Kaip palyginti licencijų tikrinimo programinę įrangą laivyno

Jei lyginate licencijų tikrinimo programinę įrangą laivyno atitikties užtikrinimui, pradėkite nuo vieno klausimo. Ar ji padės mums tinkamai valdyti operatoriaus licenciją, ar tik primins, kad artėja data?

JK operatoriui priminimai yra svarbūs, tačiau vien priminimai nepakanka. Mums reikia sistemos, kuri sujungtų transporto priemonių, priekabų ir vairuotojų patikrinimus, sukurtų užduotis, fiksuotų, kas jas atliko, saugotų dokumentus ir paliktų aiškią audito taką DVSA ir Transporto komisaro (Traffic Commissioner) reikalavimams. Tai yra skirtumas tarp dienoraščio įrankio ir tinkamos programinės įrangos transporto vadybininko licencijų tikrinimams ir įspėjimams.

Ką transporto vadybininkai nori, kad programinė įranga darytų

Transporto vadybininkams nereikia dar vienos datų sąrašo skaičiuoklėje. Mums reikia vienos vietos, kurioje būtų tvarkomi įrašai, susiję su operatoriaus licencija, ir įrodytas nuolatinis ir efektyvus kontrolės užtikrinimas.

Mažiausiai sistema turėtų apimti:

• transporto priemones, esančias licencijoje
• priekabas, jei tai aktualu
• vairuotojus, įskaitant agentūrinius vairuotojus, jei jie naudojami reguliariai
• MOT ir metinių testų datas
• numatytas techninės priežiūros patikras
• defektų pranešimų ir taisymo įrašus
• vairuotojų licencijų tikrinimus
• Driver CPC statusą
• DQC galiojimo pabaigą
• tachografų duomenų atsisiuntimus, analizę ir pažeidimų sekimą
• draudimo ir susijusius laivyno dokumentus
• užduočių paskirstymą, patvirtinimą ir dokumentų saugojimą

HGV operatoriams ir PSV operatoriams JK pagrindinę struktūrą nustato operatorių licencijavimo režimas ir DVSA Gidas dėl kelių tinkamumo palaikymo. Mikroautobusai, turintys standartinę nacionalinę ar standartinę tarptautinę licenciją, reikalauja tokios pačios disciplinos, net jei kai kurie detalės skiriasi nuo HGV ir PSV testavimo tvarkos. Taksi ir privačių nuomos laivynai turi kitokią reguliavimo struktūrą, tačiau poreikis turėti išsamų įrašą išlieka tas pats.

Naudingas palyginimo taškas yra tai, ar programinė įranga sukurta aplink operatorių įrašus, ar laivyno atitiktis buvo pridėta prie bendro priminimo produkto. Jei ji buvo sukurta operatoriaus licencijų darbui, ji turėtų suprasti patikros intervalus, draudimo riziką, VOR kontrolę, tachografo įrodymus ir tai, kad transporto vadybininkui gali prireikti greitai paruošti Transporto komisaro bylą.

Tai yra standartas, pagal kurį dirbame Operator Compliance. Kadangi OperatorCompliance sukūrė Fleeta Limited, ir mes patys valdome sunkvežimius pagal operatoriaus licenciją, darbo eiga turi atspindėti, kaip operatoriai iš tikrųjų ruošiasi auditams, techninės priežiūros peržiūroms ir viešųjų tyrimų patikrinimams.

Kokius patikrinimus ir terminus reikia apimti?

Lygindami sistemas, atidžiai pažvelkite į apimtį. Kai kurie produktai teigia, kad jie tvarko atitiktį, tačiau tik seka kelis galiojimo terminus. Praktikoje transporto vadybininkams reikia platesnio terminų ir pasikartojančių patikrinimų rinkinio.

Transporto priemonėms ir priekaboms sistema turėtų apimti MOT arba metinių testų datas, priklausomai nuo transporto priemonės tipo ir režimo. Ji taip pat turėtų suplanuoti saugos patikras pagal operatoriaus pasirinktą intervalą, su lankstumu pagal transporto priemonę, priekabą, naudojimą ir rizikos profilį. Standartinis mėnesinis priminimas nepakanka, jei kai kurie turtai yra šešių savaičių intervalu, kai kurie - aštuonių savaičių intervalu, o kai kuriems reikia griežtesnės kontrolės dėl amžiaus, ridos ar eksploatavimo sąlygų.

Ji taip pat turėtų apimti:

• stabdžių testų įrašus ir suplanuotas datas, jei jos naudojamos jūsų techninės priežiūros režime
• kalibravimo ar aptarnavimo datas pagal papildomą įrangą, jei tai aktualu
• kelių mokesčio ir draudimo atnaujinimo datas
• sutarties nuomos grąžinimo datas arba nuomos etapus
• LOLER ar kitų specialių patikrinimų datas, jei laivynui jų reikia

Vairuotojams praktinis sąrašas yra toks pat svarbus. Sistema turėtų sekti:

• vairuotojų licencijų tikrinimo dažnumą
• licencijų kategorijas ir teisių problemas
• Driver CPC terminus
• DQC galiojimo pabaigą
• vairuotojų medicinines datas, jei taikoma
• įdarbinimo ir politikos patvirtinimo įrašus
• teisę dirbti arba agentūros įdarbinimo įrašus, jei jūsų procesas to reikalauja

Stipri sistema neturėtų tik saugoti kitą artėjančią datą. Ji taip pat turėtų rodyti paskutinį atliktą patikrinimą, kas jį atliko, kas buvo rasta ir kokia buvo reakcija. Tai svarbu, kai vairuotojas pereina iš mažos rizikos į didesnę riziką, kai atsiranda papildymai arba kai agentūros vairuotojas yra užsakomas trumpai.

Operatoriams, naudojantiems reguliarias agentūrų darbo jėgas, programinė įranga turėtų leisti mums saugoti įrašus pagal individualius vairuotojus, o ne tik pagal agentūros pavadinimą. Jei agentūra sako, kad licencija buvo patikrinta, mes vis tiek turime žinoti, kada, kokiu pagrindu ir kur yra įrodymas. Tas pats taikoma Driver CPC ir DQC įrašams.

Taip pat turėtumėte patikrinti, kaip sistema tvarko pasikartojančius tvarkaraščius. Naudinga atitikties sistema gali veikti pagal kalendoriaus datą ir ISO savaitę, nes daugelis techninės priežiūros planuotojų ir dirbtuvių valdo patikros programas kas savaitę, o ne mėnesio pabaigoje. Jei jūsų laivyno planavimas vyksta ISO savaitės ciklais, tas mažas detalė taupo laiką ir sumažina praleistų užsakymų skaičių.

Jei norite platesnio vaizdo apie tai, ką operatoriai turėtų tikrinti dėl vairuotojų, mūsų gidas apie vairuotojų licencijų tikrinimus operatoriams išdėsto praktinius įrašų tvarkymo aspektus.

Kaip įspėjimai tampa atitikties įrodymais?

Įspėjimas įrodo tik vieną dalyką, kad programinė įranga gali siųsti įspėjimą. Tai neįrodo, kad patikrinimas buvo atliktas, kad defektas buvo ištaisyta, ar kad transporto vadybininkas vykdė tinkamą kontrolę.

Norint tapti įrodymu, sistemai reikia grandinės nuo priminimo iki užbaigto įrašo.

Tai paprastai reiškia:

• įspėjimas sukuria užduotį
• užduotis priskiriama konkrečiam asmeniui
• darbas atliekamas pagal tą užduotį
• palaikantys dokumentai pridedami
• veiksmas patvirtinamas
• sistema saugo laiko žymėjimo audito taką

Pavyzdžiui, jei transporto priemonės patikrinimas yra numatytas, sistema turėtų rodyti, kada jis tapo numatytas, kas buvo informuotas, kada buvo atliktas užsakymas, ar transporto priemonė buvo nuimta nuo kelio, jei reikia, ir kur yra užbaigtas patikrinimo lapas arba dirbtuvės dokumentas. Jei buvo rasta defektų, sekimas taip pat turėtų būti matomas, įskaitant taisymo datą ir grąžinimą į eksploataciją.

Tas pats principas taikomas vairuotojų atitikties atveju. Priminti, kad DQC galioja kitą mėnesį, yra naudinga, tačiau tikrasis įrodymas yra saugoma atnaujinto kortelės kopija, užfiksuota patikrinimo data, vartotojas, kuris tai patvirtino, ir istorija, rodanti, kad nebuvo nepaaiškinamo tarpo.

Čia paprasti priminimo įrankiai dažnai nepavyksta. Jie gali išsiųsti datą el. paštu, tačiau nesukuria atitikties bylos. Jei DVSA atvyksta, arba jei Transporto komisaras prašo įrašų, turime parodyti procesą, veiksmą ir rezultatą.

Dokumentų saugojimas čia yra svarbus. Programinė įranga turėtų saugoti įrašus pagal atitinkamą transporto priemonę, priekabą ar vairuotoją, o ne atskirame aplanke, kurį kažkas turi ieškoti rankiniu būdu. Ji turėtų priimti praktinius įrodymus, kuriuos operatoriai iš tikrųjų naudoja, tokius kaip nuskenuoti patikrinimo lapai, MOT sertifikatai, metinių testų sėkmės pranešimai, dirbtuvių sąskaitos, licencijų tikrinimo rezultatai, CPC įrašai ir tachografų ataskaitos.

Ji taip pat turėtų išsaugoti istoriją. Įrašo perrašymas naujausia data nepakanka. Mums reikia galimybės parodyti, ką žinojome tuo metu, kokių veiksmų ėmėmės ir kas tai patvirtino. Tai yra tai, kas paverčia įspėjimus į įrodymus.

Kuo skiriasi paprastas priminimo įrankis nuo operatoriaus sistemos?

Pats paprasčiausias būdas palyginti produktus yra paklausti, ar jie tvarko datas, ar valdo laivyno darbo eigą.

Paprastas priminimo įrankis paprastai atlieka tris dalykus. Jis saugo galiojimo datą, siunčia el. laišką prieš tą datą ir galbūt pakeičia statuso šviesą iš žalios į geltoną arba raudoną. Tai gali padėti mažoms, mažos rizikos administracinėms užduotims, tačiau tai nevaldo operatoriaus licencijos.

Operatoriaus sistema turėtų tvarkyti turto ar vairuotojo darbo eigą. Tai apima:

• pasikartojančius techninės priežiūros tvarkaraščius
• defektų pranešimus ir taisymą
• VOR statusą ir grąžinimo kontrolę
• ryšį tarp įspėjimų ir pridedamų įrodymų
• tachografų duomenų atsisiuntimus ir analizės įrašus
• išimčių tvarkymą, kai praleidžiamas terminas arba transporto priemonė sustabdyta
• valdymo matomumą visame laivyne

VOR kontrolė yra geras pavyzdys. Jei transporto priemonė nepraeina metinio testo, turi neišspręstą saugos defektą arba praleidžia patikros langą, programinė įranga turėtų palaikyti aiškų VOR sprendimą ir fiksuoti, kada transporto priemonė grįžo į eksploataciją. Priminti produktas gali vis dar rodyti datą raudonai, tačiau jis neparodys, kad transporto priemonė buvo tinkamai kontroliuojama.

Tachografų įrodymai yra dar viena skiriamoji linija. HGV ir PSV operatoriams atitiktis nesibaigia licencijų ir transporto priemonių datomis. Mums taip pat reikia valdyti vairuotojų valandų įrodymus, atsisiuntimo tvarkaraščius, analizės rezultatus ir sekimo veiksmus. Tinkama operatoriaus sistema turėtų saugoti tuos įrašus kartu su likusia atitikties byla, o ne atskirame produkte, kuris palieka spragas tarp transporto biuro įrašų ir tachografų įrašų. Mūsų straipsnis apie vieną sistemą licencijų tikrinimams ir tachografų įrašams išsamiau nagrinėja šį klausimą.

Tas pats taikoma defektų įrašams. Jei programinė įranga negali parodyti pranešto defekto, vertinimo, taisymo ir patvirtinimo vienoje grandinėje, bus sunku apginti procesą, kai jis bus tikrinamas. Mes tai aptariame savo gide apie defektų įrašų programinę įrangą, kuri atlaiko patikrinimus.

Trumpai tariant, paprastas įrankis sako, kad kažkas artėja. Operatoriaus sistema padeda mums valdyti laivyną taip, kad atitiktų DVSA reikalavimus.

Kokios integracijos yra vertos turėti?

Integracijos yra naudingos, kai jos pašalina rankinį darbą arba sumažina atitikties riziką. Jos nėra naudingos tik todėl, kad atrodo techninės funkcijų sąraše.

Daugeliui operatorių praktiškiausia integracija yra su DVLA licencijų tikrinimu. Jei sistema gali efektyviai gauti arba fiksuoti licencijų tikrinimo rezultatus, tai sumažina dubliavimą ir palengvina vairuotojų failų priežiūrą. Vertė yra didžiausia, kai yra daug vairuotojų, dažni agentūrų užsakymai arba rizikos pagrindu atliekama pakartotinė patikra.

REST API yra vertinga, jei jau naudojate kitas laivyno sistemas ir norite, kad įrašai patikimai judėtų tarp jų. Pavyzdžiui, galite norėti, kad vairuotojų, transporto priemonių ar priekabų įrašai sinchronizuotųsi iš pagrindinės laivyno duomenų bazės, arba kad atitikties statusas būtų perduotas į kitą operacinę platformą. Jei naudojate mišrias sistemas, API gali užkirsti kelią tam pačiam informacijai būti atnaujinamai trijose vietose.

Webhooks yra naudingi, kai vieno sistemos įvykis turi sukelti veiksmą kitoje vietoje. Užbaigta patikra, nepavykęs patikrinimas arba pasikeitęs vairuotojo statusas gali paskatinti kitą darbo eigą, nesulaukiant rankinio eksportavimo.

Vis dėlto ne kiekvienam operatoriui reikia gilių integracijų pirmą dieną. Mažesnis laivynas su vienu transporto vadybininku gali gauti daugiau naudos iš stiprių integruotų darbo eigų nei iš ilgo integracijų sąrašo. Teisingas testas yra tai, ar ryšys taupo biuro laiką, gerina tikslumą ar stiprina įrodymus.

Taip pat yra išoriniai duomenų taškai, kurie gali padėti kasdienėje laivyno kontrolėje. askMID, kuris yra susijęs su Motor Insurers' Bureau ir MIB duomenimis, gali būti aktualus, kai draudimo statuso tikrinimai yra proceso dalis. Tai nėra pakaitalas laikant savo draudimo įrašus, tačiau tai gali būti naudinga specifinėse darbo eigose.

Jei naudojate tokius įrankius kaip Fleetalyse arba Logivo.AI kitur versle, paklauskite, kaip atitikties sistema su jais susijusi praktikoje. Ar ji gali sklandžiai keistis įrašais, ar darbuotojai vis tiek turės rankiniu būdu kopijuoti datas ir failus? Atsakymas yra svarbesnis nei ženklo sąrašas pardavimo puslapyje.

Daugeliui operatorių gera integracijos strategija yra paprasta. Pradėkite nuo ryšių, kurie veikia tiesioginėje atitikties veikloje, tokių kaip DVLA tikrinimai, tachografų duomenų srautas ir pagrindiniai vairuotojų ar transporto priemonių įrašai. Vėliau pridėkite platesnius ryšius, jei jie palaiko tikrą procesą.

Kaip pasirinkti tinkamą variantą savo laivynui

Tinkama sistema priklauso nuo laivyno formos ir to, kaip operacija yra personalizuota.

Jei esate savininkas-vairuotojas arba labai mažas operatorius, pagrindinis poreikis paprastai yra kontrolė ir matomumas. Norite, kad kiekvienas MOT, metinis testas, patikra, defektas, vairuotojo įrašas ir tachografo elementas būtų vienoje vietoje, nesukurdami savo administravimo proceso aplink skaičiuokles ir bendrus aplankus.

Jei valdote augantį krovinių laivyną, prioritetas paprastai yra pakartotinė darbo eiga. Skirtingi žmonės užsako patikras, įkelia lapus, seka taisymus ir peržiūri vairuotojų įrašus. Programinė įranga turi turėti aiškias užduotis, teises, patvirtinimus ir ataskaitas, kad transporto vadybininkas galėtų matyti, kas buvo padaryta ir kas yra neaišku.

Autobusų ir mikroautobusų operatoriams, taip pat didesniems PSV laivynams, patikros planavimas, defektų kontrolė ir tachografų įrodymai paprastai yra centriniai. Sistema turėtų susidoroti su apimtimi ir poreikiu pateikti švarią techninės priežiūros ir vairuotojų atitikties istoriją.

Mikroautobusų laivynams klausimas dažnai yra, ar operacija patenka po operatoriaus licencijavimo, ir, jei taip, ar verslas bando valdyti HGV tipo atsakomybes su lengvųjų transporto priemonių įrankiais. Jei laivynas yra prekių transporto priemonių operatoriaus licencijoje, programinė įranga turėtų atspindėti operatoriaus įsipareigojimus, o ne tik paslaugų priminimus.

Taksi ir privačių nuomos įmonėms, arba agentūroms, tiekiančioms vairuotojus į reguliuojamus laivynus, vairuotojų failų kontrolė gali būti lemiamas veiksnys. Jums gali prireikti stipresnių įdarbinimo įrašų, dažnesnių licencijų tikrinimų ir geresnio matomumo, kas iš tikrųjų yra įgaliotas dirbti.

Agentūrų vairuotojų naudojimas yra ypač svarbus palyginimo taškas. Jei jūsų operacija priklauso nuo agentūrų darbo jėgos, paklauskite, ar sistema gali:

• laikyti įrašus apie ne darbo užmokesčio vairuotojus
• sekti vairuotojams specifinius patikrinimus ir galiojimo datas
• saugoti agentūros pateiktus įrodymus
• fiksuoti savo patvirtinimus ir patvirtinimus
• rodyti, kas vairavo ką ir kada

Galiausiai pagalvokite apie Transporto komisaro bylą. Jei rytoj turėtumėte pateikti savo įrašus, ar programinė įranga leistų jums paruošti aiškią bylą pagal transporto priemonę, priekabą ir vairuotoją, su datomis, dokumentais ir veiksmų istorija tvarkingai? Tai yra vienas geriausių testų, ar sistema tinka operatoriaus licencijos darbui.

Jei vertinate variantus, mūsų gidas apie laivyno įrašų programinės įrangos pasirinkimą operatoriaus licencijos darbui yra naudingas kitas žingsnis, o mūsų puslapis transporto vadybininkams, kuriems reikia vieno atitikties vaizdo per vairuotojus, transporto priemones ir įrašus rodo, kaip mes tai struktūrizuojame praktikoje.

Geriausias pasirinkimas nėra sistema su ilgiausiu funkcijų sąrašu. Tai ta, kuri padeda mums palaikyti kontrolę kiekvieną dieną, laiko įrodymus ten, kur jie priklauso, ir palengvina parodyti DVSA, VOL įrašus, jei tai aktualu, ir Transporto komisarui, kad operatoriaus licencija yra tinkamai valdoma.