Rankiniai tachografo įrašai, kurie atlaiko DVSA patikrinimą

Rankinis įrašas užpildo spragą, kai vairuotojo veikla nėra užfiksuota transporto priemonės įrangoje ar vairuotojo kortelėje. Skaitmeniniame tachografe tai paprastai reiškia, kad reikia įvesti darbą, poilsį, pertrauką ar prieinamumą, kuris įvyko prieš kortelės įdėjimą, po jos išėmimo arba kol vairuotojas buvo toli nuo transporto priemonės. Jei įrašas yra neišsamus, spraga bus akivaizdi sustojus kelyje, operatoriaus vizito metu arba kai tachografo duomenys bus analizuojami grįžus į bazę.

JK operatoriams tai svarbu, nes DVSA ne tik žiūri į vairavimo laiką atskirai. Ji vertina, ar vairuotojo įrašas yra logiškas iš pamainos į pamainą ir ar operatorius gali parodyti tinkamą vairuotojų valandų ir darbo laiko kontrolę. Gerai atlikti rankiniai įrašai padeda vairuotojui aiškiai paaiškinti dieną. Prasti arba trūkstami įrašai sukuria išvengiamus klausimus, aptarimus ir pažeidimus.

Kokie yra rankiniai įrašai ir kodėl jie svarbūs

Rankinis įrašas skaitmeniniame tachografe yra vairuotojo būdas pridėti veiklas, kurių pagrindinis įrenginys automatiškai neužfiksavo. Tachografas registruoja vairavimą, kai transporto priemonė juda, tačiau jis negali žinoti, kas įvyko prieš kortelės įdėjimą, po jos išėmimo arba per laikotarpius, kai vairuotojas buvo toli nuo transporto priemonės, nebent vairuotojas tai pasakytų.

Praktinė problema, kurią tai sprendžia, yra sulaužyta laiko juosta. Jei vairuotojas pradeda darbą kieme, atlieka transporto priemonės patikrinimus, pakrauna, užpildo dokumentus, tada įdeda kortelę po 45 minučių, kortelės įrašas pats savaime rodytų, kad pamaina prasidėjo įdėjus kortelę. Tai nėra išsamus dienos aprašymas. Tas pats taikoma, jei vairuotojas išima kortelę pabaigoje, bet vis dar turi kitų darbų, arba jei vairuotojas ilsėjosi nuo ankstesnės pamainos ir reikia parodyti tą poilsio laikotarpį.

Visiškai įrašai yra svarbūs dėl dviejų priežasčių.

Pirma, jie svarbūs vairuotojui kelyje. Per DVSA patikrinimą, inspektorius norės pamatyti nuoseklų įrašą už dabartinę dieną ir ankstesnes dienas. Jei yra spragų, vairuotojo gali būti paprašyta jas paaiškinti. Kai kurie paaiškinimai yra visiškai teisėti, tačiau jei įrašas niekada nebuvo padarytas, vairuotojas remiasi atmintimi, o ne tinkamu įrašu.

Antra, jie svarbūs operatoriui. Transporto vadybininkas, peržiūrintis tachografo duomenis, turi turėti pakankamai informacijos, kad tinkamai įvertintų atitiktį, iššūkį klaidoms ir laikytų įrodymus failuose, jei to prireiktų. Trūkstami rankiniai įrašai gali iškreipti tiek vairuotojų valandų analizę, tiek Darbo laiko direktyvos įrašus. Jie taip pat gali padaryti, kad atitinkanti diena atrodytų neatitinkanti, arba paslėpti tikrą problemą, kuri turėjo būti pastebėta anksčiau.

Štai kodėl mes laikome tachografo įrodymus kaip platesnio operatoriaus licencijos failo dalį, o ne kaip atskirą administracinę užduotį. Jei jau peržiūrite tachografo analizę ir vairuotojų veiklos įrašus, rankiniai įrašai turėtų būti tos pačios rutinos dalis.

Kada vairuotojas turi padaryti rankinį įrašą

Vairuotojams paprastai reikia rankinio įrašo, kai yra pareigų ar poilsio laikotarpis, kuris turėtų būti įrašytas, bet nebuvo užfiksuotas su kortele įrangoje.

Dažniausi pavyzdžiai apima:

Darbas prieš įdedant kortelę

Tai viena iš dažniausių situacijų. Vairuotojas gali atvykti į depą, paimti raktus, atlikti apžiūrą, patikrinti trūkumus, perkelti dokumentus, prižiūrėti pakrovimą arba atlikti kitas pareigas prieš įlipdamas į kabiną ir įdėdamas kortelę. Tas darbas prieš vairavimą paprastai yra kitas darbas, ir jis turėtų būti užfiksuotas.

Laikas po kortelės išėmimo

Dienos pabaigoje kortelė gali būti išimta prieš baigiant visas pareigas. Jei vairuotojas tada iškrauna, užpildo trūkumų ataskaitą, perduoda dokumentus, degina transporto priemonę arba parkuoja priekabas, tas laikas gali būti privalomas kaip kitas darbas arba, priklausomai nuo aplinkybių, prieinamumas.

Laikotarpiai toli nuo transporto priemonės

Jei vairuotojas praleidžia laiką toli nuo transporto priemonės tarp kortelių seansų, įrašas gali tekti atnaujinti, kai kortelė bus vėl įdėta. Tai gali apimti kasdienį poilsį, savaitinį poilsį, pertrauką, kitą darbą toje pačioje įmonėje arba kai kuriais atvejais darbą kitam darbdaviui. Vairuotojo įrašas vis tiek turėtų parodyti, kas įvyko.

Ferry arba traukinio judėjimai

Kur kelionė apima keltą ar traukinį, vairuotojas gali tekti naudoti atitinkamą keltų ar traukinių funkciją tachografe ir užtikrinti, kad poilsio laikotarpis būtų teisingai užfiksuotas. Tikslus tvarkymas priklauso nuo įrenginio ir kelionės sekos. JK, ta pati taisyklė galioja kaip ir kitur, laikantis vairuotojų valandų taisyklių, įrašas turi parodyti, kas iš tikrųjų įvyko, ir bet koks nutrauktas poilsis turi būti identifikuojamas.

Dienos, kai kortelė nebuvo įrangoje

Jei vairuotojas turėjo kortelės problemą, pakeitė transporto priemones, pamiršo įdėti kortelę darbo pradžioje arba atliko darbą, kuris neapėmė vairavimo, rankinis įrašymas gali vis tiek būti reikalingas. Kai kuriais atvejais gali prireikti ir spausdinimų ar kitų palaikančių įrašų. Rankinis įrašas nėra visų problemų sprendimas, bet jis dažnai yra dalis, kaip ištaisyti įrašą.

Daugiaviečių vairuotojų ir laukimo laikas

Kur vairuotojai keičia vaidmenis per pamainą, arba kur vienas vairuotojas laukia kaip dalis įgulos operacijos, reikia parodyti teisingą veiklą. Jei kortelė buvo išimta per dalį to laiko, gali prireikti rankinio įrašo, kad užpildytų spragą.

Pagrindinis testas yra paprastas. Jei laikotarpis yra vairuotojo teisėto įrašo dalis ir tachografas jo automatiškai neužfiksavo, vairuotojas turėtų tikėtis jį įvesti rankiniu būdu.

Ką reikia užfiksuoti

Tikslas nėra sukurti pasakojimą. Tikslas yra sukurti tikslią veiklos įrašą.

Didžiojoje dalyje skaitmeninių tachografų vairuotojas rinksis iš standartinių veiklos kategorijų:

• kitas darbas
• pertrauka arba poilsis
• prieinamumas
• vairavimas, kai tai yra aktualu įrenginio raginimams ir esamiems duomenims

Praktikoje dauguma rankinių įrašų susiję su kitu darbu, pertrauka arba poilsiu ir prieinamumu.

Kitas darbas

Tai apima darbą darbdaviui, kuris nėra vairavimas. Tipiniai pavyzdžiai apima pakrovimą, iškrovimą, valymą, transporto priemonių patikrinimus, dokumentus, degalų papildymą ir kiemo pareigas. Tai taip pat gali apimti kitą darbą. Jei vairuotojas atliko darbą, kuris nėra poilsis arba pertrauka, jis neturėtų būti įrašytas kaip poilsis, kad tik sutvarkytų įrašą.

Pertrauka arba poilsis

Tai naudojama pertraukoms pamainos metu ir kasdieniams ar savaitiniams poilsio laikotarpiams, kai įrenginys prašo vairuotojo pateikti informaciją apie laiką nuo kortelės išėmimo arba ankstesnio užfiksuoto veiklos. Vairuotojas turėtų būti atsargus, kad nepažymėtų darbo laiko kaip poilsio. Tai yra vienas iš greičiausių būdų sukurti pažeidimų modelį, kuris neatsilaikys patikrinimui.

Prieinamumas

Prieinamumas turi siauresnę reikšmę, nei daugelis vairuotojų mano. Tai nėra tik bendras laukimas. Tai laikas, kai vairuotojas nėra privalomas likti darbo vietoje, yra prieinamas atsakyti į skambutį, kad pradėtų arba atnaujintų darbą, ir iš anksto žino tikėtiną laukimo laikotarpio trukmę. Jei šios sąlygos nėra įvykdytos, tai gali būti kitas darbas.

Vietos ir laikai

Didžioji dalis įrenginių prašys pradžios šalies ir kartais pradžios vietos ar pabaigos vietos, priklausomai nuo užfiksuoto įvykio ir įrenginio tipo. Vairuotojai turėtų įvesti vietos duomenis, kurių reikalauja įrenginys, ir įsitikinti, kad laikai atspindi tai, kas iš tikrųjų įvyko. Naujose išmaniose tachografų aplinkose, sienų ir vietos reikalavimai gali skirtis nuo senesnių įrenginių, tačiau principas išlieka tas pats, veiklos pėdsakas turi būti patikimas ir išsamus.

Mes čia neduodame teisinės konsultacijos, o gamintojų ekranai skiriasi, tačiau įrašas visada turėtų atsakyti į pagrindinį atitikties klausimą: ką vairuotojas veikė ir kur prasidėjo arba baigė atitinkamas laikotarpis?

Kaip vairuotojai daro rankinius įrašus skaitmeniniame tachografe

Tikslūs mygtukų paspaudimai skiriasi pagal gamintoją, programinės įrangos versiją ir transporto priemonės įrenginį, todėl vairuotojai turėtų sekti raginimus pagrindiniame įrenginyje. Tačiau procesas yra plačiai panašus tarp įprastų įrenginių.

Praktinis žingsnis po žingsnio apžvalga paprastai atrodo taip:

1. Įdėkite vairuotojo kortelę į 1 slotą pamainos pradžioje arba kai atnaujinate transporto priemonės naudojimą.
2. Palaukite, kol įrenginys atpažins kortelę ir parodys vairuotojo duomenis.
3. Kai būsite paraginti apie laikotarpį nuo paskutinio kortelės išėmimo, pasirinkite parinktį įvesti veiklas rankiniu būdu.
4. Patvirtinkite datą ir laiką, nuo kurio turėtų prasidėti rankinis įrašas. Tai dažnai yra paskutinio kortelės išėmimo taškas arba paskutinės užfiksuotos veiklos pabaiga.
5. Pridėkite kiekvieną veiklą nuosekliai, pavyzdžiui, poilsis naktį, tada kitas darbas depone prieš vairavimą.
6. Įveskite teisingą pradžios arba pabaigos šalį ir bet kokius vietos duomenis, kurių reikalauja įrenginys.
7. Peržiūrėkite įrašą prieš patvirtindami jį.
8. Patvirtinkite ir išsaugokite rankinį įrašą, tada teisingai nustatykite dabartinį režimą prieš judėdami.

Keli praktiniai aspektai daro didelį skirtumą:

• Įveskite veiklas teisinga tvarka.
• Atidžiai stebėkite laikrodį, ypač apie vidurnaktį.
• Patikrinkite, ar įrenginys prašo vietinio laiko arba UTC rodmenų fone, ir sekite ekrane pateiktus raginimus, o ne prielaidas.
• Teisingai nustatykite režimą po rankinio įrašo užbaigimo. Vairuotojai kartais baigia įrašą ir tada palieka įrenginį poilsio režime, kol atlieka kitą darbą.

Agentūrų vairuotojams, pagalbiniams vairuotojams ir savininkams, kurie juda tarp transporto priemonių, verta būti ypač disciplinuotiems. Skirtingi įrenginiai turi skirtingas meniu, o pažinimas su viena prekės ženklu negarantuoja tikslumo su kita. Vairuotojas, kuris atidžiai seka raginimus, paprastai yra saugesnis nei tas, kuris skuba, nes mano, kad jau žino seką.

Klaidos, sukeliančios problemas patikrinimuose ir auditose

Klaidos, kurias dažniausiai matome, nėra neaiškūs teisiniai punktai. Tai yra pagrindiniai įrašų laikymo trūkumai.

Praleisti įrašai

Vairuotojas įdeda kortelę, mato rankinio įrašo raginimą ir praleidžia jį, kad sutaupytų laiko. Tai palieka spragą įraše. DVSA sustojimo metu spraga turi būti paaiškinta žodžiu. Grįžus į bazę, analizės programinė įranga pažymi trūkstamas veiklas arba nežinomus laikotarpius.

Neteisinga veikla pasirinkta

Tai yra didelė problema. Vairuotojai įveda kiemo darbą kaip poilsį arba ilgas laukimo laikotarpius kaip pertrauką, kai iš tikrųjų jie vis dar dirbo. Kartais prieinamumas naudojamas kaip bendras terminas, nes jis skamba mažiau rimtai. Jei veiklos tipas yra neteisingas, įrašas yra neteisingas, net jei laikai yra teisingi.

Spėjami laikai

Rankinis įrašas, padarytas iš atminties po kelių dienų, retai būna patikimas. Vairuotojai suapvalina laikus aukštyn arba žemyn, pamiršta, kada pradėjo pakrovimą, arba negali tiksliai prisiminti, kada išėmė kortelę. Tai sukuria įrašus, kurie nesutampa su pristatymo užsakymais, telematika, vartų žurnalais ar darbo lapais.

Trūkstamos vietos

Jei įrenginys prašo šalies ar vietos ir ji įvedama neatsargiai, įrašą tampa sunkiau ginti. Trūkstamas arba neteisingas pradžios taškas gali kelti klausimų apie tai, kur baigėsi poilsio laikotarpis ir kada iš tikrųjų prasidėjo pareigos.

Pasikliauti spausdinimais be tinkamo sekimo

Spausdinimai gali padėti, kai yra kortelės ar įrenginio problema, tačiau jie nepakeičia tinkamo proceso. Jei spausdinimas yra pagamintas, jis paprastai turėtų būti užpildytas, pasirašytas, kur to reikia, ir laikomas su atitinkamais vairuotojo įrašais. Operatoriai turėtų užtikrinti, kad problema būtų peržiūrėta ir archyvuota.

Palikti per vėlai

Kuo ilgiau delsimas, tuo silpnesni įrodymai. Tą pačią dieną atliktas pataisymas, remiantis užrašais, darbo įrašais ir vairuotojo pasakojimu, yra viena. Bandymas rekonstruoti po savaitės iš atminties yra kita. Čia svarbūs aptarimai ir greitas sekimas.

Šios klaidos sukuria riziką, nes jos silpnina viso įrašo patikimumą. Vienas praleistas rankinis įrašas gali būti paaiškinamas. Praleistų arba neteisingų įrašų modelis rodo silpną kontrolę tiek iš vairuotojo, tiek iš operatoriaus.

Štai kodėl mes rekomenduojame susieti tachografo peržiūrą su aptarimo veiksmu. Jei jau vykdote vairuotojų aptarimus dėl tachografo pažeidimų, rankinių įrašų klaidos turėtų būti užfiksuotos kaip mokymo ir įrodymų taškas, o ne paliktos kaip neformalus pokalbis.

Ką turėtų tikrinti operatoriai ir transporto vadybininkai

Operatoriai neturėtų laukti, kol sustos kelyje, kad sužinotų, jog vairuotojai prastai atlieka rankinius įrašus. Tai reikia tikrinti įprastoje analizėje.

Pradėkite nuo akivaizdaus. Peržiūrėkite diagramas ir kortelių duomenis dėl nepaaiškintų spragų, įtartinai tvarkingų poilsio blokų, pakartotinių rankinių įrašų pataisymų ir veiklos modelių, kurie nesutampa su darbu. Jei vairuotojas reguliariai pradeda 06:00, bet kortelė pirmą kartą įdedama 06:45, be jokio kito užfiksuoto darbo, tai reikia paklausti.

Transporto vadybininkai taip pat turėtų palyginti tachografo įrašus su likusia operacija:

• pamainų tvarkaraščiai
• pristatymo arba pareigų lapai
• pakrovimo laikai
• vartų įrašai
• trūkumų ataskaitos
• degalų sandoriai
• telematika, kur naudojama

Taškas nėra sugauti vairuotojų. Tai užtikrinti, kad teisėtas įrašas atspindėtų tikrą darbo dieną.

Kur randami klausimai, turėtų būti aiški sekimo procedūra:

1. nustatyti spragą arba nesutapimą
2. greitai kalbėtis su vairuotoju
3. užfiksuoti paaiškinimą
4. nuspręsti, ar reikia mokymo, aptarimo ar drausminės priemonės
5. išlaikyti įrodymus

Tai svarbu tiek operatoriaus sistemoms, tiek vairuotojo elgesiui. Jei DVSA arba Transporto komisaras paklaus, kaip stebite atitiktį, turėtumėte sugebėti parodyti, kad rankinių įrašų klausimai yra nustatyti, peržiūrėti ir uždaryti, o ne ignoruojami.

Struktūrizuota programinė sistema padeda čia, nes įrodymai paprastai būna skirtingose vietose. Tachografo analizė gali būti vienoje platformoje, aptarimo užrašai el. paštu, nuskenuoti spausdinimai bendrame aplanke, o sekimo veiksmai kažkieno užrašų knygelėje. Tai nėra idealu, kai reikia švaraus audito pėdsako.

Su Operator Compliance mes sukūrėme sistemą, kuri remiasi įrašų laikymu, kurį operatoriai iš tikrųjų turi išlaikyti pagal JK operatoriaus licencijos taisykles. Tai apima tachografo įrodymų, sekimo užrašų ir vairuotojų dokumentų laikymą organizuotus vienoje vietoje. Fleets, kurie nori aiškesnio proceso aplink peržiūras ir išimtis, mūsų tachografo analizės įrankiai operatorių įrašams gali būti šalia likusios atitikties bylos, nuo licencijos ir vairuotojo CPC patikrinimų iki MOT ir metinių testų datų, VOR įvykių, priekabų įrašų ir dokumentų pasirašymo.

Kadangi OperatorCompliance sukūrė Fleeta Limited, ir mes patys vykdome sunkvežimius pagal operatoriaus licenciją, mes prie šio klausimo žiūrėjome iš dirbančios flotilės pusės, o ne kaip į bendrą programinės įrangos užduotį. Tas pats praktinis mąstymas taikomas visai platformai, nesvarbu, ar dirbate su tachografo įrašais, DQC ir vairuotojo CPC galiojimo pabaiga, DVLA patikrinimais, VOL dokumentais, ar integruojate duomenis per REST API ir webhook'us. Kai kurie operatoriai taip pat įtraukia susijusius flotilės įrodymus iš tokių šaltinių kaip askMID, Motor Insurers' Bureau, MIB, Fleetalyse arba Logivo.AI, tačiau pagrindinis taškas visada tas pats, išlaikyti įrašą išsamų, išlaikyti sekimą matomą ir išlaikyti įrodymus paruoštus patikrinimui.

Rankiniai įrašai skaitmeniniame tachografe yra mažas uždavinys, turintis daug svorio. Kai vairuotojai juos tiksliai atlieka, o operatoriai juos tinkamai peržiūri, įrašas geriau atlaiko DVSA patikrinimą.

Ar vairuotojams reikia rankinio įrašo kiekvieną dieną?

Ne. Rankinis įrašas reikalingas, kai dalis vairuotojo darbo ar poilsio nėra jau užfiksuota skaitmeniniame tachografe ir kortelėje. Jei visas laikotarpis jau užfiksuotas, paprastai papildomas įrašas nereikalingas.

Ką turėtų daryti vairuotojas, jei pamiršo padaryti rankinį įrašą?

Jie turėtų kuo greičiau pranešti operatoriui arba transporto vadybininkui ir sekti įmonės procesą, kad užfiksuotų trūkstamą informaciją. Palikdami spragas nepaaiškintas, gali kilti problemų analizuojant arba per DVSA patikrinimą.

Ar įmonė gali padaryti rankinius įrašus vairuotojui?

Vairuotojas yra atsakingas už savo įrašo tikslumą. Operatorius gali mokyti, raginti ir peržiūrėti, tačiau neturėtų laikyti vairuotojų įrašų kaip biuro užduoties, kurią reikia užbaigti po įvykio be tinkamų įrodymų.

Ar rankiniai įrašai skirti tik HGV vairuotojams?

Ne. Jie svarbūs, kur taikomos skaitmeninio tachografo taisyklės, įskaitant atitinkamas keleivių operacijas, taip pat prekių transporto priemones. Reikalingumas priklauso nuo transporto priemonės, kelionės ir taikomų taisyklių.

Ar trūkstamas rankinis įrašas visada sukels bausmę?

Ne visada, tačiau tai gali kelti klausimų apie tai, ar vairuotojo įrašas yra išsamus ir ar operatorius tinkamai valdo atitiktį. Pakartotinės spragos arba silpna kontrolė labiau tikėtina, kad pritrauks dėmesį.