Viena sistema inspekcijoms, planuotojams ir O-licencijos įrodymams

Kai operatoriai prašo vienos sistemos, kad sujungtų priežiūros planuotoją, inspekcijų grafiką ir O-licencijos įrodymus, jie paprastai bando išspręsti praktinę problemą. Jie nenori, kad transporto priemonių datos būtų vienoje vietoje, vairuotojų patikrinimai kitoje, tachografų failai dar kur nors, o pasirašytos inspekcijų lapai būtų paslėpti el. pašto aplankuose, kai DVSA prašo įrodymų. Jie nori vieno veikiančio įrašo, kuris parodytų, kas yra numatyta, kas buvo padaryta, kas tai pasirašė ir ką galima greitai pateikti biuro patikrai, kelio tyrimui, priežiūros užklausai ar Traffic Commissioner (transporto komisaro) posėdžiui.

Tai yra tikras testas programinei įrangai, skirta O-licencijos priežiūros planuotojui ir inspekcijų grafikui. Tai ne tik tai, ar kalendorius gali laikyti inspekcijų datas. Tai, ar sistema padeda mums valdyti flotilę pagal operatoriaus licencijos reikalavimus, naudojant įrašus, kurie atlaiko, kai kas nors iš išorės prašo juos pamatyti.

Ką operatoriai turi omenyje, kai kalba apie visko sujungimą

Praktikoje visko sujungimas reiškia daugiau nei tik keletą priminimų viename ekrane. Operatoriai paprastai lygina du labai skirtingus darbo būdus.

Pirmasis yra tikras atitikties įrašas. Tai reiškia, kad kiekviena transporto priemonė ir priekaba turi numatytą inspekcijų dažnumą, būsimus užsakymus, užbaigtus saugos inspekcijų įrašus, MOT arba metinių testų datas, defektų istoriją, VOR laikotarpius ir palaikančius dokumentus, saugomus prieš turtą. Tai taip pat reiškia, kad vairuotojo pusė yra susieta, todėl licencijų patikrinimai, Driver CPC, DQC datos, tachografų analizė ir pažeidimai gali būti peržiūrėti kaip dalis to paties atitikties vaizdo.

Antrasis yra lopinys. Skaičiuoklė gali laikyti priežiūros planuotoją. Dirbtuvės paketas gali saugoti darbo korteles. Tachografų analizė gali būti su atskiru tiekėju. Vairuotojų licencijų patikrinimai gali būti atliekami per kitą portalą. Draudimo ir transporto priemonių duomenys gali būti tikrinami per askMID per Motor Insurers' Bureau, arba MIB, kai reikia, bet ne išlaikomi kaip sujungto audito pėdsakas. Nieko nėra negerai su bet kuriuo įrankiu, tačiau operatorius turi įrodyti kontrolę visose jų srityse.

JK prekių ar PSV operatoriui ši diferenciacija yra svarbi, nes įrodymų standartas nėra teorinis. DVSA Gidas dėl Kelių Tinkamumo Išlaikymo aiškiai nurodo numatytas inspekcijas, įrašų laikymą, taisymą ir gebėjimą parodyti, kas įvyko ir kada. Traffic Commissioner tikisi, kad transporto vadybininkai vykdys nuolatinį ir efektyvų valdymą, o ne tik reaguos, kai data praleista.

Todėl, kai kalbame apie priežiūros planuotojo, inspekcijų grafiko ir O-licencijos įrodymų sujungimą, mes turime omenyje vieną sistemą, kuri sujungia planavimą, vykdymą ir įrodymus. Ji turėtų apimti transporto priemones, priekabas ir vairuotojus taip, kad atspindėtų, kaip iš tikrųjų veikia transporto biuras.

Viena atitikties sistema ar atskiri įrankiai?

Atskiri įrankiai gali veikti, ypač jei flotilė maža ir biuro disciplina puiki. Daugelis operatorių pradeda nuo skaičiuoklių saugos inspekcijoms ir MOT datoms, dirbtuvės dienoraščio dirbtuvėms, ir aplankų nuskenuotiems dokumentams. Kai kurie vėliau prideda specializuotą programinę įrangą tachografų analizei ar vairuotojų patikrinimams. Šis kelias gali būti pigesnis pradžioje, ir jei viena operacijos dalis yra išorės tiekėjui, pavyzdžiui, priežiūrai, tai gali atrodyti pakankamai.

Problema atsiranda, kai reikia suderinti įrašus. Skaičiuoklė gali rodyti šešių savaičių inspekcijų planą, tačiau pasirašytas inspekcijų lapas yra PDF aplanke, stabdžių testo įrodymas yra el. pašte, VOR laikotarpis buvo užregistruotas ant baltojo lentos, o transporto vadybininkas turi paaiškinti, kodėl priekabos inspekcija persikėlė iš vienos savaitės į kitą. Kiekvienas perdavimas sukuria galimybę vėlavimui, dubliavimui ar spragoms.

Dirbtuvės programinė įranga taip pat gali palikti aklų vietų, jei ji buvo sukurta daugiausia remontui valdyti, o ne operatoriaus licencijos kontrolei. Ji gali gerai tvarkyti darbo jėgą, dalis ir sąskaitas, tačiau ne operatoriaus poreikį įrodyti atitiktį fiksuotam saugos inspekcijų programai, išlaikyti istorinius grafikus ar sujungti transporto priemonės įrašą su vairuotojo atitiktimi ir tachografų įrodymais.

Tas pats taikoma atskiroms vairuotojų ir tachografų priemonėms. Jos gali gerai atlikti savo darbą, tačiau gali palikti transporto vadybininką valdyti išimtis per kelis prietaisų skydelius. Vairuotojas su pakartotiniais pažeidimais, pasibaigusiu DQC ir transporto priemone, kuri turi būti metiniam testui kitą savaitę, nėra vienas atitikties klausimas trijose sistemose. Tai yra vienas operacinis rizikos faktorius.

Viena atitikties sistema nepašalina disciplinos poreikio, tačiau sumažina vietų, kuriose įrodymai gali dingti, skaičių. Ji turėtų leisti mums planuoti pasikartojančias inspekcijas, registruoti rezultatus, pridėti dokumentus, stebėti vairuotojų terminus ir generuoti ataskaitas, nesukuriant istorijos rankiniu būdu kiekvieną kartą.

Tai viena iš priežasčių, kodėl operatoriai, lygindami sistemas, dažnai skaito kaip palyginti JK sunkvežimių priežiūros planuotojus kartu su gairėmis dėl vairuotojų ir O-licencijos įrašų. Klausimas nėra tik tas, kuris planuotojas turi kalendorių. Tai, kuris nustatymas palieka mus paruoštus failams.

Ką patikrinti priežiūros planuotojui ir inspekcijų grafikui

Priežiūros planuotojas pirmiausia turėtų leisti mums nustatyti inspekcijų intervalus, kurie atitinka transporto priemonės veikimo profilį ir deklaruotas priežiūros sąlygas. Kai kurioms flotilėms tai yra fiksuotas savaičių skaičius. Kitiems tai gali skirtis pagal transporto priemonės tipą, naudojimą ar darbo ciklą. Sistema turėtų rodyti numatytą datą, užbaigtą datą ir bet kokį nukrypimą nuo pradinio grafiko. Jei inspekcija yra perkeliama į priekį arba atidėta, turėtų būti aiškus įrašas, kodėl.

JK operatoriams galimybė dirbti pagal kalendoriaus datą ir ISO savaitę yra naudinga. Daugelis dirbtuvių ir transporto biurų planuoja pagal savaičių numerius. Jei sistema negali rodyti ar teikti ataskaitų pagal ISO savaitę, planavimas per mišrią flotilę tampa sudėtingesnis nei reikia.

Patikrinkite, kaip sistema tvarko pasikartojančius grafikus transporto priemonėms ir priekaboms atskirai. Priekabų kontrolė dažnai yra ta vieta, kur popierinės sistemos pradeda žlugti, ypač su bendromis grupėmis, nuomojamais turtais ar užimtais kiemo judesiais. Kiekviena priekaba turėtų turėti savo inspekcijų dažnumą, numatytas datas, užbaigtus įrašus ir dokumentų istoriją. Jei priekabos yra svarbios jūsų operacijoje, verta peržiūrėti ką ieškoti priekabų inspekcijų įrašuose DVSA.

MOT ir metinių testų kontrolė turėtų būti integruota, o ne laikoma kaip pastabų laukas. Sistema turėtų saugoti numatytas datas, užsakymo datas, rezultatus ir palaikančius dokumentus. PSV operatoriams metinių testų įrodymai yra centriniai. Prekių transporto priemonėms MOT datos ir praeities istorija turi būti matomos kartu su saugos inspekcijomis, kad transporto biuras neplanuotų izoliuotai.

VOR kontrolė yra dar vienas praktinis testas. Atitinkama sistema turėtų leisti mums pažymėti transporto priemonę ar priekabą VOR, užregistruoti priežastį ir sustabdyti ją, kad ji nebūtų laikoma prieinama gyvoje flotilėje. Taip pat svarbu, kad ji išlaikytų VOR laikotarpį audito pėdsake. Jei vienetas buvo ne kelyje dėl defektų, tai turėtų likti matoma po to, kai jis grįžta į tarnybą.

Pažiūrėkite, kaip fiksuojami defektai ir taisymas. Ar sistema gali užregistruoti vairuotojo apžiūros defektus, dirbtuvės išvadas, remonto veiksmus, pasirašymą ir grįžimą į tarnybą? Ar ji gali atskirti patarimus ir draudimus naudoti? Jei ji negali parodyti grandinės nuo defekto iki taisymo, planuotojas atlieka tik pusę darbo.

Galiausiai, įvertinkite, kaip sistema tvarko palaikančius įrodymus. Stabdžių testo ataskaitos, inspekcijų lapai, PMI įrašai, paslaugų lapai, LOLER sertifikatai, kur tai aktualu, ir išorinių dirbtuvių dokumentai turėtų būti lengvai prijungiami prie tinkamo turto ir datos. Planavimo sistema be įrodymų saugojimo vis tiek palieka operatorių kurti O-licencijos failą kitur. Mes išsamiau aptariame pagrindinį įrašų rinkinį mūsų gide apie operatoriaus licencijos priežiūros įrašus.

Kaip vairuotojų ir tachografų įrašai veikia pasirinkimą

Priežiūros planavimas nesėdi atskirai nuo vairuotojų atitikties. Operatorius licencija yra apie tai, kaip visa transporto operacija yra valdoma, ir tai apima, kas vairuoja, kokie patikrinimai yra vykdomi ir kokie įrodymai egzistuoja, kai standartai yra iššaukiami.

Vairuotojų licencijų patikrinimai yra akivaizdus pavyzdys. Transporto priemonė gali būti puikiai suplanuota ir prižiūrima, tačiau jei vairuotojo įrašas yra pasenęs, operatorius vis tiek turi atitikties problemą. Programinė įranga turėtų saugoti licencijų patikrinimo datas, rezultatus ir kitas numatytas datas, idealiai su aiškiu įrašu, kas peržiūrėjo rezultatą. JK operatoriams tai reiškia, kad reikia susieti su DVLA patikrinimo procesais arba bent jau tinkamai užregistruoti įrodymus. Jei vairuotojo teisės kontrolė yra jūsų peržiūros dalis, mūsų gidas apie vairuotojų licencijų patikrinimus operatoriams pateikia praktinius punktus.

Driver CPC ir DQC įrašai yra svarbūs dėl tos pačios priežasties. Transporto vadybininkas turėtų matyti galiojimo datas, artėjančius terminus ir trūkstamus dokumentus, nesikeldamas į kitą sistemą. Agentūrų turtingose operacijose tai dar svarbiau, nes atitikties rizika yra tarp samdomų ir tiekimo vairuotojų.

Tachografų įrodymai dažnai nusprendžia, ar sistema atrodo sujungta, ar fragmentuota. Priežiūros planuotojas pats negali parodyti, kaip operacija yra valdoma, jei tachografų pusė gyvena kitur be ryšio su vairuotojo failu. Kai renkame programinę įrangą, turėtume klausti, ar tachografų atsisiuntimai, analizės rezultatai, pažeidimų sekimas, trūkstamų mylių paaiškinimai ir vairuotojų aptarimo įrodymai gali būti išlaikyti toje pačioje atitikties aplinkoje.

Tai ne visada reiškia, kad vienas tiekėjas turi atlikti kiekvieną specializuotą užduotį pats. Kai kurie operatoriai vis dar naudoja įprastus tachografų įrankius ar telematikos platformas. Svarbu, ar atitikties sistema gali absorbuoti įrodymus, ar sujungti su kitomis sistemomis per REST API ar webhooks, kad transporto biuras neįvedinėtų duomenų ir rankiniu būdu nesuderintų ataskaitų.

Šis punktas tampa svarbesnis, kai flotilės jau naudoja kitus operacinius įrankius, tokius kaip Fleetalyse ar Logivo.AI. Integracija nėra prabanga, jei ji sumažina dubliuotus įrašus ir išlaiko atitikties failą nuoseklų. Sujungta sistema turėtų palaikyti operatoriaus tikrą darbo eigą, o ne priversti biurą išlaikyti paralelinius faktus.

Kaip palyginti įrodymus, audito pėdsaką ir kasdienį naudojimą

Palyginant sistemas, pirmas klausimas turėtų būti paprastas. Jei DVSA apsilankytų kitą savaitę, ką galėtume pateikti iš šios sistemos, nesikapstydami per el. pašto dėžutes ir bendrus diskus?

Pasirašyti įrašai yra centriniai. Inspekcijų formos, defektų pasirašymai, dirbtuvių užbaigimai ir vairuotojų pripažinimai turėtų būti priskirti vardu ir data. Jei įrašas gali būti redaguojamas be pėdsako, arba jei neįmanoma pasakyti, kuri versija yra galutinė, tai yra silpni įrodymai. Geras audito pėdsakas aiškiai rodo sukūrimą, pakeitimą, užbaigimą ir uždarymą.

Dokumentų saugojimas taip pat turi būti praktiškas. Operatoriai turėtų galėti saugoti PDF, nuotraukas ir kitus palaikančius failus prieš atitinkamą transporto priemonę, priekabą, vairuotoją ar įvykį. Svarbiausia yra atgauti. Neužtenka, kad dokumentas egzistuotų kažkur. Jį turi būti lengva rasti atliekant priežiūros tyrimą ar rengiant viešąjį tyrimą.

Įspėjimai turėtų būti konfigūruojami ir prasmingi. Per daug sistemų generuoja tiek daug įspėjimų, kad vartotojai nustoja jomis pasitikėti. Mums reikia įspėjimų dėl inspekcijų numatytų datų, MOT ar metinių testų terminų, Driver CPC ir DQC galiojimo, licencijų patikrinimų, tachografų spragų ir neišspręstų defektų. Taip pat reikia eskalacijos, kai elementas tampa pavėluotas, o ne tik priminimo tą dieną.

Ataskaitos turėtų padėti transporto vadybininkui prižiūrėti, o ne tik puošti prietaisų skydelį. Naudingos ataskaitos apima artėjančias inspekcijas, pavėluotas inspekcijas, užbaigtas inspekcijas pagal laikotarpį, MOT ir metinių testų numatytas sąrašus, VOR istoriją, defektų ir taisymo būklę, vairuotojų atitikties terminus ir tachografų išimtis. Istorinės ataskaitos yra svarbios, nes Traffic Commissioner posėdis gali paklausti, koks buvo kontrolės pozicija anksčiau, o ne tik šiandien.

Kasdienis naudojimas dažnai neįvertinamas. Jei užbaigtos inspekcijos įvedimas užtrunka per ilgai, vartotojai sukuria trumpinimus už sistemos ribų. Jei mobilus defektų pranešimas yra nepatogus, vairuotojai nustoja jį tinkamai naudoti. Jei priekabų keitimas yra sunkus užregistruoti, priekabos failas tampa nepatikimas. Geriausia atitikties sistema yra ta, kurią biuras, dirbtuvės ir vairuotojai iš tikrųjų nuolat naudos.

Tai taip pat kodėl failo paruošimas yra svarbesnis nei funkcijų skaičius. Ilgas funkcijų sąrašas yra mažiau vertingas nei švarus audito pėdsakas, aiškūs terminai ir įrodymai, kurie gali būti greitai pateikti. Operatoriai, nagrinėjantys šią problemą išsamiau, dažnai lygina sistemas su standartu pasirenkant programinę įrangą, kuri išlaiko jūsų O-licencijos failą paruoštą.

Kuriam operatoriui labiausiai reikia viskas viename sistemos?

Operatoriai, kurie labiausiai pasinaudoja, paprastai yra tie, kurių pakankamai daug judančių dalių, kad atskiri įrankiai sukurtų riziką. Tai apima daugiašalės transporto priemonių flotiles, mišrius standžius ir priekabų veikimus, PSV flotiles ir bet kurią verslą, kur daugiau nei vienas asmuo liečia atitikties įrašus per savaitę.

Vairuotojams, atsakymas priklauso nuo sudėtingumo. Vienos transporto priemonės operatorius su išorine priežiūra ir paprastais vairuotojų susitarimais gali valdyti su lengvesniu nustatymu tam tikrą laiką, jei įrašai yra pilni ir terminai yra kontroliuojami. Tačiau net ir tokio dydžio atveju, viena praleista inspekcija, vienas pavėluotas MOT užsakymas ar vienas trūkstamas Driver CPC dokumentas gali sukelti neproporcingų problemų. Daugelis vairuotojų pasirenka vieną sistemą tiesiog todėl, kad neturi biuro darbuotojų, kurie vėliau sujungtų įrašus.

Furgonų flotilės ir kurjerių verslai taip pat turi atidžiai įvertinti teisinį pagrindą. Ne kiekviena furgonų operacija yra pagal operatoriaus licenciją, tačiau daugelis dabar yra taikomos priklausomai nuo svorio, naudojimo ir tarptautinės veiklos. Kur taikoma operatoriaus licencija, ta pati tinkamo priežiūros planavimo ir įrodymų lūkesčių seka. JK taisyklės šioje srityje nėra identiškos platesnei ES pozicijai, todėl operatoriai, veikiantys abiejose pusėse, turėtų įvertinti savo įsipareigojimus pagal licenciją ir transporto priemonės kategoriją, kurią jie iš tikrųjų naudoja.

Autobusų ir mikroautobusų operatoriai paprastai gauna daug naudos iš viskas viename sistemos, nes metinių testų kontrolė, saugos inspekcijų planavimas, vairuotojų kvalifikacijos įrašai ir tachografų įrodymai visi reikalauja artimos priežiūros. Tas pats taikoma mišrioms flotilėms, kurios veža tiek prekes, tiek keleivius, kur atskiros procedūros dažnai vystosi laikui bėgant ir tampa sunkiau valdomos.

Įdarbinimo verslai ir vairuotojų agentūros yra šiek tiek skirtingi. Jei jie nėra transporto priemonių licencijos turėtojai, jie gali nereikėti visos transporto priemonių priežiūros pusės. Tačiau kur jie atsakingi už vairuotojų įrašus, licencijų patikrinimus, Driver CPC ir DQC įrodymus, sujungta atitikties platforma vis tiek sumažina riziką, ypač jei jie palaiko kelias klientų flotiles.

Operator Compliance, sukurtas Fleeta Limited, mes suformavome sistemą aplink įrašus, kuriuos operatoriai iš tikrųjų turi pateikti pagal DVSA sistemą, nes žinome skirtumą tarp priminimų įrankio ir atitikties įrašo. Nesvarbu, ar jūs žinote produktą kaip Operator Compliance, ar OperatorCompliance, principas yra tas pats. Jei jūsų priežiūros planuotojas, inspekcijų grafikas, vairuotojų terminai ir tachografų įrodymai yra visi dalis tos pačios operatoriaus licencijos istorijos, juos lengviau valdyti vienoje sistemoje nei penkiose.