Digi Tacho kortelės: vadovas dėl JK taisyklių ir atitikties

Transporto vadybininkas gali padaryti viską teisingai, tačiau vis tiek gali būti patrauktas dėl trūkstamo tachografo įrašo. Skambina telefonas, atvyksta DVSA vizitas, arba Transporto komisaras (Traffic Commissioner) nori įrodymų, ir staiga klausimas nebe apie tai, ar parkas buvo užimtas, o ar digi tacho kortelių sistema gali tai įrodyti. Praktikoje tai reiškia, kad kortelė, atsisiuntimai, analizė ir patvirtinimo takas turi būti suderinti.

Ši įtampa yra priežastis, kodėl šios kortelės yra svarbesnės nei paprasta administracinė užduotis. Pagal JK sistemą, jos yra atitikties įrašų, prieigos kontrolės ir vykdymo įrodymų centre, o operatoriaus užduotis yra išlaikyti įrašus pilnus, aktualius ir tikrinamus. Jei sistema silpna, problema retai ilgai lieka paslėpta.

Turinys

• Įžanga: kodėl Digi Tacho kortelės svarbios labiau nei bet kada
• Skaitmeninio tachografo kortelių sistemos supratimas
  • Keturių kortelių tipai ir ką kiekviena iš jų daro
  • Kodėl teisinė struktūra yra svarbi praktikoje
• JK atsisiuntimo ir duomenų saugojimo taisyklės
  • Intervalai yra lubos, o ne tikslai
  • Ką duomenų saugojimo ciklas reiškia operatoriams
• Jūsų pareigos už atsisiuntimo mygtuko ribų
  • Analizė ir vairuotojų aptarimai yra įrodymų takto dalis
  • Kortelės galiojimo pabaiga, praradimas ir pakeitimas reikalauja gyvos proceso
• Dažnos tacho kortelių rizikos ir kaip jų išvengti
  • Klaidos, sukeliančios išvengiamas problemas
  • Prevencijos įpročiai, kurie iš tikrųjų veikia
• Patikimo tacho kortelių valdymo darbo proceso kūrimas
  • Rankinis valdymas prieš valdomą sistemą
  • Ką turėtų duoti geras darbo procesas
  • Kodėl smart 2 perėjimas kelia riziką
• Išvada: perimkite kontrolę savo tacho atitikties

Įžanga: kodėl Digi Tacho kortelės svarbios labiau nei bet kada

Patikrinimas pakeliui retai prasideda ilgomis diskusijomis. Pareigūnas prašo įrašų, vairuotojas perduoda, ką turi, ir greitai atsiranda spragų. Ši situacija kritiškai vertina parkus, kurie traktuoja tachografo korteles kaip įprastą administracinę užduotį, o ne kaip aktyvų atitikties kontrolės įrankį.

Kortelių sistema yra svarbi, nes ji sieja vairuotoją, transporto priemonę ir operatorių su darbo įrašu. JK reglamentai įvedė skaitmenines tachografo korteles per Keleivinių ir Krovinių Transporto Priemonių (Įrašymo Įranga) (Tachografo Kortelės) Taisykles 2005, o teisinė struktūra apima vairuotojo, įmonės, dirbtuvės ir kontrolės korteles. Perėjimas prie skaitmeninių tachografų naujoms atitinkamoms transporto priemonėms nuo 2006 m. gegužės 1 d. padarė kortelių pagrindu veikiančius įrašus standartiniais naujausiems transporto priemonėms Keleivinių ir Krovinių Transporto Priemonių (Įrašymo Įranga) (Tachografo Kortelės) Taisykles 2005.

Operatoriams kortelė yra įrodymų grandinėje. Jei atsisiuntimai vėluoja, kortelė pasibaigia arba analizė lieka nepasirašyta, verslas turi aiškinti spragas, o ne rodyti kontrolę. Stiprus parkas traktuoja kortelių valdymą kaip pakartotinį procesą su pavadinta atsakomybe, terminais ir aiškiu audito takeliu. Tai atlaiko DVSA patikrinimus.

Skaitmeninio tachografo kortelių sistemos supratimas

Vairuotojas paima neteisingą kortelę, dirbtuvės naudoja neteisingą prieigos lygį, arba niekas negali parodyti, kas tvarkė duomenis. Taip tachografo procesas tampa silpnas. Skaitmeninės tachografo kortelės veikia tinkamai tik tada, kai kiekviena kortelė yra priskirta, naudojama ir sekama pagal aiškią rolę.

Keturių kortelių tipai ir ką kiekviena iš jų daro

Vairuotojo kortelė yra ta, kurią parkai naudoja dažniausiai. Ji registruoja vairuotojo darbo informaciją, o oficialios JK gairės sako, kad ji galioja penkerius metus nuo išdavimo vairuotojo skaitmeninės tachografo kortelės gairės. Praktikoje tai reiškia, kad atnaujinimo kontrolė turi būti toje pačioje sistemoje kaip vairuotojų paskirstymas, o ne kažkieno atmintyje ar pašto dėžutėje.

Įmonės kortelė identifikuoja operatorių transporto priemonės įrangoje. Ji naudojama užrakinti ir atidaryti prieigą prie tachografo duomenų, kas yra svarbu, nes tai saugo verslo įrašus ir leidžia operatoriui atgauti savo informaciją.

Dirbtuvių kortelė skirta autorizuotam montavimo ir kalibravimo darbui. Kontrolės kortelė naudojama vykdymo institucijų patikrinimų metu, kad būtų galima patikrinti vairuotojo ir transporto priemonės duomenis.

Praktinė taisyklė: jei kortelė negali būti priskirta rolėms, ji negali būti priskirta atitikties procesui.

Kodėl teisinė struktūra yra svarbi praktikoje

JK sistema nustato šiuos keturis kortelių tipus ir reikalauja, kad vairuotojo kortelė būtų privaloma transporto priemonėms, kurioms reikia skaitmeninių tachografų Keleivinių ir Krovinių Transporto Priemonių (Įrašymo Įranga) (Tachografo Kortelės) Taisykles 2005. Tai svarbu, nes kortelių sistema yra kontrolės sluoksnis tiksliam įrašymui. Jei naudojama neteisinga kortelė, įrašas gali atrodyti pilnas, nors prieigos takas yra neteisingas.

Operatoriams problema yra operatyvinė. Darbuotojai turi žinoti, kuri kortelė naudojama kuriam užduočiai, o verslas turi turėti įrodymų, kad tinkamas asmuo naudojo tinkamą kortelę tinkamu laiku. Jei šių įrodymų trūksta, DVSA patikrinimas tampa sunkiau atsakomas.

Praktinis darbo procesas prasideda nuo rašytinių instrukcijų vairuotojams ir administratoriams, tada prideda patikrinimus dėl išdavimo, naudojimo, grąžinimo ir atnaujinimo. Naudingas orientyras yra kaip valdyti skaitmeninį tachografą. Naudokite tai kaip proceso dalį, o ne kaip proceso pakaitalą.

JK atsisiuntimo ir duomenų saugojimo taisyklės

Tachografo sistema veikia tik tuo atveju, jei verslas traktuoja atsisiuntimus kaip kontrolę, o ne kaip naštą. Vairuotojo kortelės duomenys nebus prieinami amžinai, todėl operatorius turi juos atsisiųsti prieš tai, kai kortelė perrašys senesnę veiklą. Teisinis lūkestis yra atsisiųsti vairuotojo kortelės duomenis bent kas 28 kalendorines dienas, o praktinė rizika yra paprasta: kai seniausi įrašai dingsta, jų atkurti nebegalima DVSA operatorių atsakomybės.

Užimtos operacijos padaro šią riziką aštresnę. DVSA pažymi, kad vidutinė diena turi 93 veiklos pokyčius, todėl intensyvus darbas gali dar labiau sutrumpinti naudojamą laikotarpį. Jei atsisiuntimai vėluoja, verslas gali prarasti būtent tuos įrodymus, kurių reikia paaiškinti valandas, pertraukas, poilsį ir išimtis.

Intervalai yra lubos, o ne tikslai

JK tachografo įstatymas nustato maksimalų 90 dienų intervalą transporto priemonės įrenginio duomenims ir 28 dienų intervalą vairuotojo kortelės duomenims tachografo atsisiuntimo intervalo teisės aktai. Tai yra teisiniai limitai, o ne planavimo taškai. Parkas, kuris laukia iki termino, vykdo silpną kontrolę, nes bet koks vėlavimas, darbuotojo nebuvimas ar transporto priemonės išvykimas gali stumti verslą į nesilaikymą.

Įrašas taip pat turi būti saugomas saugiai ir prieinamas patikrinimui. Praktikoje tai reiškia sistemą, kuri vis dar veikia, kai transporto vadybininkas yra išvykęs, biuras užimtas, arba DVSA pareigūnas prašo įrašų be įspėjimo. Atsitiktiniai failų išsaugojimai ir el. pašto grandinės to nesuteikia. Kontroliuojamas įrašų rinkinys tai daro.

Praleistas atsisiuntimas nėra tik administracinis triukšmas. Tai gali tapti trūkstamų įrodymų problema pirmą kartą, kai kas nors paklaus, kas įvyko konkrečią dieną.

Ką duomenų saugojimo ciklas reiškia operatoriams

Tinkamas požiūris yra įtraukti 28 dienų vairuotojo kortelės ciklą ir 90 dienų transporto priemonės įrenginio ciklą į įprastą valdymo rutiną. Jei procesas priklauso nuo kažkieno atminties, jis galiausiai žlugs. Saugus sprendimas yra rašytinis darbo procesas, kuris priskiria atsakomybę, sukelia priminimus, tikrina užbaigimą ir registruoja bet kokią išimtį.

Šis darbo procesas taip pat turi būti peržiūrėtas, o ne tik saugomas. Nuolatinio atitikties stebėjimo vertė yra parodyti, kaip nuolatinis tikrinimas skiriasi nuo laikino tikrinimo, ypač ten, kur įrodymai turi būti paruošti prieš auditą, o ne atstatyti po jo. Kasdienėje praktikoje esmė ta, kad tachografo atitiktis išlieka gynybinga tik tuo atveju, jei įrašai atsisiunčiami prieš jiems pasenstant, o procesas palieka aiškų audito takelį.

Praktinis orientyras planuotojams yra tachografo atsisiuntimo taisyklės 28 ir 90 dienoms. Naudokite tai kaip kontrolės priminimą, tada įsitikinkite, kad faktinis atsisiuntimo ir peržiūros procesas vyksta versle.

Jūsų pareigos už atsisiuntimo mygtuko ribų

Atsisiųsti failus yra tik pradinis taškas. Pagrindinė pareiga yra naudoti duomenis, nustatyti pažeidimus ir parodyti, kad kažkas peržiūrėjo problemą ir veikė. Jei verslas negali to parodyti, atsisiuntimas yra tik techninė užduotis be atitikties vertės.

Analizė ir vairuotojų aptarimai yra įrodymų takto dalis

Kompetentingas operatorius daro daugiau nei tik saugo tachografo failus. Įrašai turi būti tikrinami pagal vairuotojų valandų taisykles, tada bet kokie pažeidimai turi būti suprasti, paaiškinti ir pasirašyti. Tai reiškia, kad vadybininkas arba analitikas žiūri į modelį, kalbasi su vairuotoju ir registruoja, kas buvo aptarta.

Praktinė taisyklė: jei pažeidimas nėra pasirašytas, jis vis tiek atrodo gyvas audito metu.

Silpnas pasirašymas sukuria aiškią operatyvinę problemą. Jei DVSA vizitas arba Transporto komisaro tyrimas klausia, kaip verslas sprendė pažeidimus, neaiški atmintis nėra įrodymas. Datų užrašas, rodantis problemą ir atsakymą, yra įrodymas. Tas skirtumas saugo operatorių ir rodo, kad verslas valdo riziką, o ne palieka ją atsitiktinumui.

Kortelės galiojimo pabaiga, praradimas ir pakeitimas reikalauja gyvos proceso

Vairuotojo kortelės pasibaigia, o atnaujinimo ciklas turi būti valdomas viduje, o ne paliktas atminčiai. Vairuotojo skaitmeninės tachografo kortelės gairės nustato kortelės gyvavimo ciklą, o operatoriai turi turėti procesą, kuris seka galiojimo pabaigą, pakeitimą ir prarastų, pavogtų ar sugadintų kortelių tvarkymą.

Šis procesas turėtų užkirsti kelią vairuotojui būti pašalintam, nes niekas nepastebėjo, kad kortelė turi pasibaigti. Tai dar svarbiau mišriuose parkuose, kur tachografo įrašas yra tik viena dalis tikrinamų įrodymų.

Tas pats taikoma vairuotojų komunikacijai. Jei vairuotojas nežino, ką daryti, kai kortelė sugenda, operatorius galiausiai susiduria su vėlavimu ir prastu įrašu. Jei žingsniai yra užrašyti, verslas gali greitai reaguoti ir išlaikyti audito takelį nepažeistą.

Praktinis skaitymo įrankis yra tachografo kortelių skaitytuvai, ypač ten, kur vadybininkams reikia sujungti išvestį su peržiūra. Įrenginys yra mažiau svarbus nei disciplina aplink jį.

Gyvas procesas taip pat turi turėti pavadintą savininką, patikrinti galiojimo sąrašą ir registruoti kiekvieną išimtį. Tai yra tai, kas atlaiko, kai kas nors klausia, kaip verslas žino, kad kortelių sistema yra kontroliuojama.

Dažnos tacho kortelių rizikos ir kaip jų išvengti

Didžiausi tachografo gedimai paprastai yra nuobodūs, o ne dramatiški. Jie kyla iš rutinų slydimo, vieno žingsnio praleidimo arba nieko nepatikrinus kontrolės sąraše prieš problemoms augant. Būtent todėl prevencija turi būti procedūrinė, o ne improvizuota.

Klaidos, sukeliančios išvengiamas problemas

Praleisti atsisiuntimai yra akivaizdus atvejis. Jei vairuotojo kortelė nėra atsisiųsta laiku, seniausi įrašai gali būti perrašyti, o verslas praranda įrodymus, kurių gali prireikti vėliau. Jei įmonės kortelė nėra naudojama teisingai, kai transporto priemonė prisijungia prie parko, operatorius gali gauti duomenis, kuriuos sunku suderinti.

Pasibaigusios kortelės yra dar viena dažna silpnybė. Vairuotojas, dirbantis su pasibaigusia arba nesekama kortele, sukuria nedelsiant atitikties problemą, net jei vairavimas buvo tvarkingas. Problema nėra tik ta, kad transporto priemonė yra kelyje, bet ir tai, ar įrašai gali tai paremti.

Trūkstami audito takeliai yra tokie pat žalingi. Jei pažeidimai nustatomi, bet niekada nepasirašomi, failas atrodo nebaigtas. Jei vadybininkas sako, kad problema buvo aptarta, bet nėra jokio įrašo, paaiškinimas turi daug mažesnę vertę.

Prevencijos įpročiai, kurie iš tikrųjų veikia

Patikimas parkas paprastai daro tas pačias kelias dalykas gerai:

• Nustato kalendoriaus kontrolę: atsisiuntimai, galiojimai ir peržiūros datos stebimos prieš joms tampant skubiais.
• Priskiria vieną savininką: kiekvienai kortelės užduočiai yra paskirtas atsakingas asmuo.
• Greitai tikrina išimtis: jei vairuotojas praleidžia atsisiuntimą arba praranda kortelę, atsakas prasideda tą pačią dieną.
• Laiko įrodymus kartu: analizė, aptarimo užrašai ir parašai yra viename įrašų rinkinyje, o ne trijose sistemose.

Neveikimas gali turėti rimtų pasekmių. Problema pakeliui gali sukelti nedelsiant vykdymo dėmesį, o platesnis silpnos kontrolės modelis gali kelti klausimų viešajame tyrime. Operatoriams nereikia tobulų sistemų, tačiau jiems reikia patikimų.

Paprasta taisyklė padeda čia. Jei procesas priklauso nuo kažkieno atminties, jis žlugs blogiausiu metu. Jei jis yra kalendoriaus valdomas, dokumentuotas ir peržiūrėtas, verslas turi daug geresnę galimybę išlikti prieš problemas.

Patikimo tacho kortelių valdymo darbo proceso kūrimas

Rankinis valdymas gali veikti labai mažam parkui, tačiau tik iki tam tikro taško. Skaičiuoklė, sieninis planuotojas ir priminimų rinkinys gali atrodyti pakankami, kai operacija yra rami. Jie pradeda žlugti, kai pridedamos transporto priemonės, vairuotojai keičia roles, prasideda atostogų aprėptis, arba kas nors pamiršta atnaujinti lapą po to, kai atvyksta pakeitimo kortelė.

Rankinis valdymas prieš valdomą sistemą

Rankinėje sistemoje transporto vadybininkas yra sistema. Tai skamba tvarkingai, kol vienas asmuo serga, kitas yra kelyje, o terminas vis dar galioja. Silpnybė yra trapumas. Žmogiškosios procesai yra lengvai suprantami, tačiau juos taip pat lengva praleisti.

Valdoma sistema naudoja datom