Kaip laivyno valdymas sumažina atitikties riziką operatoriams

Jei turite operatoriaus licenciją, atitikties rizika paprastai nekyla iš vieno dramatiško nesėkmės atvejo. Ji kyla iš mažų dalykų, kurie išslysta iš kontrolės. PM patikra praleidžiama kelias dienas. Priekabos metinės patikros rezervacija nėra patvirtinta. Vairuotojo CPC galiojimo laikas sėdi kažkieno pašto dėžutėje. Transporto priemonė tampa VOR (neveikiančia), tačiau pakeitimo planas nėra atspindėtas priežiūros grafike. Iki momento, kai DVSA (Kelių saugos agentūra) užduoda klausimus, problema nebėra praleista data. Tai yra aiškios sistemos trūkumas.

Štai čia tinkamas laivyno valdymas yra svarbus. JK operatoriams laivyno valdymas ir įžvalgos reiškia turėti vieną patikimą vietą, kurioje galima valdyti įrašus, datas, patikras ir įrodymus, kurie palaiko jūsų operatoriaus licencijos įsipareigojimus. Tai daugiau nei taškų sekimas žemėlapyje, ir tai daugiau nei spalvotų langelių skaičiavimas skaičiuoklėje. Tai veikianti atitikties sistema, kuri padeda transporto vadybininkams matyti, kas yra numatyta, kas yra pavėluota, kas trūksta ir kas reikalauja veiksmų šiandien.

Ką reiškia laivyno valdymas kasdieniame operatoriaus atitikties darbe

Kasdieniame darbe laivyno valdymas yra disciplina, kuri užtikrina, kad transporto priemonės, priekabos, vairuotojai, priežiūros įvykiai ir palaikantys dokumentai būtų tvarkingi, kad niekas, kas reikalaujama pagal jūsų operatoriaus licenciją, nebūtų palikta atminčiai ar atsitiktinumui.

JK prekių ar keleivių operatoriui tai apima įprastas saugos patikras, MOT (metinės techninės apžiūros) ar metinių patikrų datas, vairuotojų licencijų patikras, vairuotojo CPC ir DQC galiojimo laiką, draudimą, defektų pranešimus, tachografų įrašus ir įrodymų seką už kiekvieną iš šių punktų. Ribotų, standartinių nacionalinių ir standartinių tarptautinių licencijų turėtojams tikslus veikimas gali skirtis, tačiau kontrolės poreikis išlieka tas pats.

Štai kodėl transporto priemonių sekimas pats savaime nėra pakankamas. Sekimas gali pasakyti, kur yra transporto priemonė. Jis nesako, ar patikros intervalas buvo viršytas, ar priekabos failas yra pilnas, ar paskutinis stabdžių testo įrašas yra pridėtas, ar vairuotojo DQC galiojimas baigiasi kitą mėnesį. Taip pat skaičiuoklė gali išvardyti datas, tačiau ji priklauso nuo rankinių atnaujinimų, versijų kontrolės ir kažkieno, kuris laiku pastebi įspėjimą.

Transporto vadybininkams reikia sistemos, kuri atspindėtų, kaip iš tikrųjų veikia atitiktis. Transporto priemonės prisijungia ir palieka laivyną. Priekabos juda tarp depų. Vairuotojai keičiasi tarp agentūrų ir samdomo darbo. Dokumentai atkeliauja kaip PDF, nuotraukos ir nuskenuoti lapai. Dirbtuvės keičia rezervacijas. Transporto priemonė tampa VOR, tada grąžinama į eksploataciją. Jei ši veikla yra išskirstyta tarp el. laiškų, archyvų, sienų planuotojų ir atskirų skaičiuoklių, rizika yra akivaizdi.

Kalbėdami apie laivyno valdymą ir įžvalgas, mes turime omenyje gyvą veiklos vaizdą. Ne tik turtų sąrašą, bet ir struktūrizuotą įrašą apie tai, kas yra kiekvienas turtas, kas jam taikoma, kokie įrodymai yra laikomi ir kokia data artėja. Tai svarbu, nesvarbu, ar jūs valdote HGV, furgonus, PSV, taksi, privačias nuomos transporto priemones ar mišrius laivynus. Tai taip pat aktualu savininkui-vairuotojui, kaip ir didesniam operatoriui su keliais objektais.

Operator Compliance mes sukūrėme sistemą, atsižvelgdami į praktinius įrašų tvarkymo reikalavimus, kuriuos operatoriai turi patenkinti DVSA lūkesčius ir palaikyti Kelių komisaro bylą. Kadangi Fleeta Limited pati valdo sunkvežimius pagal operatoriaus licenciją, mes nevertinome atitikties kaip abstrakčios programinės įrangos problemos. Mes ją vertinome kaip operatyvinę problemą.

Kokie įrašai turi būti kontroliuojami

Svarbiausi įrašai yra tie, kurie tiesiogiai susiję su jūsų teisėmis, jūsų priežiūros sistema ir jūsų gebėjimu įrodyti kontrolę.

Transporto priemonėms tai paprastai reiškia:

• Registracijos numeris
• Markė, modelis ir laivyno numeris
• VIN arba važiuoklės numeris
• Mokesčių ir MOT statusas, jei taikoma
• metinės patikros datos, jei taikoma
• Planuojamų priežiūros patikros grafikas
• Odometrų rodmenys
• Stabdžių testo įrašai
• Draudimo duomenys
• Finansavimo arba nuomos duomenys, jei tai susiję su prieinamumu
• Naudojimo ir neeksploatuojamos datos
• VOR statusas ir priežastis
• Defektų istorija
• Priežiūros paslaugų teikėjų duomenys
• Palaikantys sertifikatai ir dirbtuvių dokumentai

Priekaboms ta pati principas galioja, net jei operatoriai istoriniu požiūriu laiko prastesnius įrašus nei jie daro varomoms vienetams. Priekabų failai turėtų apimti identifikavimo duomenis, metinės patikros datas, patikros grafikus, stabdžių veikimo įrodymus, defektų istoriją, padangų įrašus, jei jie yra, ir visus palaikančius dokumentus. Trūkstamas priekabos įrašas vis tiek yra atitikties silpnybė, jei ta priekaba eksploatuojama pagal jūsų licenciją.

Vairuotojams pagrindiniai įrašai paprastai apima:

• Pilnas vardas ir kontaktiniai duomenys
• Licencijos numeris
• Licencijos kategorijos ir teisės patikros
• Licencijos patikros datos ir rezultatai iš DVLA
• Vairuotojo CPC statusas
• DQC galiojimo data
• Tachografo kortelės duomenys ir galiojimas
• Teisės dirbti įrašai, jei taikoma
• Agentūros arba subrangovo statusas
• Įvadinė ir politikos patvirtinimo procedūra
• Pažeidimų peržiūros įrašai
• Disciplininės arba perkvalifikavimo priemonės, susijusios su atitiktimi

Keleivių operacijoms, taip pat taksi ir privačios nuomos darbui, gali būti ir vietos valdžios licencijavimo įrašai, ženkleliai, medicininiai dokumentai ir kiti valdžios institucijų specifiniai dokumentai, kuriuos reikia stebėti. Tai viena iš priežasčių, kodėl kai kurie operatoriai reikia platesnės įrašų sistemos nei grynai HGV priežiūros planuotojas. Mūsų puslapiai operatoriams, valdančiais taksi laivyno įrašus ir terminus ir furgonų laivyno atitiktį mišrioms transporto priemonėms rodo, kaip šie poreikiai praktikoje skiriasi.

Tada yra dokumentų sluoksnis. Tai dažnai yra vieta, kur operatoriai yra silpniausi. Data dienoraštyje nėra įrodymas. Jums reikia pagrindinio įrašo, prijungto prie tinkamos transporto priemonės, priekabos ar vairuotojo, ir lengvai prieinamo. Tai apima patikros lapus, MOT ir metinių patikrų sertifikatus, draudimo grafikus, kalibravimo įrašus, vairuotojų deklaracijas, pasirašytas politikos nuostatas, licencijos patikros rezultatus, priežiūros sąskaitas, kai jos naudojamos kaip palaikantys įrodymai, ir korespondenciją, kuri paaiškina išimtis.

Gerai kontroliuoti taip pat reiškia užfiksuoti išimtis, o ne tik rutiną. Jei patikra buvo perkelta, nes transporto priemonė buvo neeksploatuojama, jei rezervacija buvo atidėta ir buvo naudojama alternatyvi transporto priemonė, arba jei vairuotojas buvo sustabdytas dėl licencijos problemos, tas užrašas priklauso įrašui. Kai DVSA arba Kelių komisaras peržiūri bylą, nepaaiškinti tarpai labai greitai sukelia abejonių.

Kaip įžvalgos padeda veikti prieš praleidžiant terminą

Datos pačios savaime nesumažina rizikos. Veiksmas sumažina. Štai kur įžvalgos yra svarbios.

Tinkama atitikties sistema neturėtų tiesiog saugoti galiojimo datų. Ji turėtų paversti jas į įspėjimus, peržiūras ir išimčių ataskaitas, kurios rodo, kas reikalauja dėmesio dabar, kas artėja prie rizikos, ir kas jau iškrito iš politikos.

Paimkite MOT ir metinių patikrų datas. Jei žinote, kad testas baigiasi per tris savaites, to nepakanka. Jums taip pat reikia žinoti, ar rezervacija padaryta, ar transporto priemonė turi defektų, kurie gali paveikti rezultatą, ar reikia pakeitimo transporto priemonės, jei ji nepraeina, ir ar palaikantys dokumentai jau yra archyvuoti. Tas pats taikoma PM patikroms. Numatyta data be dirbtuvių planavimo yra tik įspėjimas be kelio į atitiktį.

Tas pats principas taikomas vairuotojų įrašams. Jei vairuotojo CPC arba DQC galiojimas artėja prie pabaigos, transporto vadybininkui reikia daugiau nei raudono vėliavėlės. Jiems reikia žinoti, kurie vairuotojai yra paveikti, ar mokymai užsakyti, ar vairuotojas vis dar gali būti paskirtas darbui, ir ar problema paveikia vieną depą ar visą operaciją.

Štai kur tendencijų ataskaitos padeda. Jei vienas depas nuolat stumia patikras iki tolerancijos ribos, tai nėra vienkartinis atvejis. Jei viena transporto biuro turi vėluojančių dokumentų įkėlimo modelį, tai nėra izoliuota administracinė problema. Jei agentūros vairuotojai nuolat generuoja tachografų pažeidimus, tai yra valdymo problema, o ne tik vairuotojo problema. Įžvalgos rodo modelius, kurių paprasti priminimai nepastebi.

Išimčių ataskaitos yra ypač naudingos, nes jos sutelkia dėmesį į tai, kas yra neteisinga arba rizikuoja. Transporto vadybininkams nereikia atidaryti kiekvienos bylos kiekvieną dieną. Jiems reikia matyti transporto priemones su pavėluotomis patikromis, priekabas su trūkstamais metinių patikrų įrodymais, vairuotojus be dabartinių licencijų patikrų ir tachografų įrašus, kuriuos reikia peržiūrėti. Taip jūs užkirsti kelią praleistiems terminams, o ne juos atrandate vėliau.

Mes matome tą patį poreikį su priminimų planavimu. Operatoriai dažnai pradeda ieškoti įspėjimų programinės įrangos, nes MOT ir metinių patikrų datos yra pirmasis skausmo taškas, kurį jie jaučia. Tai protinga, tačiau priminimai geriausiai veikia, kai jie yra susieti su pagrindiniais įrašais ir įrodymais, o ne kaip atskira kalendorius. Mes tai išsamiau aptarėme mūsų vadove apie laivyno priminimų programinę įrangą, kuri išlaiko MOT ir metinių patikrų datas akiratyje.

Tachografų analizė taip pat priklauso šiam vaizdui. Tai nėra atskirta nuo atitikties kontrolės. Pažeidimai, trūkstamas rida, nepaaiškinti dienos, kortelės galiojimas ir vėluojantys atsisiuntimai visi veikia jūsų rizikos profilį. Jei jūsų sistema gali išryškinti šias išimtis kartu su transporto priemonių ir vairuotojų terminų, transporto vadybininkas gauna vieną operatyvinį vaizdą, o ne kelis atskirus.

Koks geras įrodymas atrodo, kai DVSA to prašo

Kai DVSA prašo įrodymų, standartas nėra sudėtingas, tačiau jis yra reiklūs. Jie nori, kad įrašai būtų pilni, aiškūs, priskirtini, pažymėti data ir lengvai sekami. Kelių komisaras tikisi to paties, jei jūsų sistemos yra tiriamos viešame tyrime ar kitame reguliavimo procese.

Gerai įrodymas prasideda nuo struktūros. Kiekviena transporto priemonė, priekaba ir vairuotojas turėtų turėti aiškų įrašą. Kiekvienas dokumentas turėtų būti prijungtas prie teisingo įrašo, pažymėtas data ir atpažįstamas be spėlionių. Jei kas nors atidaro bylą, jie turėtų matyti, kas įvyko, kada tai įvyko, kas tai pasirašė ir kokia veikla sekė.

Kalbant apie priežiūros įrašus, tai paprastai reiškia:

• Patikros lapai su aiškiai identifikuota transporto priemone arba priekaba
• Patikros data ir odometrų rodmenys
• Aiškiai užfiksuoti defektai
• Rectifikacijos detalės
• Pasirašymas asmens, atlikusio darbą
• Peržiūros įrodymas, jei jūsų procesas to reikalauja
• Stabdžių testo įrodymas, laikomas su priežiūros istorija
• Matoma tvarkaraštis, rodantis numatytus intervalus ir užbaigtus įvykius

Kalbant apie vairuotojų įrašus, geras įrodymas reiškia, kad licencijos patikros rezultatas nėra tiesiog pažymėtas kaip „padaryta“. Reali rezultatas arba šaltinio įrašas turėtų būti laikomas. Vairuotojo CPC ir DQC įrodymai turėtų būti aktualūs ir prijungti. Tachografų pažeidimų peržiūros turėtų rodyti, kad problema buvo apsvarstyta, aptarta, kur tai tinkama, ir sekama.

Dokumentų kontrolėje pasirašyti ir data pažymėti įrašai yra svarbūs. Jei politikos patvirtinimas, defekto deklaracija ar tyrimo užrašas nėra pasirašytas, jo įrodymo vertė yra silpnesnė. Jei dokumentas įkeltas mėnesiais vėliau be konteksto, jis gali vis tiek padėti, tačiau tai kelia klausimų. Organizuoti įrodymai turėtų rodyti šiuolaikinį procesą.

Tai ypač svarbu, kai įvyko išimtis. Tarkime, patikra buvo atidėta, nes transporto priemonė buvo imobilizuota. Byloje turėtų būti nurodyta priežastis, datos, sprendimas ir grąžinimo į eksploataciją taškas. Tarkime, transporto priemonė nepraėjo metinės patikros. Byloje turėtų būti nurodyta nesėkmė, rectifikacija, pakartotinė patikra ir laikotarpis, kai transporto priemonė nebuvo naudojama, jei tai aktualu. Įrašas turėtų pasakoti istoriją, nesiremdamas atmintimi.

Štai kodėl mes skatiname operatorius galvoti plačiau nei saugojimas ir sutelkti dėmesį į prieinamumą. Audito ar tyrimo metu laikas yra svarbus. Jei jums reikia surinkti įrodymus iš bendrų diskų, dirbtuvių el. laiškų, popierinių failų ir pranešimų programų, sistemos silpnybė tampa akivaizdi. Mes pateikėme praktinį požiūrį mūsų vadove apie laivyno auditą, nepaliekant įrodymų.

Kur JK pozicija skiriasi nuo ES, operatoriai turėtų laikytis JK taisyklių, kurios taikomos jų licencijai ir veiklai. Įrašų tvarkymo lūkesčiai operatorių licencijoms, metinėms patikroms, DVSA vykdymui ir Kelių komisaro priežiūrai yra specifiniai JK taikymui, net jei kai kurios pagrindinės vairuotojų valandos ar tachografų taisyklės buvo plačiau taikomos.

Kaip pasirinkti sistemą, kuri veikia transporto vadybininkams

Atitikties sistema turi veikti žmonėms, kurie valdo laivyną, o ne tik finansų komandai ar valdybos ataskaitai. Transporto vadybininkams testas yra paprastas. Ar galime matyti, kas yra numatyta, įrodyti, kas buvo padaryta, ir greitai veikti, kai kas nors pasikeičia?

Pradėkite nuo įrašų struktūros. Sistema turėtų leisti jums valdyti transporto priemones, priekabas ir vairuotojus atskirai, su savo datomis, dokumentais ir statusais. Mišriems laivynams reikia lankstumo. Furgonų laivynas neturi tiksliai tokio pat profilio kaip HGV laivynas. PSV operatorius turi skirtingus metinių patikrų ir vairuotojų priežiūros poreikius.

Tada pažvelkite į planavimą ir tvarkaraščius. Patikros planavimas turėtų būti prasmingas operatyviniu požiūriu, įskaitant ISO savaitės peržiūras, kur planuotojai ir dirbtuvės dirba tokiu būdu. Jei jūsų priežiūros paslaugų teikėjas rezervuoja pagal ISO savaitę, programinė įranga neturėtų priversti jūsų grįžti į atskirą planuotoją.

Dokumentų kontrolė yra kritinė. Jūs turėtumėte galėti prijungti sertifikatus, lapus, nuskenuotus dokumentus ir PDF prie teisingo įrašo, su aiškiomis datomis ir kategorijomis. Paieška turėtų būti greita. Eksportas turėtų būti paprastas. Vartotojo veiksmai turėtų būti priskirti, kad galėtumėte matyti, kas įkėlė arba pakeitė įrašą.

Vartotojo prieiga yra svarbesnė nei daugelis pirkėjų tikisi. Transporto vadybininkai, dirbtuvių darbuotojai, atitikties administratoriai, depų vadovai ir direktoriai neturi visų turėti tų pačių teisių. Geras sistema turėtų leisti jums kontroliuoti, kas gali matyti, redaguoti, patvirtinti ar ištrinti įrašus. Tai sumažina tiek atsitiktines klaidas, tiek įrodymų ginčus.

Kalbant apie vairuotojų atitiktį, įvertinkite, kaip sistema tvarko DVLA patikras, vairuotojo CPC ir DQC sekimą bei tachografų analizę. Jei tachografų darbas yra atskiroje priemonėje, paklauskite, ar išimčių duomenys grįžta į atitikties vaizdą. Mes žinome, kad daugelis operatorių taip pat naudoja specializuotas priemones ir sujungtas sistemas, todėl integracija yra svarbi.

Tai veda prie techninių kriterijų. Jei jau valdote transporto, dirbtuvių ar HR programinę įrangą, paklauskite, ar platforma palaiko REST API ir webhooks. REST API palengvina pagrindinių duomenų, tokių kaip transporto priemonės, vairuotojai ir statusai, perkėlimą tarp sistemų. Webhooks padeda suaktyvinti atnaujinimus, kai kas nors pasikeičia, o ne laukti rankinio eksporto. Operatoriams, kurie kuria labiau sujungtą atitikties struktūrą, tai yra praktinis reikalavimas, o ne prabanga.

Taip pat galite norėti nuorodų į išorinius duomenų šaltinius ir patikras. Priklausomai nuo jūsų proceso, tai gali apimti draudimo ar transporto priemonių patikros darbo eigas naudojant askMID, kurią valdo Motor Insurers' Bureau, dar vadinama MIB. Jei šios patikros sudaro jūsų kontrolės proceso dalį, įsitikinkite, kad įrodymai gali būti tinkamai užfiksuoti.

Galiausiai paklauskite, ar programinė įranga atspindi operatoriaus licencijos darbą konkrečiai, ar tai yra bendra laivyno duomenų bazė su vėliau pridėtais priminimais. Šis skirtumas yra svarbus. Operatorius licencijos atitiktis turi savo logiką, įrašus ir įrodymų reikalavimus. Mes išsamiau aptarėme pasirinkimo taškus mūsų vadove apie laivyno įrašų programinės įrangos pasirinkimą operatoriaus licencijos darbui.

Operator Compliance mes sukūrėme OperatorCompliance būtent šiam naudojimo atvejui. Tai yra atitikties programinė įranga, sukurta pagal DVSA Gaires dėl kelių tinkamumo, su praktine įrašų kontrole operatoriams, kuriems reikia daugiau nei sekimo, archyvavimo ir skaičiuoklės. Ji gali būti naudojama kartu su platesnėmis laivyno sistemomis, įskaitant tokias priemones kaip Fleetalyse ir Logivo.AI, kur operatoriai jas naudoja kitoms operatyvinėms reikmėms, tačiau jos užduotis yra aiški. Ji palaiko atitikties įrašą organizuotą, matomą ir paruoštą, kai DVSA, VOL įrašai ar Kelių komisaro procesas to reikalauja.

Kai laivyno valdymas atliekamas tinkamai, atitikties rizika sumažėja, nes sistema nesiremia atmintimi. Terminai yra matomi. Įrodymai yra pridėti. Išimtys yra paaiškintos. Ir transporto vadybininkas gali bet kuriuo metu parodyti, kad operacija yra kontroliuojama.