajėgumais. Jei dirbate pagal ISO savaitės planavimo ciklą, patikrinkite, ar sistema gali pateikti patikras ir reikiamus darbus taip, kaip jūsų dirbtuvės ir eismo biuras iš tikrųjų naudoja.

Dokumentų saugojimas yra dar viena sritis, kur produktai skiriasi labiau nei pardavimo medžiaga rodo. Paklauskite, ar įrašas yra tik failų priedų sritis, ar dokumentai yra susieti su įvykiu, kurį jie įrodo. Pavyzdžiui:

• ar saugos patikros lapas gali būti susietas su suplanuota patikros instancija
• ar MOT sertifikatas gali būti prijungtas prie transporto priemonės įrašo su jo išdavimo data
• ar vairuotojo licencijos patikrinimo rezultatas gali būti susietas su vairuotoju ir datuojamas
• ar pasirašytas defekto šalinimo įrašas gali būti susietas tiek su defektu, tiek su turtu

Audito takas yra lygiai taip pat svarbus. Jūs turite žinoti, kas įkėlė dokumentą, kas pakeitė datą, kas pasirašė defektą ir kada. Jei sistema leidžia tyliai perrašyti įrašus, tai yra rizika.

Daugelio vartotojų flotilėse atidžiai palyginkite teises. Dirbtuvių vartotojas gali prireikti užbaigti patikras, bet ne redaguoti licencijų įrašus. Vairuotojas gali prireikti mobilios defektų ataskaitos, bet neturėti prieigos prie kitų flotilės duomenų. Grupės atitikties vadybininkas gali prireikti skaitymo prieigos per kelias licencijas arba depus. Tai nėra smulkūs nustatymai. Jie veikia kontrolę.

Jei peržiūrite sistemas, skirtas konkrečiai patikroms ir priekabų įrašams, mūsų straipsnis apie priekabų patikros įrašus, atitinkančius DVSA lūkesčius nagrinėja detales, kurias verta patikrinti.

Kaip palyginti tachografo ir vairuotojo atitikties įrankius

Tachografas ir vairuotojo atitiktis dažnai yra vieta, kur operatoriai atranda, kad viena sistema iš tikrųjų neatlieka viso darbo.

Pradėkite nuo trijų klausimų atskyrimo.

Pirmiausia, ar programinė įranga tinkamai analizuoja tachografo duomenis. Antra, ar ji padeda jums valdyti sekimą. Trečia, ar galite greitai gauti įrodymus.

Apie tachografo analizę palyginkite, ar sistema registruoja atsisiuntimus, pažeidimų tipus, sunkumą, pakartotinį elgesį ir pripažinimo darbo eigą. Kai kurie produktai rodo žalius pažeidimus, bet mažai palaiko valdymo veiksmus, kurie turėtų sekti. Transporto vadybininkui tai yra tik pusė įrankio.

Jūs turėtumėte galėti matyti:

• kurie vairuotojai turi pažeidimų
• koks buvo pažeidimas
• kada tai įvyko
• ar tai buvo aptarta
• koks veiksmas buvo atliktas
• ar vairuotojas pasirašė arba pripažino konsultavimo įrašą
• ar pakartotiniai klausimai eskaluojami

Jei programinė įranga gali analizuoti duomenis, bet konsultavimo užrašai yra kitur, jūsų įrodymų takas yra padalintas. Tai sukuria išvengiamą darbą audito metu.

Kalbant apie vairuotojo atitiktį, palyginkite, kaip sistema tvarko Driver CPC, DQC ir licencijų patikrinimus. JK praktinis klausimas yra, ar programinė įranga padeda jums parodyti, kad patikrinimai atliekami tinkamais intervalais ir tinkamai registruojami. Jei ji integruojasi su DVLA duomenimis, paklauskite, kas tiksliai grąžinama, kaip dažnai patikrinimai gali būti atliekami ir kaip rezultatas saugomas vairuotojo įraše.

Geras palyginimo kontrolinis sąrašas apima:

• DVLA licencijos patikrinimo registravimas
• patvirtinimų ir teisių matomumas
• Driver CPC ir DQC galiojimo sekimas
• priminimų įspėjimai prieš galiojimą
• patikrinimo įrodymų ir deklaracijų saugojimas
• gebėjimas atskirti samdomus, agentūrinius ir retkarčiais dirbančius vairuotojus
• lengvas naujausios padėties ir istorinio tako atgavimo galimybė

Kur taisyklė skiriasi tarp JK ir ES apskritai, įsitikinkite, kad programinė įranga atspindi JK procesą, kurį iš tikrųjų laikotės. Sistema, sukurta platesniam Europos naudojimui, gali būti stipri tachografo duomenims, bet silpna JK operatoriaus licencijos įrašų tvarkyme, metinių testų planavime ar DVLA patikrinimų ir DQC įrašų tvarkymo praktikoje.

Taip pat paklauskite, kaip įrodymai yra atgauti. Tai neturėtų užtrukti dešimt paspaudimų ir atsisiuntimo iš kito portalo, kad atsakytumėte į paprastą klausimą, pavyzdžiui, „Parodykite man paskutinius tris licencijos patikrinimus šiam vairuotojui“ arba „Parodykite man šio mėnesio pažeidimų sekimą.“

Jei naudojate išorinius atitikties duomenų šaltinius, patikrinkite, ar programinė įranga gali šalia jų veikti sklandžiai. Kai kurie operatoriai taip pat nori matyti draudimo ir transporto priemonių būklės patikrinimus per paslaugas, susijusias su askMID, Motor Insurers' Bureau arba MIB įrašais. Tai gali nebūti jūsų pagrindinė atitikties kontrolė, bet jei tai svarbu jūsų veiklai, verta paklausti, kaip šie patikrinimai įsilieja į platesnį vairuotojo ir transporto priemonės failą.

Ką daro programinę įrangą naudojamą audito metu

Sistema gali atrodyti priimtina kasdieniniame naudojime ir vis tiek nepavykti, kai reikia pateikti įrodymus spaudimo metu.

Audito testas yra paprastas. Ar galite pateikti aiškų, chronologinį, patikimą failą transporto priemonei, priekabai, vairuotojui ar techninės priežiūros laikotarpiui, neperstatydami jo rankiniu būdu.

Palygindami sistemas, išbandykite ataskaitas su realiais scenarijais:

• parodykite visas patikras, atliktas vienai transporto priemonei per pastaruosius 15 mėnesių
• parodykite praleistas patikras ir užregistruotą priežastį
• parodykite visus defektus, iškeltus vienai priekabai, ir kaip jie buvo pašalinti
• parodykite VOR istoriją vienai transporto priemonei
• parodykite MOT arba metinių testų datas, rezultatus ir sertifikatus
• parodykite vairuotojo licencijos patikrinimus, Driver CPC, DQC ir pažeidimų sekimą
• parodykite, kas pasirašė ką ir kada

Pasirašyti patikros įrašai yra svarbūs. Jei patikros atliekamos skaitmeniniu būdu, paklauskite, kaip pasirašymai yra fiksuojami ir išsaugomi. Jei patikros įkeliamos iš popieriaus, paklauskite, ar sistema registruoja, kas jas įkėlė ir kada. Svarbu ne priversti naudoti vieną metodą. Svarbu, kad įrodymai būtų atsekami.

VOR istorija yra dar viena stipri palyginimo vieta. Tinkamas atitikties failas turėtų parodyti, kada transporto priemonė buvo išimta iš eismo, kodėl, kokių veiksmų buvo imtasi ir kada ji grįžo į tarnybą. Jei programinė įranga tik registruoja, kad defektas egzistavo, bet ne jo veikimo poveikį, prarandate dalį istorijos.

Išimčių tvarkymas dažnai nepastebimas demonstracijose. Realiuose flotilėse būna praleistų patikrų, pavėluotų MOT užsakymų, gedimų toli nuo bazės, nuomojamų transporto priemonių, pakeičiamų priekabų, agentūrinių vairuotojų ir vėlai įkeltų dokumentų. Paklauskite, kaip sistema registruoja išimtį, priežastį, leidimą ir korekcinį veiksmą. Švarus failas nereiškia, kad reikia apsimesti, jog nieko neįvyko. Tai reiškia, kad reikia parodyti, kad problemos buvo identifikuotos ir valdomos.

Viešojo tyrimo ar audito etape aiškumas yra svarbus. Transporto komisarui nepadeda krūva ekrano nuotraukų ir el. laiškų grandinių. Programinė įranga turėtų leisti jums pateikti nuoseklų įrašą. Būtent todėl mes rekomenduojame išbandyti ataskaitų išvestį prieš perkant. Paprašykite pavyzdinių eksportų arba gyvų pavyzdžių, remiantis jūsų pačių naudojimo atvejais, o ne bendrų ataskaitų su idealiais duomenimis.

Jei jūsų pagrindinė problema yra, ar sistema atlaikys, kai jūsų įrašai bus tikrinami, mūsų straipsnis apie programinę įrangą, kuri palaiko aiškų Transporto komisaro failą yra naudingas kitas žingsnis.

Klausimai, kuriuos reikia užduoti apie nustatymą, integracijas ir palaikymą

Įgyvendinimas nusprendžia, ar sistema pagerina kontrolę, ar tampa dar viena pusiau naudojama platforma.

Pradėkite nuo nustatymo. Paklauskite, kokie duomenys gali būti importuojami pradžioje ir kokiu formatu. Dauguma operatorių norės perkelti transporto priemonių įrašus, priekabų sąrašus, vairuotojų įrašus, periodinius terminus ir dokumentų bibliotekas. Jei tai turi būti įvedama rankiniu būdu, paklauskite, kiek laiko tai paprastai užtrunka ir kas tikrina perkeliamus duomenis.

Tada paklauskite, kaip yra sudarytas patikros planuotojas. Ar dažniai gali būti nustatyti pagal turtą, flotilės grupę ar veiklos modelį. Ar sistema gali atspindėti jūsų esamą techninės priežiūros teikėjo susitarimą, jei patikros yra išorės. Ar ji gali palaikyti mišrias flotiles, apimančias prekių transporto priemones, furgonus, autobusus, mikroautobusus ar priekabas.

Teises turėtų būti sukonfigūruotos anksti, o ne laikomos tvarkymo užduotimi vėliau. Paklauskite, ar vartotojo vaidmenys gali būti ribojami pagal depą, klientą, licenciją, funkciją ar turto tipą. Transporto vadybininkui paprastai reikia plačios matomumo. Dirbtuvės gali prireikti redagavimo teisių tik techninės priežiūros įrašams. Vairuotojams gali prireikti mobilios prieigos tik pėsčiųjų patikroms ir defektams.

Mobilus naudojimas turėtų būti išbandytas aplinkose, kuriose jis iš tikrųjų bus naudojamas. Jei vairuotojai praneša apie defektus pakelėje arba kiemuose su silpnu signalu, paklauskite, kaip elgiasi programa ar naršyklės darbo eiga. Jei meistrai pasirašo patikras planšetiniuose kompiuteriuose, įsitikinkite, kad procesas yra pakankamai greitas, kad būtų naudojamas nuosekliai.

Kalbant apie integracijas, užduokite tiesioginius klausimus. Ar programinė įranga turi REST API. Ar yra webhook'ai statuso pokyčiams, užbaigtoms patikroms, naujiems defektams ar terminų įvykiams. Jei jau naudojate dirbtuvių, telematikos ar planavimo įrankius, paklauskite, ar duomenys gali judėti automatiškai, ar eksportai ir importai vis dar yra rankiniai.

Tai tampa ypač svarbu, jei norite, kad atitikties sistema būtų šalia kitų operatyvinių platformų, tokių kaip Fleetalyse arba Logivo.AI. Kai kurie operatoriai reikia paprasto nepriklausomo atitikties failo. Kitiems reikia, kad atitikties įvykiai tekėtų į platesnes ataskaitų ar planavimo aplinkas. Teisingas atsakymas priklauso nuo jūsų veiklos, tačiau klausimas turėtų būti užduotas prieš sutarties etapą.

Palaikymas taip pat reikalauja tinkamo dėmesio. Paklauskite:

• kas tvarko įvedimą
• ar mokymai yra įtraukti
• kaip susisiekti su palaikymu
• ar yra pagalba ataskaitų konfigūravimui
• kaip komunikacijos apie produkto pokyčius
• ar yra atitikties vadovų, kai reikia tinkamai struktūrizuoti įrašus

JK operatoriams palaikymas nėra tik techninė problema. Padeda, jei komanda supranta, kodėl patikros įrašas, VOR įvykis ar tachografo konsultavimo užrašas turi būti saugomas tam tikru būdu. Tai yra viena iš skirtumų, kuriuos mes sukūrėme OperatorCompliance. Kadangi Operator Compliance priklauso Fleeta Limited, produktas buvo formuojamas pagal įrašų tvarkymo ir įrodymų standartus, kurių operatoriai iš tikrųjų turi laikytis.

Paskutinis punktas, nesulyginkite sistemų tik pagal funkcijų sąrašus. Palyginkite jas pagal failą, kurį turite pateikti po šešių mėnesių. Jei sistema gali išlaikyti jūsų įrašus aktualius, žymėti svarbias datas, išsaugoti pasirašytus įrodymus ir leisti jums pateikti švarų chronologiją DVSA arba Transporto komisarui, jūs žiūrite į tinkamą įrankį. Jei ne, tai greičiausiai dar viena administravimo platforma, o ne atitikties sistema, tinkama JK operatoriaus licencijai.

Kokia yra pagrindinė transporto vadybininko atitikties programinės įrangos užduotis?

Jos pagrindinė užduotis yra laikyti operatoriaus licencijos įrašus, terminus ir įrodymus organizuotus vienoje vietoje, kad transporto vadybininkai galėtų stebėti transporto priemones, priekabas, vairuotojus ir tachografo atitiktį, nesiremdami atskiromis skaičiuoklėmis ir aplankais.

Su kuo turėčiau palyginti pirmiausia, kai renkuosi sistemą?

Pradėkite nuo užduočių, kurias privalote įrodyti pagal JK atitikties taisykles: saugos patikras, MOT arba metinių testų datas, defektų pranešimus, vairuotojo licencijų ir Driver CPC patikrinimus, tachografo įrašus ir pasirašytus įrodymus audito metu.

Ar mažos flotilės reikia tokio pat lygio programinės įrangos kaip didesniems operatoriams?

Pagrindinės atitikties pareigos yra tos pačios. Mažesni operatoriai gali prireikti paprastesnio nustatymo, tačiau jiems vis tiek reikia patikimų priminimų, dokumentų saugojimo, patikros įrašų ir įrodymų, kurie gali būti greitai pateikti, jei to prašoma.

Kodėl integracijos yra svarbios atitikties programinėje įrangoje?

Integracijos sumažina dubliuotą įvedimą ir praleistus atnaujinimus. Jei sistema gali prisijungti per REST API arba webhook'us prie kitų flotilės įrankių, lengviau išlaikyti įrašus aktualius ir išvengti spragų tarp sistemų.

Ar tachog