Kaip užkirsti kelią Driver CPC galiojimo datų praleidimui

Driver CPC galiojimo datos praleidimas paprastai nėra vienkartinė administracinė klaida. Tai yra sistemos nesėkmė. Jei vairuotojo kvalifikacija baigiasi ir niekas to laiku nepastebi, problema retai būna pati data. Problema ta, kad priminimai, įrašai ir sekimo veiksmai yra išskirstyti po pašto dėžutes, sienų planuotojus, skaičiuokles ir atmintį.

Praktinis atsakymas yra naudoti Driver CPC priminimo sistemą, kuri daro daugiau nei siunčia vieną el. laišką kelias dienas prieš galiojimo pabaigą. JK operatoriams reikia proceso, kuris stebėtų kiekvieno vairuotojo DQC statusą, anksti skatintų veiksmus, kad būtų galima užsakyti mokymus, saugotų įrodymus ir parodytų, kas buvo padaryta, jei DVSA arba Transporto komisaras paklaustų. Tinkamas nustatymas priklauso nuo flotilės dydžio, tačiau principas yra tas pats. Vienas įrašas, aiškūs terminai, matomi veiksmai ir auditų pėdsakas.

Ką turi daryti Driver CPC priminimo sistema

Mažiausiai, Driver CPC priminimo sistema turėtų turėti gyvą įrašą kiekvienam vairuotojui, kuriam reikia periodinio mokymo ir galiojančio DQC. Daugumai JK prekių ir keleivių operatorių tai reiškia, kad tai yra vairuotojai, kurie turi atlikti 35 valandas periodinio mokymo kiekviename penkerių metų cikle. Sistema turėtų aiškiai parodyti kvalifikacijos galiojimo datą ir leisti grupuoti vairuotojus pagal riziką, pavyzdžiui, jau galiojantys, per 6 mėnesius, per 90 dienų, pasibaigę arba atleisti.

Tai skamba paprastai, tačiau daugelis priminimų nepavyksta, nes įrašas yra nebaigtas. Naudinga sistema turi šias pagrindines funkcijas:

• vairuotojo profilis su vardu, licencijos duomenimis ir vaidmeniu
• Driver CPC galiojimo data
• DQC kopijų arba palaikančių dokumentų saugojimas, kur mes juos laikome
• priminimo taisyklės, pagrįstos laiku iki galiojimo pabaigos
• pranešimai daugiau nei vienam asmeniui
• veiksmų registras
• ataskaitos visai flotilei
• įrodymai, kuriuos galime išlaikyti atitikties byloje

Priminimų laikas yra svarbus. Įspėjimas septynias dienas prieš galiojimo pabaigą nėra pakankamas, jei vairuotojui vis dar reikia kelių valandų mokymo ir kursai turi būti užsakyti atsižvelgiant į pamainas. Tikimės, kad priminimai bus etapuoti, dažnai pradedant mėnesiais anksčiau, o tada tapdami dažnesni, kai data artėja. Tai suteikia transporto biurui laiko persekioti vairuotoją, užsakyti kursus, patvirtinti dalyvavimą ir patikrinti, ar įrašas buvo atnaujintas.

Dokumentų saugojimas yra lygiai toks pat svarbus. Jei vairuotojas sako, kad jis baigė mokymus, mums reikia įrodymo toje pačioje vietoje kaip priminimo įrašas arba su juo susijęs. Tai gali būti DQC kopija, kurso patvirtinimas arba vidinė pastaba, laukiančia atnaujintos kortelės. Priminimas be palaikančių įrašų vis tiek palieka mus ieškoti per el. laiškų temas, kai kas nors prašo įrodymo.

Operatoriaus licencijos atitikties užtikrinimui sistema taip pat turėtų leisti mums parodyti mūsų procesą. Tai ne tik apie tai, ar vairuotojas galiausiai atnaujino. Tai apie tai, ar turėjome tinkamą kontrolę. Jei DVSA inspektorius arba Transporto komisaras nori pamatyti, kaip mes stebime vairuotojų kvalifikacijas, mums reikia daugiau nei dienoraščio įrašo. Mums reikia datuoto įrašo, rodančio galiojimą, išsiųstus įspėjimus, kas juos peržiūrėjo, kokie veiksmai buvo atlikti ir kada byla buvo atnaujinta.

Tai viena iš priežasčių, kodėl mes kuriame Operator Compliance aplink įrodymus, o ne tik priminimus. Operatoriai turi ne tik žinoti, kad data egzistuoja. Jie turi parodyti, kad ją valdo.

Rankiniai priminimai prieš flotilės atitikties programinę įrangą

Daugelis operatorių pradeda nuo skaičiuoklių, Outlook kalendorių, bendrų pašto dėžučių arba telefono priminimų. Labai mažai operacijų tai gali veikti kurį laiką. Vienas savininkas-vairuotojas su viena DQC data ir keliais kitais terminais gali puikiai tvarkyti su kalendoriumi ir popieriniu failu.

Problema prasideda, kai vairuotojų, transporto priemonių ir terminų skaičius didėja. Driver CPC datos tada sėdi šalia licencijų patikrinimų, MOT užsakymų, metinių testų datų, patikrinimų, draudimo atnaujinimų, tachografų analizės ir defektų įrašų. Vienas praleistas atnaujinimas skaičiuoklėje gali palikti visą sąrašą neteisingą. Vienas žmogus, kuris serga, gali reikšti, kad niekas nemato kalendoriaus įspėjimo. Viena el. laiško taisyklė, pakeista klaidingai, gali sustabdyti priminimų grandinę, niekam nepastebint.

Rankinės sistemos paprastai nepavyksta trijose vietose.

Pirma, jos priklauso nuo vieno asmens atminties, kad jas prižiūrėtų. Jei vairuotojas baigia mokymus ir niekas neatsinaujina skaičiuoklės, priminimo įrašas tampa nepatikimas. Jei nauji darbuotojai nėra pridėti pirmą dieną, jų datos yra nematomos nuo pat pradžių.

Antra, jos nesugeba gerai eskaluoti. Pagrindinis dienoraščio priminimas gali pasakyti vienam administratorius, kad DQC yra reikalingas. Tai nebūtinai įspėja transporto vadybininką, jei nieko nevyksta. Tai neatskiria pripažintų ir neišspręstų elementų. Tai nerodo visų pasibaigusių kvalifikacijų sąrašo visoje flotilėje.

Trečia, jos prastai įrodo kontrolę. Skaičiuoklė gali išvardyti datas, tačiau nebent ji yra valdoma disciplinuotai ir su versijų kontrole, ji nesuteikia įtikinamos auditų istorijos. Jei mums reikia parodyti, kas pakeitė datą, kas peržiūrėjo įspėjimą arba kada vairuotojas buvo nušalintas laukdamas atnaujinimo, tas įrodymas dažnai trūksta.

Specializuota flotilės atitikties programinė įranga sumažina tuos rizikos veiksnius, nes priminimai yra viduje platesnio atitikties įrašo. Vairuotojo failas, įspėjimų istorija ir palaikantys dokumentai yra visi vienoje vietoje. Darbo krūvis taip pat sumažėja, nes sistema gali nuolat kartoti rutinas. Ji gali išsiųsti įspėjimus nustatytais intervalais, rodyti pasibaigusias išimtis ir išlaikyti istorinius įrašus, nes kažkas nebereikia atkurti formulių ar dar kartą tikrinti dienoraščio įrašų.

Tai nereiškia, kad programinė įranga pašalina valdymo poreikį. Ji vis tiek reikalauja teisingo nustatymo, atsakomybės ir reguliaraus peržiūrėjimo. Bet tai reiškia, kad procesas mažiau priklauso nuo atminties ir mažiau tikėtina, kad suges, kai biuras užimtas.

Jei svarstote skirtumą, mūsų vadovas apie Driver CPC ir galiojimo datų valdymą išsamiau nagrinėja operatyvinę pusę.

Kaip palyginti įspėjimus, įrašus ir auditų pėdsaką

Palygindami sistemas, pradėkite nuo įspėjimų. Paklauskite, kaip anksti gali būti išsiųstas pirmas priminimas ir ar laiką galima keisti pagal vairuotojų grupę ar dokumentų tipą. Driver CPC reikalauja skirtingo laiko nei savaitinis patikrinimas ar tą patį mėnesį vykstantis MOT užsakymas. Tikimės, kad priminimų nustatymai gali prasidėti gerokai anksčiau nei galutinė data, o tada eskaluoti.

Kitas klausimas yra, kas gauna įspėjimą. Priminimas, kuris siunčiamas tik į vieną pašto dėžutę, yra trapus. Geresnė praktika yra siųsti įspėjimus asmeniui, kuris valdo įrašą, ir, jei reikia, priežiūros vadovui arba transporto vadybininkui, jei elementas lieka neišspręstas. Eskalacija yra tai, kas neleidžia artėjančiam galiojimo pabaigimui tapti pasibaigusia kvalifikacija.

Tada pažvelkite, kaip sistema registruoja veiksmus. Ar galime pažymėti, kad vairuotojas buvo susisiekęs? Ar galime pridėti pastabas apie užsakyto mokymo datas? Ar galime įkelti dokumentus? Ar galime užregistruoti, kad vairuotojas buvo pašalintas iš vairavimo pareigų laukdamas atnaujinimo? Šie detalės yra svarbios, nes jos rodo aktyvų valdymą, o ne pasyvų stebėjimą.

Naudotojų leidimai yra dar vienas praktinis aspektas. Daugelyje įmonių ne visi turėtų turėti galimybę redaguoti atitikties datas. Geras sistema leidžia biuro darbuotojams įkelti dokumentus arba pridėti pastabas, tuo pačiu ribodama, kas gali keisti pagrindinius įrašus arba uždaryti atitikties problemas. Tai apsaugo duomenų kokybę ir padeda parodyti kontrolę.

Pasirašyti įrodymai taip pat verti patikrinimo. Kai kurie operatoriai nori, kad vairuotojai pripažintų politiką, vadovėlių atnaujinimus ar deklaracijas, susijusias su platesniu vairuotojo failu. Nors tai nėra tas pats, kas Driver CPC, tai dažnai būna šalia jo atitikties procese. Jei sistema gali išlaikyti pasirašytus įrašus prieš vairuotojo profilį, tai tampa daug lengviau pateikti visą failą.

Svarbiausia, paklauskite, ar sistema gali parodyti veiksmus Transporto komisarui. Tai yra tikrasis išbandymas. Jei viešas tyrimas ar techninės priežiūros tyrimas sukelia klausimų apie vairuotojų valdymą, ar galime pateikti aiškią istoriją? Turėtume galėti parodyti:

• įrašą apie galiojimo datą
• išsiųstus priminimus
• kas juos gavo
• kokie sekantys veiksmai buvo atlikti
• kokie įrodymai buvo įkelti
• kada įrašas buvo atnaujintas
• ar vairuotojas buvo užkirstas kelią vairuoti, jei kvalifikacija pasibaigė

Priminimų sistema nėra tik priminimo įrankis. Tai yra operatoriaus kontrolės sistemos dalis.

Kur Driver CPC priminimai yra su DVLA patikromis ir vairuotojų failais

Driver CPC priminimai neturėtų būti atskirai. Praktikoje jie priklauso platesniam vairuotojų atitikties failui.

Tinkamas vairuotojo failas paprastai apima licencijos teisių patikras, tapatybės įrašus, teisę dirbti, kur tai aktualu, medicininius ir regėjimo duomenis, kur tai taikoma, įvadinius įrašus, deklaracijas, mokymo istoriją ir bet kokius incidentus ar drausminius įrašus, kuriuos operatorius laiko. Driver CPC yra viena iš tų failo dalių, ir ji turėtų būti susijusi su likusia jo dalimi.

JK operatoriams tai paprastai reiškia DQC statuso susiejimą su reguliariais DVLA licencijos patikrinimais. Vairuotojas gali turėti teisingas licencijos kategorijas, tačiau vis tiek negali vairuoti profesionaliai, jei jo Driver CPC galiojimas pasibaigęs. Lygiai taip pat galiojantis DQC nepakeičia poreikio stebėti papildymus, diskvalifikacijas ar kategorijų pokyčius pačioje vairuotojo licencijoje. Abu kontrolės turi būti kartu, kad transporto biuras galėtų matyti visą vaizdą.

Štai kodėl mes skatiname operatorius suderinti CPC priminimus su jų licencijų tikrinimo procesu, o ne vykdyti juos kaip atskiras administracines užduotis. Mūsų vadovas apie vairuotojų licencijų patikras operatoriams paaiškina licencijų pusę, ir jis papildo CPC sekimą, o ne pakeičia jį.

Tas pats taikoma dokumentų saugojimui. Jei DQC kopija yra vienoje sistemoje, DVLA patikros rezultatas kitoje, įvadinis formos dokumentas archyve, o defektų mokymo įrašas el. laiške, vairuotojo failas yra fragmentuotas. Tai lėtina peržiūras ir apsunkina auditą. Sujungtas įrašas leidžia mums matyti, ar vairuotojas yra aktualus visose reikalingose patikrose.

Čia taip pat tampa naudingi platesni integracijos. Kai kurie operatoriai nori, kad atitikties programinė įranga būtų šalia draudimo patikrinimų, telematikos, atlyginimų, agentūrų įdarbinimo ar vidaus HR sistemų. Priklausomai nuo nustatymo, REST API arba webhook'ai gali padėti perkelti duomenis tarp sistemų, kad naujas darbuotojas, išvykstantis arba statuso pokytis atnaujintų tinkamus įrašus. Ne kiekvienai flotilei to reikia, tačiau kai vairuotojų skaičius didėja, dvigubo įvedimo sumažinimas tampa tikra nauda.

Mes neduodame teisinės konsultacijos, kai tai sakome. Taškas yra operatyvinis. Jei tikslas yra išvengti praleistų galiojimų ir išlaikyti gynybinį atitikties failą, Driver CPC priminimai geriausiai veikia, kai jie yra vieno valdomo vairuotojo įrašo dalis.

Kokio tipo operatorius reikia kokio lygio sistemos

Skirtingi operatoriai reikalauja skirtingų kontrolės lygių.

Savininkas-vairuotojas gali reikėti tik paprastų priminimų, dokumentų saugojimo ir paprastos artėjančių datų informacijos. Net ir tada, vertė nėra tik Driver CPC. Tai matyti tą datą šalia MOT, metinių testų, patikrinimų, draudimo ir kitų operatoriaus licencijos įsipareigojimų. Todėl kai kurie vieni operatoriai pradeda nuo platesnio atitikties įrankio, o ne atskiros priminimų programos. Mes apžvelgiame šį požiūrį mūsų savininkų vairuotojų atitikties puslapyje.

Maža krovinių vežimo firma su keliais vairuotojais paprastai reikalauja daugiau nei priminimų. Jai reikia bendros matomumo, nes asmuo, užsakyti mokymus, gali būti ne tas pats asmuo, kuris peržiūri vairuotojų failus ar planuoja pamainas. Čia vaidmenų pagrindu prieiga, pasibaigusių ataskaitų ir aiškus veiksmų registras tampa svarbūs.

Autobusų ir mikroautobusų operatoriai dažnai reikalauja disciplinuotesnio proceso, nes vairuotojų skaičius, grafiko sudėtingumas ir viešojo sektoriaus poveikis daro vėlyvą veiksmą sunkiau absorbuoti. Jei keli vairuotojai kartu artėja prie galiojimo pabaigos, sistema turi tai parodyti pakankamai anksti, kad mokymai būtų suplanuoti be paslaugos sutrikdymo.

Furgonų flotilės gali būti mišrus atvejis. Kai kurios furgonų operacijos patenka už Driver CPC reikalavimų, priklausomai nuo transporto priemonės naudojimo ir išimčių, todėl sistema turi leisti mums stebėti tik tuos vairuotojus, kurie yra taikomi, ir išvengti nereikalingų priminimų. Tai viena sritis, kur JK operatoriai turi būti atsargūs, kad nesuprastų, jog platesnė ES pozicija yra tokia pati kiekvienu atveju. Kur taisyklės skiriasi, flotilės įrašas turėtų atspindėti faktinį JK reikalavimą, taikomą atliekamam darbui.

Taksistų ir privačių nuomos firmų gali nereikėti tokių pačių operatoriaus licencijos kontrolės kaip HGV ar PSV flotilėms, tačiau jos vis tiek gauna naudos iš struktūrizuoto būdo stebėti vairuotojų dokumentus, vietos valdžios terminus ir palaikančius įrodymus. Jiems Driver CPC gali būti nereikalingas daugeliu atvejų, tačiau pamoka apie priminimus ir auditų pėdsaką vis tiek galioja.

Vairuotojų agentūros reikalauja dar stipresnės kontrolės. Jos dažnai įdarbina vairuotojus keliems klientams ir turi parodyti, kad patikros buvo atliktos prieš įdarbinant ir vėl pakartotinai tinkamais intervalais. Pagrindinė dienoraščio sistema kovoja, kai tas pats biuras stebi licencijų patikrinimus, DQC galiojimą, įvadinius įrašus ir klientams specifinius reikalavimus, dirbdamas su kintančiu darbuotojų baseinu.

Trumpai tariant, kuo daugiau vairuotojų, vietų, klientų ar dokumentų tipų mes valdome, tuo mažiau tinkami tampa rankiniai priminimai.

Klausimai, kuriuos reikia užduoti prieš pasirenkant sistemą

Pradėkite nuo nustatymo pastangų. Paklauskite, kokie duomenys turi būti įvesti, kas tai daro ir kiek laiko užtrunka, kol gyva flotilė bus sistemoje. Jei vairuotojų įrašų importavimas yra nepatogus, projektas gali sustoti prieš pradedant priminimus.

Tada paklauskite, kaip priminimai yra konfigūruojami. Ar galime nustatyti skirtingus laikus Driver CPC, MOT, metiniams testams ir kitiems terminams? Ar įspėjimai gali kartotis, kol bus išspręsti? Ar jie gali būti siunčiami daugiau nei vienam asmeniui? Jei atsakymas neigiamas, sistema gali atrodyti tvarkinga demonstracijoje, tačiau vis tiek paliks spragų praktikoje.

Ataskaitos yra kitas žingsnis. Turėtume galėti gauti paprastą vairuotojų sąrašą, kuriems reikia atlikti nustatytus laikotarpius, taip pat pasibaigusių elementų ir užbaigtų veiksmų. Transporto vadybininkams naudingas informacijos skydelis, tačiau eksportuojamos ataskaitos taip pat yra svarbios. Jos padeda vidinėms peržiūroms, klientų auditams ir pasiruošimui bet kokiam DVSA vizitui.

Teisingai patikrinkite auditų pėdsaką. Paklauskite, kas nutinka, kai data yra pakeista, dokumentas įkeltas arba įspėjimas uždarytas. Jei sistema negali parodyti, kas ką padarė ir kada, ji yra silpna ten, kur tai svarbiausia.

Pažvelkite į palaikymą platesniam atitikties failui. Ar sistema apima tik priminimus, ar ji taip pat gali laikyti transporto priemonių ir priekabų įrašus, defektų įrodymus, patikrinimus, tachografų valdymą ir operatoriaus licencijos terminus? Daugelis operatorių pradeda spręsti vieną galiojimo problemą ir tada supranta, kad jiems reikia to paties valdymo kitur. Mūsų straipsnis apie flotilės priminimo sistemos pasirinkimą, kad testai būtų laiku nagrinėja šį platesnį klausimą.

Didesnėms flotilėms paklauskite apie integraciją. Jei jau naudojate kitas sistemas, ar duomenys gali judėti per REST API arba webhook'us? Tai gali būti svarbu, jei vairuotojų duomenys gaunami iš HR programinės įrangos, jei licencijų patikrinimai yra inicijuojami iš kitos platformos, arba jei jūs įtraukiate atitikties statusą į vidinę ataskaitą. Kai kurie operatoriai taip pat nori suprasti, kaip kiti duomenų šaltiniai, tokie kaip askMID per Motor Insurers' Bureau, MIB susijusios procedūros, Fleetalyse arba Logivo.AI, tinka jų platesnėms flotilės kontrolėms, net jei šie įrankiai atlieka skirtingas funkcijas.

Galiausiai paklauskite, ar sistema padeda su operatoriaus licencijos terminais, ne tik vairuotojams. Priminimų įrankis, kuris apima tik Driver CPC, gali išspręsti vieną skausmo tašką, tačiau vis tiek paliks MOT, metinių testų, techninės priežiūros planavimo, VOR įrašų, VOL užduočių ir dokumentų išsaugojimo problemas, paskirstytas po atskiras sistemas. Daugelyje transporto biurų tikroji nauda kyla iš šių kontrolės sujungimo.

Tai požiūris, kurį mes pasirinkome su Operator Compliance. Mes jį sukūrėme per Fleeta Limited, atsižvelgdami į tai, kaip operatoriai iš tikrųjų dirba, turėdami omenyje DVSA Gidą dėl kelių tinkamumo išlaikymo ir praktinį poreikį turėti įrodymus paruoštus patikrinimui. Jei Driver CPC galiojimo datos yra praleidžiamos, sprendimas nėra dar vienas lipnus užrašas. Tai sistema, kuri padaro datą matomą, anksti skatina veiksmus, saugo įrodymus ir rodo įrašą, kai kas nors klausia.