Kaip palyginti JK sunkvežimių priežiūros planuotojus

Jei lyginate sunkvežimių priežiūros planuotojų programinę įrangą JK, pagrindinis klausimas nėra, kas turi gražiausią kalendorių. Tai, ar sistema padeda jums valdyti atitinkamą flotilę pagal operatoriaus licenciją, su įrašais, kuriuos galite pateikti, kai to prašo DVSA arba Transporto komisaras.

Paprastas paslaugų dienoraštis gali priminti, kad transporto priemonė turi būti remonto dirbtuvėse. Tinkama atitikties sistema turėtų daryti daug daugiau. Ji turėtų sekti patikrinimus pagal jūsų nurodytą grafiką, turėti pasirašytus įrodymus, kontroliuoti MOT ir metinių testų datas, apimti priekabas ir vairuotojus, ir suteikti transporto vadybininkams vieną vietą, kurioje matyti, kas yra suplanuota, kas vėluoja ir kokie įrodymai egzistuoja. Tai yra standartas, pagal kurį dirbame Operator Compliance, nes sukūrėme sistemą remdamiesi tikrais operatoriaus licencijos reikalavimais.

Ką JK operatoriai iš tikrųjų reikia iš priežiūros planuotojo

Daugelis produktų, apibūdinamų kaip priežiūros planuotojai, iš tikrųjų yra tik paslaugų tvarkytuvai. Jie sukurti valdyti įprastinius aptarnavimo intervalus, darbo lapus ir dirbtuvių užsakymus. To gali pakakti įmonės automobilių flotilei. Tačiau to nepakanka daugumai JK prekių ir keleivių operatorių, dirbančių pagal operatoriaus licenciją.

JK HGV, PSV ir daugelio priekabų operacijų atveju priežiūros planuotojas yra platesnio atitikties proceso dalis. Transporto vadybininkas turi parodyti, kad transporto priemonės ir priekabos tikrinamos tinkamu dažnumu, defektai sprendžiami, MOT arba metinių testų datos nepraleidžiamos, o įrašai yra prieinami forma, kuri atlaiko patikrinimą. Jei taip pat valdykite vairuotojus pagal tachografo ir licencijų tikrinimo reikalavimus, ta pati sistema dažnai turi palaikyti ir šiuos įrašus.

Tai yra praktinis skirtumas tarp paprasto tvarkytuvo ir JK sunkvežimių priežiūros planuotojų programinės įrangos, tinkamos naudoti pagal operatoriaus licenciją.

Paprastas tvarkytuvas paprastai daro tai:

• primena, kad paslauga yra suplanuota
• rodo dirbtuvių užsakymų kalendorių
• įrašo pagrindinius darbo užrašus
• gali registruoti transporto priemonės neveikimą

Programinė įranga, sukurta atitikties operatoriaus licencijai, taip pat turėtų daryti tai:

• planuoti saugos patikrinimus pagal laiką ir naudojimą
• palaikyti patikrinimų dažnumus, atitinkančius jūsų priežiūros režimą
• sekti MOT ir metinių testų terminus atskirai nuo įprasto aptarnavimo
• valdyti priekabas kaip pirmo lygio turtą, o ne kaip požiūrį
• aiškiai registruoti VOR statusą
• turėti patikrinimų lapus, defektų įrodymus ir pasirašymus
• išsaugoti priežiūros istoriją taip, kad ją būtų galima greitai pateikti
• sekti vairuotojų licencijų patikrinimus, Driver CPC ir DQC galiojimo pabaigą
• palaikyti tachografo analizės įrašus ir sekimo veiksmus
• teikti auditų taką, kuris rodo, kas ką padarė ir kada

Tai svarbu, nes JK atitikties testas nėra tai, ar ketinote viską kontroliuoti. Tai, ar galite parodyti, kad tai padarėte. DVSA Gidas dėl Kelių Tinkamumo Išlaikymo yra praktinis standartas, pagal kurį dirba daugelis operatorių. Planavimo priemonė, kuri tik siunčia priminimus, palieka per daug įrodymų už sistemos ribų, dažnai el. paštu, archyvų spintelėse, skaičiuoklėse ir dirbtuvių aplankuose.

Operatoriams su mišriomis flotilėmis skirtumas yra dar svarbesnis. Mikroautobusų flotilė gali neturėti tokių pačių operatoriaus licencijos įsipareigojimų kaip HGV flotilė, tačiau daugelis verslų valdo abi. Autobusų ir mikroautobusų operatoriai taip pat turi valdyti metinių testų ir patikrinimų įrašus taip, kad atitiktų PSV reglamentą. Tokiais atvejais viena sistema yra daug lengviau kontroliuoti nei kelios nesusijusios.

Savybės, kurias verta palyginti prieš perkant

Kai lyginate sistemas, naudokite kontrolinį sąrašą, pagrįstą kasdieniu transporto biuro darbu, o ne brošiūros kalba. Trumpas demonstravimas gali padaryti daugumą sistemų atrodančių pajėgių. Detalės, kurios yra svarbios, paprastai pasirodo, kai paklausiate, kaip užduotis iš tikrųjų atliekama ir kokie įrašai lieka.

Pradėkite nuo patikrinimų. Paklauskite, ar sistema gali suplanuoti prevencinius priežiūros patikrinimus pagal intervalą, kurį nustatote kiekvienai transporto priemonei ar priekabai. Kai kurios flotilės veikia pagal fiksuotus kalendoriaus intervalus. Kitos turi atsižvelgti į rida ar naudojimą. Patikrinkite, ar planuotojas palaiko suplanuotas datas, atliktas datas, praleistas datas ir matomą vėlavimo statusą.

Tada pažvelkite į testų datas. MOT ir metiniai testai turėtų būti sekami atskirai nuo įprastų patikrinimų ir aptarnavimo. Jums reikia aiškių įspėjimų pakankamai laiku, kad užsakytumėte transporto priemonę, spręstumėte nesėkmes ir išlaikytumėte įrašą tvarkingą. Jei programinė įranga sujungia viską į vieną bendrą terminų sąrašą, svarbūs skirtumai gali būti prarasti.

Priekabų valdymas yra dar viena sritis, kur silpnesnės sistemos parodo savo ribas. Jei jūsų priekabos registruojamos kaip užrašai prieš traktorių, arba paslėptos atskirame modulyje, kuris nesidalina tais pačiais planavimo ir įrodymų įrankiais, tai sukuria darbą ir riziką. Priekaba turėtų turėti savo patikrinimų grafiką, istoriją, dokumentus ir VOR statusą. Mes tai išsamiau aptariame savo gide pasirenkant priekabų patikrinimų programinę įrangą DVSA įrašams.

VOR kontrolė reikalauja praktinio testo. Paklauskite, kaip transporto priemonė ar priekaba pažymima kaip nevažiuojanti, kas gali tai matyti ir ar priežastis registruojama. Naudinga sistema turėtų leisti transporto biurui, dirbtuvėms ir planuotojams iš karto matyti, kad turtas yra neprieinamas. Jei defektas, testų nesėkmė ar priežiūros problema atėmė ją iš kelio, tai turėtų būti matoma be priklausomybės nuo atskiros el. pašto grandinės.

Vairuotojų įrašai dažnai yra ta vieta, kur operatoriai supranta, kad jiems reikia daugiau nei priežiūros planuotojo. Jei jau laikote vairuotojų licencijų patikrinimus, Driver CPC datas ir DQC galiojimo pabaigą kitoje skaičiuoklėje, paklauskite savęs, ar norite tai daryti toliau. Atitikties sistema turėtų leisti jums valdyti transporto priemonių, priekabų ir vairuotojų terminus kartu, nes taip transporto vadybininkai dirba praktikoje.

Tachografo analizė yra panaši. Ne kiekvienas priežiūros produktas tai apima. Jei naudojate atskirą tachografo platformą, tai gali būti gerai, tačiau palyginkite, kaip įrašai susiję. Ar galite matyti pažeidimus, praleistą ridą, debrief veiksmus ar analizės statusą kartu su likusia vairuotojo byla? Jei ne, vis dar palaikote dubliuojančias sistemas ir procesus.

Dokumentų saugojimas yra vertas atidžiai patikrinti. Jums reikia daugiau nei vietos PDF failams įkelti. Paklauskite, ar dokumentai gali būti susieti su teisinga transporto priemone, priekaba ar vairuotoju, ar galiojimo datos gali būti pridėtos, ir ar galite greitai filtruoti trūkstamus ar pasibaigusius įrašus. Tipiniai pavyzdžiai apima patikrinimų lapus, MOT sertifikatus, metinių testų įrašus, draudimą, kalibravimo sertifikatus, vairuotojų licencijas ir CPC įrodymus.

Galiausiai, palyginkite įspėjimus. El. pašto priminimai yra naudingi, tačiau jų nepakanka. Jums reikia skydelio matomumo, artėjančių ir vėluojančių vaizdų, ir paprasto būdo priskirti veiksmus. Mes išdėstome praktinius aspektus savo straipsnyje apie flotilės programinę įrangą, kuri pažymi atitikties terminus el. paštu.

Kaip turėtų veikti įrodymai ir auditų takai

Atitikties sistema uždirba savo vietą, kai kas nors prašo įrodymų.

Transporto vadybininkai turi laikyti priežiūros įrašus, kurie rodo, kas buvo suplanuota, kas buvo padaryta, kokie defektai buvo rasti, kokie remontai buvo atlikti ir kas tai pasirašė. Tikslus mišinys skiriasi priklausomai nuo operacijos, tačiau praktikoje paprastai ieškote aiškaus failo kiekvienai transporto priemonei ir priekabai, taip pat vairuotojų įrašams, kur tai aktualu.

Mažiausiai, priežiūros pusė turėtų leisti jums išlaikyti:

• patikrinimų grafikus
• užbaigtus patikrinimų ataskaitas
• saugos defektų ataskaitas ir taisymo įrašus
• MOT ir metinių testų istoriją
• stabdžių testų įrodymus, jei taikoma
• paslaugų ir remonto įrašus, kai jie palaiko tinkamumą keliams
• VOR istoriją ir priežastis
• palaikančius dokumentus iš dirbtuvių ar inspektorių

Vairuotojams naudingas įrašų rinkinys dažnai apima:

• licencijų tikrinimo istoriją su DVLA
• Driver CPC statusą
• DQC galiojimo pabaigą
• tachografo analizės rezultatus ir sekimą
• deklaracijas, pripažinimus ar politikos pasirašymus, jei taikoma

Pasirašyti patikrinimų įrodymai yra svarbus aspektas. Popieriniai formatai vis dar gali veikti, tačiau tik jei jie yra nuskenuoti ir tinkamai indeksuoti. Praktikoje skaitmeninis pasirašymas yra daug lengviau kontroliuoti. Klausimas, kurį reikia užduoti, nėra tik tai, ar galima užfiksuoti parašą, bet ar užpildyta forma yra užrakinta kaip įrodymas, pažymėta data ir laiku, ir susieta su atitinkamu turtu ir patikrinimo įvykiu.

Geras auditų takas turėtų rodyti:

• kas sukūrė suplanuotą įvykį
• kas užbaigė įrašą
• kada jis buvo užbaigtas
• ar kas nors buvo pakeista vėliau
• kokie dokumentai buvo pridėti
• statuso istoriją, įskaitant vėlavimo ar VOR pokyčius

Tai yra tai, kas daro sistemą naudinga, kai DVSA atlieka tyrimą arba kai Transporto komisaras nori pamatyti, kaip jūsų operacija yra valdoma. Jei kiekvieno klausimo atsakymas yra „manome, kad tai buvo el. pašte“ arba „dirbtuvės turi tai kažkur“, neturite naudojamo atitikties įrašo.

Tas pats taikoma mėnesiniams peržiūroms ir vidiniams patikrinimams. Transporto vadybininkas turėtų galėti ištraukti transporto priemonę ar priekabą ir matyti jos patikrinimų istoriją tvarkingai, su akivaizdžiais spragomis ir pridėtais įrodymais. Jei yra praleistas patikrinimas, sistema neturėtų to slėpti. Ji turėtų aiškiai parodyti išimtį, nes nepaaiškintas tylėjimas įraše niekada nėra naudingas auditui.

Mes aptarėme praktinį standartą savo giduose apie operatoriaus licencijos priežiūros įrašus ir programinę įrangą, kuri atlaiko DVSA auditą.

Klausimai, kuriuos reikia užduoti apie nustatymą, integracijas ir kasdienį naudojimą

Net ir stipri atitikties programinė įranga gali nepavykti, jei nustatymas yra lėtas, duomenų importas yra netvarkingas arba kasdienis darbo procesas yra nepatogus. Prieš pirkdami, paklauskite, kaip sistema bus įgyvendinta naudojant jūsų faktinius flotilės duomenis.

Pradėkite nuo importo. Jūs turėtumėte galėti įkelti transporto priemones, priekabas, testų datas, patikrinimų intervalus, vairuotojų įrašus ir esamas dokumentų bibliotekas be visko perrašymo ranka. Paklauskite, kokį formatą tiekėjas priima ir kas žemėlapiuoja duomenis. Jei turite metų įrašų skaičiuoklėse, dirbtuvių programinėje įrangoje ar bendruose diskuose, migracijos planas yra svarbus.

Planavimo formatas yra dar viena praktinė problema. Daugelis transporto vadybininkų galvoja ISO savaitėmis, ypač kai planuoja patikrinimus ir dirbtuvių pajėgumą visoje flotilėje. Jei planuotojas rodo tik mėnesinius kalendoriaus datas ir negali palaikyti ISO savaitės vaizdų ar ataskaitų, kasdienis naudojimas tampa sunkesnis nei reikia.

Naudotojų prieiga nusipelno daugiau dėmesio nei dažnai gauna. Transporto vadybininkas, dirbtuvių kontrolierius, išorinis priežiūros teikėjas ir vairuotojas neturi visų tų pačių teisių. Paklauskite, ar prieiga gali būti kontroliuojama pagal vaidmenį, depą ar funkciją. Jūs turėtumėte galėti nuspręsti, kas gali redaguoti grafikus, kas gali įkelti įrodymus, kas gali pažymėti VOR, ir kas gali tik peržiūrėti.

Mobilus naudojimas taip pat yra svarbus, tačiau klausimas nėra tik tai, ar yra programa. Paklauskite, ką žmonės iš tikrųjų gali daryti telefone ar planšetėje. Ar dirbtuvės gali užbaigti patikrinimą ir pasirašyti jį ten ir tada? Ar vairuotojas gali įkelti defekto vaizdą? Ar vadybininkas gali patvirtinti ar peržiūrėti įrašus toli nuo biuro? Jei mobilus naudojimas yra ribotas tik skydelio peržiūrai, procesas gali vis tiek grįžti prie popieriaus.

Operatoriams, turintiems kitų sistemų, integracijos yra svarbios. Jei naudojate tachografo analizę, telematikos, dirbtuvių valdymą ar BI įrankius kitur, paklauskite, kokie duomenys gali judėti į vidų ir išorę. Tinkama REST API yra naudinga, nes ji leidžia struktūrizuotą integraciją, o ne rankinį eksportą ir importą. webhooks taip pat yra naudingi, kai reikia, kad kita sistema reaguotų, kai kas nors pasikeičia, pavyzdžiui, transporto priemonė pažymima VOR arba dokumentas artėja prie galiojimo pabaigos.

Jei jau dirbate su Fleetalyse arba Logivo.AI, užduokite konkrečius klausimus apie tai, kaip veikia nuoroda. Ar duomenys juda viena ar abiem kryptimis? Ar tai beveik realiu laiku, ar pagal partiją? Kurie įrašai yra tikroji tiesa? Tas pats principas taikomas, jei tikrinate draudimo detales pagal askMID duomenis iš Motor Insurers' Bureau, dar vadinamo MIB. Jei sistema rodo rezultatą, turite žinoti, ar tai yra gyvas patikrinimas, saugomas momentinis vaizdas ar rankinis įkėlimas.

Operatoriaus licencijos administravimui taip pat verta paklausti, kaip programinė įranga palaiko jūsų platesnį failą. Ar ji gali padėti išlaikyti įrašus, kurių jums gali prireikti VOL atnaujinimams, priežiūros įrodymams ir valdymo priežiūrai? Atitikties sistema turėtų sumažinti pastangas, reikalingas operatoriaus licencijos failui paruošti, o ne sukurti kitą silo.

Kaip palyginti kainas, nepamirštant atitikties rizikos

Kainų palyginimai nepavyksta, kai pirkėjai palygina licencijų mokesčius, tačiau ignoruoja administravimo laiką ir atitikties riziką.

Pradėkite nuo jūsų dabartinio proceso laiko sąnaudų. Jei jūsų komanda palaiko skaičiuokles patikrinimams, sieninį planuotoją MOT datoms, bendrą aplanką nuskenuotiems lapams, atskirą tachografo platformą ir rankinius priminimus Driver CPC ir DQC, tai nėra pigi sistema. Tai yra paslėptų darbo sąnaudų rinkinys, laikomas kartu atmintimi ir gera valia.

Tada pažvelkite į dubliuojančias sistemas. Jei vienas produktas tvarko priežiūros planavimą, tačiau netinkamai priekaboms, o kitas tvarko vairuotojus, o trečias saugo dokumentus, prenumeratos suma yra tik dalis problemos. Didžiausia problema yra ta, kad niekas negali greitai pamatyti viso vaizdo. Ten įsiskverbia praleisti terminai ir silpni įrašai.

Praleisti terminai turi operacinę kainą net prieš pasiekdami atitikties pasekmes. Praleistas MOT arba metinių testų užsakymas gali išimti transporto priemonę iš paslaugos. Prasta VOR matomumas gali sukelti blogus planavimo sprendimus. Trūkstami patikrinimų įrodymai gali reikšti valandas, praleistas atkuriant failą iš el. laiškų, dirbtuvių skambučių ir popierinių aplankų.

Atitikties riziką sunkiau įvertinti, tačiau ji yra reali. Silpni įrašai nebelieka teoriniai, jei DVSA tiria arba jei Transporto komisaras prašo įrodymų. Tokiu atveju pigi planavimo priemonė, kuri negali parodyti, kas ką padarė, kada ir su kokiais įrodymais, yra brangi.

Todėl, kai lyginate sistemas, įvertinkite kainą pagal šiuos klausimus:

• Kiek transporto biuro laiko tai pašalins kiekvieną savaitę?
• Ar tai pakeis skaičiuokles ir dubliuojančius priminimus?
• Ar tai gali valdyti transporto priemones, priekabas ir vairuotojus kartu?
• Ar tai sumažins praleidimo tikimybę patikrinimų, MOT ar metinių testų datoms?
• Ar tai gali sukurti švarų įrašą DVSA be rankinio atkūrimo?
• Ar tai pagerina VOR matomumą operacijoms, o ne tik atitikties?
• Ar auditų takas atlaikys, jei mūsų procesai bus iššūkiai?

Tai yra teisingas pagrindas, palyginant sunkvežimių priežiūros planuotojų programinę įrangą JK. Geriausias pasirinkimas nėra tas, kuris turi ilgiausią funkcijų sąrašą. Tai tas, kuris atitinka, kaip jūsų flotilė iš tikrųjų veikia, laiko teisingus įrodymus vienoje vietoje ir suteikia transporto vadybininkams pasitikėjimą, kad failas yra paruoštas, kai kas nors prašo jį pamatyti.

Operator Compliance, tai yra būtent tai, ką mes sukūrėme. Mes naudojame praktinį standartą, pagal kurį operatoriai yra vertinami, ir mes projektuojame aplink įrašus, terminus ir įrodymus, kuriuos JK prekių ir keleivių flotilės turi išlaikyti kontroliuojamus.