Transporto priemonių atitiktis, kuri atlaiko DVSA patikrinimą

DVSA patikra retai būna apie vieną trūkstamą dokumentą. Tai yra apie tai, ar jūsų visa sistema rodo kontrolę. Jei inspektorius, vykdymo pareigūnas ar Transporto komisaras (Traffic Commissioner) paklaus, kaip žinote, kad transporto priemonė buvo patikrinta laiku, kad vairuotojas turėjo teisę ją vairuoti, kad trūkumai buvo pranešti ir ištaisyti, ir kad tachografo problemos buvo sprendžiamos, jums reikia greitai ir patikimai pateikti įrodymus.

Štai ką praktikoje reiškia transporto priemonių atitiktis JK operatoriui. Tai nėra politika ant lentynos. Tai yra veiksmų rutina transporto priemonėms, priekaboms, vairuotojams ir įrašams, paremta datomis, parašais, taisymo įrodymais ir aiškiais valdymo veiksmais. Kai sistema yra patikima, kelio patikros yra lengviau tvarkomos, auditai mažiau trikdo, o licencijos rizika yra mažesnė.

Ką reiškia transporto priemonių atitiktis JK operatoriui

JK prekių ar keleivių operatoriui transporto priemonių atitiktis reiškia įsipareigojimų, kurie yra susiję su operatoriaus licencija, vykdymą ir galimybę tai įrodyti. Tai apima transporto priemonių tinkamumo keliams užtikrinimą, reguliarių saugos patikrų organizavimą, laiku atliktus MOT ar metinius testus, trūkumų valdymą, vairuotojų teisėtumo tikrinimą ir tinkamų įrašų, kurie būtų prieinami patikrai, laikymą.

Operatoriaus licencijos sąlygomis tai taikoma visur, kur vykdote veiklą pagal licencijavimo sistemą. Tai apima HGV operatorius, PSV operatorius, daugelį mišrių parkų ir operatorius, naudojančius priekabas, kurias reikia kontroliuoti ir tikrinti taip pat kaip ir varomąsias transporto priemones. Tai taip pat svarbu lengvesniems parkams ir furgonų operacijoms, kur tinkamumas keliams, vairuotojų patikros ir priežiūros įrašai vis dar gali būti tikrinami, ypač jei jūsų verslo modelis, krovinio profilis ar veiklos modelis jus pastato prieš vykdymą.

Teisinė sistema nėra vienoda kiekvienam parkui, tačiau valdymo standartas yra panašus. Krovinių vežimo verslas su vilkikais, autobuso operatorius, kurjerių parkas, savininko vairuotojas ir transporto vadybininkas, prižiūrintis subrangovų vienetus, visi turi sistemą, kuri atsako į tuos pačius klausimus.

Kas yra atsakingas, priklauso nuo vaidmens, tačiau ne taip, kad atsirastų spragų. Direktoriai yra atsakingi už verslą. Nominatas transporto vadybininkas yra atsakingas už efektyvų ir nuolatinį transporto veiklos valdymą. Dirbtuvės teikėjai, montuotojai ir vairuotojai kiekvienas turi savo vaidmenį, tačiau operatorius lieka atsakingas už tinkamumo keliams ir įrašų tvarkymo standartą.

JK praktinis standartas yra DVSA Gidas dėl Tinkamumo Keliams Išlaikymo. Tai yra kasdienis nuorodų taškas patikros intervalams, trūkumų pranešimams, stabdžių veikimo įrodymams, įrašų išsaugojimui ir sistemoms. Jei vykdote tarptautinę veiklą, gali būti taikomi platesni ES taisyklių reikalavimai dėl vairuotojų valandų ir tachografų, tačiau kalbant apie operatoriaus licencijos pusę, tinkamumo keliams ir auditų įrodymus, JK sistema ir tai, ko tikisi DVSA ir Transporto komisaras, yra svarbiausia.

Įrašai, kuriuos turite laikyti ir įrodyti

Atitinkantis operatorius turėtų galėti greitai pateikti pagrindinius įrašus. Jei jūsų įrodymai yra išskirstyti po popierinius failus, dirbtuvių el. laiškus, skaičiuokles ir individualius telefonus, jų atgavimo procesas tampa problema net prieš kam nors pažvelgiant į turinį.

Transporto priemonėms ir priekaboms, pagrindinis failas turėtų apimti:

• transporto priemonės duomenys, registracija, VIN, platinimo duomenys, jei taikoma, mokesčių ir draudimo statusas
• priekabų duomenys, identifikavimo numeris, platinimo duomenys ir patikros istorija
• priežiūros planuotojo įrašai, rodančių suplanuotas saugos patikras
• užpildytos patikros lapai, su išvadomis, stabdžių rodmenimis, jei užfiksuoti, ir pasirašymu
• remonto įrašai ir sąskaitos faktūros
• įrodymai, kad trūkumai buvo ištaisyti, o ne tik pranešti
• MOT arba metinių testų istorija ir artėjančios datos
• kalibravimo įrašai, jei taikoma
• PMI arba saugos patikros intervalai ir bet kokie įgalioti pakeitimai šiems intervalams
• įrašai apie transporto priemones ar priekabas, kurios buvo VOR ir grąžintos į eksploataciją

Vairuotojams turėtumėte galėti parodyti:

• vairuotojų licencijų patikros ir sekimo veiksmai
• teisės dirbti įrašai, jei to reikalauja jūsų procesas
• Driver CPC statusas
• DQC duomenys ir galiojimo stebėjimas
• vairuotojų deklaracijos ir įvedimo įrašai
• tachografo kortelės duomenys ir atsisiuntimo tvarkaraščiai
• pažeidimų ataskaitos, pripažinimai ir bet kokie mokymai ar drausminiai veiksmai

Operatoriaus licencijos administravimui taip pat reikia palaikančio failo, kuris rodo jūsų įgaliojimus ir kontrolę:

• operatoriaus licencijos duomenys ir įgaliojimų ribos
• operacijų centro informacija
• priežiūros teikėjų sutartys arba dirbtuvių susitarimai
• transporto vadybininko duomenys
• draudimo įrašai
• susirašinėjimas, susijęs su įsipareigojimais, priežiūros pakeitimais ar reguliavimo veiksmais
• kopijos arba įrašai, susiję su VOL, kur licencijos administravimas vykdomas internetu

Testas nėra tai, ar dokumentas egzistuoja kažkur. Testas yra tai, ar jis yra aktualus, pilnas ir susijęs su veiksmais. Saugos patikros lapas su rekomendaciniais punktais, bet be remonto įrodymų, yra nebaigtas. Trūkumų ataskaita be pasirašymo iš asmens, kuris tai ištaisė, yra silpna. Vairuotojo licencijos patikra, atlikta tik vieną kartą įvedimo metu ir niekada nepakartota, nėra sistema.

Šiuo atveju nuoseklumas taip pat yra svarbus. Jei vienas depas fiksuoja padangų trūkumus laisvu tekstu, kitas naudoja popierinį bloknotą, o trečiasis remiasi dirbtuvių atmintimi, jūs neturite standartinių įrodymų. Audito metu nuoseklumo trūkumas dažnai atrodo kaip kontrolės praradimas.

Kur transporto priemonė naujai pridedama prie parko, įrašas turėtų prasidėti prieš jai pradėjus važiuoti. Mes tai išdėstome savo gide apie transporto priemonės įvedimą į eksploataciją su tinkamais atitikties įrašais nuo pirmos dienos.

Kaip kontroliuoti patikras, MOT ir metinių testų datas

Dauguma atitikties nesėkmių nėra sukeltos dėl nežinojimo taisyklės. Jos kyla dėl silpno planavimo, praleistų datų ir trūkumų, kurie leidžiami plaukti.

Saugos patikros planavimas turėtų būti pagrįstas fiksuotu planuotoju. Intervalas turi atspindėti transporto priemonės naudojimą, rida, krovinį, kelių sąlygas ir gamintojo rekomendacijas, ir jis turi likti tose ribose, kurias palaiko jūsų priežiūros sistema ir įsipareigojimai. Kas šešias savaites atliekamos patikros yra įprastos daugelyje HGV operacijų, tačiau nėra vieno teisingo intervalo kiekvienam parkui. Svarbiausia, kad intervalas turi būti pagrįstas ir tada laikomasi.

Planavimo priemonė turėtų rodyti kiekvienai transporto priemonei ir priekabai:

• paskutinės patikros data
• artimiausios datos
• patikros dažnumas
• dirbtuvių užsakymo statusas
• ar vienetas yra prieinamas ar VOR
• ar likę susiję trūkumai yra atviri

ISO savaitės naudojimas gali padėti depams ir dirbtuvėms planuoti pajėgumus visus metus, ypač kai parkai vykdo fiksuotus patikros ciklus. Tai sumažina painiavą aplink mėnesio pabaigas ir viešąsias šventes, tačiau tik jei visi naudoja tą pačią kalendoriaus logiką.

MOT ir metinių testų kontrolė reikalauja tos pačios disciplinos. HGV ir PSV atveju metinių testų datos turėtų būti matomos gerokai iš anksto, o užsakymai turėtų būti pateikti pakankamai anksti, kad būtų galima spręsti nesėkmes ir pakartotinius testus, nepasiekus galiojimo pabaigos. Kitoms atitinkamoms transporto priemonėms MOT datos turėtų būti stebimos centriniu būdu, o ne paliktos vietiniams priminimams. Operatoriai dažnai susiduria su problemomis ne todėl, kad pamiršo, jog testas egzistuoja, bet todėl, kad manė, jog užsakymas, praeitis ar pakartotinis testas buvo atliktas kažkieno kito.

Trūkumų valdymas yra ten, kur suplanuota atitiktis susitinka su realia veikla. Vairuotojai turėtų atlikti kasdienius apžiūros patikrinimus ir nedelsdami pranešti apie trūkumus. Ataskaita turi patekti į kontroliuojamą vietą, o ne į tekstinę žinutę. Tada sprendimas turi būti aiškus:

• ar trūkumas gali laukti suplanuoto remonto, nesukeliant tinkamumo keliams ar teisėtumo pažeidimo
• ar transporto priemonė ar priekaba turi būti nuimta nuo kelio
• ar ji turi būti pažymėta VOR laukdama patikros ar remonto

Šis sprendimas turėtų būti dokumentuotas, kartu su tuo, kas jį priėmė ir kada. Jei vėliau išduodamas draudimas, jūsų failas turi rodyti, kas buvo žinoma ir kokie veiksmai buvo atlikti. Mūsų straipsnis apie ką PG9 reiškia jūsų transporto priemonei ir licencijos rizikai paaiškina, kodėl neišspręsti trūkumai gali greitai tapti platesne operatoriaus licencijos problema.

Patikima sistema taip pat tikrina pakartotinius trūkumus. Vienas lempos gedimas gali būti įprastas. Pakartotinis stabdžių disbalansas, padangų nusidėvėjimo modeliai, kėbulo pažeidimai ar priekabų elektros gedimai rodo priežiūros kontrolės problemą. DVSA ir Transporto komisaras stebės, ar valdymas pastebi tuos modelius ir reaguoja į juos.

Kur vairuotojai ir tachografai tinka į transporto priemonių atitiktį

Transporto priemonių atitiktis nėra tik apie transporto priemonę. Vairuotojai yra kontrolės sistemos dalis, o silpna vairuotojų administracija dažnai atskleidžia platesnius trūkumus.

Pradėkite nuo teisėtumo. Vairuotojų licencijų patikros turėtų būti pagrįstos rizika ir kartojamos dažnumu, kuris atspindi vairuotojo profilį ir jūsų veiklą. Jums reikia žinoti, kad vairuotojas turi teisingą kategoriją, neprarado teisės ir neturi papildomų įrašų, kurie reikalauja valdymo veiksmų. Patikra turėtų būti užfiksuota, datuota ir priskirta.

Tada yra Driver CPC ir DQC kontrolė. Jei vairuotojui reikia Driver CPC dėl atliekamo darbo, turite žinoti jų mokymo statusą ir ar jų DQC išlieka galiojantis. Galiojimo datos turėtų būti stebimos prieš joms tampant skubiais. Vairuotojas, kuris kitaip gali būti samdomas, vis tiek gali tapti nenaudojamu reguliuojamam darbui, jei tai bus praleista.

Tachografai yra dar viena pagrindinė paveikslo dalis. Vykdant veiklą, kuriai taikomos taisyklės, kortelių ir transporto priemonių vienetų atsisiuntimai turi būti atliekami pagal tvarkaraštį, analizuojami, peržiūrimi ir veikiami. Analizė, kuri lieka neskaityta aplanke, nėra atitikties sistema. Jums reikia valdymo peržiūros įrodymų, vairuotojų aptarimo, jei reikia, ir veiksmų dėl pažeidimų, prarasto mylių, neapibrėžto vairavimo, įtariamo kortelės netinkamo naudojimo ar pakartotinių taisyklių pažeidimų.

Tai svarbu ne tik dėl vairuotojų valandų vykdymo. Tachografo duomenys gali padėti užtikrinti platesnę transporto priemonių atitiktį, rodydami, ar transporto priemonė iš tikrųjų buvo prieinama patikrai, ar vienetas buvo naudojamas, kai tariamai buvo VOR, ar vairuotojas dirbo taip, kad padidintų priežiūros ir saugos riziką.

JK pozicija dėl tachografų ir vairuotojų valandų plačiai atitinka išlaikytas ES taisykles daugeliui operacijų, tačiau operatoriai neturėtų manyti, kad kiekvienas ES platinimo punktas taikomas vienodai JK kiekvienu atveju. Vidaus taisyklės, išimtys ir po-Brexit administravimas gali skirtis. Kas nesiskiria, yra lūkesčiai, kad jei jūsų veikla yra taikoma, jūsų atsisiuntimo, analizės ir sekimo procesas turi būti tvirtas.

Agentūroms, subrangovų vairuotojams ir mišriems parkams tai yra vieta, kur sistemos dažnai sugenda. Vairuotojas gali atvykti su galiojančia licencija, bet be dabartinio DQC. Tachografo kortelė gali būti neatsisiųsta, nes vairuotojas nėra jūsų įprastoje rotacijoje. Licencijos patikra gali būti atlikta el. paštu be audito pėdsako. Tai yra išvengiami silpnumai.

Ką DVSA ir Transporto komisaras tikisi pamatyti

Kai DVSA atvyksta, arba kai byla pasiekia Transporto komisarą, jie neieško išpuoselėtos kalbos. Jie ieško įrodymų, kad operatorius yra kontroliuojamas.

Patikima atitikties sistema paprastai rodo šias savybes:

• atsakomybės yra aiškios
• datos planuojamos iš anksto
• praleisti įvykiai yra matomi, o ne paslėpti
• trūkumai yra pranešti, įvertinti, ištaisyti ir pasirašyti
• įrašai yra pilni ir lengvai atgauti
• išimtys sukelia valdymo veiksmus
• aukštesni asmenys peržiūri našumą, o ne tik biurokratinį užbaigimą

Kelio patikroje tai gali reikšti, kad vairuotojas gali identifikuoti trūkumų pranešimo procesą ir pateikti, kas reikalinga. Tyrimo metu tai gali reikšti, kad galite pateikti patikros lapus, stabdžių veikimo įrodymus, remonto istoriją ir tachografo sekimą už pasirinktą laikotarpį, neišleidžiant dienų juos surinkti. Viešojo tyrimo ar licencijos peržiūros metu tai reiškia, kad jūsų įrašai palaiko jūsų paaiškinimą.

Transporto komisaras taip pat žiūrės, ar transporto vadybininkas vykdo nuolatinį ir efektyvų valdymą. Jei failas rodo pakartotinius vėlyvus patikrinimus, neišspręstus trūkumus, jokių licencijos patikros įrodymų arba jokių veiksmų dėl tachografo pažeidimų, tai tampa klausimu apie valdymo kompetenciją, tiek dokumentacijoje.

Draudimo ir transporto priemonių tapatybės patikros taip pat turi savo vietą. Operatoriai turėtų galėti patvirtinti draudimą ir laikyti įrašus, atitinkančius faktines naudojamas transporto priemones. askMID, kuris teikiamas per Motor Insurers' Bureau (MIB), gali padėti patvirtinti, ar transporto priemonė yra Motor Insurance Database, tačiau tai nepakeičia jūsų pačių draudimo kontrolės ir įrašų. Tai yra patikra, o ne jūsų pagrindinė sistema.

Tas pats principas taikomas DVLA duomenims, dirbtuvių sistemoms ir licencijos administravimui per VOL. Išoriniai šaltiniai yra svarbūs, tačiau jie nepašalina poreikio jūsų pačių kontroliuojamam procesui.

Kaip viena sistema padeda transporto vadybininkams išlaikyti kontrolę

Transporto vadybininkai paprastai nepraranda kontrolės, nes nesupranta atitikties. Jie praranda kontrolę, nes informacija yra išskirstyta per daug vietų, terminai priklauso nuo atminties, o įrodymų surinkimas tampa sunkus, kai kažkas nepavyksta.

Štai kodėl mes sukūrėme Operator Compliance kaip vieną sistemą operatoriaus licencijos darbui. Mes patys vykdome sunkvežimius pagal operatoriaus licenciją per Fleeta Limited, todėl produktas yra pritaikytas pagal tai, kaip atitiktis turi veikti realiuose parkuose ir pagal DVSA Gidą dėl Tinkamumo Keliams Išlaikymo.

Praktikoje viena sistema padeda sujungti:

• transporto priemonių ir priekabų įrašus
• patikros planuotojus ir artėjančias datas
• MOT ir metinių testų stebėjimą
• trūkumų pranešimus ir taisymo įrodymus
• vairuotojų licencijų, Driver CPC ir DQC stebėjimą
• tachografo analizės įrašus
• pasirašytus pripažinimus ir audito pėdsakus
• ataskaitas, kurios rodo, kas yra numatyta, praleista, atvira arba rizikinga

Tai keičia kasdienį darbą. Vietoj to, kad ieškotumėte per skaičiuokles, el. laiškus ir popierinius failus, transporto biuras gali matyti artėjančius terminus, sekti trūkstamus įrašus ir įrodyti, kad veiksmai buvo atlikti. Dirbtuvių veikla ir vairuotojų administracija yra toje pačioje atitikties nuotraukoje, todėl išimčių pastebėjimas yra lengviau.

Tai taip pat pagerina perdavimą ir atsparumą. Jei vienas asmuo yra išvykęs, sistema vis tiek rodo, kas yra numatyta šią savaitę, kas yra VOR, kurie metinių testų užsakymai laukia ir kuriems vairuotojams reikia dėmesio. Tai svarbu mažesnėse operacijose tiek pat, kiek didesnėse.

Operatoriams, turintiems esamas sistemas, integracija taip pat yra svarbi. Kai kurie parkai nori, kad atitikties duomenys būtų perduodami kitoms priemonėms arba gautų atnaujinimus iš jų. OperatorCompliance gali būti integruota į tą platesnę aplinką per REST API ir webhooks, todėl įvykiai ir įrašai neturi būti vėl įvedami, jei jūsų veikla jau naudoja sujungtas platformas. Kai verslai kuria platesnes parkų ataskaitas arba AI padedamus darbo srautus, ryšiai su kūrėjų įrankiais ir duomenų paslaugomis gali padaryti atitikties įrodymus labiau naudojamus visoje operacijoje. Jei tai aktualu jūsų nustatymui, mūsų kūrėjų informacija apie sujungtas parkų sistemas paaiškina, kaip mes žiūrime į integraciją.

Pointas nėra programinė įranga savaime. Pointas yra turėti sistemą, kuri atlaiko, kai transporto priemonė sustabdyta, kai DVSA prašo įrašų, arba kai Transporto komisaras nori sužinoti, kaip jūs valdote savo licencijos įsipareigojimus. Geras transporto priemonių atitiktis yra matoma, rutina ir įrodyta. Jei tai priklauso nuo vieno skaičiuoklės savininko arba archyvo, kuris turi prasmę tik vienam depui, tai yra trapus.

Operator Compliance yra sukurta, kad pakeistų tą trapumą aiškia, audituojama procesu, kurį transporto vadybininkai ir operatoriai gali iš tikrųjų vykdyti. Jei norite pamatyti kaip mūsų atitikties sistema lyginama su kitais būdais valdyti operatoriaus licencijos įrašus, tai yra praktinė vieta pradėti.