Kaip atlikti transporto priemonių auditą nepraleidžiant įrodymų

Transporto priemonių auditas yra struktūrizuotas įrašų patikrinimas, kuris įrodo, kad jūsų transporto priemonės, priekabos, vairuotojai ir kontrolės sistemos yra tinkamai valdomos. JK operatoriui tai reiškia daugiau nei tik failų sutvarkymą. Tai reiškia, kad reikia sugebėti parodyti DVSA (Kelių transporto agentūra) ir Transporto komisijos nariui, kad jūsų sistemos yra realios, aktualios ir laikomasi jų praktikoje.

Lengviausias būdas praleisti įrodymus yra laikyti auditą kaip dokumentų tvarkymo užduotį pabaigoje. Saugesnis požiūris yra vykdyti jį kaip operatoriaus licencijos patikrinimą nuo pat pradžių, turint aiškų apibrėžimą, fiksuotą pavyzdį, pavadintus dokumentus, datuotus rezultatus ir veiksmus, kurie iš tikrųjų yra uždaryti. Jei egzaminuotojas paklaus, kaip žinote, kad patikrinimai buvo atlikti laiku, defektai buvo ištaisyti, tachografo problemos buvo peržiūrėtos, arba Driver CPC ir licencijos patikrinimai buvo atlikti, jūsų audito failas turėtų atsakyti į tai be spėliojimų.

Ką reiškia transporto priemonių auditas JK operatoriui

JK operatoriui transporto priemonių auditas yra vidinis atitikties peržiūra pagal įsipareigojimus jūsų operatoriaus licencijoje ir sistemas, kurios tikimasi pagal DVSA Gidą dėl Kelių tinkamumo palaikymo. Tai yra būdas patikrinti, ar mūsų kontrolės veikia, prieš tai, kai kas nors kitas tai padarys.

Prekių transporto priemonėms auditas paprastai koncentruojasi į kelių tinkamumą, priežiūros intervalus, saugos patikrinimus, MOT (techninė apžiūra) rezultatus, vairuotojų defektų pranešimus, tachografo atitiktį, kur taikoma, ir valdymo kontrolę už jų. Keleivių transporto priemonių parkams taikoma ta pati principas, tačiau įrodymai dažnai turi apimti metinio patikrinimo planavimą, prevencinę priežiūrą, kasdienius patikrinimus, vairuotojų valandas ir įrašus, susijusius su PSV (kelių transporto priemonių) veikla. Mišriems parkams rizika yra ta, kad viena sistema tinka vienai verslo daliai, bet palieka spragų kitoje. Būtent tai turėtų atskleisti auditas.

Operatoriaus licencijos sąlygomis svarbu ne tik tai, ar transporto priemonė buvo teisėta kelyje tam tikrą dieną. Svarbu, ar galime įrodyti, kad mūsų sistemos išlaikytų visą parką atitinkamą laiką. Transporto komisijos narys domisi valdymo kontrole, o ne tik izoliuotais sprendimais. Puikus patikrinimo lapas vienai transporto priemonei nekompensuoja dirbtuvės planuotojo, kuris praleido datas, arba defektų proceso, kuris remiasi atmintimi.

Tai yra svarbu ir mažesniems operatoriams. Savininkai-vairuotojai ir vienos transporto priemonės verslai dažnai mano, kad žino, kur kas yra. Tai gali būti tiesa, kol neįvyksta netikėtas DVSA vizitas, viešas tyrimas, priežiūros teikėjo pasikeitimas arba transporto priemonė, kuri yra išimta iš eismo ir pažymėta kaip VOR (neveikianti) be dokumentuoto remonto pėdsako. Transporto priemonių auditas paverčia numanomą kontrolę į įrodymus.

Kokius įrašus turėtų tikrinti transporto priemonių auditas?

Tinkamas auditas turėtų apimti įrašus, kurie rodo teisėtą naudojimą, suplanuotą priežiūrą, vairuotojų kompetenciją, tachografo kontrolę ir valdymo priežiūrą. Tiksli sąrašas priklausys nuo veiklos, tačiau pagrindiniai įrašai yra nuspėjami.

Transporto priemonėms ir priekaboms turėtume patikrinti:

• Transporto priemonių ir priekabų sąrašus pagal operatoriaus licenciją ir faktinius turtus, esančius eksploatacijoje
• Registracijos numerius, parko numerius ir VIN arba važiuoklės duomenis
• MOT ir metinių patikrinimų datas, užsakymo įrašus ir sėkmingus arba nesėkmingus rezultatus
• Saugos patikrinimų tvarkaraščius ir užpildytus patikrinimo lapus
• Prevencinės priežiūros patikrinimų arba PMI (prevencinės priežiūros inspekcijos) įrašus
• Stabdžių testavimo įrodymus, kur to reikalauja jūsų priežiūros režimas
• Remonto įrašus, darbo korteles, sąskaitas ir patvirtinimus
• Tachografų kalibravimo sertifikatus, kur tai taikoma
• Įsigijimo įrašus ir politikos datas, su kryžminiais patikrinimais, kai reikia, pagal askMID, kuris remiasi Motor Insurers' Bureau (MIB) duomenimis
• VOR įrašus, rodančius, kada transporto priemonė buvo išimta iš eismo, kodėl ir kada ji grįžo į eksploataciją

Vairuotojams auditas turėtų patikrinti:

• Vairuotojo licencijos patikrinimus su datomis ir rezultatais, paprastai pagal DVLA duomenis
• Driver CPC statusą, įskaitant galiojimo datas ir užbaigtos mokymo įrodymus
• DQC galiojimo datas ir kopijas, jei jos yra
• Vairuotojų įvedimo įrašus
• Prašymus pasirašytus kasdienius defektų ataskaitas, įskaitant nulinės defektų ataskaitas, jei tai yra jūsų procesas
• Tachografo pažeidimus, mokymo pastabas ir sekimo veiksmus
• Agentūros vairuotojų įrašus, kur naudojama agentūros darbo jėga

Tachografams ir vairuotojų valandoms auditas turėtų apimti:

• Transporto priemonių vienetų ir vairuotojų kortelių atsisiuntimo tvarkaraščius
• Įrodymus, kad atsisiuntimai buvo atlikti laiku
• Analizės ataskaitas
• Pažeidimų ataskaitas
• Tyrimo pastabas dėl pasikartojančių ar rimtų problemų
• Trūkstamą rida, neatskaičiuotus dienas ir rankinio įvedimo patikrinimus
• Darbo laiko direktyvos įrašus, kur jūsų veikla to reikalauja

Dėl atitikties kontrolės turėtume taip pat peržiūrėti:

• Priežiūros planuotoją ir ar datos buvo nustatytos teisingai
• Primintuvus apie artėjančius testus ir patikrinimus
• Procedūras, kaip užsakyti MOT arba metinių patikrinimų susitikimus
• Defektų pranešimo darbo srautus ir remonto autorizavimą
• Valdymo peržiūros pastabas, transporto susitikimus ar audito peržiūras
• Mokymo įrašus transporto biuro darbuotojams ir transporto vadybininkams
• Dokumentų saugojimo ir versijų kontrolę

Terminai yra svarbūs. Įrašas, kuris egzistuoja, bet buvo sukurtas vėlai, vis tiek gali rodyti sistemos gedimą. Jei saugos patikrinimas buvo numatytas kas šešias savaites, auditas turėtų patikrinti faktinį intervalą, o ne tik lapo buvimą. Jei vairuotojo licencijos patikrinimas buvo numatytas kas mėnesį didelės rizikos vairuotojui, kas ketvirtį kitam, arba pagal nustatytą vidaus politikos datą, auditas turėtų patikrinti tą taisyklę pagal įrodymus.

Kaip atlikti transporto priemonių auditą žingsnis po žingsnio?

Pradėkite nuo apibrėžimo. Nuspręskite, ar auditas apima visą operatoriaus licencijos sistemą, ar vieną sritį, pvz., priežiūrą, vairuotojus, tachografus ar priekabas. Apibrėžkite peržiūrimą laikotarpį, pavyzdžiui, paskutinius tris mėnesius, šešis mėnesius arba 12 mėnesių. Jei verslas turi kelis padalinius, nurodykite, kuris depas ar licencija yra apimtyje.

Toliau nustatykite pavyzdį. Mažam parkui pavyzdys gali būti kiekviena transporto priemonė ir kiekvienas vairuotojas. Didesniems parkams pasirinkite platinimą, kuris atspindi riziką. Įtraukite skirtingų tipų transporto priemones, bent vieną priekabų grupę, jei tai taikoma, naujesnius ir senesnius turtus, ir vairuotojus su skirtingais modeliais, tokiais kaip agentūros, visą darbo dieną, trampingas ar dalinis. Įtraukite bet kurį turtą ar vairuotoją, turintį ankstesnių problemų. Jei transporto priemonė neseniai buvo VOR, įtraukite ją.

Tada surinkite šaltinio dokumentus prieš pradėdami tikrinti. Ištraukite priežiūros planuotoją, PMI lapus, MOT arba metinių patikrinimų sertifikatus, defektų ataskaitas, remonto įrašus, licencijos patikrinimus, Driver CPC ir DQC įrašus, tachografo ataskaitas ir valdymo pastabas. Venkite audito tik iš santraukų. Valdymo skydeliai yra naudingi, tačiau įrodymai yra pagrindiniuose įrašuose.

Dabar patikrinkite kiekvieną elementą pagal kontrolinį sąrašą. Transporto priemonėms ir priekaboms klauskite:

• Ar kiekvienas patikrinimas buvo atliktas iki nustatyto termino?
• Ar intervalas buvo teisingas pagal nurodytą priežiūros tvarkaraštį?
• Ar patikrinimo lapas yra pilnas ir aiškus?
• Ar defektai aiškiai klasifikuoti?
• Ar yra įrodymų apie ištaisymą?
• Ar yra patvirtinimas, rodantis, kad transporto priemonė buvo tinkama grįžti į eksploataciją?
• Ar MOT arba metinių patikrinimų užsakymai buvo atlikti laiku?
• Jei buvo nesėkmė, ar yra pakartotinio testo ir remonto pėdsakas?

Vairuotojams klauskite:

• Ar licencijos patikrinimas buvo atliktas laiku?
• Ar patvirtinimai buvo peržiūrėti ir rizika įvertinta?
• Ar Driver CPC yra galiojantis?
• Ar DQC yra galiojantis?
• Ar defektų ataskaitos buvo tinkamai pateiktos ir pasirašytos?
• Ar tachografo pažeidimai buvo peržiūrėti ir sekami?

Tachografams patikrinkite tiek laiką, tiek atsaką. Atitinkanti ataskaita nėra pakankama, jei niekas jos neperžiūrėjo. Auditas turėtų rasti įrodymų, kad pažeidimai buvo matomi, paaiškinti, kur tai taikoma, ir ištaisyti per mokymą ar drausmines priemones, jei reikia.

Užfiksuokite rezultatus nuosekliu formatu. Kiekvienas rezultatas turėtų nurodyti turtą arba vairuotoją, patikrintą dokumentą, datą, problemą, riziką ir reikiamą veiksmą. Venkite neaiškaus žodyno, pvz., „priežiūra reikalauja dėmesio“. Rašykite faktinį gedimą, pavyzdžiui, „Transporto priemonė AB12 CDE turėjo PMI, numatytą 14 kovo, atliktą 20 kovo, be dokumentuoto pratęsimo priežasties“.

Įvertinkite rezultatus. Praleista metinio patikrinimo data arba neeksploatuojamas defektas be ištaisymo įrodymų yra kritinis. Trūkstamas parašas viename užpildytame įraše gali būti mažas, tačiau jei jis pasirodo visame depone, tai tampa kontrolės problema. Įvertinimas padeda nuspręsti, kas turi sustabdyti transporto priemonės išvykimą ir kas gali būti ištaisyta per procesų mokymą.

Priskirkite veiksmus pavadintiems žmonėms su terminų. Rezultatas be savininko yra tik pastaba. Transporto vadybininkas, dirbtuvės kontrolierius, parko administratorius arba išorinis priežiūros teikėjas turėtų žinoti, ką jie turi ištaisyti ir iki kada. Pakartotinai patikrinkite veiksmus po termino ir užfiksuokite uždarymą.

Galiausiai, laikykite audito paketą kartu. Jei DVSA apsilanko arba Transporto komisijos narys klausia, kaip mes stebime atitiktį, audito ataskaita, įrodymų pavyzdys, veiksmų žurnalas ir uždarymo pastabos turėtų būti prieinamos vienoje vietoje. Tai yra viena priežastis, kodėl daugelis operatorių pereina nuo atskirų skaičiuoklių ir aplankų prie kelių tinkamumo įrašų programinės įrangos, kuri atlaiko auditą.

Kur transporto priemonių auditai dažniausiai žlunga

Dauguma nesėkmingų auditų nesėkmingi ne todėl, kad niekam nerūpėjo. Jie žlunga, nes įrodymai yra išskirstyti po pašto dėžutes, dirbtuves, popierinius failus ir atmintį.

Dažniausia spraga yra neišsami PMI byla. Lapas gali būti, tačiau viena puslapis trūksta, technikas jo nepasirašė, ridos rodmuo trūksta, arba nėra remonto įrašo, susijusio su rastais defektais. Jei vėliau pasirodo draudimo problema, tas trūkstamas ryšys yra svarbus.

Praleisti MOT arba metinių patikrinimų datas yra dar viena dažna problema. Operatoriai dažnai turi sėkmingo sertifikato, bet ne užsakymo pėdsako, arba pasikliauja sieniniu kalendoriu, neturintis priminimo, jei kas nors yra atostogose. Augantiems parkams priminimai turi būti sistemingi. Mes tai aptariame vadove, kaip pasirinkti transporto priemonių priminimo sistemą, kuri laiko testus laiku.

Defektų pranešimas dažnai yra silpnesnis, nei vadovai mano. Vairuotojai gali pranešti apie problemas žodžiu, siųsti nuotraukas žinute arba vėluoti pateikti popierinius lapus. Remontas gali būti atliktas, tačiau grandinė yra nutrūkusi. Auditas turėtų sugebėti parodyti pranešimą, sprendimą dėl kelių tinkamumo, remontą ir grįžimo į eksploataciją patvirtinimą. Jei bet kuri dalis trūksta, įrodymai yra silpni.

Neparašyti įrodymai yra dar viena dažna nesėkmės vieta. Patikrinimo sąrašas be vairuotojo parašo, be techniko patvirtinimo arba be vadovo peržiūros datos gali būti ginčijamas. JK operatoriaus licencijos darbe dokumentas yra stipresnis, kai jis rodo, kas ką padarė, kada tai padarė ir kas tai patikrino.

Priekabų įrašai dažnai yra pamiršti, ypač mišriose operacijose, kur priekabos juda tarp depų ar subrangovų. Auditas turėtų patvirtinti patikrinimų intervalus, MOT statusą, kur taikoma, stabdžių testavimo įrašus ir defektų ištaisymą tokiu pačiu būdu, kaip ir varomoms transporto priemonėms.

Dar viena nesėkmė yra nepatikrinti išimčių. Jei transporto priemonė buvo VOR tris savaites, auditas turėtų klausti, kodėl, kokie darbai buvo atlikti, ar planuotojas buvo atnaujintas ir ar bet kuris užsakytas patikrinimas turėjo būti perplanuotas. Spragos dažnai slepiasi išimtyse, o ne įprastose situacijose.

Tachografo kontrolės taip pat žlunga, kai yra analizė, bet nėra valdymo atsako. Failas, pilnas pažeidimų ataskaitų, nėra geras įrodymas, jei tas pats vairuotojas kartoja tą pačią problemą mėnesiais be mokymo pastabų, tyrimo ir eskalacijos.

Kiek dažnai turėtų būti atliekamas transporto priemonių auditas?

Nėra vieno teisėto intervalo, kuris tiktų kiekvienam operatoriui, tačiau turėtų būti apibrėžta audito dažnumo, remiantis rizika ir įsipareigojimais licencijoje. Kai kuriems operatoriams ketvirtinis intervalas yra tinkamas. Kitiems saugesnis modelis yra mėnesiniai patikrinimai dėl pagrindinių kontrolės priemonių, plius gilesnė ketvirčio arba šešių mėnesių peržiūra.

Mes nustatome dažnumą, atsižvelgdami į penkis dalykus.

Pirmiausia, parko dydis. Didesnis parkas sukuria daugiau terminų, daugiau vairuotojų ir daugiau gedimų taškų. Didesnis transporto priemonių skaičius paprastai reiškia trumpesnius peržiūros ciklus.

Antra, rizikos profilis. Keleivių parkai, didelio nuvažiuoto atstumo operacijos, naktinės pervežimo paslaugos, agentūros vairuotojų naudojimas ir priekabų gausos operacijos visi pateisina atidžiau tikrinimą. Tas pats taikoma, kai tachografo pažeidimai ar susidūrimai kelyje yra labiau tikėtini.

Trečia, pokyčiai. Naujas transporto vadybininkas, naujas priežiūros teikėjas, depų perkėlimas, dirbtuvių pertvarka arba naujos programinės įrangos diegimas turėtų sukelti ankstesnį auditą. Pokyčiai yra ten, kur kontrolės gali nukrypti.

Ketvirta, ankstesni rezultatai. Jei paskutinis auditas rado praleistus patikrinimus, silpną defektų pranešimą arba prastą remonto uždarymą, kitas auditas turėtų būti greitesnis ir siauresnis, kad patvirtintų, jog sprendimas veikia.

Penkta, licencijos ekspozicija. Jei turime įsipareigojimų pranešti apie pokyčius, specifinius priežiūros susitarimus arba istoriją, kuri gali pritraukti Transporto komisijos dėmesį, audito tvarkaraštis turėtų tai atspindėti.

Labai mažiems operatoriams visiškas peržiūra kas ketvirtį gali būti pakankamas, jei savaitiniai kontrolės patikrinimai yra disciplinuoti. Didesniems ar sudėtingesniems verslams mėnesiniai atitikties peržiūros su formaliu transporto priemonių auditu kas ketvirtį dažnai yra realistiškesni. Svarbu, kad intervalas būtų dokumentuotas, laikomasi ir pritaikomas, kai rizika keičiasi.

Jei jūsų sistemos vis dar yra sukurtos aplink atskirus kalendorius ir popierinius failus, net ir mažas verslas gali pastebėti, kad peržiūros vėluoja. Tokiu atveju naudinga naudoti priminimo programas, kurios išlaiko mažą transporto priemonių auditą pasiruošusį.

Kokie yra geri audito įrodymų požymiai

Geri audito įrodymai yra konkretūs, datuoti, pilni ir lengvai sekami. Jie turėtų leisti išoriniam skaitytojui suprasti, kas įvyko, nesikreipiant į asmenį, kuris juos sukūrė, kad paaiškintų.

Dokumento lygiu geri įrodymai turi:

• Tinkamą transporto priemonę, priekabą arba vairuotoją
• Datą, kada patikrinimas ar įvykis įvyko
• Numatytą datą, kur laikas yra svarbus
• Asmens, kuris tai atliko, vardą arba parašą
• Asmens, kuris peržiūrėjo, vardą arba parašą, kur peržiūra yra reikalaujama
• Aiškias defektų aprašymus, o ne neaiškų žodyną
• Susijusį remonto arba sekimo įrašą
• Uždarymo pastabą, rodantį, kad veiksmas buvo atliktas

Failo lygiu geri įrodymai rodo kontrolę. Jei patikrinimo intervalas yra šešios savaitės, planuotojas, užpildyta PMI, visi remontai ir kitas užsakymas turėtų būti suderinti. Jei vairuotojas turi pažeidimą, analizės ataskaita, diskusijų pastaba ir bet koks perkvalifikavimas turėtų būti viskas sekoje.

Dokumentų kontrolė yra svarbesnė, nei daugelis operatorių tikisi. Mes turėtume sugebėti pasakyti, kuri versija politikos buvo galiojančia tuo metu, ar kontrolinis sąrašas buvo aktualus, ir ar įrašas buvo pridėtas vėliau. Tai lengviau, kai sistema žymi veiksmus ir saugo pasirašytus įrodymus centriniu būdu.

Patikimi audito įrodymai taip pat rodo valdymo peržiūrą. Transporto vadybininko pastaba, kuri sako „peržiūrėjau savaitinius defektus ir praleistus elementus ISO savaitę 32, pasivijau dirbtuves dėl priekabos T18 stabdžių problemos, patvirtinau, kad transporto priemonė XY23 ABC lieka VOR laukdama dalių“, yra daug stipresnė nei bendras teiginys, kad „priežiūra stebima“.

Verslams, integruojantiems atitikties duomenis į platesnes sistemas, taikomas tas pats standartas. Jei įrašai juda per REST API arba webhooks į vidinius ataskaitas, šaltinio įrašas vis tiek turi būti nepažeistas, priskirtas ir atsektinas. Integracija neturėtų silpninti įrodymų grandinės. Kur operatoriai to reikalauja, mes tai paaiškiname kaip webhooks tinka transporto priemonių atitikties jūsų sistemose.

Paskutinis punktas apie JK taisykles, palyginti su ES apskritai. Kai kurie operatoriai naudoja ES mastu šablonus arba programinės įrangos modelius. Tai gali būti naudinga, tačiau audito standartas vis tiek turi atitikti JK operatoriaus licencijos lūkesčius, DVSA praktiką ir tai, ką Transporto komisijos narys tikėtųsi pamatyti. Terminai, intervalai ir įrodymų reikalavimai turėtų atspindėti faktinį JK veiklos režimą, įskaitant MOT, metinius patikrinimus, DVLA patikrinimus ir įrašus, kuriuos mes sukurtume per VOL arba vizito vietoje metu.

Operator Compliance, sukurtas Fleeta Limited, formuojame savo įrašus pagal šiuos praktinius JK reikalavimus. Nesvarbu, ar jūs valdote sunkvežimius, furgonus, autobusus, mikroautobusus ar mišrius turtus, transporto priemonių audito tikslas yra paprastas. Turėtume sugebėti įrodyti, kad mūsų atitikties sistema veikia, laiku, raštu, su įrodymais, kurie atlaiko testus.