Patikrinkite, ar jūsų maršrutas patenka į DVS zoną

Jei siuntėte transporto priemones į Londoną, pašto kodų tikrinimas yra greitas būdas sužinoti, ar pristatymas, surinkimas, objekto vizitas ar keleivių judėjimas patenka į tiesioginio matymo standartų zoną. Tai padeda planuotojams ir transporto vadybininkams greitai atsakyti į pirmąjį klausimą: ar šis maršrutas iš viso liečia DVS kontrolės zoną?

Tai svarbu, nes vietos tikrinimas yra tik viena atitikties dalis. Pašto kodų rezultatas nesuteikia teisės transporto priemonei įvažiuoti. Jūs vis tiek turite patvirtinti, ar transporto priemonei reikia saugos leidimo, ar tas leidimas yra galiojantis ir ar konkreti transporto priemonė, kurią priskiriate, atitinka jūsų turimą leidimo statusą. Praktikoje pašto kodų tikrinimas geriausiai veikia, kai jis yra platesnio proceso dalis, susijusi su transporto priemonių registrais, maršrutų planavimu ir audito įrodymais, būtent tokio tipo kontrolę mes įdiegiame Operator Compliance.

Kodėl reikalingas pašto kodų tikrintuvas

Tiesioginio matymo standartų pašto kodų tikrintuvas skirtas atsakyti į praktinį planavimo klausimą, o ne į teisinį klausimą atskirai. Jis nurodo, ar pašto kodas, su kuriuo dirbate, greičiausiai patenka į DVS zoną, ar jūsų maršrutų planavimas reikalauja atidesnio nagrinėjimo, nes paskirties vieta, surinkimo taškas ar sustojimas yra ant ribos arba šalia jos.

Kasdienėje veikloje tai yra naudinga keliais atvejais.

Planavimo specialistai gali tai naudoti, kai nustato kainas. Jei klientas prašo darbo Londone, pirmasis patikrinimas dažnai yra surinkimo ir pristatymo pašto kodai. Jei paskirties vieta yra DVS zonoje, darbui gali prireikti transporto priemonės su tinkamu leidimo statusu. Jei surinkimas yra už zonos ribų, bet maršrutas į kliento vietą kerta zoną, ta pati problema taikoma.

Transporto biuras gali tai naudoti transporto priemonių paskirstymo metu. Jei viena transporto priemonė yra leidžiama, o kita - ne, pašto kodų rezultatas padeda planuotojui pasirinkti tinkamą vienetą prieš išleidžiant darbą. Tai geriau nei sužinoti apie problemą, kai vairuotojas jau yra kelyje.

Tai taip pat padeda priimant subrangos sprendimus. Jei perduodame darbą kitam operatoriui, turime žinoti, ar judėjimas patenka į zoną, kad galėtume užduoti tinkamą atitikties klausimą užsakymo metu, o ne po to, kai atvyksta sąskaita.

Keleivių flotoms ta pati logika galioja. Autobuso, mikroautobuso, taksi ar privačios nuomos judėjimas gali prasidėti už zonos ribų ir vis tiek įvažiuoti į ją darbo metu. Pašto kodų tikrinimas suteikia dispečeriams ankstyvą įspėjimą, kad maršrutas turi būti suderintas su transporto priemonės statusu.

Teisingai naudojamas, pašto kodų tikrintuvas yra filtravimo įrankis. Jis suteikia greitą pirmąjį patikrinimą, kad tik tie darbai, kuriems reikia gilesnio atitikties peržiūros, būtų eskaluojami. Tai taupo laiką, tačiau tai veikia tik tada, kai visi supranta, ką rezultatas įrodo ir ko neįrodo.

Jei jūsų komandai reikia vizualaus patikrinimo, taip pat kaip pašto kodų paieškos, mūsų Londono DVS zonos žemėlapis maršrutų planavimui yra naudingas ribinių darbų ir sudėtingų vietų atveju.

Ką tikrintuvas gali ir negali jums pasakyti

Pašto kodų tikrintuvas gali pasakyti, ar vieta atrodo esanti DVS zonoje. Jis gali padėti identifikuoti darbus, kuriems greičiausiai reikės atitinkančios transporto priemonės ir tinkamų leidimų prieš įvažiuojant į zoną.

Jis negali patvirtinti, kad transporto priemonė atitinka reikalavimus.

Tas skirtumas yra svarbus. Atitiktis priklauso nuo transporto priemonės, o ne tik nuo vietos. Du darbai į tą patį pašto kodą gali turėti skirtingus rezultatus, jei viena transporto priemonė turi tinkamą leidimo statusą, o kita - ne. Taip pat viena flotilė gali turėti mišrų statusą tarp transporto priemonių, todėl manyti, kad kiekvienas sunkvežimis, furgonas ar keleivių transporto priemonė yra apdrausta vienodai, kelia akivaizdų riziką.

Pašto kodų tikrinimas taip pat turi praktinius apribojimus, nes pašto kodai nėra tobuli maršrutų nurodymai. Kai kurie apima platesnę teritoriją, nei operatoriai tikisi. Kai kurios vietos yra arti ribos. Kai kurie darbai užsakomi pagal centrinio biuro pašto kodą, o faktinė pristatymo vieta yra kiemas, sandėlio įėjimas ar statybų vartai kitur. Jei užsakymų komanda tikrina tik sąskaitos adresą, rezultatas gali neatitikti realaus judėjimo.

Kitas apribojimas yra tas, kad tikrintuvas paprastai orientuojasi į paskirties vietą arba įvestą tašką, o ne kiekvieną kelią, kuriuo transporto priemonė gali naudotis. Maršrutas gali patekti į zoną, net jei pagrindinis kliento pašto kodas to nedaro. Todėl planuotojai turėtų galvoti apie visą judėjimą, o ne tik apie pavadintą sustojimą.

Taip pat yra skirtumas tarp DVS zonos tikrinimo ir leidimų reikalavimų tikrinimo. Zonos tikrinimas klausia: ar šis judėjimas patenka į zoną? Leidimų tikrinimas klausia: ar ši konkreti transporto priemonė gali teisėtai įvažiuoti? Tai atskiros žingsniai ir turėtų būti registruojami atskirai.

JK operatoriams tai yra vidaus Londono atitikties klausimas, o ne bendras ES taisyklių klausimas. Jei jūs taip pat vykstate į Europą, nesitikėkite, kad procesas, sukurtas Londono DVS, atsakys į vietinius miesto prieigos taisykles kitose šalyse. Taip nėra. Tas pats galioja ir atvirkščiai. Europos mažo išmetimo ar miesto prieigos tikrinimas nėra tas pats, kas DVS tikrinimas Londone.

Kur operatoriai kartais susiduria su problemomis, tai yra tai, kad jie traktuoja pašto kodų rezultatą kaip galutinį įrodymą. Tai nėra galutinis įrodymas dėl vykdymo, valdymo peržiūros ar Transporto komisaro bylos. Tai operatyviniai įrodymai, kad vieta buvo patikrinta ir pažymėta. Stipresni įrodymai yra visa grandinė: darbo detalės, pašto kodų rezultatas, priskirta transporto priemonė, patikrintas leidimo statusas ir įrašas, rodantis, kas priėmė sprendimą ir kada.

Kada operatoriai turėtų atlikti pašto kodų tikrinimą

Geriausias laikas atlikti pašto kodų tikrinimą yra prieš tai, kai darbas tampa skubus.

Citavimo etape tai padeda mums suprasti, ar darbas gali reikalauti transporto priemonės su tam tikru statusu. Tai svarbu, kai turima flotilė yra mišri, kai leidimą turinčių transporto priemonių skaičius yra ribotas, arba kai gali prireikti subrangovo. Tai taip pat padeda išvengti pažadų dėl laiko intervalo, kuris gali būti pasiektas tik naudojant transporto priemonę, kuri neturėtų įvažiuoti į zoną.

Užsakymo etape tikrinimas turėtų būti pakartotas, jei darbo detalės pasikeitė arba jei pirminis užklausimas naudojo kitą adresą. Tai dažnai pasitaiko, kai klientas pirmiausia pateikia centrinio biuro pašto kodą, o vėliau pateikia faktinę pristatymo vietą, objekto įėjimą ar renginio vietą.

Maršrutų planavimo etape tai turėtų būti planuotojo išleidimo proceso dalis. Prieš priskiriant transporto priemonę, planuotojas patikrina, ar bet kuris sustojimas maršrute patenka į DVS zoną. Jei taip, planuotojas patvirtina priskirtos transporto priemonės leidimo statusą prieš siunčiant darbą vairuotojui.

Subrangos atveju turėtume atlikti patikrinimą prieš siunčiant nurodymus. Jei judėjimas patenka į zoną, subrangovas turi patvirtinti, kad transporto priemonė, kurią jie ketina naudoti, yra tinkama įvažiuoti. Tai ypač svarbu, kai subrangovas gali pakeisti transporto priemones po užsakymo priėmimo.

Pastaruoju metu pasikeitus darbui, naujas patikrinimas yra būtinas. Tą pačią dieną nukreipimas, pasikeitęs pristatymo pašto kodas, praleistas laikas, reikalaujantis kito objekto įėjimo, arba grąžinimo surinkimas, pridėtas prie maršruto, gali pakeisti atitikties padėtį. Tai yra būtent tie momentai, kai žmonės remiasi atmintimi ir prielaidomis.

Naktinis darbas ir savaitgalio darbas reikalauja tokios pačios disciplinos. Atitikties nesėkmės dažnai įvyksta, kai įprasta biuro komanda nėra, o sprendimus greitai priima budintys darbuotojai. Jei procesas priklauso nuo vieno patyrusio planuotojo, kuris atsimena ribą iš atminties, tai nėra tvirta procedūra.

Vairuotojai savininkai ir mažesni operatoriai turėtų laikytis tos pačios principo. Net jei vienas asmuo tvarko citavimą, planavimą ir vairavimą, patikrinimas turėtų būti atliktas tuo metu, kai darbas priimamas, ir vėliau patvirtintas, jei detalės pasikeičia.

Jei norite, kad leidimų pusė būtų aiškiai išdėstyta, mūsų vadovas dėl DVS saugos leidimų reikalavimų tikrinimo HGV judėjimams apima kitą žingsnį po pašto kodų rezultato.

Kaip naudoti pašto kodų rezultatus atitikties procese

Pašto kodų rezultatas tampa naudingas, kai jis paverčiamas pakartojamu darbo procesu.

Paprasta procedūra atrodo taip.

Pirmiausia, užfiksuokite darbo pašto kodą arba pašto kodus darbo faile. Jei yra daugiau nei viena atitinkama vieta, surinkimo taškas, pristatymo taškas, sandėlio išėjimas, renginio vieta, objekto vartai, visi turėtų būti aiškiai išvardyti, kad kitas asmuo galėtų suprasti judėjimą.

Antra, atlikite pašto kodų tikrinimą ir užfiksuokite rezultatą. Tas įrašas turėtų rodyti, kas buvo patikrinta, kas tai patikrino ir datą. Jei jūsų sistema leidžia pridėti priedus ar pastabas, laikykite ekrano nuotrauką arba išsaugotą rezultatą, kur tai praktiška. Svarbu ne biurokratiniai reikalavimai patys savaime. Svarbu, kad vadovas vėliau galėtų matyti, kad patikrinimas įvyko prieš transporto priemonės judėjimą.

Trečia, jei rezultatas rodo, kad judėjimas patenka arba gali patekti į DVS zoną, planuotojas turi patikrinti priskirtos transporto priemonės statusą. Šiuo atveju svarbūs flotilės įrašai. Transporto biuras turėtų tiksliai matyti, kuri transporto priemonė naudojama, koks leidimo statusas yra užfiksuotas, ir ar yra kokių nors apribojimų ar laukiančių klausimų.

Ketvirta, jei priskirta transporto priemonė nėra tinkama, perkelkite ją prieš išsiuntimą. Jei tinkama transporto priemonė nėra prieinama, darbas turi būti perplanuotas, subrangotas arba eskaluotas. Kas neturėtų nutikti, tai planuotojas siunčia artimiausią prieinamą transporto priemonę ir tikisi, kad maršrutas gali būti pritaikytas tą dieną.

Penkta, laikykite įrodymus kartu su kitais transporto įrašais. Gerai valdomoje operacijoje tai yra šalia MOT, metinio testo, inspekcijos, defekto, draudimo ir vairuotojo įrodymų. Mišrioms flotilėms taip pat naudinga susieti transporto priemonės atitikties statusą su operatyvine prieinamumu, kad neleidžiama transporto priemonė būtų traktuojama panašiai kaip VOR apribojimas tam tikriems darbams.

Tai viena iš priežasčių, kodėl mes sukūrėme Operator Compliance aplink realius transporto kontrolės procesus, o ne bendrą užduočių sąrašą. Jei planuotojas, transporto vadybininkas ar atitikties vadybininkas turi parodyti, kokie patikrinimai buvo atlikti, atsakymas turėtų būti vienoje vietoje su transporto priemonių ir darbo įrašais, o ne paslėptas el. laiškuose ar užrašų knygelėje.

Praktiniais terminais geras procesas taip pat turi turėti aiškią atsakomybę. Užsakymų komanda gali surinkti pašto kodą. Planavimo specialistas gali atlikti patikrinimą. Transporto vadybininkas gali peržiūrėti išimtis. Bet kas nors turi priimti galutinį sprendimą dėl transporto priemonės išleidimo. Jei tai paliekama neaišku, spragų atsiranda, kai biuras užimtas.

Didesniems operatoriams naudinga standartizuoti patikrinimą tuo pačiu savaitiniu valdymo ritmu, kurį jau naudojate kelių tinkamumui ir vairuotojų atitikties užtikrinimui. Kai kurios flotilės dirba pagal ISO savaitės struktūrą ataskaitoms. Tai gali palengvinti auditą, kiek Londono darbų buvo patikrinta, kiek reikėjo eskaluoti ir ar kas nors buvo pakeista po planavimo.

Įrodymai yra svarbūs ne tik vidiniam valdymui. Jei klausimas kada nors bus peržiūrėtas kliento, draudiko, DVSA ar Transporto komisaro, datuotas sprendimo proceso įrašas yra daug stipresnis nei sakyti, kad biuras paprastai tikrina šiuos dalykus. Tas pats mąstymas jau taikomas vairuotojų CPC įrašams, DQC patikrinimams, DVLA licencijų patikrinimams, tachografų analizei ir draudimo patvirtinimui per askMID arba Motor Insurers' Bureau, dar žinomą kaip MIB. DVS zonos tikrinimas turėtų būti traktuojamas su ta pačia rutininė disciplina.

Kur verslai nori, kad sistemos automatiškai keistųsi duomenimis, tai taip pat gali būti įtraukta į platesnius darbo procesus per REST API arba webhook'us, priklausomai nuo to, kaip yra sukonstruotos planavimo ir atitikties sistemos. Svarbus dalykas nėra techninė metodika. Svarbu, kad rezultatas turėtų tapti transporto įrašo dalimi, o ne likti atskira, nesekama veikla.

Dažniausios klaidos, sukeliančios išvengiamą riziką

Dažniausia klaida yra pasikliauti atmintimi.

Kas nors biure mano, kad žino, ar pašto kodas yra zonoje, nes anksčiau planavo darbus ten. Tai gali būti tiesa daugeliu atvejų, tačiau atmintis nėra kontrolė. Ji sugriūva, kai pašto kodas yra arti ribos, kai darbas naudoja kitą įėjimą arba kai naujas darbuotojas priima užsakymą.

Dar viena dažna klaida yra tikrinti tik sandėlio pašto kodą arba tik kliento pagrindinio biuro adresą. Nei vienas iš jų nesuteikia pakankamai informacijos, jei faktinis judėjimas vyksta kitur. Statybų vietos, prekybos parkai, pramoniniai rajonai ir renginių vietos yra dažnos problemų sritys, nes prekybos adresas ir transporto priemonės įvažiavimo taškas ne visada sutampa.

Ribinės vietos sukuria savo riziką. Jei pašto kodas yra arti DVS zonos krašto, nesielkite su pirmuoju rezultatu kaip su galutiniu sprendimu. Patikrinkite tikslią vietą ir suplanuotą maršrutą atidžiau. Vizualinė peržiūra pagal žemėlapį dažnai yra prasminga.

Dar viena klaida yra manyti, kad kiekviena transporto priemonė flotilėje turi tą patį statusą. Mišrios flotilės yra normalios. Transporto priemonės keičiasi. Nauji vienetai atvyksta. Senesni vienetai išvyksta. Kai kurie priskiriami vienam kontraktui, o ne kitam. Jei biuras dirba remdamasis prielaidomis, o ne gyvu transporto priemonių įrašu, planuotojai galiausiai priskirs netinkamą vienetą.

Subrangos atvejai yra dar viena silpna vieta. Operatoriai kartais patys tikrina pašto kodą, tačiau nesugeba patvirtinti, kad subrangovo faktinė transporto priemonė yra ta, kuri turi tinkamą statusą. Subrangovas sakydamas „mes esame apdrausti Londone“ nėra tas pats, kas patvirtinti konkrečią transporto priemonę, naudojamą tam judėjimui.

Paskutinės minutės pokyčiai yra tie, kur geros procedūros dažnai žlunga. Planavimo specialistas gali teisingai atlikti pradinį patikrinimą, tada klientas pakeičia pašto kodą, prideda kitą sustojimą arba prašo kito vartų po to, kai transporto priemonė buvo priskirta. Jei niekas nepakartoja patikrinimo, pirminis įrašas tampa klaidingas, nes jis nebeatitinka judėjimo.

Prasta įrašų tvarkymas yra tylus, bet rimtas klausimas. Jei patikrinimas buvo atliktas, bet neįrašytas, vadovai negali įrodyti, kad tai įvyko. Tai apsunkina vidinę peržiūrą ir silpnina jūsų poziciją, jei kyla skundas, tyrimas ar auditas.

Atsakymas nėra sudėtingas procesas. Tai nuoseklus procesas. Patikrinkite faktinę vietą. Užfiksuokite rezultatą. Suderinkite jį su faktine transporto priemone. Pakartotinai patikrinkite, jei darbas pasikeičia. Laikykite įrodymus kartu su kitais atitikties failais.

Tai yra požiūris, kurį mes taikome Operator Compliance, nes transporto atitiktis veikia geriausiai, kai rutininiai patikrinimai yra integruoti į tą pačią sistemą kaip ir kitos operatoriaus pareigos. Jei norite pamatyti, kaip mes struktūrizuojame įrašus ir atsakomybę tarp flotilių, vairuotojų ir transporto priemonių, perskaitykite daugiau apie tai, kaip mūsų atitikties platforma sukurta operatorių naudai.