Ataskaitos apie vizitus, kurios atlaiko techninės priežiūros tyrimus

Techninės priežiūros vizito ataskaita turi vieną užduotį tyrimo metu. Ji turi aiškiai ir be spėlionių parodyti, kas buvo patikrinta, kada tai buvo padaryta, kas atliko darbą, kokių defektų buvo rasta, kokių veiksmų buvo imtasi ir ar transporto priemonė ar priekaba buvo tinkama grįžti į eksploataciją. Jei DVSA prašo įrodymų, ataskaita nėra tik dirbtuvės užrašas. Ji tampa operatoriaus licencijos įrašo dalimi.

JK operatoriams tai reiškia, kad ataskaita turi atlaikyti kitų techninės priežiūros failo dalių vertinimą. Vien tik švari ataskaita nepakanka. Techninės priežiūros tyrimo metu DVSA ieškos nuoseklumo tarp saugos patikros intervalų, vairuotojų defektų ataskaitų, remonto istorijos, MOT ar metinių testų datų ir bet kurių laikotarpių, kai įrenginys buvo VOR. Jei vizito ataskaita nesutampa su tais įrašais, ji greitai praranda vertę.

Ką turi įrodyti techninės priežiūros vizito ataskaita

JK flotilėje techninės priežiūros vizito ataskaita turėtų įrodyti tris dalykus.

Pirmiausia, ji turi įrodyti, kad laikomasi suplanuotos techninės priežiūros sistemos. Jei transporto priemonė turi būti tikrinama kas šešias savaites, ataskaita turi parodyti, kad patikra įvyko pagal tą grafiką, arba jei ne, kodėl ne. Jei intervalas buvo pratęstas arba praleistas, turi būti pateikta priežastis, ir ji turi būti išskirtinė, o ne įprasta. Tai svarbu, nes DVSA ir Transporto komisaras (Traffic Commissioner) žiūrės, ar operatorius laikosi deklaruotų techninės priežiūros susitarimų, susijusių su licencija.

Antra, ji turi įrodyti, kad pati patikra buvo prasminga. Ataskaita, kuri tiesiog sako „patikrinta“ arba „paslauga atlikta“, to nepadaro. Ji turi turėti pakankamai detalių, kad parodytų, jog patikra apėmė atitinkamus elementus „Vadove dėl kelių transporto priemonių tinkamumo“. Transporto priemonei tai paprastai apima stabdžius, vairo sistemą, pakabą, padangas, ratus, žibintus, atšvaitus, kėbulo būklę, apsaugą nuo užvažiavimo, jei ji įrengta, veidrodžius, stiklą, valytuvus, įspėjimo prietaisus, išmetimo sistemą, nuotėkį, sujungimus ir bet kuriuos kitus su sauga susijusius elementus. Priekaboms ataskaita turėtų apimti priekaboms specifinius elementus su ta pačia disciplina, įskaitant stabdžių veikimo ir krovinio saugumo įrangą, jei tai aktualu.

Trečia, ji turi įrodyti, kas įvyko toliau. Jei buvo rasta defektų, ar jie buvo ištaisyti iš karto, teisėtai atidėti, ar transporto priemonė tapo VOR? Ar buvo atliktas stabdžių testas? Ar buvo atliktas kelio testas, jei to reikėjo? Kas pasirašė transporto priemonę grįžti į eksploataciją? Tai yra punktai, kurie dažnai nusprendžia, ar ataskaita padeda operatoriui tyrimo metu, ar kelia daugiau klausimų.

Štai kur techninės priežiūros tyrimo vizito ataskaitos arba palaiko operatorių, arba atskleidžia silpnybes. DVSA ne tik domisi, ar forma egzistuoja. Ji nori matyti, ar dokumentas rodo tinkamą kelių transporto priemonių tinkamumo kontrolę. Ataskaita, kuri identifikuoja defektus, bet nerodo jokios remonto veiklos, jokio patvirtinimo ir jokio ryšio su neveikimu, gali būti žalingesnė nei jokios ataskaitos nebuvimas, nes tai rodo, kad defektas buvo žinomas ir nebuvo valdomas.

Operatoriams, dirbantiems pagal ribotą, standartinę nacionalinę ar standartinę tarptautinę licenciją, principas išlieka tas pats. Tiksli flotilės struktūra keičiasi, tačiau įrodymų standartas lieka tas pats. Autobusų ir mikroautobusų operatoriai taip pat turės turėti įrašus, kurie atitinka PSV režimą ir metinių testų reikalavimus. Transporto priemonių flotilės, dirbančios pagal prekių transporto operatorių licenciją, turi laikytis tos pačios disciplinos, kai transporto priemonės patenka į apimtį. Ten, kur taisyklės skiriasi tarp JK ir ES sistemų, techninės priežiūros tyrimas yra grindžiamas JK vykdymo praktika, licencijos įsipareigojimais ir DVSA lūkesčiais.

Kokia informacija turėtų būti kiekvienoje ataskaitoje?

Kiekviena techninės priežiūros vizito ataskaita turėtų tiksliai identifikuoti turtą. Tai reiškia registracijos numerį, flotilės numerį, jei jis naudojamas viduje, VIN arba važiuoklės numerį, kur tai tinkama, ridos rodmenį motorinėms transporto priemonėms ir priekabos numerį priekaboms. Patikros data yra akivaizdi, tačiau laikas atvykimo ir išvykimo taip pat gali būti svarbus, kai vėliau kyla nesutarimų dėl to, ar remontai buvo atlikti prieš transporto priemonės grįžimą į naudojimą.

Ataskaita taip pat turėtų nurodyti, kokio tipo vizitas įvyko. Saugos patikra, paslauga, stabdžių testas, PMI, metinis paruošimas, remonto vizitas, MOT paruošimas, metinio testo paruošimas, pakartotinė patikra po defektų ar kita apibrėžta kategorija. Jei dirbtuvės naudoja savo terminologiją, ji vis tiek turėtų būti pakankamai aiški, kad tyrėjas galėtų suprasti vizito tikslą.

Patikros turinys turėtų būti išvardytas, o ne numanomas. Bent jau tikimės matyti:

• patikros kontrolinio sąrašo skyrius, apimantis atitinkamus saugos elementus
• aiškūs praeities, stebėjimo ar defekto rezultatai pagal tuos elementus
• defektų aprašymai, kurie yra pakankamai konkretūs, kad būtų galima imtis veiksmų
• stabdžių vertinimo detalės, įskaitant matuojamus rezultatus, kai užfiksuotas apkrovos stabdžių testas arba deaccelerometras
• padangų būklė ir protektoriaus vertinimas
• įrodymai apie bet kokį kelio testą, jei to reikia
• pastabos apie emisijų susijusius defektus, jei tai aktualu MOT ar metinio testo paruošimui
• priekabos sujungimo, nusileidimo kojos, linijų ir suzie patikros, jei tai aktualu

Defektų terminologija yra svarbi. „Kairės pusės priekinė padanga nusidėvėjusi“ yra silpna. „Kairės pusės priekinė padanga 315/80 R22.5, išorinis kraštas žemiau teisės ribos“ yra daug geriau. „Stabdžių problema“ yra silpna. „Priekabos ašies 2 paslaugų stabdžių disbalansas, tirti ir ištaisyti“ yra geriau. Konkretus terminologija rodo, kad tikra patikra įvyko ir padeda susieti ataskaitą su remonto įrašu.

Kiekviena ataskaita turėtų rodyti, kas atliko patikrą. Tai paprastai reiškia techniko ar inspektoriaus vardą ir parašą, nesvarbu, ar jis elektroninis, ar ranka rašytas, plius dirbtuvių identitetą. Jei darbas yra perduotas išorės tiekėjui, jis turėtų būti identifikuojamas pagal verslo pavadinimą ir vietą. Jei operatorius naudoja vidinę dirbtuvę, vidinis patvirtinimas vis tiek turi identifikuoti atsakingą asmenį. Transporto vadybininkas, peržiūrintis failą, neturėtų likti nesupratęs, kas iš tikrųjų patikrino turtą.

Patvirtinimas reikalauja dviejų etapų, kai randami defektai. Vienas yra patikros rezultatas. Kitas yra taisymo arba išleidimo sprendimas. Jei defektai buvo ištaisyti, ataskaita arba susijęs remonto įrašas turėtų parodyti, kas buvo padaryta, kas tai padarė ir kada. Jei defektai nebuvo kritiniai saugai ir buvo atidėti, failas turėtų rodyti defekto kategoriją, numatomą užbaigimo datą ir kodėl atidėjimas buvo priimtinas. Jei defektas padarė transporto priemonę netinkamą eksploatacijai, transporto priemonė turėtų būti pažymėta VOR, o šis statusas turėtų nuosekliai pasirodyti likusioje sistemoje.

Transporto priemonėms ir priekaboms, pateiktoms privalomam testui, vizito ataskaita taip pat turėtų paremti testų istoriją. Jei tai buvo metinis paruošimas, ataskaita turėtų parodyti, kas buvo patikrinta metiniam testui paruošti. Jei įrenginys nepraėjo MOT ar metinio testo, sekanti ataskaita turėtų būti susieta su nesėkmės elementais ir jų taisymu.

Jei peržiūrite savo formas pagal „Vadovą dėl kelių transporto priemonių tinkamumo“, mūsų vadovas apie operatoriaus licencijos techninės priežiūros įrašus yra geras standartas, ką turėtų apimti failas.

Kaip vizito ataskaitos susijusios su likusia atitikties įrašu

Vizito ataskaita yra tik vienas dokumentas grandinėje. Tyrimo metu DVSA dažnai tikrina grandinę, o ne dokumentą atskirai.

Pradėkite nuo patikros plano. Jei techninės priežiūros grafikas nurodo, kad patikros vyksta kas 8 savaites, ataskaitose nurodytos datos turėtų tai patvirtinti. Jos turėtų būti išdėstytos sekoje, be nepaaiškintų spragų. Jei transporto priemonė atvyko anksčiau dėl didelio ridos, pranešto defekto ar prieš testą atlikto darbo, tai paprastai lengva pagrįsti. Jei ji atvyko vėlai, turėtų būti pateikta priežastis, ir ši priežastis neturėtų tapti įprasta.

Kitas žingsnis - susieti ataskaitą su kasdieniu defektų pranešimu. Jei vairuotojas pateikė nulinį defektų pranešimą kiekvieną dieną dvi savaites, tačiau dirbtuvės tada užfiksavo kelis akivaizdžius saugos defektus, kurie negalėjo atsirasti per naktį, DVSA gali užduoti klausimų dėl vairuotojo apžvalgos sistemos efektyvumo. Problema ne visada yra nesąžiningumas. Tai gali būti prasta vairuotojų mokyma, skuboti patikrinimai, trūkstami defektų priminimai arba silpna priežiūra. Tačiau nuoseklumo trūkumas vis tiek turės būti paaiškintas.

Remonto įrašai yra dar viena svarbi jungtis. Techninės priežiūros vizito ataskaita gali identifikuoti defektus, tačiau remonto sąskaita, darbo kortelė ar dirbtuvių darbo lapas turėtų parodyti taisymą. Įrengti dalys, atliktas darbas, stabdžių reguliavimai, padangų keitimai, žibintų keitimai, ratų sukimo tikrinimai, pakartotiniai testai ir kelio testai turėtų būti visi atsekami. Jei ataskaita sako „remontas pagal poreikį“ ir nėra įrodymų, kas įvyko, failas yra neišsamus.

Testų istorija taip pat yra svarbi. MOT ir metinių testų datos turėtų būti prasmingos pagal techninės priežiūros įrašą. Jei transporto priemonė praėjo metinį testą pirmadienį, tačiau ankstesnės penktadienio patikros ataskaita nurodė neišspręstus defektus, kurie paprastai nepraeina testo, tarp jų turi būti aiškus taisymo įrašas. Jei įrenginys nepraėjo testo, ataskaitos po nesėkmės turėtų parodyti taisymo darbus ir bet kokį pakartotinį pateikimą.

Tachografo įrodymai gali tapti aktualūs, kai ginčijama transporto priemonės naudojimas, rida ar laikas. Pavyzdžiui, jei transporto priemonė rodo, kad buvo patikrinta ir buvo dirbtuvėse, tačiau tachografo duomenys rodo, kad ji buvo naudojama, tas konfliktas turi būti išspręstas. Tas pats taikoma, jei transporto priemonė buvo pažymėta VOR, tačiau pasirodo maršruto veiklos įrašuose. Flotilėms, kurios nori vienoje vietoje susieti patikras, defektus ir palaikančius įrodymus, mes sukūrėme defektų ir techninės priežiūros įrašų programinę įrangą, skirtą DVSA atitikties, remiantis šiomis jungtimis, o ne izoliuotomis formomis.

Įmonių ir transporto priemonių identifikavimo įrašai taip pat gali paremti platesnį failą. Jei registracijos, VIN ar utilizavimo data yra neteisinga vienoje vietoje, tai paprastai sukelia klaidų kitur. Įrankiai, kurie jungiasi prie DVLA, askMID ir Motor Insurers' Bureau (MIB), gali padėti išlaikyti transporto priemonių pagrindinį įrašą tikslų, tačiau principas išlieka tas pats, net jei įrašai valdomi rankiniu būdu. Vizito ataskaita turi atitikti pagrindinį transporto priemonės įrašą.

Operator Compliance mes taip pat matome, kad operatoriai bando sujungti dirbtuvių duomenis iš trečiųjų šalių sistemų per REST API arba webhooks, arba suderinti įrašus su Fleetalyse arba Logivo.AI. Tai gali veikti gerai, tačiau tik jei duomenų laukai yra standartizuoti. Jei viena sistema užfiksuoja saugos patikrą kaip atliktą, o kita tą patį įrenginį užfiksuoja kaip pavėluotą toje pačioje ISO savaitėje, transporto vadybininkas vis tiek atsako už prieštaravimą.

Dažnos silpnybės, sukeliančios problemas tyrimuose

Dažniausia silpnybė yra neaiškumas. Ataskaita, kuri naudoja bendrą terminologiją, žymi langelius be komentarų arba užfiksuoja „viskas gerai“ visame puslapyje, neturi daug svorio, kai vėliau kažkas nepavyksta. Tyrėjai nori matyti įrodymus apie tikrą patikrą, o ne šabloną, užpildytą iš įpročio.

Dar viena dažna problema yra trūkstami stabdžių įrodymai. Stabdžių veikimas yra pagrindinė sritis techninės priežiūros tyrimuose. Jei ataskaitose teigiama, kad stabdžiai buvo patikrinti, tačiau nėra testų rezultatų, matuojamų verčių ir paaiškinimų, kaip buvo vertinama stabdžių būklė, failas gali atrodyti plonas. Ne kiekvienas vizitas reikalauja tokio pat lygio stabdžių testavimo, tačiau įrašas turėtų parodyti, kas buvo padaryta ir kodėl tai buvo tinkama.

Neparašytos arba nepasirašytos ataskaitos vis dar yra stebėtinai dažnos. Taip pat yra ataskaitų, kurios identifikuoja defektus, tačiau niekada nerodo taisymo. Transporto vadybininkas gali žinoti, kad darbas buvo atliktas, nes transporto priemonė vėl išvyko, tačiau žinios nėra įrodymas. Jei įrašas negali parodyti užbaigimo, DVSA gali laikyti defektą kaip neišspręstą išleidimo metu.

Prasta chronologija taip pat sukelia problemų. Ataskaitos, pateiktos netinkama tvarka, dubliuojančios ataskaitos su skirtingomis datomis, ridos rodmenys, kurie juda atgal, ir patikros datos, kurios neatitinka plano, visos silpnina pasitikėjimą. Kai atsiranda viena nesuderinamumas, tyrėjas labiau linkęs atidžiai patikrinti likusius failo elementus.

Dar viena silpnybė yra nesugebėjimas atskirti paslaugų darbo ir saugos patikros darbo. Įprasta paslaugų sąskaita automatiškai nėra saugos patikros ataskaita. Alyvos ir filtro darbai gali būti atlikti tinkamai, tačiau jei įrašas taip pat nerodo kelių transporto priemonių tinkamumo patikros elementų, jis gali neatitikti techninės priežiūros sistemos reikalavimo. Operatoriai neturėtų manyti, kad kiekvienas dirbtuvių vizitas automatiškai sukuria tinkamus atitikties įrodymus.

Mes taip pat matome problemas, kai VOR laikotarpiai nėra tinkamai užfiksuoti. Jei įrenginys turėjo draudžiamą defektą, vizito ataskaita turėtų atitikti laikotarpį, kai jis buvo neprieinamas. Jei transporto biuras toliau skyrė darbą, arba jei nėra įrašo, kada įrenginys grįžo į eksploataciją, tyrimas gali pereiti nuo prastos dokumentacijos prie prastos kontrolės.

Išorės techninė priežiūra sukuria savo rizikas. Kai kurios išorinės dirbtuvės puikiai atlieka remontus, tačiau silpnai tvarko operatoriaus licencijos dokumentaciją. Jei ataskaitos formatas yra per lengvas, jei patikros lapai trūksta puslapių, arba jei dirbtuvės negrąžina pasirašytų kopijų laiku, operatorius vis tiek neša atitikties riziką. Todėl patariame transporto vadybininkams iš anksto susitarti dėl ataskaitų standartų su techninės priežiūros teikėjais, o ne po to, kai gaunamas DVSA prašymas.

Jei jau ruošiatės patikrai, mūsų kontrolinis sąrašas apie ruošimąsi DVSA techninės priežiūros tyrimui padeda identifikuoti šias spragas prieš failui esant spaudimui.

Kaip transporto vadybininkai turėtų peržiūrėti ir archyvuoti ataskaitas

Transporto vadybininkai turėtų peržiūrėti kiekvieną ataskaitą, kai ji grįžta iš dirbtuvių, o ne mėnesio pabaigoje. Pirmasis patikrinimas yra pagrindinis pilnumas. Ar teisingai identifikuota transporto priemonė ar priekaba? Ar data teisinga? Ar ridos rodmuo yra įtikinamas? Ar ataskaita pasirašyta? Ar visi puslapiai yra?

Antrasis patikrinimas yra techninis prasmingumas. Ar aprašyti defektai atitinka turto amžių, ridą ir naudojimą? Jei ataskaita nuolat rodo tą patį klausimą, ar buvo sprendžiamas pagrindinis priežastis? Jei stabdžių nusidėvėjimas ar padangų nusidėvėjimas pagreitėja, ar patikros intervalas turėtų būti sutrumpintas? „Vadovas dėl kelių transporto priemonių tinkamumo“ tikisi, kad operatoriai peržiūrės savo techninės priežiūros sistemos efektyvumą, o ne tik kaups dokumentus.

Trečiasis patikrinimas yra sekimas. Kiekvienas defektas turėtų turėti vieną iš trijų užfiksuotų rezultatų. Ištaisyta, atidėta su pagrindimu arba VOR. Jei buvo ištaisyta, turėtų būti susiję įrodymai. Jei atidėta, turėtų būti dienoraščio data ir rizikos pagrindu pagrindimas. Jei VOR, transporto priemonės prieinamumo įrašas turėtų tai atspindėti. Čia programinė įranga padeda, nes ji gali priversti kitą veiksmą, o ne pasikliauti atmintimi.

Archyvavimas turėtų būti paprastas, o atkūrimas turėtų būti greitas. Laikykite ataskaitas pagal transporto priemonę ar priekabą, chronologine tvarka, su susijusiomis defektų ataskaitomis, remonto įrašais, stabdžių testų rezultatais, MOT ar metinių testų rezultatais ir bet kokia palaikančia korespondencija. Skaitmeniniai įrašai yra tinkami, jei jie yra aiškūs, saugūs ir lengvai pateikiami. Pagrindinis testas yra praktinis. Jei DVSA prašo paskutinių 15 mėnesių įrašų apie įrenginį, ar galime juos greitai pateikti ir sekoje?

Išlaikymo laikotarpiai turėtų atspindėti operatoriaus licencijos lūkesčius ir poreikį įrodyti istoriją. Kaip darbo taisyklė, techninės priežiūros patikros įrašai turėtų būti saugomi pakankamai ilgai, kad apimtų dabartinį peržiūrimą laikotarpį ir bet kokį tikėtiną grįžimą tyrimo metu. Daugelis operatorių laiko bent 15 mėnesių lengvai prieinamų, nes tai yra įprastas vykdymo horizontas techninės priežiūros įrašams, tačiau ten, kur yra teisminiai ginčai, viešųjų tyrimų rizika ar vidinės politikos priežastys, ilgesnis išlaikymas gali būti prasmingas.

Geras archyvavimo procesas taip pat apima periodinį auditą. Pasirinkite keletą įrenginių kiekvieną mėnesį. Patikrinkite, ar buvo laikomasi patikros intervalų, ar ataskaitos buvo pasirašytos, ar defektai buvo uždaryti ir ar privalomų testų istorija atitinka failą. Jei naudojate OperatorCompliance, šie patikrinimai gali būti kartu su vairuotojų licencijų patikrinimais, Driver CPC ir DQC galiojimo datomis, tachografo analize, VOL įrašais ir palaikančiais įrodymais vienoje vietoje. Svarbiausia yra nekurti daugiau administracijos. Svarbu užtikrinti, kad techninės priežiūros vizito ataskaita niekada nebūtų palikta kaip atskiras dokumentas.

Kai Transporto komisaras klausia, kaip žinome, kad mūsų techninės priežiūros sistema yra kontroliuojama, tai yra atsakymas. Galime parodyti vizito ataskaitą, defektų seką, remonto įrodymus, testų istoriją ir peržiūros procesą, kuris juos sujungia. Tai ir daro ataskaitą tvirta tyrimo metu.