Audito paruoštos transporto priemonių rizikos vertinimo procedūros: 6

Audito paruoštos transporto priemonių rizikos vertinimai: 6 žingsniai JK operatoriams

Transporto priemonių rizikos vertinimas turi būti „tinkamas ir pakankamas“ pagal HSE gaires, ir jis turi atitikti DVSA kelių tinkamumo lūkesčius transporto priemonėms ir vairuotojams. Praktikoje tai reiškia, kad kiekvienas reikšmingas pavojus turi turėti atsekamą grandinę: nustatytas pavojus, pasirinkta kontrolė, paskirtas savininkas ir įrodymai, užfiksuoti ir datuoti. Bet kas mažiau žlunga po pirmo inspektoriaus klausimo.

TL;DR:

• Efektyvūs rizikos vertinimai reikalauja aiškios pavojų, kontrolės, savininkų ir įrodymų dokumentacijos, suderintos su HSE ir DVSA standartais.
• Reguliarus duomenų rinkimas, įskaitant defektų ataskaitas, stabdžių testų įrašus ir vairuotojų patikrinimus, yra būtinas, kad būtų išlaikytas gynybinis audito pėdsakas.
• Vertinimai turi būti orientuoti į konkrečius pavojus vietoje ir apimti vairuotojus bei priežiūros darbuotojus, kad būtų nustatyti rizikos veiksniai, kurių nepastebi biuro peržiūros.
• Trumpi, pritaikyti vertinimai, atsižvelgiant į faktinę aikštelę, maršrutus ir transporto priemones, yra efektyvesni už ilgus šablonus, kurie dažnai būna ignoruojami arba pamiršti.
• Centrizuoti programinės įrangos įrankiai gali supaprastinti įrodymų rinkimą ir ataskaitų teikimą, tačiau negali pakeisti žmogaus sprendimo vertinant transporto priemonės saugumą.

Turinys

• Ką tikrinti: DVSA ir HSE suderinta kontrolinė lista
• Kaip atlikti vertinimą, kuris išgyvena inspekciją
• Įrodymų registravimas DVSA ar kelių komisaro auditui
• Vertinimo palaikymas gyvu: stebėjimas ir peržiūra
• Kur dažnai klysta transporto priemonių rizikos vertinimai
• Kaip programinė įranga tinka įrodymų rinkimui
• Kodėl trumpi, specifiniai vertinimai yra geresni už ilgus šablonus
• Centralizuokite savo įrodymus su OperatorCompliance
• Šaltiniai
• DUK

Ką tikrinti: DVSA ir HSE suderinta kontrolinė lista

HSE apibrėžia darbo vietos transporto riziką trimis susijusiomis sritimis: saugi vieta, saugi transporto priemonė ir saugus vairuotojas. Veiksminga kontrolinė lista turėtų apimti kiekvieną iš jų, su paskirtu asmeniu, atsakingu už spragų uždarymą.

• Saugi vieta: atskirti pėsčiųjų ir transporto maršrutai, bankininkų kontrolė atbuliniu važiavimu ir apibrėžtos pakrovimo ir iškrovimo zonos.
• Saugi transporto priemonė: kasdieniai apžiūros patikrinimai, suplanuoti PMI saugos patikrinimai, padangų valdymas, stabdžių testų įrodymai iš ritininio stabdžių testo (RBT) arba Elektroninės stabdžių veiklos stebėjimo sistemos (EBPMS), ir krovinio saugumo patikrinimai.
• Saugus vairuotojas: licencijos ir Driver CPC patikrinimas, atlikti kasdieniai patikrinimai, nuovargio ir vairuotojų valandų kontrolė, ir mokymo bei konsultacijų įrodymai.
• Organizacinės kontrolės: paskirti savininkai kiekvienai kontrolei, fiksuoti patikrinimo intervalai, priežiūros planuotojas ir aiški eskalavimo procedūra, kai vairuotojas praneša apie defektą.

Nieko iš to nereikia sudėtingo. HSE aiškiai nurodo, kad vertinimas neturi būti techninis, tik proporcingas realiems pavojams, su kuriais susiduria operacija.

Kaip atlikti vertinimą, kuris išgyvena inspekciją

Gynybinis vertinimas seka fiksuotą seką, o ne vienkartinį formų užpildymo pratimą.

1. Apibrėžkite sritį. Išvardinkite transporto priemones, maršrutus, vietas, vairuotojus ir bet kokius rangovus ar agentūrų darbuotojus, apimančius vertinimą.
2. Surinkite duomenis. Ištraukite incidentų žurnalus, DVSA draudimus, defektų ataskaitas, stabdžių testų ir MOT istoriją, ir tachografo išimtis prieš priimdami bet kokius sprendimus.
3. Įvertinkite rizikas. Naudokite paprastą tikimybės ir pasekmių matricą ir pirmiausia prioritetizuokite aukščiausius balus, o ne vertinkite kiekvieną elementą vienodai.
4. Pasirinkite kontrolę. Pirmenybę teikite inžineriniams sprendimams, kai tai įmanoma (geresnis aikštelės išdėstymas, atbulinės eigos jutikliai), tada administracinėms kontrolėms (kontrolinės listelės, tvarkaraščiai), tada elgesio kontrolėms (mokymai, trumpi susirinkimai), kai pirmieji du nepakanka.
5. Paskirkite ir patvirtinkite. Paskirkite savininką kiekvienai kontrolei, nustatykite terminą ir surinkite įrodymus, kad tai buvo iš tikrųjų padaryta, o ne tik planuota.
6. Nustatykite peržiūros signalus. Pakartotinai įvertinkite iš karto po incidento, naujo transporto tipo įvedimo į flotą, maršruto pakeitimo arba DVSA draudimo, ir kitu atveju fiksuotu kalendoriaus intervalu.

Pro patarimas: Įvertinkite rizikas trumpame seminare su vairuotoju ir priežiūros darbuotoju; vietiniai pavojai retai iškyla tik iš biuro.

Sezono seka yra svarbesnė už dokumentų formatą. Vertinimas, kuris tiesiai pereina nuo „pavojus“ prie „kontrolė“ be patvirtinimo, yra dažniausia priežastis, kodėl operatoriai negali atsakyti į sekantį klausimą techninės priežiūros tyrime.

Įrodymų registravimas DVSA ar kelių komisaro auditui

DVSA Gairės dėl kelių tinkamumo išlaikymo nustato kelių tinkamumo kontrolę, kurią operatoriai turi vykdyti, ir pateikia pavyzdinius saugos patikrinimų įrašus bei stabdžių testų formatus. Teisingų įrašų laikymas teisinga tvarka paverčia rizikos vertinimą iš politikos dokumento į įrodymą.

• Atlikti apžiūros patikrinimai ir defektų ataskaitos, su eskalavimo ir remonto veiksmais, užfiksuotais prie kiekvieno.
• Saugos patikrinimo (PMI) įrašai nustatytu dažniu, taip pat RBT arba EBPMS stabdžių veiklos ataskaitos.
• MOT ir metiniai testų sertifikatai, kartu su vairuotojo licencijos ir CPC patikrinimo rezultatais.
• Tachografo atsisiuntimo įrašai ir bet kokios išimtis, gautos iš jų.

Vienas audito pėdsakas kiekvienam reikšmingam rizikos veiksniui yra standartas, kurio reikia siekti, kad pavojus galėtų būti sekamas iki jo kontrolės, paskirto savininko ir laiko žymos užbaigimo. DVSA techninės priežiūros tyrimo gairės išvardija 14 patikrinimo sričių, kurias tikrina inspektoriai, įskaitant patikrinimo ir techninės priežiūros įrašus, vairuotojų defektų pranešimus ir krovinio saugumą. Tai yra tikslinė grandinė, kurią inspektorius bandys sekti, ir tai yra grandinė, kurią jūsų įrašų tvarkymas turi palaikyti.

Vertinimo palaikymas gyvu: stebėjimas ir peržiūra

Rizikos vertinimas, kuris niekada nesikeičia, nėra naudojamas. Stebėkite mažą rodiklių rinkinį ir reaguokite į bet kokius pokyčius.

• Defektų uždarymo greitis: lėtas uždarymas rodo butelio kaklelį remonto arba eskalavimo procese.
• Vėluojantys patikrinimai: net vienas vėluojantis PMI signalizuoja apie tvarkaraščio spragą, kurią verta ištirti.
• Draudimai ir pasikartojantys defektai: pasikartojantys gedimai toje pačioje transporto priemonėje ar maršrute paprastai reiškia, kad pasirinkta kontrolė buvo neteisinga.
• Vairuotojų ir beveik avarijų ataskaitos: įtraukite juos į kitą peržiūrą, o ne archyvuokite atskirai.

Fiksuotos kalendoriaus peržiūros (ketvirtinės yra įprastos) turėtų vykti kartu su nedelsiant pakartotiniu vertinimu po incidento, draudimo, arba transporto priemonių ar maršrutų pakeitimo.

Kur dažnai klysta transporto priemonių rizikos vertinimai

Dauguma nesėkmių grįžta prie tos pačios nedidelės įpročių grupės.

• Dokumentų tik vertinimai. Šablonas, užpildytas biure, praleidžia realius vietos pavojus; išeikite ir stebėkite aikštelę, ir tiesiogiai konsultuokite vairuotojus.
• MOT laikymas pakankamu. HSE gairės dėl transporto priemonių priežiūros aiškiai nurodo, kad metinis testas nėra pakaitalas kasdieniams patikrinimams ir suplanuotai prevencinei priežiūrai tarp testų.
• Silpna defektų pranešimo kultūra. Jei vairuotojai nepraneša apie gedimus, arba pranešimai dingsta be veiksmų, inspektoriaus ieškomas atsekamumas tiesiog neegzistuoja.

Kaip programinė įranga tinka įrodymų rinkimui

Programinė įranga negali nuspręsti, ar transporto priemonė yra saugi vairuoti, tačiau ji gali užkirsti kelią įrodymams dingti. OperatorCompliance vykdo DVLA licencijos patikrinimus, skaito skaitmeninius tachografo atsisiuntimus ir suteikia vairuotojams dvikalbią programėlę kasdieniams apžiūros patikrinimams, kad defektų ataskaitos patektų į vieną vietą, o ne į kabinos užrašus.

Ši centralizacija yra ta vieta, kur pasireiškia operatyvinis pranašumas: mažiau vėluojančių patikrinimų, greitesnis defektų uždarymas, nes eskalacija yra matoma, ir eksportuojamas audito paruoštas paketas, kuris rodo paskirtus savininkus ir laiko žymas prie kiekvienos kontrolės. Nieko iš to nepakeičia kompetentinga inspekcija ar sprendimas pašalinti transporto priemonę iš kelio. Tai tiesiog užtikrina, kad tos sprendimo įrašas išliktų audito metu.

Kodėl trumpi, specifiniai vertinimai yra geresni už ilgus šablonus

Geriausi transporto priemonių rizikos vertinimai, kuriuos mačiau, yra kelių puslapių ilgio ir nurodo faktinę aikštelę, faktinius maršrutus ir faktines transporto priemones. Ilgi bendri šablonai yra archyvuojami ir pamirštami. Įtraukite vairuotojus ir priežiūros darbuotojus prieš rašydami ką nors, nes jie pastebi pavojus, kurių biuro peržiūra niekada nepastebės, ir išlaikykite pakankamai dokumentų, kad inspektorius galėtų juos sekti be jūsų buvimo kambaryje.

- Vytautas

Centralizuokite savo įrodymus su OperatorCompliance

Rankiniu būdu vykdant aukščiau pateiktą kontrolinę listą augančioje flotėje, reikia persekioti popierinius defektų lapus, rankiniu būdu tikrinti DVLA licencijos būseną ir tikėtis, kad tachografo atsisiuntimai vyks laiku. OperatorCompliance sujungia transporto priemonių ir vairuotojų atitiktį viename skydelyje: MOT ir metiniai testai, PMI, draudimas, DVLA licencijos patikrinimai ir tachografo analizė, su dvikalbe vairuotojo programėle kasdieniams apžiūros patikrinimams.

Tai reiškia, kad pavojus, kontrolė, įrodymų grandinė, kurios reikalauja jūsų rizikos vertinimas, yra automatiškai užfiksuota, o ne atkuriama po fakto, su eksportuojamu paketu, paruoštu DVSA ar kelių komisaro tyrimui. Patikrinkite kainų planus arba perskaitykite daugiau žinių centre, kad sužinotumėte, kaip tai tinka jūsų flotai.

Šaltiniai

• Rizikos vertinimas - HSE
• Gairės dėl kelių tinkamumo išlaikymo (DVSA)

DUK

Ar rizikos vertinimai yra teisės aktų reikalavimas JK?

Taip, darbdaviai privalo atlikti „tinkamą ir pakankamą“ rizikos vertinimą, apimantį numatomą žalą darbuotojams ir kitiems, kaip nurodyta HSE gairėse. Flotų operacijoms tai yra kartu su DVSA kelių tinkamumo lūkesčiais transporto priemonėms ir vairuotojams.

Ar transporto priemonių patikrinimai yra teisės aktų reikalavimas?

Kasdienių apžiūros patikrinimų ir suplanuotos priežiūros laikymas yra tikėtinos kontrolės pagal HSE ir DVSA gaires, o HSE patarimai dėl transporto priemonių priežiūros nurodo, kad MOT arba metinis testas vienas nėra pakankamas. Operatoriai privalo laikyti įrašus, rodančius, kad šie patikrinimai buvo atlikti ir kad defektai buvo sprendžiami.

Kokius įrašus flotė turėtų laikyti DVSA auditui?

Operatoriai turėtų išlaikyti atliktus apžiūros patikrinimus, PMI saugos patikrinimų įrašus, stabdžių testų įrodymus iš RBT arba EBPMS, MOT ir metinių testų sertifikatus, ir tachografo atsisiuntimo duomenis. DVSA techninės priežiūros tyrimo gairės išvardija 14 sričių, kurias inspektoriai paprastai tikrina pagal šiuos įrašus.

Kaip dažnai turėtų būti peržiūrimas flotų rizikos vertinimas?

Peržiūros turėtų vykti fiksuotu kalendoriaus pagrindu, dažniausiai ketvirtiniais, ir iš karto po incidento, DVSA draudimo, naujo transporto tipo ar maršruto pakeitimo. HSE gairės dėl rizikos vertinimų peržiūros reguliariai taikomos tiesiogiai flotų operacijoms, apimančioms tą pačią sistemą.

Ar programinė įranga gali pakeisti flotų rizikos vertinimą?

Ne. Tokia programinė įranga kaip OperatorCompliance padeda centralizuoti įrodymus, licencijos patikrinimus ir tachografo duomenis, tačiau pats vertinimas ir bet koks sprendimas dėl transporto priemonės saugumo lieka kompetentingo žmogaus sprendimu, kurį programinė įranga palaiko, o ne pakeičia.

Rekomenduojama

• Tacho analizės programinė įranga JK flotoms: praktinis vadovas
• Taksų ir privačių nuomos flotų atitiktis
• PSV operatorių atitikties programinė įranga
• Kaip tai veikia - sukurkite savo flotą per popietę

Šis straipsnis yra bendros gairės JK operatoriams ir transporto vadybininkams, o ne teisinė ar profesionali konsultacija. Reglamentai keičiasi, todėl visada patikrinkite dabartinius reikalavimus su GOV.UK, DVSA ir savo kelių komisaru prieš imdamiesi veiksmų.