Pasirinkite mėnesinį flotą, kuris atitinka DVSA

Jei renkatės mėnesinį flotą, kad atitiktumėte DVSA, nepradėkite nuo skydelio. Pradėkite nuo failo, kurį reikėtų pateikti DVSA inspektoriui arba Transporto komisarui rytoj ryte. Mėnesinis paketas yra naudingas tik tuo atveju, jei jis sujungia įrašus, kurie įrodo transporto priemonių, priekabų, vairuotojų kontrolę ir veiksmus, ir jei šie įrašai yra pasirašyti, datuoti ir lengvai pasiekiami.

Daugumai JK operatorių tai reiškia sistemą, kuri daro daugiau nei siunčia priminimus. Ji turi organizuoti patikras, MOT arba metines testų datas, vairuotojų patikras, tachografų įrodymus, defektų ataskaitas ir dokumentų patvirtinimus į vieną gynybinį įrašą. Tai standartas, kurį kuriame Operator Compliance, nes mes tai vykdome iš operatoriaus licencijos perspektyvos, o ne kaip bendrą flotų administravimo įrankį.

Ką turi įrodyti mėnesinis flotų paketas

Kai operatoriai kalba apie mėnesinį flotų paketą, jie paprastai turi omenyje reguliarią atitikties rinkinį, kuris rodo, kad flotė yra kontroliuojama. Tai nėra blizgus santrauka. Tai darbo įrašas transporto vadybininkui, o jei reikia, įrodymas DVSA, viešajai apklausai ar Transporto komisaro bylos failui.

JK prekių ar PSV operatoriui paketas turėtų sujungti įrašus, kurie rodo, kad atitinkate operatoriaus licencijos įsipareigojimus ir lūkesčius, nustatytus DVSA Gido dėl kelių tinkamumo palaikymo. Praktikoje tai paprastai apima:

• transporto priemonių ir priekabų sąrašas
• MOT arba metinių testų datos
• saugumo patikros tvarkaraštis ir užbaigtų patikros įrašai
• pranešti defektai ir jų šalinimo įrašai
• stabdžių testavimo įrodymai, jei taikoma
• PMI dokumentacija ir patvirtinimas
• vairuotojų licencijų patikros datos ir rezultatai
• Driver CPC statusas ir DQC galiojimo datos, jei taikoma
• tachografų analizės įrašai, pažeidimai ir sekimas
• draudimo ir mokesčių datos, jei juos sekate
• įrašai apie transporto priemones, kurios yra ne kelyje, parduotos, nuomojamos arba pažymėtos VOR
• veiksmai, kurie buvo inicijuoti, priskirti ir uždaryti
• vadovybės peržiūra arba transporto vadybininko patvirtinimas

Mažesnėms flotėms mėnesinis paketas dažnai yra vienintelis praktinis būdas parodyti, kad rutininė kontrolė iš tikrųjų vyksta. Didesnėms flotėms tai tampa valdymo sluoksniu virš kasdienių įvykių. Abiem atvejais klausimas yra tas pats. Jei kas nors paklausia, kodėl transporto priemonė buvo naudojama, kodėl patikra buvo perkelta, ar vairuotojas buvo patikrintas prieš priskiriant darbą, ar galite parodyti atsakymą iš sistemos, neieškodami el. laiškų ir popierinių failų?

Čia daugelis produktų nusileidžia. Jie gali saugoti dokumentus, tačiau nesukuria nuoseklaus mėnesinio įrašo. Tinkama mėnesinio flotų atitikties paketo programinės įrangos konfigūracija turėtų leisti mums matyti ne tik tai, kas buvo numatyta, bet ir tai, kas buvo padaryta, kas tai padarė, kada tai padarė ir kas įvyko, jei kas nors buvo praleista.

Tai svarbu JK, nes operatorių licencijavimas yra apie nuolatinę ir veiksmingą kontrolę. ES mastu flotų įrankiai dažnai pakankamai gerai tvarko aptarnavimą, tačiau jie ne visada sukurti aplink JK operatoriaus licencijos įrodymus, VOL lūkesčius, metinių testų planavimą ar tai, kaip transporto vadybininkai turi pateikti įrašus DVSA.

Kokie patikrinimai yra svarbiausi lyginant sistemas

Lyginant sistemas, pirmiausia sutelkite dėmesį į patikrinimus, kurie sukuria didžiausią riziką, jei jie praleidžiami. Priminti sąrašas nėra pakankamas. Sistema turi suprasti operacinę logiką už datų.

Transporto priemonių ir priekabų datos

Kiekviena sistema turėtų sekti pagrindines datas transporto priemonėms ir priekaboms, tačiau svarbus klausimas yra tai, ar ji tvarko jas atskirai ir aiškiai. Rigidus, traktorius ir priekaba neturi bendro atitikties profilio. Jums reikia matyti:

• MOT arba metinių testų datos
• saugumo patikros intervalai
• kalibravimo ar įrangos datos, jei jas valdote
• mokesčių ir draudimo datos, jei jos įtrauktos į tą pačią procesą
• nuomos pradžios ir pabaigos datos laikiniems turtams

Priekabų flotėms įsitikinkite, kad programinė įranga nevertina priekabų kaip prastesnių. Audito metu trūkstami priekabų įrašai yra dažna silpnybė. Jei jūsų operacija naudoja nuomojamas priekabas, vietinę nuomą ar bendrus turtus, sistema vis tiek turėtų pateikti švarius įrašus pagal priekabos ID.

Patikros planavimas

Patikros tvarkaraštis reikalauja daugiau nei kitos datos. Patikrinkite, ar sistema gali planuoti pagal kalendoriaus datą ir ISO savaitę. Daugelis operatorių vykdo patikras pagal ISO savaitės modelį, nes dirbtuvės planavimas, maršrutų modeliai ir atostogų aprėptis yra lengviau valdomi tokiu būdu. Jei programinė įranga negali dirbti pagal ISO savaitės logiką, tvarkaraščiai dažnai nukrypsta.

Taip pat patikrinkite, kas nutinka, kai patikra yra perkelta į priekį arba atgal. Ar sistema gali išsaugoti istoriją? Ar ji gali parodyti priežastį? Ar ji gali pažymėti, ar variacija liko jūsų politikos ribose? Transporto vadybininkas turi matyti tiek atitiktį, tiek išimtis.

MOT ir metinių testų planavimas

Prekių transporto priemonėms ir PSV reikia aiškaus testų planavimo, tačiau ne kiekviena sistema gerai tvarko skirtumus. Kai kurios tiesiog viską žymi kaip MOT. JK operatoriaus licencijos sąlygomis daugelis flotų reikia metinių testų planavimo, kuris atspindi faktinį testų užsakymą ir paruošimo veiklą, o ne tik datą dienoraštyje.

Naudingi palyginimo taškai yra:

• užsakymo datos ir testų datos laukeliai
• praeiti, nepavyko ir pakartotinio testo registravimas
• susiję defektai ar remonto veiksmai, kylantys iš testo
• matomumas transporto priemonių, artėjančių prie testų langų
• parama tiek prekių, tiek keleivinių flotų

Vairuotojų licencijų ir Driver CPC patikros

Vairuotojų įrašai dažnai yra vieta, kur mišrios flotės susiduria su problemomis. Mėnesinis paketas turėtų rodyti, kada kiekviena licencija buvo patikrinta, kas buvo patikrinta ir koks buvo rezultatas. Dėl Driver CPC jis turėtų rodyti atitinkamą galiojimo ar kvalifikacijos padėtį ir, jei taikoma, DQC statusą.

Paklauskite, ar sistema registruoja:

• DVLA patikros datą
• laikomas licencijų kategorijas
• patvirtinimus ar taškus, jei jie buvo užfiksuoti
• teisę vairuoti priskirtos transporto priemonės tipą
• Driver CPC ar DQC galiojimo datą
• agentūros vairuotojų patikras ir laikino vairuotojo įdarbinimą

Jei naudojate išorines patikros paslaugas ar vidines rankines patikras, įrašas vis tiek turi būti pasiekiamas vienoje vietoje. Agentūroms ir operatoriams, naudojantiems laikinas darbo jėgas, vienas trūkstamas licencijos patikrinimas gali pakenkti likusiai bylai.

Tachografų įrodymai

Tachografų analizė nėra tik eismo biuro problema. Ji priklauso mėnesiniam paketui, nes rodo aktyvų vairuotojų valandų ir darbo laiko rizikos valdymą. Sistema turėtų arba apimti tachografų analizę, arba gauti įrodymus pakankamai švariai, kad transporto vadybininkas galėtų ją peržiūrėti kaip dalį vieno proceso.

Svarbu ne tik pažeidimų balai. Jums reikia matyti, ar buvo sekama, ar vairuotojas buvo aptartas ir ar pakartotiniai klausimai buvo eskaluoti. Mes tai išsamiau aptariame mūsų gide apie tachografų analizę mažoms flotėms.

Dokumentų patvirtinimas

Galiausiai patikrinkite, kaip dokumentai yra patvirtinami. Mėnesinis paketas, kurį gali redaguoti bet kas be pėdsakų, yra silpnas įrodymas. Jums reikia patvirtinimo, kuris rodo:

• kas įkėlė įrašą
• kas jį peržiūrėjo
• peržiūros data ir laikas
• ar įrašas buvo pakeistas vėliau
• ar iš jo buvo inicijuotas veiksmas

Tai yra viena iš pagrindinių ribų tarp failų spintos su įspėjimais ir atitikties sistemos.

Kaip vertinti įrodymus, o ne tik skydelį

Švarus skydelis gali paslėpti prastus įrodymus. Mes visada siūlome paprašyti mėginio mėnesinio paketo, tada peržiūrėti jį taip, lyg ruošėtumėtės DVSA vizitui.

Pagrindinis testas yra tai, ar programinė įranga gamina įrašus, kurie yra pasirašyti, datuoti ir pasiekiami be rankinio atkūrimo. Jei patikra buvo užbaigta, ar galite atidaryti tikslų įrašą, pamatyti transporto priemonę, patikros datą, meistro ar inspektoriaus duomenis, bet kokius rastus defektus, šalinimo detales ir patvirtinimo taką? Jei vairuotojas turėjo pažeidimą, ar galite matyti analizę, aptarimą ir bet kokį pakartotinį modelį?

Ieškokite šių praktinių funkcijų.

Nepakeičiama istorija

Jums reikia audito pėdsako. Jei numatyta data pasikeičia, sistema turėtų rodyti pradinę datą, pakeistą datą, kas ją pakeitė ir kada. Jei dokumentas pakeičiamas, ankstesnė versija neturėtų tiesiog dingti. Bet kokiame ginče istorija yra svarbi.

Pasirašyti ir datuoti įrašai

Mėnesinis paketas turėtų generuoti datuotus įrašus šaltinyje, o ne pasikliauti kažkuo, kas vėliau įrašo pastabą. Elektroninis patvirtinimas yra naudingas tik tuo atveju, jei jis susietas su vartotoju, laiku ir dokumentu. PDF eksportas yra naudingas, tačiau pagrindinis įrašas sistemoje yra svarbesnis.

Atgavimas pagal flotą, turtą ir laikotarpį

Audito metu jums gali prireikti viso mėnesio, vienos transporto priemonės, vienos priekabos ar vieno vairuotojo. Programinė įranga turėtų atkurti įrašus pagal registraciją, flotės numerį, priekabos numerį, vairuotojo vardą ir datų intervalą. Jei galite eksportuoti viską ir rūšiuoti vėliau, sistema verčia transporto biurą atlikti sunkų darbą.

Išimčių matomumas

Gerai mėnesinis paketas neslepia, kad nieko nepavyko. Jis turėtų rodyti pavėluotus elementus, praleistas patikras, nepavykusius testus, neišspręstus defektus, VOR laikotarpius ir neišspręstus veiksmus. Išimčių slėpimas sukuria klaidingą kontrolės jausmą. Jų rodymas, su veiksmų įrodymais, yra tai, kas išlaiko.

Vadovybės peržiūra

Paskutinis sluoksnis yra transporto vadybininko peržiūra. Tai gali būti mėnesinis patvirtinimas, išimčių pastabos arba oficialus peržiūros įrašas. Svarbu, kad sistema padėtų įrodyti aktyvų valdymą. Transporto komisaras domisi kontrole, o ne tik saugojimu.

Jei norite platesnio kontrolinio sąrašo šiuo klausimu, mūsų straipsnis apie programinę įrangą, kuri atitinka DVSA auditą nustato, į ką atkreipti dėmesį pačiuose įrodymuose.

Kur mažesnės flotės ir mišrios flotės susiduria su problemomis

Mėnesinis paketas nėra tas pats kiekvienai operacijai. Įrašai turi atitikti transporto priemones, vairuotojus ir licencijos įsipareigojimus.

Savininkai-vairuotojai

Savininkai-vairuotojai dažnai mano, kad gali valdyti su sieniniu planuotoju, dirbtuvių aplanku ir savo atmintimi. Tai veikia, kol jiems reikia greitai pateikti įrašus. Rizika yra ne tik praleistos datos. Tai silpnas atgavimas, trūkstamas patvirtinimas ir aiškios mėnesinės apžvalgos stoka. Vienos ar dviejų transporto priemonių operacijai programinė įranga turi būti paprasta, tačiau ji vis tiek turi generuoti tokio paties lygio įrodymus.

Furgonų flotės ir kurjeriai

Furgonų flotės kartais yra už operatoriaus licencijavimo ribų, kartais viduje, ir dažnai mišrios. Kadangi JK pozicija dėl lengvųjų transporto priemonių gali skirtis nuo to, ką žmonės mano pagal senesnes ES taisykles, furgonų operatoriai turi būti aiškūs, kurios transporto priemonės patenka į operatoriaus licencijos kontrolę, o kurios ne. Net jei furgonas yra už O-licencijos, daugelis operatorių vis tiek nori vienos priežiūros ir vairuotojų patikros proceso visiems turtams.

Čia spąstai yra taikyti vieną standartą HGV ir silpnesnį furgonams. Mes matome geresnius rezultatus, kai visi flotų datos, patikros ir vairuotojų patikros yra viename procese. Mūsų puslapis apie atitiktį furgonų flotoms paaiškina, kaip mes tai tvarkome.

Krovinių vežėjai

Krovinių vežėjams paprastai reikia giliausio įrašų rinkinio, ypač aplink priekabas, tachografus, PMI, stabdžių testavimą ir šalinimą. Dažnos nesėkmės vietos yra priekabų matomumas, nuomojami turtai, dirbtuvių dokumentacija, kuri niekada nepasiekia transporto biuro, ir pažeidimų sekimas, paliktas už pagrindinės sistemos.

Autobusų ir mikroautobusų operatoriai

PSV flotoms metinių testų planavimas ir vairuotojų kvalifikacijos įrašai reikalauja ypatingo dėmesio. Sistema turi tinkamai tvarkyti keleivinių flotų struktūras, o ne priversti jas į prekių flotų šabloną. Jei jūsų programinė įranga negali atskirti įrodymų, reikalingų PSV operacijai, mėnesinis paketas tampa sunkiau patikimas.

Taksistai ir privačių nuomos firmos

Taksistai ir privačių nuomos operatoriai gali ne visi veikti pagal tą pačią operatoriaus licencijos sistemą kaip prekių ir PSV flotai, tačiau jiems vis tiek reikia disciplinuotos transporto priemonių datų, vairuotojų įrašų, draudimo, defektų ir dokumentų galiojimo kontrolės. Rizika yra fragmentuota administracija tarp licencijavimo institucijų, transporto priemonių tipų ir vairuotojų statuso. Mūsų puslapis apie atitikties valdymą taksi flotoms apima, kur viena sistema padeda.

Agentūros ir mišrios flotės

Agentūros, mišrios flotės ir grupių operacijos reikalauja vieno proceso skirtingiems vairuotojų ir transporto priemonių tipams. Čia bendroji programinė įranga dažnai sugenda. Jei HGV vairuotojai, furgonų vairuotojai, PSV vairuotojai ir laikini darbuotojai visi sėdi skirtinguose skaičiuoklėse, mėnesinis paketas tampa rankiniu darbu.

Sistema turi turėti pakankamai lankstumo, kad galėtų laikyti skirtingus patikros ciklus ir dokumentų tipus, neprarandant nuoseklumo. Tai apima agentūros vairuotojų bylas, laikinas užduotis ir įrodymus, kad teisingi patikrinimai buvo atlikti prieš priskiriant darbą.

Klausimai apie nustatymą, duomenų srautą ir palaikymą

Įgyvendinimas yra toks pat svarbus kaip ir funkcijos. Stipri sistema vis tiek gali nepavykti, jei nustatymas yra silpnas, įrašai nėra tinkamai importuojami, arba komanda negali gauti pagalbos, kai kyla gyvų klausimų.

Ar esamus įrašus galima švariai importuoti?

Paklauskite, kaip transporto priemonės, priekabos, vairuotojai ir istorinės datos yra įtraukiamos. Jūs nenorite pradėti nuo nulio, jei jau turite patikros istorijas, MOT įrašus, Driver CPC datas ar tachografų failus. Patikrinkite, ar importai gali apimti:

• kitas numatytas datas
• istorines patikras
• vairuotojų dokumentų galiojimo datas
• priekabų įrašus
• atviras defektus ir veiksmus
• nuomojamus ar neveiksmingus turtus

Taip pat paklauskite, kaip importuoti duomenys yra patvirtinami. Blogas importas sukuria klaidingą pasitikėjimą.

Ar tvarkaraštis palaiko ISO savaitės planavimą?

Jei jūsų dirbtuvės ar patikros modelis veikia pagal ISO savaitę, programinė įranga turėtų tai tiesiogiai palaikyti. Tai skamba mažai, kol bandote valdyti gyvą flotą aplink mokyklų atostogas, bankų atostogas ir dirbtuvių pajėgumą. Jei sistema galvoja tik paprastais mėnesiniais intervalais, transporto vadybininkai galiausiai dirba aplink programinę įrangą.

Kaip tvarkomas VOR?

VOR statusas turi daryti daugiau nei tiesiog pakeisti transporto priemonės spalvą ekrane. Paklauskite, kas nutinka suplanuotam darbui, patikros datoms ir defektų statusui, kai transporto priemonė pažymima VOR. Ar priežastis gali būti užfiksuota? Ar ne kelyje esantis laikotarpis gali būti parodytas vėliau? Ar vartotojai gali matyti, ar transporto priemonė grįžo į tarnybą su tinkamu patvirtinimu?

Tai svarbu, nes VOR dažnai yra pagrindinis paaiškinimas, kodėl transporto priemonė buvo neprieinama, kodėl patikra buvo perkelta, arba kodėl buvo naudojami pakaitiniai turtai.

Ar vartotojų leidimai yra praktiški?

Leidimai turėtų atspindėti realias roles. Meistras, dirbtuvių administratorius, transporto vadybininkas ir vairuotojas neturėtų turėti tokio paties prieigos. Paklauskite, ar sistema gali kontroliuoti, kas gali:

• redaguoti numatytas datas
• uždaryti defektus
• patvirtinti patikras
• peržiūrėti vairuotojų įrašus
• eksportuoti atitikties paketus
• valdyti vartotojų paskyras

Be tinkamų leidimų, jūsų įrodymai gali būti iššūkis, nes per daug žmonių gali juos pakeisti.

Ar yra REST API ir palaikymas webhooks?

Jei jau naudojate kitas sistemas, integracija yra svarbi. REST API gali padėti įtraukti vairuotojų, transporto priemonių ar užduočių duomenis. Webhooks gali padėti sukelti atnaujinimus ar įspėjimus, kai įrašai pasikeičia. Tai sumažina duomenų įvedimą ir su tuo susijusias klaidas.

Paklauskite konkrečių klausimų. Ar sistema gali gauti transporto priemonių ir vairuotojų atnaujinimus iš jūsų pagrindinės platformos? Ar ji gali siųsti statuso pokyčius į planavimo įrankius ar BI sistemas? Ar ji gali dirbti su specializuotais įrankiais, tokiais kaip Fleetalyse ar Logivo.AI, jei jie yra jūsų platesnio paketo dalis?

Kaip sistema dera su išoriniais duomenų šaltiniais?

Kai kuriems operatoriams taip pat reikia nuorodų į draudimo ir transporto priemonių statuso patikras. Jei naudojate askMID, arba duomenis, susijusius su Motor Insurers' Bureau ir MIB, paklauskite, kaip šios patikros dera su jūsų pagrindiniais atitikties įrašais. Svarbu ne pridėti kiekvieną galimą duomenų šaltinį. Svarbu išvengti kitos atskiros administracijos pėdsako.

Kokią pagalbą gaunate po paleidimo?

Galiausiai paklauskite, kas palaiko sistemą, kai kyla gyvų atitikties klausimų. Ne tik slaptažodžių atstatymai, bet ir operatyvinė pagalba. Jei jums reikia pertvarkyti patikros ciklus, pridėti naują depą, pakeisti vartotojų leidimus arba peržiūrėti, kaip sudaromas jūsų mėnesinis paketas, ar galite gauti praktišką atsakymą iš žmonių, kurie supranta operatorių licencijavimą?

Tai svarbu mums Operator Compliance, nes programinė įranga buvo sukurta Fleeta Limited pagal tai, kaip veikia operatoriaus licencijos kontrolė realiose flotose. Mes nesame mėnesinio paketo laikomi kaip papildomu ataskaitų teikimu. Mes laikome tai įrašu, kuris turi atlaikyti, kai DVSA, Transporto komisaras ar jūsų pačių transporto vadybininkas prašo pamatyti įrodymus.

Jei lyginate galimybes, vertinkite jas pagal įrodymų kokybę, kurią jos gamina, o ne pagal namų ekrano sklandumą. Mėnesinis paketas yra skirtas įrodyti kontrolę. Jei jis negali to aiškiai padaryti, mėnesį po mėnesio, jis neatsilaik