Rankiniai tachografo įrašai, kurie atlaiko DVSA patikrinimą

Rankinis įrašas skaitmeniniame tachografe yra skirtas užpildyti vairuotojo veiklos įrašą, kai kortelė nebuvo įdėta į prietaisą dalį dienos ar pamainos. Jei tas trūkstamas laikas nėra tinkamai užfiksuotas, įrašas rodo spragą. DVSA (Kelių transporto agentūra) kelio patikrinimo ar operatoriaus vizito metu nepaaiškintos spragos yra būtent tai, kas pritraukia dėmesį.

Praktinis aspektas yra paprastas. Rankinis tachografo įrašas turi pasakoti tą pačią istoriją, kaip ir vairuotojo tikroji diena. Jei vairuotojas pradėjo darbą toli nuo transporto priemonės, atliko kasdienę pertrauką prieš grįždamas, keliavo keltu ar turėjo bet kokį kitą laiką be kortelės, kuris turėtų pasirodyti laiko juostoje, jis turi būti tiksliai ir tvarkingai įrašytas prieš judant transporto priemonei.

Kas yra rankinis įrašas ir kodėl jis svarbus

Rankinis įrašas yra veiklos įrašas, kurį vairuotojas prideda prie skaitmeninio tachografo, kad užfiksuotų laikotarpį, kai vairuotojo kortelė nebuvo įdėta. Jis dažniausiai užpildomas, kai kortelė vėl įdedama į tachografą po laikotarpio, praleisto be transporto priemonės, arba po to, kai kortelė buvo išimta po ankstesnės pamainos ir kita pamaina prasideda kitur.

Jo tikslas yra sukurti pilną vairuotojo veiklos įrašą pagal vairuotojų darbo valandų taisykles ir Darbo laiko taisykles, jei tai aktualu. Daugumai JK prekių transporto priemonių ir keleivių vežimo transporto priemonių, tai reiškia, kad tachografo įrašas turėtų rodyti, nuosekliai:

• vairavimas
• kitas darbas
• pasiekiamumas
• pertrauka arba poilsis

Pilnas veiklos įrašas yra svarbus dėl trijų priežasčių.

Pirma, tai yra teisėtas įrašas. Jei vairuotojas dirbo kitą darbą prieš pasiekdamas transporto priemonę, arba atliko kasdienę pertrauką prieš tęsiant pareigas, tas laikas turi būti tinkamai atspindėtas. Tuščias laikotarpis nėra neutralus. Tai yra neišsamus įrašas.

Antra, tai yra vykdymo klausimas. DVSA inspektoriai kelyje, arba eismo inspektoriai ir transporto priemonių inspektoriai operatoriaus tyrimo metu, ieškos nuoseklumo. Jei vairuotojo kortelė paskutinį kartą buvo išimta 18:10 Birmingame ir įdėta kitą rytą 07:00 Bristolyje, jie norės pamatyti, kaip buvo užfiksuotas tarpinis laikas. Jei jis trūksta, operatorius gali turėti sunkumų įrodant, kad poilsis buvo atliktas teisingai arba kad nebuvo atliktas kitas darbas.

Trečia, tai yra operatoriaus licencijos klausimas. Kelių komisija tikisi, kad operatoriai turi sistemas, kurios užtikrina, kad vairuotojų darbo valandų įrašai būtų tikslūs, peržiūrėti ir imtasi veiksmų. Tachografo įrašai nėra atskirti nuo platesnio atitikties. Jie yra šalia licencijų patikrinimų, Vairuotojo CPC ir DQC įrašų, MOT ar metinių testų datų, inspekcijos įrodymų ir defektų pranešimų. Būtent todėl mes sukūrėme tachografo analizės įrankius, kurie palaiko operatorių atitikties patikrinimus platesnėje Operator Compliance sistemoje.

Kur taisyklės skiriasi tarp Didžiosios Britanijos ir platesnės ES sistemos, pagrindinė poreikio turėti pilną veiklos įrašą esmė išlieka ta pati. Tikslus vairuotojų darbo valandų režimas gali skirtis priklausomai nuo veiklos tipo ir geografijos, tačiau skaitmeninio tachografo įrašas vis tiek turi tinkamai atsižvelgti į vairuotojo laiką.

Kada vairuotojai turi atlikti rankinį įrašą

Vairuotojams nereikia rankinio įrašo kiekvieną kartą, kai jie liečia tachografą. Jiems reikia jo, kai yra laikotarpis, kuris turėtų būti veiklos laiko juostoje, bet automatiškai nebuvo užfiksuotas prietaiso.

Dažnos situacijos apima:

Pamainos pradžia toli nuo transporto priemonės. Pavyzdžiui, vairuotojas pradeda dieną depone, kraudamas, dalyvaudamas briefing'e, atlikdamas kiemo darbus ar keliaudamas pasiimti transporto priemonės. Jei vairuotojo kortelė dar nėra tachografe, tas laikotarpis automatiškai nėra užfiksuotas. Kai kortelė įdedama, vairuotojas turėtų įvesti tą trūkstamą laiką, dažniausiai kaip kitą darbą arba pasiekiamumą, priklausomai nuo to, kas iš tikrųjų įvyko.

Vairuotojas grįžta po kasdienės ar savaitinės pertraukos. Jei kortelė buvo pašalinta ankstesnės pamainos pabaigoje ir vairuotojas nuo to laiko atliko poilsį prieš grįždamas prie transporto priemonės, tas poilsio laikotarpis dažnai turi būti įvestas, kad laiko juosta nuo paskutinio išėmimo iki dabartinio įdėjimo būtų pilna.

Buvo laikotarpis be kortelės dienos metu. Tai gali nutikti, jei vairuotojas pašalina kortelę, kad pakeistų transporto priemones, palieka vieną transporto priemonę ir vėliau pasiima kitą, arba yra toli nuo transporto priemonės dirbdamas, kas automatiškai nėra užfiksuota.

Buvo kelionė keltu ar traukiniu. Operacijoms, naudojančioms keltų pertraukų taisykles, įrašas turi atitikti tai, kas iš tikrųjų įvyko. Tachografo funkcija keltui ar traukiniui turėtų būti naudojama, kai tai tinkama, ir bet kokie laikotarpiai be kortelės ar pertraukiamo poilsio turi būti tinkamai užfiksuoti.

Tachografas negalėjo automatiškai užfiksuoti veiklos. Tai gali nutikti po gedimo, sugadintos vairuotojo kortelės, kortelės praradimo ar vagystės, arba kai laukiamas pakeitimas ir taisyklės leidžia vairuoti su spausdintais įrašais. Tokiais atvejais vairuotojas vis tiek turi sukurti pilną ir patikimą įrašą, naudodamas reikiamus spausdintus įrašus ir ranka rašytą informaciją.

Vairuotojai taip pat turi būti atsargūs po grįžimo iš ligos, kasmetinių atostogų ar laikotarpio, kai nebuvo vairuojama. Ne kiekviena nebuvimo priežastis reikalauja rankinio tachografo įrašo tokiu pačiu būdu, tačiau operatorius vis tiek turi turėti aiškų įrašą, paaiškinantį vairavimo veiklos spragą. Priklausomai nuo laikotarpio ir veiklos, gali prireikti papildomų įrašų, kad vairuotojo laiko juosta būtų prasminga, kai ji bus peržiūrėta vėliau.

Kokią informaciją reikia įvesti

Rankinis įrašas turėtų užfiksuoti veiklą, kuri iš tikrųjų įvyko, o ne veiklą, kuri atrodo lengviausia pasirinkti ekrane.

Praktikoje pagrindinės veiklos rūšys yra:

• kitas darbas, skirtas krovimui, iškrovimui, dokumentams, transporto priemonių patikrinimams, valymui, mokymams, depų pareigoms ar bet kokiam darbui darbdaviui
• pasiekiamumas, kai vairuotojas laukia ir iš anksto žino tikėtiną trukmę, pavyzdžiui, laukdamas krovinio ar keliaudamas kaip dalis daugiavyrio operacijos, kai nedirba
• pertrauka arba poilsis, kai vairuotojas iš tikrųjų yra kvalifikuotoje pertraukos arba poilsio laikotarpyje
• vairavimas, kuris paprastai automatiškai užfiksuojamas, kai transporto priemonė juda, tačiau gali prireikti įrodymų spausdinant neįprastose situacijose, pavyzdžiui, kortelės gedimų atveju

Rankinis įrašas turėtų apimti trūkstamą laikotarpį nuo paskutinio užfiksuoto taško iki dabartinio įdėjimo laiko, tinkama tvarka ir be nepaaiškintų persidengimų ar spragų.

Vairuotojai taip pat turėtų tiksliai įvesti šalies informaciją. Daugelyje skaitmeninių tachografų vairuotojas yra paprašytas nurodyti pradžios ir pabaigos šalį arba šalį įdėjimo ir išėmimo metu. Neteisingai nurodyta šalis yra dažna ir išvengiama problema. Jei pamaina prasidėjo Anglijoje, Škotijoje ar Velse, teisingas JK nustatymas turi būti pasirinktas, kaip reikalauja prietaisas. Jei pareigos prasidėjo užsienyje, tai taip pat turi būti teisingai įrašyta.

Įrašas turėtų atitikti tikrąją laiko juostą. Jei vairuotojas vakar baigė 17:30, nuvažiavo namo asmeniniu automobiliu, miegojo, pranešė klientui 06:00, laukė iki 07:00 ir tada perėmė transporto priemonę 07:15, rankinis įrašas turėtų atspindėti tą seką. Jis neturėtų tiesiog pažymėti viso laikotarpio kaip poilsio, jei darbas buvo atliktas prieš perimant transporto priemonę.

Operatoriams testas yra tas, ar įrašas būtų prasmingas kam nors, kas jį matytų vėliau be papildomo paaiškinimo. Jei atsakymas neigiamas, įrašas turi būti patobulintas arba su juo turi būti išlaikomi papildomi įrodymai.

Kaip užpildyti rankinius įrašus, nesukuriant spragų

Saugiausias įprotis yra užpildyti trūkstamą įrašą prieš judant transporto priemonei. Kai transporto priemonė jau kelyje, sunkiau ištaisyti klaidas ir lengviau pamiršti, kas įvyko.

Praktinis požiūris yra:

1. Patikrinkite paskutinio kortelės išėmimo laiką.

Kai kortelė įdedama, pažvelkite į paskutinį užfiksuotą išėmimą tachografo ekrane. Tai yra taškas, nuo kurio naujas įrašas paprastai turi prasidėti.

1. Dirbkite į priekį laike, o ne atgal iš atminties.

Pradėkite nuo išėmimo laiko ir nustatykite kiekvieną laikotarpį tvarkingai. Pavyzdžiui, poilsis nuo 18:00 iki 05:30, kitas darbas nuo 05:30 iki 06:15, pasiekiamumas nuo 06:15 iki 06:45.

1. Pasirinkite teisingą veiklą kiekvienam laikotarpiui.

Nenaudokite pertraukos ar poilsio kaip viską apimančio. Jei vairuotojas dirbo, pasirinkite kitą darbą. Jei vairuotojas laukė ir buvo patenkinti teisėti pasiekiamumo reikalavimai, pasirinkite pasiekiamumą.

1. Įveskite vietas ar šalis atsargiai.

Patvirtinkite šalies įrašą pareigų pradžioje ir pabaigoje, kur to reikalauja tachografas. Neteisingas šalies kodas yra nedidelė klaida, kuri dažnai rodo platesnį netikslumą.

1. Patvirtinkite rankinį įrašą prietaise.

Dauguma skaitmeninių tachografų pateikia galutinio patvirtinimo ekraną. Vairuotojai turėtų jį peržiūrėti prieš priimdami, o ne spustelėti, kad sutaupytų laiko.

1. Peržiūrėkite rodomą laiko juostą arba, jei reikia, paimkite spausdinimą.

Jei seka atrodo neteisinga, ištaisykite ją prieš vairuodami. Neaiškumo atveju spausdinimas su ranka rašytu paaiškinimu gali būti naudingas papildomas įrodymas, pasirašytas vairuotojo.

1. Laikykite visus papildomus dokumentus.

Keltų bilietai, darbo lapai, laiko lapai, dirbtuvės įrašai ir depų registracijos žurnalai gali padėti paaiškinti rankinį įrašą vėliau, jei to paprašys DVSA.

Ši rutina ypač svarbi agentūrų vairuotojams, pamainų vairuotojams ir vairuotojams, kurie juda tarp transporto priemonių. Jie labiau linkę turėti laikotarpius be kortelės ir labiau linkę būti iššūkio, jei įrašai yra nesuderinami.

Transporto biurams naudinga mokyti vairuotojus naudojant faktinius tachografų modelius, esančius parke. Menų kelias skiriasi tarp gamintojų, nors teisėtas tikslas yra tas pats. Vairuotojas, kuris supranta konkretų prietaisą, mažiau linkęs sukurti klaidingą spragą dėl mygtuko paspaudimo klaidos.

Dažnos rankinių įrašų klaidos, sukeliančios problemas

Dažniausia problema yra nepaaiškinta spraga tarp paskutinio kortelės išėmimo ir kito įdėjimo. Net jei vairuotojas iš tikrųjų nieko blogo nepadarė, trūkstamas laikotarpis įraše sukuria išvengiamą riziką.

Dar viena dažna klaida yra neteisingos veiklos naudojimas. Vairuotojai kartais užfiksuoja visą trūkstamą laiką kaip poilsį, nes tai atrodo saugiau. Tai nėra. Jei vairuotojas dalyvavo depone, kraudamas transporto priemonę, užbaigdamas dokumentus ar keliaudamas pasiimti transporto priemonės kaip dalį darbo, tai nėra poilsis.

Neteisingos datos ir laikai taip pat sukelia problemų. Paprasta klaida dienoje, mėnesyje ar pradžios laiku gali sukelti įspūdį, kad vairuotojas turėjo persidengiančias pareigas arba nepakankamą poilsį. Šios klaidos lengvai praleidžiamos, jei niekas greitai nepatikrina įrašo.

Šalies klaidos yra dažnesnės, nei daugelis operatorių supranta. Neteisingos pradžios ar pabaigos šalies įrašymas gali atrodyti menkas, tačiau jis silpnina pasitikėjimą likusiu įrašu, ypač tarptautiniame darbe.

Dar viena problema yra pasikliauti atmintimi ilgai po įvykio. Jei vairuotojas bando atkurti kelias dienas iš atminties, netikslumo tikimybė smarkiai padidėja. Būtent todėl rankiniai įrašai turėtų būti atliekami iš karto, kai kortelė įdedama, ir kodėl bet koks neįprastas įvykis turėtų būti patvirtintas spausdinimu arba rašytiniu užrašu tuo metu.

Taip pat matome problemas, kai operatoriai neseka pakartotinių klaidų. Vienas prastas rankinis įrašas gali būti vairuotojo mokymo klausimas. Tas pats klausimas, pasikartojantis savaitę po savaitės, tampa valdymo klausimu. Tachografo analizė turėtų išryškinti pakartotinius trūkstamus kilometrus, trūkstamas veiklas, kortelių konfliktus ir įtartinai dažnus pakeitimus, kad būtų galima atlikti ir užfiksuoti ataskaitą. Mūsų vadovas apie tachografo pažeidimus ir vairuotojų ataskaitas apima sekimo pusę, kuri dažnai yra tokia pat svarbi kaip ir pradinė klaida.

Ką turėtų tikrinti ir išlaikyti transporto vadybininkai

Transporto vadybininkai neturėtų pasikliauti vien rankinio įrašo buvimu. Klausimas yra, ar įrašas yra įtikinamas, pilnas ir palaikomas.

Tachografo analizėje patikrinkite:

• spragas tarp kortelės išėmimo ir įdėjimo
• veiklas, kurios neatitinka likusios pamainos modelio
• pakartotinį poilsio naudojimą, kai būtų tikėtinas kitas darbas
• šalies įrašus, kurie neatitinka darbo
• konfliktus tarp rankinių įrašų ir transporto priemonės judėjimo
• pakartotines klaidas to paties vairuotojo ar toje pačioje maršrute ar sutartyje

Taip pat verta patikrinti rankinius įrašus su kitais įrašais, įskaitant:

• grafikus ir pamainų tvarkaraščius
• laiko lapus
• krovimo ir pristatymo įrašus
• dirbtuvių užsakymus
• keltų ar traukinių užsakymus
• agentūrų užsakymų patvirtinimus
• pasirašytus vairuotojų pareiškimus, jei tai tinkama

Jei yra neįprasta ar išskirtinė situacija, laikykite įrodymus su vairuotojo įrašu. Pasirašytas spausdinimas, kortelės gedimo užrašas ar dokumentai, rodantys, kodėl vairuotojas buvo toli nuo transporto priemonės, gali padaryti skirtumą tarp įtikinamo paaiškinimo ir neišspręsto neatitikimo.

Operatoriaus licencijos atitikties atveju išlaikymas ir patvirtinimas yra tokie pat svarbūs kaip ir surinkimas. Įrašai turi būti atsisiųsti, peržiūrėti ir imtasi veiksmų aiškioje sistemoje. Tai apima ataskaitų dokumentavimą, pataisomąjį mokymą ir pakartotinius klausimus. Tai taip pat reiškia, kad tachografo įrodymai turi būti laikomi kartu su likusia atitikties byla, o ne atskirai.

Tai viena iš priežasčių, kodėl daugelis operatorių atsisako skaičiuoklių ir atskirų dienoraščių. Tachografo problemos neegzistuoja atskirai. Tas pats transporto biuras taip pat stebi MOT ar metinių testų datas, PMI inspekcijas, vairuotojų licencijų patikrinimus su DVLA, Vairuotojo CPC ir DQC galiojimo datas, transporto priemonių draudimo patikrinimus, kurie gali apimti askMID, ir politikos įrodymus, susijusius su Motor Insurers' Bureau arba MIB. Darbas yra lengviau kontroliuojamas, kai viena sistema laiko terminus, dokumentus, išimtis ir patvirtinimus kartu. Mes išdėstėme tą sujungtą požiūrį vienoje sistemoje licencijų patikrinimams ir tachografo įrašams.

Operator Compliance mes sukūrėme platformą, atsižvelgdami į tai, kaip operatoriai iš tikrųjų turi pateikti įrodymus, nes Fleeta Limited pati valdo sunkvežimius pagal operatoriaus licenciją. Būtent todėl sistema sukurta taip, kad laikytų pasirašytus įrašus, terminų stebėjimą ir tachografo peržiūrą vienoje vietoje, atsižvelgiant į praktinius lūkesčius, kuriuos operatoriai žino iš DVSA vizitų ir Kelių komisijos kontrolės. Fleets, integruojančios duomenis iš kitų sistemų, taip pat palaiko struktūrizuotus darbo procesus per REST API ir webhooks, o sujungti produktai, tokie kaip Fleetalyse ir Logivo.AI, gali būti įtraukti į platesnį atitikties vaizdą.

Rankinis tachografo procesas, kuris atlaiko DVSA patikrinimą, nėra sudėtingas, tačiau jis reikalauja disciplinos. Vairuotojai turi iš karto įvesti trūkstamus laikotarpius, tinkama tvarka, naudodami teisingą veiklą. Transporto vadybininkai turi peržiūrėti tuos įrašus, iššūkiuoti silpnus įrašus ir išlaikyti pakankamai įrodymų, kad paaiškintų laiko juostą. Kai tai tampa įprasta praktika, kelio patikrinimai yra lengvesni, analizė yra švaresnė, o operatoriaus byla yra stipresnė, kai kas nors prašo ją pamatyti.

Ar vairuotojams visada reikia rankinio įrašo, jei kortelė buvo išimta?

Jei vairuotojas atliko darbą arba turėjo atitinkamą laikotarpį užfiksuoti, kai kortelė buvo išimta, trūkstama veikla paprastai turi būti įvesta, kad įrašas būtų pilnas.

Ar vairuotojas gali atlikti rankinį įrašą po to, kai transporto priemonė jau judėjo?

Geriau tai padaryti prieš vairuojant, kad veiklos laiko juosta būtų pilna nuo pamainos pradžios. Palikimas vėliau padidina klaidų ar spragų riziką.

Ką vairuotojas turėtų užfiksuoti, jei jis dirbo sandėlyje prieš vairuodamas?

Tas laikotarpis paprastai užfiksuojamas kaip kitas darbas, o ne poilsis. Įrašas turėtų atspindėti, kas iš tikrųjų įvyko, ir atitikti visą pamainos laiko juostą.

Ar rankiniai įrašai tikrinami kelyje?

Taip. DVSA gali peržiūrėti vairuotojo įrašą ir ieškoti nepaaiškintų spragų, neteisingų veiklų ar nesuderinamumų tarp tachografo duomenų ir vairuotojo pasakojimo.

Kokius įrodymus operatoriai turėtų išlaikyti, kad palaikytų rankinius įrašus?

Laikykite įrašus, kurie padeda paaiškinti dieną, pavyzdžiui, darbo lapus, laikus, depų veiklą, grafiko informaciją ir bet kokius tachografo spausdinimus ar užrašus, naudojamus spragoms išspręsti.