Kuro kortelės vs kuro stebėjimas flotų valdymui

Kuro kortelė padeda kontroliuoti, kur ir kada perkamas kuras. Kuro naudojimo stebėjimo programinė įranga padeda kontroliuoti, kas vyksta su tuo kuru vėliau. Daugumai JK operatorių tai nėra ta pati užduotis.

Jei jums reikia tik griežtesnių pirkimo taisyklių, sujungtų sąskaitų ir pagrindinių sandorių ataskaitų, kuro kortelės gali padaryti daug. Jei reikia paaiškinti kuro išlaidas pagal transporto priemones, vairuotojus, maršrutus, tuščią važiavimą, defektus, praleistas patikras, tachografo įrašus ir įrodymus, kurie tikimasi operatoriaus byloje, kortelės duomenys greitai pasibaigia. Praktikoje stipriausias sprendimas dažnai nėra pasirinkimas tarp vieno ar kito, bet aiškus vaizdas, ką kiekviena sistema turi įrodyti.

Ką gerai daro kuro kortelės ir kur jos sustoja

Kuro kortelės yra naudingos, nes jos suteikia struktūrą kuro pirkimui. Vietoj grynųjų pinigų pretenzijų, išsibarsčiusių kvitų ir banko kortelių išrašų, gaunate valdomą pirkimo metodą su sutartais tiekėjais, produktų apribojimais ir sandorio įrašu, susietu su kortelės numeriu, transporto priemonės registracija ar vairuotoju.

Dėl JK operatorių praktinės stiprybės yra paprastos.

Pirma, kuro kortelės supaprastina administravimą. Transporto biuras gali suderinti vieno tiekėjo sąskaitą, o ne persekioti popierinius kvitus iš vairuotojų. PVM tvarkymas paprastai yra švaresnis, nes tiekėjo sąskaita jau yra sujungta ir lengviau pritaikoma prie apskaitos įrašų.

Antra, jos pagerina pirkimo kontrolę. Priklausomai nuo kortelės ir tiekėjo taisyklių, galite apriboti naudojimą pagal kuro tipą, geografinę vietovę, laiką, prekybos kategoriją ar kortelės turėtoją. Tai svarbu mišrioms flotoms, kur dyzelinas, AdBlue ar kiti produktai turi būti tinkamai atskirti.

Trečia, jos suteikia ankstyvą įspėjimą apie akivaizdų netinkamą naudojimą. Jei furgonas, registruotas kaip nevažiuojantis, naudoja kurą 03:00, arba kortelė, priskirta vienai transporto priemonei, naudojama šimtais mylių toli nuo numatytos darbo vietos, sandorio ataskaita gali tai parodyti. Kai kurie tiekėjai taip pat pažymi dubliuotus užpildymus, neįprastus litrų kiekius ar pakartotinį naudojimą už teritorijos ribų.

Ketvirta, jos gali palaikyti vidinę išlaidų ataskaitą. Net be telematikos, operatoriai gali padalyti kuro išlaidas pagal depą, transporto priemonių grupę, sutartį ar vairuotoją, jei kortelės struktūra yra tinkamai sukurta.

Visa tai yra naudinga. Bet tai vis tiek yra pirkimo duomenys, o ne kuro našumo duomenys.

Kuro kortelė jums sako, kad kuras buvo pirktas. Ji patikimai nesako, kodėl suvartojimas pasikeitė, ar variklis buvo pernelyg tuščias, ar maršruto planavimas sukėlė padidėjimą, ar vairuotojas pakeitė elgesį, ar padangų slėgiai ar defektai paveikė ekonomiką, ar transporto priemonė, kuri turėjo būti VOR (neveikianti), kažkaip toliau veikė.

Ji taip pat nesuteikia išsamaus atitikties vaizdo. Transporto vadybininkas, sprendžiantis operatoriaus licencijos įsipareigojimus, reikia daugiau nei išlaidų ataskaitų. Jiems reikia transporto priemonių įrašų, patikros grafikų, MOT ar metinių testų datų, saugos patikros įrodymų, tachografo analizės, vairuotojo licencijų patikrinimų, Driver CPC ir DQC statuso, bei dokumentų sekos, kuri gali būti pateikta, jei DVSA (Kelių saugos agentūra) skambina arba Transporto komisaras užduoda klausimus.

Kuro kortelių duomenys turi dar vieną praktinį apribojimą. Tai priklauso nuo kortelės proceso disciplinos. Jei vairuotojai dalijasi kortelėmis, įveda neteisingą odometrą, naudoja atsarginius mokėjimo metodus, pamiršta registracijos priminimus arba perka kurą pagalbinėms priemonėms, ataskaitų kokybė sumažėja. Sandorių sąrašas vis tiek gali būti finansiniu požiūriu subalansuotas, tačiau jis tampa silpnas kaip operatyviniai įrodymai.

Dėl JK flotų tai svarbu, nes operatoriaus kontrolė vertinama pagal įrašus, kurie išlaiko iššūkius. Viešojo tyrimo ar audito metu galimybė pasakyti, kad kuras buvo pirktas per kontroliuojamą kortelių programą, yra naudinga. Galimybė parodyti, kuri transporto priemonė buvo eksploatuojama, kuris vairuotojas ją naudojo, kokios patikros buvo numatytos, kokie defektai buvo pranešti, ką rodo tachografo veikla ir kokių veiksmų buvo imtasi, yra daug naudingesnė.

Ką prideda kuro naudojimo stebėjimo programinė įranga

Kuro naudojimo stebėjimo programinė įranga prideda kontekstą, tendencijas ir sekimą. Ji nėra ribojama pirkimo įvykio. Ji padeda jums suprasti suvartojimą per laiką, transporto priemones, maršrutus ir vairuotojus, tada imtis veiksmų pagal tai, ką rodo duomenys.

Pirmas laimėjimas yra tendencijų matomumas. Vietoj izoliuotų sandorių galite peržiūrėti kuro naudojimą pagal transporto priemonę per savaites ir mėnesius, dažnai pagal ISO savaitę, pagal depą, pagal flotės tipą ar pagal sutartį. Tai padeda pastebėti palaipsnį pablogėjimą, kuris niekada neišsiskirtų kortelės sąskaitoje. Vienas blogas užpildymas gali reikšti mažai. Šešių savaičių mpg (myliai per galoną) sumažėjimas vienai vienetui ar vienam maršrutui yra valdymo problema.

Antras laimėjimas yra išimčių ataskaita. Geras stebėjimo programinė įranga turėtų padaryti išimtis lengvai randamas. Tai gali apimti neįprastą kuro suvartojimą, spragas tarp numatytos ir faktinės mylios, nekonsekventiškus odometro įrašus, transporto priemones su didėjančiu tuščiu laiku arba modelius, kurie rodo maršruto neefektyvumą, neleistiną naudojimą ar galimą kortelės netinkamą naudojimą. Svarbu ne tik saugoti duomenis, bet ir nukreipti dėmesį.

Trečias laimėjimas yra operatyvinis sekimas. Kai atsiranda tendencija ar išimtis, jums reikia būdo ją susieti su veiksmu. Ar dirbtuvės patikrino transporto priemonę dėl gedimo? Ar vairuotojas buvo informuotas? Ar buvo rasta padangų problema? Ar maršrutas buvo pakeistas? Ar transporto priemonė buvo pažymėta VOR ir išimta iš eksploatacijos? Tinkama kontrolės proceso registruoja ne tik anomaliją, bet ir sprendimą bei įrodymus, kurie sekė.

Čia kuro naudojimo stebėjimo programinė įranga tampa vertingesnė, kai ji yra šalia platesnių flotės įrašų. Jei didėjantis kuro suvartojimas sutampa su defektų ataskaitomis, grubiu vairavimu, prasta tachografo disciplina, praleistais PMI grafikais ar ilgai trunkančiu tuščiu važiavimu, operatorius gali matyti visą vaizdą. Jei kuro naudojimas didėja po transporto priemonės, kėbulo ar maršruto pakeitimo, tai taip pat gali būti paaiškinta.

Dėl transporto vadybininkų programinė įranga taip pat padeda atskirti vienkartinį triukšmą nuo tikrojo pavojaus. Kuro kortelės ataskaita gali sukelti įtarimų, tačiau stebėjimo platforma gali parodyti, ar problema kartojasi, ar ji yra izoliuota vienam vairuotojui, ar susijusi su viena transporto priemonių klase, ar susijusi su žinomu operatyviniu pokyčiu.

Kai kurie operatoriai dabar taip pat nori sistemų automatizavimo. Jei kuro sandoriai, telematikos srautai, darbo įrašai ir transporto priemonių pagrindiniai duomenys gali judėti tarp platformų per REST API arba webhooks, darbuotojai praleidžia mažiau laiko eksportuodami CSV failus ir mažiau laiko taisydami dubliuotus įrašus. Nauda nėra techninė savaime. Tai geresnė kontrolė, mažiau rankinių klaidų ir švaresnė audito seka.

Tačiau ne kiekvienai flotai reikia sudėtingos analizės platformos. Testas yra praktinis. Jei jūsų dabartinis procesas negali paaiškinti kuro judėjimo už sąskaitos ribų, negali įrodyti, kas peržiūrėjo anomalijas, ir negali susieti kuro problemų su transporto priemonėmis ir vairuotojais, tuomet programinė įranga, kuri tinkamai stebi naudojimą, pridės kažką, ko kortelė viena negali.

Kuro kortelių duomenys vs transporto priemonių ir vairuotojų įrašai

Pagrindinis skirtumas yra tas, kad kuro kortelių ataskaitos yra transakcinės, o transporto valdymo įrašai yra įrodymų.

Kuro kortelės ataskaita paprastai rodo datą, laiką, vietą, litrus, vertę, kortelės nuorodą ir kartais mylios įvestį. Tai naudinga apskaitai ir pirmo lygio kontrolei. Bet tai nepakeičia įrašų, kurių operatorius reikia, kad valdytų atitinkamą flotą.

Transporto priemonių įrašai turi rodyti daugiau nei išlaidas. Jie turėtų apimti registracijos duomenis, nuosavybės ar nuomos informaciją, MOT ar metinių testų datas, saugos patikros grafiką, defektų istoriją, priežiūros dokumentus, padangų veiklą, jei tai aktualu, draudimo statusą ir ar transporto priemonė yra aktyvi, išmesta ar VOR. Kai kuriems operatoriams, patikrinus draudimo duomenis su askMID duomenimis iš Motor Insurers' Bureau, arba MIB, taip pat yra dalis rutininės kontrolės, nors tai nėra tas pats, kas išlaikyti visą operatoriaus įrašą.

Vairuotojų įrašai yra dar platesni. Transporto biuras gali tekti laikyti vairuotojo licencijos patikrinimo istoriją, DVLA patikrinimo rezultatus, Driver CPC terminus, DQC galiojimo pabaigą, tachografo kortelės duomenis, pažeidimus, teisę dirbti dokumentus, jei taikoma, agentūros įrašus ir pasirašytus politikos pripažinimus. Kuro sandoris negali pasakyti, ar vairuotojas, priskirtas šiai kelionei, buvo tinkamai patikrintas ar ar po pažeidimo buvo imtasi veiksmų.

Šis skirtumas tampa svarbus audito metu. DVSA nevertina kontrolės tik žiūrėdama į kuro sąskaitas. Ji žiūri, ar jūsų sistemos rodo efektyvų transporto priemonių, vairuotojų ir įrašų valdymą. Jei transporto priemonė atrodo, kad buvo kuras, kai ji turėjo būti nevažiuojanti, atitinkamas klausimas yra ne tik tai, ar kortelė buvo netinkamai naudojama. Tai ar jūsų įrašai rodo, kad transporto priemonė buvo VOR, ar raktai ir kortelės buvo kontroliuojamos, ar naudojimas buvo užkirstas kelias ir kokie įrodymai egzistuoja dėl tyrimo.

Tas pats taikoma ir mylių patikimumui. Kuro kortelių sistemos dažnai remiasi vairuotojų įvestais odometro duomenimis. Tie gali būti naudingi, tačiau ne visada pakankamai patikimi, kad stovėtų vieni. Kryžminis tikrinimas su priežiūros intervalais, tachografo myliomis, telematika ir patikros įrašais suteikia stipresnį vaizdą.

Daugeliui operatorių tai yra tikras skirtumas tarp finansinio įrankio ir operatoriaus kontrolės sistemos. Vienas sako, kas buvo pirktas. Kitas padeda jums įrodyti, kas įvyko, kas buvo atsakingas, kas turėjo įvykti pagal jūsų procesą ir ką jūs padarėte, kai buvo spraga.

Štai kodėl mes patariame operatoriams palyginti kuro ataskaitas su platesniu įrašų rinkiniu, kurį jie iš tikrųjų turi valdyti. Mūsų vadovas programinei įrangai, kuri išlaiko jūsų O-licencijos bylą paruoštą apima tokio tipo įrodymų struktūrą, kuri yra svarbi, kai įrašai turi būti greitai ir tvarkingai pateikti.

Kaip palyginti sistemas kontrolės ir audito sekimo tikslais

Palygindami produktus, pradėkite nuo kontrolės, o ne nuo informacijos suvestinės.

Sistema gali generuoti patrauklias diagramas ir vis tiek būti silpna, kur tai svarbu operatyviai. JK operatoriams, ypač tiems, kurie dirba pagal operatoriaus licenciją, klausimai turėtų būti apie tai, kas gali daryti ką, kas yra registruojama, kas gali būti eksportuojama ir ar įrodymai atlaikytų iššūkius.

Naudokite tokią kontrolinę sąrašą.

Kontrolė per įrašus ir darbo eigą

Ar galite aiškiai priskirti transporto priemones, priekabas ir vairuotojus, be dubliuotų ar neaiškių įrašų?

Ar galite užrakinti, kas gali įvesti, redaguoti, patvirtinti ar ištrinti kuro, transporto priemonių ir vairuotojų duomenis?

Ar galite registruoti statuso pokyčius, tokius kaip aktyvus, parduotas, išnuomotas ar VOR, su datomis ir vartotojų istorija?

Ar sistema reikalauja sekimo dėl anomalijų, defektų ar praleistų terminų, o ne tik jas rodo?

Ar galite užfiksuoti pastabas, priedus ir patvirtinimus prieš patį įvykį?

Ataskaitos ir išimtys

Ar ataskaitos viršija sandorių sąrašą?

Ar galite palyginti kuro naudojimą pagal transporto priemonę, vairuotoją, depą, maršrutą ar laikotarpį?

Ar galite nustatyti trūkstamas mylias, neįprastus užpildymus, nekonsekventiškus odometro įrašus ar kuro naudojimą laikotarpiais, kai transporto priemonė neturėjo būti eksploatuojama?

Ar ataskaitos gali būti filtruojamos pagal datų intervalą, flotės grupę ir statusą?

Ar galite eksportuoti įrodymus forma, kuri yra naudinga vidiniam peržiūrai, buhalterio užklausoms, draudiko klausimams ar DVSA patikrai?

Vartotojo prieiga ir audito istorija

Ar kiekvienas vartotojas turi savo prisijungimą?

Ar leidimai yra pagrįsti rolėmis, pavyzdžiui, transporto vadybininkas, dirbtuvės, administratorius, vairuotojas ar išorinis priežiūros teikėjas?

Ar sistema išlaiko audito seką, kas pridėjo, pakeitė, patvirtino ar pašalino įrašus?

Ar galite matyti, kada dokumentas buvo įkeltas, pakeistas ar pasirašytas?

Jei įrašas pasikeičia po fakto, ar originalus būsena vis dar yra atsekama?

Eksportai, integracijos ir duomenų judėjimas

Ar galite eksportuoti duomenis švariai į CSV, PDF ar kitas įprastas formas, neprarandant pagrindinių detalių?

Ar yra REST API, kad būtų galima perkelti transporto priemonių, vairuotojų, defektų, terminų ar kuro susijusius duomenis tarp sistemų?

Ar yra webhooks, kad kita platforma būtų informuota, kai statusas pasikeičia, dokumentas įkeltas ar išimtis iškelta?

Ar produktas gali priimti duomenis iš telematikos, tachografo analizės ar apskaitos įrankių, nesukuriant dubliuotų pagrindinių įrašų?

Jei išeinate, ar galite ištraukti savo duomenis naudingoje formoje?

Įrodymai ir atitikties bylos paruošimas

Ar galite pridėti patikros lapus, defektų ataskaitas, licencijų patikrinimus, Driver CPC įrašus, DQC įrodymus ir tachografo dokumentus prie atitinkamos transporto priemonės ar vairuotojo bylos?

Ar galite pateikti chronologinę istoriją transporto priemonei ar vairuotojui be rankinio sujungimo?

Ar galite parodyti, kad ne tik įspėjimas egzistavo, bet ir kad kažkas jį matė ir ėmėsi veiksmų?

Ar sistema gali palaikyti tokį dokumentų tvarkymą, kurio norėtumėte, kad būtų prieinama DVSA vizito ar Transporto komisaro posėdžio metu?

Šis paskutinis punktas yra svarbus. Ataskaita nėra tas pats, kas įrodymas. Įrodymas reiškia įrašus kontekste, su datomis, veiksmais, dokumentais ir vartotojų istorija. Mes tai išsamiau aptariame savo straipsnyje apie programinės įrangos pasirinkimą, kuri atlaiko DVSA auditą.

Taip pat galite susidurti su produktais, tokiais kaip Fleetalyse ar Logivo.AI, palygindami galimybes rinkoje. Tas pats kontrolinis sąrašas taikomas. Klauskite, kokios kontrolės egzistuoja, kokie įrašai išlaikomi, kaip veikia audito seka ir ar sistema padeda jums paaiškinti išimtis, o ne tik jas rodyti.

Kuri konfigūracija tinka vežėjams, furgonams, autobusams ir savininkams-vairuotojams

Tinkama konfigūracija priklauso nuo flotės tipo, flotės dydžio ir to, ką bandote kontroliuoti.

Vežėjams, dirbantiems HGV (sunkvežimiai) pagal standartinę nacionalinę ar tarptautinę licenciją, kuro kortelės paprastai yra bazinis įrankis, o ne pilnas atsakymas. Kuras yra didelė veiklos kaina, tačiau valdymo užduotis taip pat apima priežiūros planavimą, tachografo atitiktį, defektų tvarkymą, priekabų įrašus ir įrodymus dėl operatoriaus licencijos. Tokioje aplinkoje kortelė viena retai suteikia pakankamai kontrolės. Dauguma vežėjų geriau aptarnaujami kortelių pirkimo kontrolėmis ir stebėjimo programine įranga, susieta su platesniais transporto priemonių ir vairuotojų įrašais.

Furgonų flotoms ir kurjeriams atsakymas priklauso nuo sudėtingumo. Maža vietinė furgonų flotė gali gauti pagrįstą vertę iš kuro kortelių, jei tiesioginė problema yra kvitų tvarkymas ir išlaidų disciplina. Kai flotė auga, vairuotojai dažnai keičiasi arba verslas reikalauja stipresnių įrodymų apie aptarnavimą, MOT terminus, licencijų patikrinimus ir maršruto efektyvumą, stebėjimo programinė įranga tampa daug naudingesnė. Jei furgonai veikia pagal prekių transporto operatorių licencijavimo taisykles, tinkamų įrašų poreikis dar labiau didėja.

Autobusų ir mikroautobusų operatoriams kuro kontrolė dažnai vyksta kartu su griežtu tvarkaraščiu, dirbtuvių planavimu ir metinių testų paruošimu. Suvartojimas turi būti suprantamas maršruto tipo, keleivių apkrovos, tuščio važiavimo ir depų praktikos kontekste. Čia programinė įranga, kuri gali susieti kuro tendencijas su transporto priemonių prieinamumu ir priežiūros sekimu, paprastai yra vertingesnė nei tik kortelių ataskaitos. Keleivių flotai taip pat linkę reikalauti labai tvarkingų įrašų, nes prastovos, saugos įvykiai ir praleistos patikros turi tiesioginių operatyvinių pasekmių.

Savininkams-vairuotojams sprendimas labiau priklauso nuo darbo krūvio ir rizikos. Jei turite vieną transporto priemonę, asmeniškai žinote kiekvieną užpildymą ir daugiausia norite supaprastinti sąskaitas, kuro kortelė gali būti pakankama pirkimo pusėje. Tačiau net ir vienos transporto priemonės operatoriai vis tiek turi išlaikyti operatoriaus bylą tvarkingai. Kuro programinė įranga neišsprendžia poreikio sekti patikras, MOT ar metinių testų datas, defektus, tachografo įrašus, Driver CPC ir dokumentų įrodymus. Dauguma savininkų-vairuotojų pradeda nuo paprastų sistemų, o vėliau pereina prie integruoto požiūrio, kai administracija pradeda slysti.

Mišrioms flotoms geriausias atsakymas dažnai yra sluoksniuotas. Naudokite kuro korteles pirkimo kontrolei. Naudokite stebėjimą, kad paaiškintumėte suvartojimą ir pažymėtumėte išimtis. Naudokite atitikties programinę įrangą, kad išlaikytumėte transporto priemonių, priekabų ir vairuotojų įrašus, kurie įrodo valdymo kontrolę.

Tai yra spraga, kurią mes sukūrėme Operator Compliance, kad užpildytume. Mes nesame kuro kortelių tiekėjas ir nelaikome kuro ataskaitų kaip operatorių įrašų pakaitalo. Mes koncentruojamės į kontrolę, kurios transporto vadybininkams iš tikrųjų reikia, kad išlaikytų transporto priemones, vairuotojus, terminus ir įrodymus tvarkingai, sukurtą Fleeta Limited pagal DVSA (Kelių saugos agentūra) Gidą dėl Kelių tinkamumo išlaikymo ir informuotą apie sunkvežimių eksploatavimą pagal operatoriaus licenciją.

Jei lyginate sistemas, mūsų šalia esančių programų palyginimas operatorių kontrolei ir audito paruošimui yra protingas kitas žingsnis. Ir jei tachografo įrašai yra platesnio vaizdo dalis, mūsų vadovas geriausiai tachografo analizės programinei įrangai mažoms flotoms taip pat padės jums tinkamai įvertinti tą dalį.

Trumpai tariant, kuro kortelės padeda jums pirkti kurą kontroliuojamai. Kuro naudojimo stebėjimo programinė įranga paded