Pasirinkite programinę įrangą, kuri paruošia jūsų O-licencijos failą

Jei renkatės programinę įrangą, kad paruoštumėte savo O-licencijos failą, pradėkite nuo vieno klausimo. Ar ji padės mums parengti įrašus, kurių tikisi DVSA inspektorius arba Transporto komisaras, be skubėjimo per el. paštą, skaičiuokles ir popierinius aplankus? Jei atsakymas neaiškus, sistema neatlieka pagrindinio darbo.

JK operatoriams gera programinė įranga nėra tik priminimų dienoraštis. Ji turėtų saugoti darbo įrodymus, susijusius su mūsų operatoriaus licencijos įsipareigojimais, parodyti, kas, kada ir ką padarė, ir palengvinti transporto vadybininkui įrodyti kontrolę. Tai svarbu, kai transporto priemonė sustabdyta, kai pradedama techninės priežiūros tyrimas arba kai reikia parodyti nuolatinį ir veiksmingą flotilės valdymą.

Ką JK operatoriai turėtų palyginti pirmiausia

Kai operatoriai palygina operatorių licencijų atitikties programinę įrangą JK, pirmieji patikrinimai turėtų būti apie atitikties aprėptį, įrodymų kokybę ir kasdienį naudojimą.

Pradėkite nuo teisinių ir operacinių pagrindų. Programinė įranga turėtų palaikyti įrašus, kuriuos privalome saugoti dėl keliamų reikalavimų, vairuotojų valdymo ir licencijų kontrolės. Praktikoje tai reiškia, kad ji turėtų apimti:

• transporto priemonių duomenis ir flotilės sąrašus
• priekabų įrašus
• MOT ir metinių testų datas
• planuojamas techninės priežiūros apžiūras
• defektų pranešimus ir patvirtinimus
• vairuotojų licencijų patikrinimus
• Driver CPC ir DQC datas
• tachografų analizę ir pažeidimų sekimą
• draudimo ir politikos įrašus
• dokumentų galiojimo priminimus
• aiškius ataskaitų teikimus auditams ir tyrimams

Transporto vadybininkui nereikia tik priminimų. Mums reikia įrodymų, kad patikrinimai buvo atlikti, defektai buvo pranešti, techninė priežiūra buvo suplanuota, o sekimas vyko, kai kas nors buvo praleista. Jei programinė įranga tik siunčia pranešimus, bet nesaugo pagrindinio įrašo, vis tiek turėsime palaikyti antrą sistemą.

Kitas pirkimo kriterijus yra tai, ar programinė įranga tinkamai atspindi JK operatorių licencijų darbą. Tai svarbu, nes bendras flotilės įrankis dažnai tvarko techninės priežiūros grafikus ar turto sąrašus, bet ne įrašus, kurių tikimasi pagal O-licenciją. JK operatoriams reikia sistemos, sukurtos pagal DVSA praktiką, Kelių tinkamumo išlaikymo gaires ir dokumentus, kuriuos galime turėti pateikti pagal prašymą. Jei tiekėjas negali paaiškinti, kaip jo sistema palaiko tą failą, verta tai laikyti įspėjimo ženklu.

Taip pat svarbu patikrinti, ar programinė įranga tinka mūsų veiklos modeliui. Krovinių vežėjas su vilkikais ir priekabomis turi skirtingus kontrolės reikalavimus nei kurjerių flotilė, dirbanti furgonais. Autobusų ir mikroautobusų operatorius gali reikėti stipresnio vairuotojų dokumentų valdymo ir aiškesnio kasdienio flotilės statuso. Savininkai-vairuotojai dažnai reikia paprastos kontrolės, neprarandant audito pėdsako. Įdarbinimo ir vairuotojų agentūros gali labiau koncentruotis į licencijų, CPC ir teisės dirbti susijusius įrašus. Viena sistema gali tarnauti visiems, bet tik jei struktūra yra teisinga.

Galiausiai, palyginkite, kaip greitai transporto vadybininkas gali atsakyti į praktinius klausimus sistemoje:

• Kurie PMI šį mėnesį yra numatyti?
• Kurios transporto priemonės yra VOR?
• Kurie vairuotojai turi pasenusius licencijų patikrinimus?
• Kurios DQC kortelės pasibaigia pirmos?
• Kurie defektai vis dar atviri?
• Kurie tachografų pažeidimai yra neišspręsti?
• Ar galime šiandien paruošti švarų failą DVSA vizitui?

Jei šie atsakymai reikalauja per daug paspaudimų, per daug eksportų arba per daug rankinio tvarkymo, programinė įranga nebus tinkama gyvai operacijai. Kai kuriuos iš šių patikrinimų išsamiau aptariame mūsų gide apie kaip pasirinkti terminų programinę įrangą, kuri atitinka DVSA.

Ar ji gali laikyti visą atitikties įrašą vienoje sistemoje

Vienas didžiausių operatorių atitikties rizikų yra fragmentacija. Data gali būti Outlook'e, techninės priežiūros lapas dirbtuvėse, vairuotojo licencijos patikrinimas el. pašte, o tachografo sekimo pastaba skaičiuoklėje kažkieno darbalaukyje. Kiekvienas elementas egzistuoja, tačiau atitikties įrašas kaip visuma yra silpnas, nes jis išsklaidytas.

Geriau turėti vieną sistemą, kuri saugo visą įrašą apie transporto priemones, priekabas, vairuotojus ir terminus.

Transporto priemonėms sistema turėtų saugoti:

• registracijos numerį ir flotilės numerį
• markę, modelį ir transporto priemonės tipą
• MOT ir metinių testų numatomas datas
• mokesčių ir draudimo duomenis
• patikros intervalus
• techninės priežiūros ir aptarnavimo istoriją
• defektų ataskaitas ir jų šalinimo įrašus
• nuomos ar nuosavybės dokumentus
• off-road ir VOR statusą

Priekaboms turėtume tikėtis panašios kontrolės. Priekabų įrašai dažnai yra vieta, kur operatoriai tampa pažeidžiami, nes priekabų flotilė valdomas mažiau griežtai nei varomosios vienetai. Programinė įranga turėtų sekti priekabų patikras, metinių testų datas, defektus, stabdžių testų įrašus, jei jie yra, ir bet kokius susijusius dokumentus.

Vairuotojams sistema turėtų saugoti:

• vairuotojo licencijos duomenis
• kategorijų ir teisių patikrinimus
• DVLA patikros datas ir rezultatus
• Driver CPC datas
• DQC galiojimo datas
• įvadinius ar vidinius mokymo įrašus
• agentūros ar subrangovų vairuotojų įrašus, jei naudojami
• pasirašytas politikos, deklaracijas ar sekimo pastabas

Terminai turėtų būti susiję su visais šiais duomenimis, o ne atskirame priminimų programėlėje. Jei transporto priemonės patikros intervalas pasikeičia, numatomas grafikas turėtų atnaujinti iš paties įrašo. Jei vairuotojo DQC atnaujinamas, galiojimo priminimas turėtų automatiškai pasikeisti. Jei vienetas parduodamas arba vairuotojas palieka, įrašas turėtų būti tinkamai archyvuotas, o ne tiesiog dingti.

Tai svarbu, nes transporto vadybininko failas nėra tik datų sąrašas. Tai sujungtas įrašų rinkinys, rodantis kontrolę per flotilę. Kai įrodymai yra vienoje sistemoje, galime pereiti nuo numatytos datos prie pagrindinio dokumento, pasirašyto veiksmo ir istorijos už jo.

Išsklaidyti skaičiuoklės ir aplankai sukuria keletą specifinių rizikų:

• duomenų dubliavimas, kuris išsikraipo
• praleisti terminai, nes vienas sąrašas nebuvo atnaujintas
• nėra vienos tiesos versijos
• silpnas perdavimas, kai keičiasi darbuotojai
• prasta matomumas direktoriams ir transporto vadybininkams
• laiko praradimas ruošiantis auditams
• sunkumai įrodant, kas buvo žinoma tam tikru laikotarpiu

Paskutinis punktas yra svarbesnis, nei daugelis operatorių tikisi. Tyrimo metu nepakanka pasakyti, kad procesas egzistuoja. Galime tekti parodyti, ką sistema rodė tuo metu, kas buvo informuotas ir ar veiksmas buvo atliktas. Skaičiuoklė retai suteikia mums tai.

Štai kodėl mes sukūrėme Operator Compliance, kad išlaikytume operatorių licencijos įrašą kartu, o ne priverstume operatorius naudoti atskiras priemones terminams, dokumentams, defektams ir tachografų įrodymams. Fleeta Limited sukūrė platformą iš verslo, kuris veikia pagal O-licenciją, perspektyvos, todėl dizainas prasideda nuo failo, kurį transporto vadybininkas iš tikrųjų turi išlaikyti.

Jei peržiūrite savo dabartinį įrašų tvarkymą, mūsų gidas apie operatorių licencijų priežiūros įrašus yra naudingas kontrolinis sąrašas, kas turėtų būti.

Kiek stiprus yra įrodymų pėdsakas, kai DVSA prašo

Kai DVSA prašo įrašų, įrodymų pėdsako kokybė yra tokia pat svarbi kaip ir faktas, kad užduotis tariamai buvo atlikta. Čia programinė įranga labai skiriasi.

Pirmas dalykas, kurį reikia palyginti, yra audito pėdsakas. Tinkama atitikties sistema turėtų užfiksuoti:

• kada įrašas buvo sukurtas
• kas jį pridėjo
• kada jis buvo pakeistas
• kas buvo pakeista
• kada užduotis buvo atlikta
• kas ją patvirtino
• ar buvo pridėti palaikantys dokumentai

Be tos istorijos galime likti su dokumentu, bet be patikimo kontrolės įrodymo aplink jį.

Pasirašyti įrašai yra kitas punktas. Dėl defektų, patikrinimų, vairuotojų deklaracijų ir sekimo veiksmų, klauskite, ar sistema gali užfiksuoti aiškų patvirtinimą ir išsaugoti jį prieš vėlesnį ginčą. Jei vairuotojas praneša apie defektą, o vadybininkas jį uždaro, įrašas turėtų parodyti abu etapus. Jei licencijos patikrinimo rezultatas yra peržiūrimas, ta peržiūra turėtų būti matoma. Jei vyksta tachografo pažeidimų susitikimas, pasirašyta pastaba turėtų būti su pažeidimų įrašu.

Dokumentų saugojimas taip pat reikalauja didelio dėmesio. Programinė įranga turėtų leisti mums pridėti ir atgauti įrašus, kurių greičiausiai prireiks auditų ar viešųjų tyrimų metu, įskaitant:

• patikros lapus
• PMI įrašus
• MOT ir metinių testų sertifikatus
• defektų ataskaitas
• remonto sąskaitas ir dirbtuvės pastabas
• draudimo sertifikatus
• OCRS susijusias vidaus peržiūras, jei yra
• vairuotojų licencijų patikrinimo įrodymus
• Driver CPC ir DQC kopijas
• mokymo įrašus
• politikos pripažinimus

Praktinis testas yra paprastas. Ar galėtume per kelias minutes surinkti prašomą failą vienai transporto priemonei ar vienam vairuotojui, o ne valandoms?

Ataskaitų teikimas yra dar viena sritis, kur silpnos sistemos atsiskleidžia. Turėtume galėti filtruoti pagal transporto priemonę, priekabą, vairuotoją, depą, datų intervalą ir statusą, tada eksportuoti ataskaitą, kuri būtų prasminga išoriniam inspektoriui. Transporto vadybininkas neturėtų kiekvieną kartą kurti rankinės ataskaitos. Gera ataskaitų teikimas sumažina praleidimų ir nekonsekventinio pateikimo riziką.

Dėl patikrinimų ir defektų palyginkite, ar sistema skiria atvirus, ištaisytus ir atidėtus elementus, ir ar ji fiksuoja bet kokio delsimo priežastį. Dėl licencijų patikrinimų ieškokite patikrinimų istorijos, rezultatų ir sekimo, o ne tik naujausio statuso. Jei jums reikia atnaujinimo apie operatoriaus proceso pusę, peržiūrėkite mūsų gidą apie vairuotojų licencijų patikrinimus operatoriams.

Dėl Driver CPC įrodymų sistema neturėtų sustoti ties galiojimo data. Ji turėtų saugoti įrodymus, kad reikalavimas buvo įvykdytas, nesvarbu, ar tai DQC įrašas, įkelti sertifikato medžiaga, jei tai aktualu, ar vidiniai patvirtinimo pastabos. JK veikloje tas failas turi būti aiškus ir atgautinas. Tas pats taikoma agentūrų ir laikiniems vairuotojams, jei jie naudojami flotilėje.

Stipriausios sistemos padaro įrodymų pėdsaką kasdienio darbo dalimi, o ne atskiru archyvu. Jei programinė įranga tik saugo dokumentus po to, kai kas nors prisimena juos įkelti vėliau, atitikties įrašas visada bus silpnesnis nei atrodo.

Tachografų kontrolė ir kasdienis flotilės naudojimas

Tachografų kontrolė dažnai laikoma atskira tema, tačiau realiame flotilės valdyme ji yra operatorių atitikties dalis. Jei negalime analizuoti duomenų, nustatyti pažeidimų ir fiksuoti sekimo, neturime visapusiško vairuotojų kontrolės vaizdo.

Palygindami sistemas, pradėkite nuo tachografų darbo proceso. Programinė įranga turėtų palaikyti:

• vairuotojų ir transporto priemonių tachografų duomenų valdymą
• vairuotojų valandų ir darbo laiko problemų analizę, jei taikoma
• pažeidimų nustatymą
• sekimo pastabas ir korekcinę veiklą
• tendencijų matomumą pagal vairuotoją ar depą
• įrodymų saugojimą, kad problemos buvo peržiūrėtos

Svarbus punktas yra ne tik tai, ar sistema gali nustatyti pažeidimą, bet ir kas vyksta toliau. Geras procesas rodo, kad problema buvo peržiūrėta, aptarta su vairuotoju, jei reikia, ir patvirtinta. Jei pasikartojantys pažeidimai pasirodo, sistema turėtų padaryti tą modelį matomą. Tai padeda transporto vadybininkams parodyti aktyvią kontrolę, o ne pasyvią ataskaitų gavimą.

Kasdienis naudojimas yra toks pat svarbus. Gyvoje operacijoje atitikties programinė įranga turi veikti žmonėms, kurie yra užimti. Jei defektų įvedimas yra nepatogus telefone, ataskaitos bus atidėtos. Jei transporto priemonės statusas sunkiai skaitomas, išsiuntimo sprendimai tampa rizikingesni. Jei tachografų sekimas užtrunka per ilgai, jis bus atidėtas iki savaitės pabaigos ir tada praleistas.

Krovinių vežėjams praktinės kontrolės dažnai apima priekabų statusą, patikros planavimą, VOR matomumą ir greitą prieigą prie techninės priežiūros istorijos prieš paskirstant vienetą. Furgonų flotilėms ir kurjerių operacijoms defektų pranešimo greitis ir paprastas vairuotojų dokumentų valdymas dažnai yra svarbesni nei sunki techninės priežiūros funkcionalumas. Autobusų ir mikroautobusų operatoriams vairuotojų prieinamumas, licencijų kategorijos ir reguliari dokumentų peržiūra gali būti ypač akcentuojama.

Taksistų ir privačių nuomos įmonių, taip pat įdarbinimo ar vairuotojų agentūrų veikla gali nesutapti su ta pačia operatorių licencijų sistema kaip prekių transporto priemonės ar PSV operacijos, todėl tikslūs teisės reikalavimai skiriasi pagal licencijos tipą ir veiklą. JK tai svarbu. Programinė įranga vis tiek turi išlaikyti stiprius vairuotojų ir transporto priemonių įrašus, tačiau pirkėjai turėtų patikrinti, ar darbo procesas atitinka režimą, pagal kurį jie iš tikrųjų veikia, o ne manyti, kad ES masto flotilės šablonas tiks. Kur JK taisyklės skiriasi nuo ES bendros praktikos, JK operatoriaus teisinė pareiga yra ta, kurią programinė įranga turi palaikyti.

Paskutinis tachografų punktas yra tai, ar atitikties sistema protingai veikia su specializuotomis analizės priemonėmis. Kai kurie operatoriai nori vienos platformos, kuri darytų viską. Kiti mieliau sujungia savo platesnį atitikties įrašą su įsitvirtinusia tachografų analize. Svarbu, kad įrodymai vėl netaptų fragmentuoti. Jei sekimo veiksmas dėl pažeidimų gyvena už pagrindinio atitikties failo, transporto vadybininkas vis tiek turi vėliau sujungti istoriją.

Integracija, nustatymas ir palaikymas JK operacijoje

Net ir stipri programinė įranga gali nepavykti, jei nustatymas yra prastas. Prieš pirkdami, patikrinkite, kaip veikia įvedimas praktikoje.

Tiekėjas turėtų sugebėti paaiškinti, kaip flotilės, priekabų ir vairuotojų duomenys bus importuojami, kaip istoriniai dokumentai gali būti migruojami ir kaip terminai bus patvirtinti prieš paleidimą. Jei pereiname nuo skaičiuoklių, migracija turi daryti daugiau nei tiesiog nukopijuoti datas. Ji turėtų išvalyti įrašą, nustatyti spragas ir nustatyti aiškią struktūrą būsimam naudojimui.

Klauskite, kas vyksta su istoriniais įrodymais. Ar seni patikros įrašai, MOT sertifikatai, metinių testų dokumentai, draudimo dokumentai ir licencijų patikrinimo failai gali būti importuojami pagal teisingą turtą ar vairuotoją? Jei ne, galime gauti naują sistemą būsimoms užduotims, bet seną archyvą praeityje, kas silpnina vienos sistemos tikslą.

Integracija yra kitas patikrinimas. Modernioje JK flotilėje atitikties programinė įranga dažnai turi būti sujungta su dirbtuvėmis, telematika, HR įrašais ar kitomis vidinėmis platformomis. Tinkama REST API čia yra svarbi, nes ji leidžia struktūrizuotą duomenų mainus, o ne rankinį perrašymą. Webhook'ai taip pat svarbūs, nes jie leidžia kitoms sistemoms reaguoti, kai kas nors pasikeičia, pavyzdžiui, naujas defektas, terminų atnaujinimas ar statuso pasikeitimas į VOR.

Kai kalbate apie integracijas, užduokite praktinius klausimus:

• Ar yra dokumentuota REST API?
• Kurie įrašai gali būti kuriami, atnaujinami ir skaitomi per ją?
• Ar yra webhook'ai svarbiems įvykiams?
• Kaip tvarkomi autentifikacija ir leidimai?
• Ar galime atskirti prieigą pagal depą, vaidmenį ar klientą?
• Kaip duomenys yra žemėlapiai migracijos metu?
• Koks palaikymas teikiamas įgyvendinimo metu?

Kai kuriems operatoriams išoriniai duomenų šaltiniai taip pat yra svarbūs. Draudimo ir transporto priemonių statuso patikrinimai gali apimti paslaugas, tokias kaip askMID, kuri yra susijusi su Motor Insurers' Bureau, dar vadinamu MIB. Jei tiekėjas mini šiuos įrankius, klauskite, kas tiksliai yra integruota, kas lieka rankiniu būdu, ir kaip bet kokie įrodymai yra saugomi atitikties įraše.

Taip pat verta patikrinti, ar tiekėjas supranta gretimas sistemas rinkoje. Operatoriai gali jau naudoti tokius įrankius kaip Fleetalyse arba Logivo.AI kitoms operacijų dalims. Integracija ne visada reiškia tiesioginį jungtį pirmą dieną, tačiau tiekėjas turėtų suprasti, kaip veikia JK flotilės ir kokie duomenys turi judėti tarp sistemų.

Palaikymas turėtų būti vertinamas tokiu pačiu operaciniu būdu. Kai mums reikia pagalbos, ar kalbame su žmonėmis, kurie supranta O-licencijos įsipareigojimus, VOL procesus, techninės priežiūros planavimą ir transporto vadybininko įrodymų failus, ar aiškiname JK atitikties pagrindus nuo nulio? Tas skirtumas greitai pasireiškia per įvedimą ir dar greičiau, kai kyla skubi problema.

Operator Compliance palaikymas formuojamas atsižvelgiant į tai, kad Fleeta Limited sukūrė sistemą aplink JK operatorių licencijų darbą ir DVSA Kelių tinkamumo išlaikymo gaires. Tai veikia produkto, bet taip pat veikia įgyvendinimą. Žinome, kad programinė įranga turi atspindėti failą, kurį transporto vadybininkas gali tekti paruošti, o ne tik bendrą flotilės informacijos suvestinę.

Jei lyginate sistemas, teisingas pasirinkimas paprastai yra tas, kuris suteikia mums visą įrašą, aiškų audito pėdsaką, stiprų tachografų sekimą ir palaikymą iš žmonių, kurie praktiškai supranta JK režimą. Tai, kas išlaiko O-licencijos failą paruoštą, o ne tik spalvotai koduotus priminimus ekrane.

Kokiam tikslui naudojama operatorių licencijų atitikties programinė įranga?

Ji padeda operatoriams išlaikyti transporto priemonių, priekabų ir vairuotojų įrašus, patikros grafikus, MOT ar metinių testų datas, tachografų įrodymus ir dokumentų pėdsakus vienoje vietoje.

Kas paprastai reikia tokios sistemos?

Ja dažnai naudojasi transporto vadybininkai, krovinių vežėjai, furgonų flotilės, autobusų ir mikroautobusų operatoriai, savininkai-vairuotojai, kurjerių flotilės ir kiti operatoriai, dirbantys pagal JK atitikties pareigas.

Ar tachografų analizė yra pakankama pati savaime?

Paprastai ne. Tachografų analizė apima tik dalį darbo. Dauguma operatorių taip pat reikia techninės prie