Įmonės kortelės tachografas: praktinis vadovas JK operatoriams

Pirmadienio rytas transporto biure retai prasideda tuščiu puslapiu. Transporto vadybininkas tikrina, kurių vairuotojų kortelės turi būti atsisiųstos, kurių transporto priemonių vienetai artėja prie atsisiuntimo datos, ar transporto priemonė buvo perkelta tarp depų ir ar praėjusios savaitės pažeidimų ataskaitos buvo pasirašytos. Įmonės kortelės tachografas yra šios rutinos centre, tačiau pati kortelė nėra atitikties sistema. Tai operatoriaus prieigos raktas, o įrodymai tampa naudingi tik tada, kai kas nors juos atsisiunčia, analizuoja, peržiūri ir tinkamai saugo.

Prekių transporto priemonių ir PSV operatoriams šis procesas tiesiogiai susijęs su operatoriaus licencija. Tachografų failai yra šalia saugos patikrinimų, defektų ataskaitų, vairuotojų licencijų ir CPC patikrinimų, priežiūros datų ir mėnesinio atitikties paketo. Kortelė stalčiuje, nepažymėtas failas USB atmintinėje ar nepasirašyta ataskaita nesuteikia transporto vadybininkui gynybinio įrašo, kai DVSA klausia, kaip verslas kontroliuoja savo parką.

Turinys

• Ką daro įmonės kortelės tachografas jūsų parke
  • Praktinė kortelės funkcija
• Kam reikia įmonės kortelės ir kaip ją gauti
  • Prašymas, kontrolė ir atnaujinimas
• Atsisiuntimo taisyklės, užrakinimas ir 12 mėnesių saugojimas
  • Užrakinimo etapas
• Nuo atsisiuntimo iki pasirašytos pažeidimų ataskaitos
  • Sukurti įrodymų seką
• Įmonės kortelės sujungimas su platesne operatoriaus atitiktimi
  • Mėnesinis paketas
• Bendros klaidos, kurios gali užklupti operatorius
  • Penki silpni taškai ir kontrolė, kuri sprendžia kiekvieną
• Proceso valdymas rankiniu būdu arba su platforma
  • Praktinis palyginimas
• Įmonės kortelės darbo srauto nustatymas į rutiną
  • Padaryti įrodymus lengvai randamus

Ką daro įmonės kortelės tachografas jūsų parke

Pirmas klausimas paprastas: ką kontroliuoja įmonės kortelės tachografas? Jis suteikia operatoriui prieigą prie transporto priemonių duomenų, identifikuoja verslą, naudojantį tą prieigą, ir leidžia taikyti įmonės užraktą. Atitikties vertė kyla iš viso darbo proceso, nuo kortelės įdėjimo ir failų atsisiuntimo iki įrašų derinimo, veiklos analizavimo ir įrodymų saugojimo.

Kortelė taip pat vadinama įmonės, arba kontrolės, tachografo kortele. Ji skiriasi nuo vairuotojo kortelės, kuri registruoja individualaus vairuotojo veiklą, ir nuo dirbtuvių ar vykdymo kortelių, kurios turi atskiras funkcijas. Išduodama įmonės vardu, ji veikia kaip elektroninis raktas operatoriaus tachografo duomenims. Pagal JK teisinį pagrindą, nustatytą Keleivinių ir prekių transporto tachografo kortelių mokesčių reglamentus, ji identifikuoja verslą ir kontroliuoja prieigą prie transporto priemonių duomenų. Tai nėra bendroji duomenų saugojimo kortelė.

Praktinė kortelės funkcija

Įdėkite įmonės kortelę į bet kurį kortelės lizdą, ir operatorius gali atsisiųsti duomenis iš transporto priemonės vieneto. Kortelė taip pat leidžia operatoriui taikyti transporto priemonės vieneto įmonės užraktą, apsaugodama operatoriaus duomenis nuo neautorizuotos prieigos. GOV.UK transporto operatorių gairės patvirtina, kad įmonės kortelės naudojamos atsisiųsti transporto priemonių duomenis ir užrakinti vairuotojų duomenis.

Kortelė gali:

• Gauti duomenis: Atsisiųsti transporto priemonės vieneto failus ir palaikyti vairuotojo kortelių failų rinkimą per tinkamą atsisiuntimo procesą.
• Identifikuoti operatorių: Susieti atsisiuntimą ir užrakto funkciją su kortelėje nurodyta įmone.
• Apsaugoti prieigą: Užrakinti įmonės duomenis transporto priemonės vienete, kad vėliau būtų reikalinga ta pati įmonės kortelės prieiga.
• Palaikyti kalendorių: Suteikti atitikties komandai aiškų elementą stebėti kartu su transporto priemonėmis, vairuotojais ir terminų datomis.

Kortelė įrodo prieigą ir kontrolę. Ji neįrodo, kad operatorius analizavo duomenis ar sprendė dėl pažeidimo.

Nuotoliniai atsisiuntimai ir kortelių skaitytuvai laikosi to paties principo. Įranga ir tachografo kortelių skaitymo procesas suteikia surinkimo tašką. Kažkas vis tiek turi suderinti kiekvieną failą su teisinga transporto priemone ar vairuotoju, patvirtinti, kad įmonės užraktas yra, analizuoti veiklą ir išlaikyti auditą. Šis įrašas palaiko mėnesinį atitikties paketą ir suteikia operatoriui kontrolės įrodymą.

Praktinė taisyklė: Traktokite įmonės kortelę kaip kontroliuojamą prieigos akreditaciją, o ne kaip įrodymą, kad atitikties užduotis baigta.

Kam reikia įmonės kortelės ir kaip ją gauti

Jei transporto priemonių operatorius turi atsisiųsti savo tachografo duomenis, verslui reikia įmonės kortelės. Tai apima kvalifikuotus prekių transporto priemonių ir keleivinių transporto priemonių operatorius, turinčius JK verslo buvimą. Įstatymas, nustatantis įmonės kortelės sistemą, reikalauja, kad pareiškėjas turėtų reikiamą JK verslo ryšį.

Prašymas pateikiamas per DVLA skaitmeninę tachografo paslaugą arba atitinkamą prašymo kelią. Turėkite operatoriaus licencijos informaciją, įmonės duomenis ir paskirto kortelės turėtojo informaciją paruoštą prieš pradedant. Kortelė išduodama įmonės vardu, todėl ji nepakeičia vairuotojo kortelės. Patikrinkite DVLA prašymo gaires dėl dabartinio proceso ir palaikymo reikalavimų. Dėl išsamesnio skirtingų kortelių tipų apžvalgos, žr. šį vadovą apie skaitmenines tachografo korteles.

Prašymas, kontrolė ir atnaujinimas

Įmonės kortelė galioja penkerius metus. Atnaujinimą įrašykite į centrinį atitikties kalendorių gerokai prieš galiojimo pabaigą, ypač jei keli depai priklauso nuo atskirų kortelių. Paskirtas kortelės turėtojas gali valdyti individualią kortelę, o operatorius lieka atsakingas už tai, kaip visos įmonės kortelės yra saugomos, išduodamos ir naudojamos.

Vienas įmonė gali prašyti iki 2,232 kortelių viename prašyme. Kortelės dalijasi ta pačia kortelės numeriu, o skirtingi išdavimo numeriai identifikuoja kiekvieną kortelę. Toks išdėstymas gali tikti dideliam parkui ar kelioms veiklos vietoms, tačiau jam reikia aiškaus registro. Įrašykite kortelės turėtoją, saugojimo vietą, galiojimo datą ir atsisiuntimus, atliktus su kiekviena kortele. Tai suteikia tiesioginę kontrolės patikrą pirmadienio atsisiuntimo peržiūrai, o ne paliekant kortelės nuosavybę atminčiai.

Prarasta ar pavogta kortelė turėtų būti laikoma kontrolės incidentu, kol nebus patikrinta pakeitimo prašymo ir paveikto atsisiuntimo aprėptis. DVLA informacija įmonių kortelių naudotojams patvirtina internetinį pakeitimo kelią ir reikalavimą grąžinti korteles, kai įmonė nutraukia prekybą. Pašalinkite pasibaigusias, sugadintas ar neapibrėžtas korteles iš apyvartos ir atnaujinkite registrą.

Atsisiuntimo taisyklės, užrakinimas ir 12 mėnesių saugojimas

Pirmadienio atsisiuntimo peržiūra turėtų prasidėti su dviem atskiromis laikrodžiais. Vairuotojo kortelė apima maždaug 28 dienų veiklą, o transporto priemonės vienetas turi būti atsisiųstas ne vėliau kaip kas 90 kalendorinių dienų, pagal tachografo atsisiuntimo gaires. Tai yra maksimalūs veikimo limitai, o ne tikslai, kuriuos reikia naudoti kiekvienoje situacijoje. Vairuotojui palikus verslą, sugadintai kortelei, transporto priemonės pardavimui ar perkelti tarp susijusių operatorių turėtų paskatinti ankstesnį atsisiuntimą.

Rizika yra prarasti prieigą prie veiklos, kol ji nėra užfiksuota. Praleistas vairuotojo kortelės langas gali perrašyti senesnius įvykius prieš analizę. Atidėtas transporto priemonės vieneto surinkimas gali palikti spragą įrašų, kurie gali būti tikrinami. Nustatykite kalendorių aplink teisės aktų ribą, tada atneškite atsisiuntimus į priekį, kur pokyčiai žmonėse, transporto priemonėse ar operatoriuose gali sutrikdyti aprėptį.

Užrakinimo etapas

Įmonės užraktas susieja transporto priemonės duomenis su operatoriumi. Įdėkite įmonės kortelę, pasirinkite atitinkamą įmonės užrakto funkciją atsisiuntimo įrangoje ir patikrinkite, ar įrankis fiksuoja užrakto būseną. Įrangos ekranai skiriasi, todėl transporto vadybininkas turi žinoti, kaip atrodo sėkmingas užraktas naudojamoje sistemoje.

Transporto priemonė, judanti tarp verslų, reikalauja specifinio perdavimo patikrinimo. Patvirtinkite užrakto būseną, nuosavybės ar nuomos datas, operatoriaus įrašą ir jau saugomus failus. Įmonės kortelė automatiškai neišsprendžia istorinių duomenų po pardavimo ar perdavimo. Įmonės kortelės atsisiuntimo ir užrakinimo gairės suteikia praktinę nuorodą planuojant atsisiuntimus ir tikrinant aprėptį.

Išsaugokite atsisiųstus tachografo įrašus mažiausiai 12 mėnesių. Laikykite žalius failus su įrodymais, reikalingais paaiškinti, kas įvyko po analizės, įskaitant peržiūros pastabas ir bet kokią reakciją į nustatytas problemas. Atsisiuntimo procesas palieka operatorių negalintį parodyti, kaip buvo tvarkomi įrašai.

Mėnesinis atitikties paketas turėtų padaryti grandinę lengvai sekamą: originalus failas, atsisiuntimo data, analizės rezultatas, vairuotojo komunikacija ir korekcinė veikla. Asmuo, vėliau peržiūrintis failą, neturėtų reikėti originalaus atsisiuntėjo atminties, kad atkurti sprendimą.

Atitinkantis archyvas turėtų leisti kam nors kitam rasti originalų failą, analizę, vairuotojo diskusiją ir korekcinę veiklą, nesiremiant vieno asmens atmintimi.

Nuo atsisiuntimo iki pasirašytos pažeidimų ataskaitos

Žalias .ddd failas rodo užfiksuotą veiklą. Jis nerodo, kad operatorius peržiūrėjo įrašą, paprašė vairuotojo paaiškinimo ar reagavo į problemą. Todėl gynybinis procesas susieja šaltinio duomenis su analize, vairuotojo atsaku ir sekimo sprendimu. Ši grandinė yra svarbi per DVSA vizitą ar Transporto komisaro patikrinimą, kur atsisiuntimų aplankas vienas gali nepaaiškinti, kaip operatorius tvarkė išvadas.

Sukurti įrodymų seką

Analizuokite šaltinio duomenis. Patikrinkite vairuotojo kortelių ir transporto priemonių įrašus pagal taikomas ES vairuotojų darbo valandas, AETR, GB vidaus ir Darbo laiko taisykles. Peržiūra gali identifikuoti poilsio ar vairavimo laiko problemas, greičio viršijimo įvykius, trūkstamus rankinius įrašus ir kortelės neįdėjimo veiklą. Įrašykite analizės datą, naudojamą taisyklių rinkinį ir bet kokius failo apribojimus.

Sukurkite pažeidimų ataskaitą. Kiekviena ataskaita turėtų nurodyti vairuotoją, identifikuoti atitinkamą datą ir taisyklę bei nurodyti laukiamą veiksmą. Bendras įspėjimas, išsiųstas visam depui, suteikia silpną įrodymą, nes jis nerodo, kad operatorius įvertino individualų įvykį.

Diskutuokite apie radinį su vairuotoju. Suteikite vairuotojui galimybę paaiškinti lengvinančias aplinkybes, ištaisyti akivaizdų nesusipratimą ir patvirtinti gavimą. Laikykite komunikaciją ir jos rezultatą su ataskaita. Originalus pažeidimų sąrašas nėra pakankamas, jei operatorius negali parodyti, kas buvo aptarta.

Pasirašykite ir archyvuokite įrašą. Elektroninė parašas fiksuoja ataskaitos pripažinimą ir bet kokį pateiktą paaiškinimą. Laikykite pasirašytą ataskaitą šalia šaltinių failų ir analizės žurnalo, išlaikydami visą įrašą mažiausiai 12 mėnesių, kaip reikalaujama anksčiau aprašytame atsisiuntimo ir saugojimo procese.

Praktinis failų indeksas turėtų greitai atsakyti į šiuos klausimus:

• Koks vairuotojas ar transporto priemonė dalyvauja?
• Kokį laikotarpį apima šaltinio failas?
• Kuri taisyklė sukėlė radinį?
• Kada vadybininkas tai peržiūrėjo?
• Kur yra pasirašytas atsakas ir sekimo įrodymai?

Peržiūros laikas veikia operatoriaus gebėjimą pastebėti pasikartojančią elgseną, trumpai informuoti vairuotoją ir išsaugoti atsakymą prieš kitą vidaus peržiūrą. Mėnesinis atitikties ritmas išlaiko žalius duomenis, sprendimus ir korekcijas kartu, o ne palieka failus nepaliestus iki audito.

Parašas palaiko įrodymų seką, tačiau jis nebaigia valdymo užduoties. Ataskaita turėtų parodyti dalyvaujantį asmenį, datą, radinį ir auditų istoriją. Operatorius vis tiek turi nuspręsti, ar tinkama yra perkvalifikacija, maršruto planavimas, valdymo veiksmas ar tolesnis tyrimas.

Įmonės kortelės sujungimas su platesne operatoriaus atitiktimi

Transporto priemonės vieneto atsisiuntimas gali būti laiku, tačiau platesnė atitikties sistema vis dar turi spragų. Jei transporto vadybininkas nemato transporto priemonės kitos saugos patikros, defektų istorijos ar priežiūros įrodymų, įmonės kortelės procesas rodo tik dalį rizikos.

Sukurkite centrą atitikties kalendorių aplink susietus įrašus:

• Saugos patikros: Planuojamos datos, atliktos patikros, defektai, taisymo detalės ir remonto informacija.
• Transporto priemonių ir priekabų priežiūra: Patikros intervalai, metinių testų datos, stabdžių testų įrodymai ir transporto priemonės, laikinai išimtos iš eismo.
• Vairuotojų akreditacijos: Licencijos teisės patikrinimai, vairuotojų CPC įrašai ir tachografo kortelių galiojimo datos.
• Tachografo kontrolė: Atsisiuntimo datos, analizės būklė, pažeidimų ataskaitos ir vairuotojų parašai.
• Veiklos įvykiai: Kelių uždraudimai, pasikartojančių defektų tendencijos ir veiksmai, priskirti konkretiems asmenims.

Kalbant apie saugos patikras, operatoriai turi išlaikyti įrašus mažiausiai 15 mėnesių kiekvienai transporto priemonei, įskaitant transporto priemones, pašalintas iš operatoriaus licencijos. Failas turėtų apimti defektų ataskaitas, taisymo detales ir remonto informaciją, kaip nustatyta