Venkite DVSA baudų: JK transporto priemonių vadovas, kai tachografo

Venkite DVSA baudų: JK transporto priemonių vadovas, kai tachografo kortelė pasibaigia

Pasibaigusi vairuotojo skaitmeninė tachografo kortelė negali būti teisėtai naudojama vairavimui registruoti, o tolesnis darbas be atnaujinimo kelia pavojų tiek vairuotojui, tiek operatoriui. Kai tik pastebėsite pasibaigimą, nustokite registruoti šioje kortelėje, pereikite prie rankinių įrašų arba VU atspaudų ir pradėkite atnaujinimo paraišką per GOV.UK, telefonu arba paštu. Pateikite paraišką bent 15 darbo dienų prieš pasibaigimą, kai tik galite, ir atsisiųskite kortelės duomenis prieš ją išmetant. Standartinis atnaujinimo mokestis už GB kortelę nurodytas oficialiuose vyriausybes šaltiniuose.

TL;DR:

• Vairuotojai turi nedelsdami nustoti registruoti savo pasibaigusias korteles ir pereiti prie rankinių įrašų, kad išliktų atitinkami.
• Pateikti atnaujinimo paraišką bent 15 darbo dienų prieš pasibaigimą yra būtina, rekomenduojama turėti penkių dienų rezervą, kad būtų išvengta vėlavimų.
• Jei kortelė prarasta, pavogta ar sugadinta, vairuotojai gali vairuoti iki 15 dienų su rankiniais įrašais, tačiau tik jei jie turi tinkamą dokumentaciją ir nedelsdami praneša apie problemą.
• Duomenys turi būti atsisiųsti prieš išmetant, laikymo laikotarpiai yra 28 dienos vietinėse kelionėse arba 56 dienos tarptautinėse kelionėse, kad būtų užtikrintas audito paruošimas.
• Automatizavimo įrankiai padeda stebėti pasibaigimo datas ir planuoti atsisiuntimus, sumažindami atitikties riziką, susijusią su rankiniu sekimu ir priklausomybėmis nuo DVLA priminimo laiškų.

Turinys

• Kas nutinka, kai jūsų tachografo kortelė pasibaigia
• Kaip atnaujinti savo vairuotojo skaitmeninę tachografo kortelę
• Kainos ir laikai: mokesčiai ir tikėtinas išsiuntimas
• Vairavimas be galiojančios kortelės: siauri išimtys
• Duomenų saugojimas pasibaigusioms kortelėms: atsisiuntimai ir išmetimas
• Praktinis kontrolinis sąrašas vairuotojams ir transporto vadybininkams
• Kaip automatizuoti atitikties įrankiai sumažina pasibaigusių kortelių riziką
• Transporto vadybininko greitas vadovas, kai kortelė pasibaigia
• OperatorCompliance: užkertant kelią kitai pasibaigusiai kortelei
• Šaltiniai
• DUK

Kas nutinka, kai jūsų tachografo kortelė pasibaigia

Pasibaigusi kortelė nustoja būti galiojančiu įrodymu, kas vairavo ir kiek laiko. INF177B, oficialus DVLA ir DVSA leidinys apie vairuotojų korteles, aiškiai nurodo, kad negalite vairuoti, jei jūsų kortelė pasibaigusi pagal oficialias gaires. Tai nėra pilka zona, kurią galima interpretuoti simpatizuojančiam kontrolieriui pakelėje.

Kai kortelė pasibaigia, transporto priemonės vienetas nebeturi galiojančio vairuotojo identiteto, kurį būtų galima registruoti. Kontrolieriai, tikrinantys transporto priemonę pakelėje, arba DVSA darbuotojai, vėliau audituojantys operatoriaus įrašus, paprašys pačios kortelės, transporto priemonės vieneto (VU) atspaudų, apimančių nagrinėjamą laikotarpį, ir bet kokių rankinių įrašų, kurie buvo laikomi tarp jų. Vairuotojas, kuris neturi nė vieno iš šių, efektyviai paliko spragą savo darbo įraše, kurią kontrolė vertins kaip neatskaičiuotą vairavimo laiką, nesvarbu, koks buvo tikras paaiškinimas.

Svarbu aiškiai suprasti skirtumą tarp pasibaigusios kortelės ir prarastos, pavogtos ar sugadintos. Pasibaigimas yra prognozuojamas. Jūs žinote datą kelis metus iš anksto, kuri yra įprastas vairuotojo kortelės galiojimo laikotarpis, kaip patvirtinta nidirect gairių dėl tachografo kortelės atnaujinimo. Praradimas, vagystė ir gedimas yra neplanuoti įvykiai su savo trumpalaikiais leidimais, apie kuriuos kalbama atskirai žemiau. Elgtis su pasibaigusia kortele taip, lyg ji atitiktų tą pačią švelnumą kaip pavogta, yra klaida, kuri užklumpa vairuotojus, kurie mano, kad „aš tai sutvarkysiu vėliau“ yra galimybė.

Atsakomybė pasiskirsto tarp vairuotojo ir operatoriaus, tačiau nė vienas negali rodyti į kitą, kai įsikiša kontrolė:

• Vairuotojas neturi vairuoti naudodamas pasibaigusią kortelę ir turi laiku pateikti atnaujinimo paraišką.
• Transporto vadybininkas arba operatorius turėtų stebėti kortelių pasibaigimo datas visame vairuotojų baseine, o ne pasikliauti vairuotoju, kad jis prisimintų.
• Abu dalijasi įrodymų (atspaudų, atsisiųstų failų) išlaikymo našta už bet kokį laikotarpį, kai kortelė buvo negaliojanti.
• Ignoruoti pasibaigimo pranešimą ir tikėtis, kad DVSA nepatikrins, yra, pagal pramonės gaires iš FleetGO, viena iš dažniausiai pasitaikančių ir išvengiamų atitikties nesėkmių, apie kurias praneša operatoriai.

Kaip atnaujinti savo vairuotojo skaitmeninę tachografo kortelę

Atnaujinimas pats savaime nėra sudėtingas, tačiau kanalas, kurį naudojate, priklauso nuo jūsų situacijos. GOV.UK siūlo tris oficialius kelius, o neteisingo pasirinkimas švaisto tas dienas, kurių negalite sau leisti prarasti.

1. Internetu, GB licencijos turėtojams, kurių duomenys nesikeičia. Gov yra greičiausias kelias, jei jūsų vardas, adresas ir nuotrauka nesikeičia. Prieš pradėdami, turėsite paruošti savo vairuotojo licencijos numerį ir mokėjimo kortelės duomenis. Paslauga buvo specialiai sukurta, kad pagreitintų apdorojimą, kaip nurodyta DVLA aprašyme apie internetinę tachografo paslaugą, todėl tai išlieka greičiausia galimybė paprastiems atnaujinimams.

2. Telefonu, taip pat GB licencijos turėtojams, kai niekas kortelėje neturi keistis. DVSA ir DVLA skelbia atnaujinimo telefono liniją GOV.UK paraiškos puslapyje, o šis kelias tinka vairuotojams, kurie neturi lengvos prieigos prie kompiuterio, arba tiems, kurie norėtų aptarti neįprastą atvejį su patarėju prieš pateikdami ką nors.

3. Paštu, naudojant formą D777B, ne GB licencijos turėtojams arba tiems, kurie turi atnaujinti savo nuotrauką. D777B paraiškos forma yra ta, kurią reikia naudoti, kai jūsų aplinkybės nesutampa su internetiniais ar telefoniniais keliais, pavyzdžiui, licencija, išduota už Didžiosios Britanijos ribų, arba atveju, kai DVLA reikia naujos nuotraukos archyve.

Prieš pradėdami bet kurį iš trijų, turėkite šiuos dalykus po ranka:

1. Jūsų vairuotojo licencijos numeris, tiksliai taip, kaip jis pateiktas licencijoje.
2. Jūsų esama (arba neseniai pasibaigusi) tachografo kortelė, kad galėtumėte nurodyti jos numerį.
3. Nauja pasas tipo nuotrauka, jei pateikiate paraišką paštu arba jei jūsų esama nuotrauka turi būti atnaujinta.
4. Asmens tapatybės dokumentai, jei prašoma, ypač ne GB pareiškėjams.
5. Mokėjimo kortelė, internetinėms ar telefoninėms paraiškoms, nes GOV.UK priima Visa, Mastercard ir Delta.

Jei jau esate praleidę pasibaigimo datą, pateikite paraišką nedelsdami, o ne laukdami „geresnio“ momento. Tiesą sakant, tokio momento nėra. Vienas atvejis, kurį verta paminėti bet kuriam transporto vadybininkui: jei kortelė buvo pasibaigusi daugiau nei penkerius metus, vairuotojo įrašas gali būti archyvuotas arba ištrintas pagal standartinę duomenų saugojimo praktiką, todėl vairuotojui gali tekti pateikti paraišką kaip pirmą kartą, o ne paprastą atnaujinimą. Tas skirtumas paveikia tiek mokestį, tiek dokumentus, todėl patikrinkite tikslų statusą prieš manydami, kad paprasta atnaujinimo forma bus pakankama.

Pro Patarimas: Nustatykite savo atnaujinimo priminimą 20 darbo dienų prieš pasibaigimą, o ne 15. INF177B gairės rekomenduoja pateikti paraišką bent 15 darbo dienų iš anksto, tačiau tai numato, kad DVLA pusėje niekas nevėluoja. Penkių dienų rezervas jums nieko nekainuoja ir išgelbės nuo panikos penktadienio popietę, kai kortelė dar nepasiekė.

Kainos ir laikai: mokesčiai ir tikėtinas išsiuntimas

Atnaujinimas JK vairuotojo skaitmeninės tachografo kortelės kainuoja £19, nesvarbu, ar atnaujinate pasibaigusią kortelę, ar pakeičiate prarastą ar pavogtą. Pirmą kartą išduota GB kortelė, vairuotojui, kuris niekada neturėjo tokios, kainuoja £32. Abu skaičiai tiesiogiai gaunami iš GOV.UK paraiškos puslapio, kuris yra vienintelis šaltinis, kuriuo galima pasitikėti šiuo klausimu, nes trečiųjų šalių gidai kartais atsilieka nuo mokesčių pokyčių.

Mokėjimas veikia skirtingai, priklausomai nuo kanalo:

• Internetinės ir telefoninės paraiškos: mokama Visa, Mastercard arba Delta paraiškos metu.
• Pašto paraiškos per D777B: mokestis pateikiamas kartu su popierine forma, mokėjimo instrukcijos išsamiai nurodytos pačioje formoje.
• Nėra grynųjų pinigų mokėjimų priimama per jokį GOV.UK skaitmeninį ar telefoninį kanalą.

Dėl laikymo, DVSA gairės rekomenduoja pateikti paraišką bent 15 darbo dienų prieš kortelės pasibaigimą, kas yra maždaug trys darbo savaitės. Tas skaičius nėra blogiausias atvejis; tai yra DVLA nurodytas apdorojimo lūkesčių skaičius, ir jis numato, kad niekas nesuklysta su jūsų paraiška. Sukurkite planą aplink tai. Jei kortelė nepasiekė 12 ar 13 dieną po paraiškos pateikimo, sekite ją, o ne laukite, kol pasibaigs terminas ir sužinosite, kad yra problema, kurios negalite išspręsti laiku.

Vairavimas be galiojančios kortelės: siauri išimtys

Pasibaigimas suteikia jums nulinį vairavimo leidimą. Praradimas, vagystė, sugadinimas ar gedimas suteikia jums ribotą leidimą, o dvi situacijos dažnai painiojamos labiau, nei turėtų.

Jei jūsų kortelė prarasta, pavogta, sugadinta arba iš tiesų nustojo veikti, galite toliau vairuoti iki 15 kalendorinių dienų be jos, arba ilgiau, jei tai būtina, kad transporto priemonė grįžtų į savo veiklos centrą, jei galite parodyti, kad praradimas ar gedimas buvo neišvengiamas. Šis leidimas egzistuoja būtent todėl, kad šie įvykiai yra neprognozuojami, kaip pasibaigimas niekada nėra.

Kol galioja leidimas, trys dalykai turi įvykti be išimties:

1. Atspausdinkite VU įrašą kiekvienos dienos pradžioje ir pabaigoje, rodydami vairuotojo veiklą per tą laikotarpį.
2. Laikykite rankinį įrašą atspaudų apversime arba atskirame lape, apimančiame pertraukas, kitą darbą ir poilsio laikotarpius, kurių VU automatiškai nesurašo.
3. Praneškite savo darbdaviui apie praradimą, vagystę ar sugadinimą nedelsdami ir pateikite paraišką dėl pakeitimo kortelės be delsimo, nes leidimas nėra neribotas.

Atkreipkite dėmesį, kad taikomas standartas čia atitinka tą, kuris taikomas pasibaigimui principu: jokių leidimų be įrodymų. „Aš pamiršau ją namuose“ arba „Aš ją kažkur palikau kabinoje“ neatitinka neišvengiamo praradimo kriterijų, o kontrolieriai žino skirtumą. Darbdaviai turėtų elgtis su bet kuriuo vairuotoju, pranešančiu apie prarastą ar sugadintą kortelę, taip pat kaip su pasibaigusia kortele operatyviai: greita paraiška, kruopštus įrašų laikymas ir aiški dokumentacija, rodanti, kada problema prasidėjo ir kada ji buvo išspręsta.

Duomenų saugojimas pasibaigusioms kortelėms: atsisiuntimai ir išmetimas

Prieš pasibaigusią kortelę išmetant, atsisiųskite jos duomenis. Šis vienas žingsnis apsaugo tiek vairuotoją, tiek operatorių, jei kontrolė kada nors paprašys istorinių veiklos duomenų, apimančių laikotarpį, kai kortelė buvo naudojama.

Laikymo laikotarpiai priklauso nuo kelionės tipo. Vietinėse JK operacijose paprastai reikalaujama 28 dienų saugomų duomenų, tačiau INF177B pažymi, kad tarptautinės kelionės tarp JK ir ES gali reikalauti 56 dienų, maždaug dvigubai, nes tarpvalstybiniai kontrolės patikrinimai siekia toliau atgal. Jei tai padarysite neteisingai, galite rasti save negalintį pateikti duomenų, kuriuos DVSA pareigūnas arba Transporto komisaras turi teisę matyti.

Praktiniai žingsniai, kad išliktumėte teisingoje pusėje:

• Atsisiųskite visus kortelės duomenis prieš ją išmetant, o ne tik naujausius keliones.
• Aiškiai pažymėkite kiekvieną failą vairuotojo vardu, kortelės numeriu ir laikotarpiu, kurį jis apima.
• Laikykite atsisiųstus failus centrinėje, audituotoje vietoje, o ne išsibarstę po individualius nešiojamus kompiuterius ar telefonus.
• Išlaikykite pačią fizinę kortelę kontrolės langelyje, nes vienas atsisiųstas failas gali nepatenkinti kiekvieno patikrinimo.
• Atminkite penkerių metų taisyklę: kortelės, pasibaigusios ilgiau nei tai, gali turėti ištrintą DVLA įrašą, todėl nesitikėkite, kad visada galėsite atkurti trūkstamus duomenis atgaline data.

Pro Patarimas: Elkitės su atsisiuntimo žingsniu kaip su atnaujinimo proceso dalimi, o ne kaip su požiūriu, kai nauja kortelė atvyksta. Kortelės išmetamos tarp „Aš turiu naują“ ir „Turėčiau galbūt išsaugoti senus duomenis kažkur“, o tas tarpas yra būtent tada, kai įrodymai dingsta. Supratimas apie 28 ir 56 dienų atsisiuntimo taisykles tinkamai visiškai išvengia šios spąstų.

Praktinis kontrolinis sąrašas vairuotojams ir transporto vadybininkams

Pasibaigusios kortelės taisymas ir kitos užkardos užkirtimas yra du skirtingi darbai, ir abiem reikia kontrolinio sąrašo, o ne gerų ketinimų.

Vairuotojui, kai tik pastebėsite pasibaigimą:

1. Nedelsdami nustokite naudoti kortelę vairavimui registruoti ir pereikite prie VU atspaudų ir rankinių įrašų.
2. Pateikite atnaujinimo paraišką tą pačią dieną, per bet kurį kanalą, kuris tinka jūsų situacijai, GOV.UK internetu, telefonu arba D777B paštu.
3. Atsisiųskite visus likusius duomenis iš kortelės prieš ją išmetant.
4. Praneškite savo transporto vadybininkui arba operatoriui iš karto, raštu, jei įmanoma, kad spraga būtų dokumentuota, o ne atrasta vėliau.

Transporto vadybininkui sprendimas yra struktūrinis, o ne reaguojantis:

1. Vykdykite kortelių pasibaigimo ataskaitą visiems vairuotojams visame parke bent kartą per mėnesį, o ne tik tada, kai kas nors praneša apie problemą.
2. Planuokite atnaujinimus proaktyviai pagal 15 darbo dienų gaires, įtraukdami anksčiau minėtą papildomą rezervą.
3. Įgyvendinkite nuoseklų atsisiuntimo ritmą kiekvienai kortelei, kuri artėja prie pasibaigimo ar pakeitimo, kad audito takelyje neatsirastų spragų.
4. Nustatykite eskalacijos kelią vėluojantiems pakeitimams, kad vairuotojas nebūtų paliktas spėlioti, ar jis vis dar gali būti įtrauktas į grafiką.

Nieko iš to nėra sudėtinga atskirai. Problema yra mastas: keturiasdešimties vairuotojų parkas turi keturiasdešimt pasibaigimo datų, o sporadiškai atnaujinamas skaičiuoklė yra būdas, kaip atsiranda spragos. Skaitymas apie kaip teisingai naudoti skaitmeninį tachografą kasdien sumažina šių situacijų atsiradimo galimybę.

Kaip automatizuoti atitikties įrankiai sumažina pasibaigusių kortelių riziką

Pasikliauti DVLA priminimo laišku kaip vieninteliu įspėjimo sistema yra azartas, kurio dauguma transporto vadybininkų nenorėtų imtis sąmoningai, tačiau būtent tai vyksta pagal numatytuosius nustatymus, jei nėra tinkamo stebėjimo proceso. Laiškai būna neteisingai įrašyti, adresai atsilieka nuo judėjimo, o vairuotojas, atostogaujantis kitoje šalyje, nemato, kad paštas atvyksta namo.

Centrinis valdymo skydelis, kuris stebi kiekvienos vairuotojo kortelės pasibaigimo datą kartu su licencijomis, CPC ir transporto priemonių dokumentais, pašalina tą vienintelį nesėkmės tašką. OperatorCompliance požiūris į šią problemą apima keletą tiksliai iškeltų skausmo taškų:

• Automatizuoti pasibaigimo pranešimai, kurie pažymi kortelę, artėjančią prie 15 darbo dienų atnaujinimo lango, o ne laukia DVLA laiško.
• Planuojami tachografo atsisiunt