Transporto priemonių registracijos programinės įrangos pasirinkimas

Jei renkatės programinę įrangą operatoriaus licencijos darbui, pradėkite nuo įrašų, kuriuos turite galėti pateikti spaudžiant. Transporto vadybininkui nereikia sistemos, kuri būtų tik tvarkinga. Mums reikia tokios, kuri galėtų greitai ir aiškiai parodyti, kas buvo suplanuota, kas buvo padaryta, kas tai pasirašė, kas buvo praleista, kas buvo sekama ir kaip žinome, kad laivynas liko tinkamas eksploatacijai ir tinkamai kontroliuojamas.

Štai kodėl teisingas pasirinkimas paprastai nėra bendras laivyno paketas. JK operatoriams geriau tinka programinė įranga, sukurta aplink operatoriaus licencijos įrodymus, transporto priemonių priežiūros planavimą, vairuotojų įrašus, tachografų sekimą ir audito paruoštus failus. Daugeliui laivynų tai reiškia, kad reikia ieškoti operatoriaus licencijos programinės įrangos furgonų ir HGV laivyno įrašams, kuri galėtų tvarkyti tiek kasdienes operacijas, tiek dokumentus, kuriuos DVSA (Kelių saugumo agentūra) ar Transporto komisaras tikisi pamatyti.

Ką JK operatoriai nori, kad programinė įranga darytų

Operatoriaus licencijos darbui programinė įranga turi valdyti daug daugiau nei transporto priemonių sąrašą ir paslaugų kalendorių.

Mažiausiai mums reikia išsamių įrašų kiekvienai transporto priemonei ir, jei taikoma, kiekvienai priekabai. Tai apima registracijos duomenis, platinimo informaciją, jei taikoma, MOT arba metinio testo datas, patikrinimų dažnumą, PMI istoriją, defektus, remontus, stabdžių testų įrodymus, saugos patikrinimų dokumentus ir bet kokius laikotarpius be eismo. Jei dirbame pagal prekių transporto priemonių operatoriaus licenciją, įrašai turi palaikyti įsipareigojimus, kuriuos davėme, kai licencija buvo suteikta. Jei dirbame PSV (viešojo transporto) transporto priemonėmis, metinio testo ir priežiūros įrodymai turi būti taip pat lengvai pateikiami.

Furgonų laivynai gali neįvertinti šio punkto. Ne kiekviena furgonų operacija patenka po operatoriaus licencijavimo, tačiau daugelis patenka, kai atsižvelgiama į transporto priemonės svorį, naudojimą ir derinius. Kai laivynas apima HGV ir furgonus, arba sunkesnius furgonus, dirbančius pagal tuos pačius transporto biuro kontrolės reikalavimus, įrašų tvarkymo standartas paprastai kyla iki lygio, reikalingo operatoriaus licencijai. Praktikoje tai reiškia, kad reikia laikyti priežiūros ir vairuotojų įrodymus vienoje kontroliuojamoje sistemoje, o ne atskiruose skaičiuoklėse, dirbtuvėse ir el. pašto grandinėse.

Programinė įranga turėtų leisti mums planuoti patikrinimus pagal datą ir ISO savaitę, nes daugelis priežiūros planuotojų dirba taip. Ji turėtų rodyti būsimus užsakymus, praleistus įvykius ir užbaigtus patikrinimus su pasirašytais įrašais. Ji taip pat turėtų išlaikyti aiškią priežiūros istoriją, kad jei DVSA paklaus, kas nutiko transporto priemonei prieš tris mėnesius, arba Transporto komisaras nori pamatyti, ar buvo laikomasi patikrinimų intervalų, mes nesukurtume istorijos iš popieriaus.

Vairuotojų patikrinimai yra tokie pat svarbūs. Turime užregistruoti kasdienius apžiūros patikrinimus, praneštus defektus, taisymo datas, ar defektas padarė transporto priemonę VOR (neeksploatuojama), ir kas leido grįžti į eksploataciją. Tinkama atitikties sistema turėtų atskirti defekto ataskaitą, priežiūros darbą ir atitikties išimtį. Tai nėra tas pats dalykas, ir jie neturėtų dingti į vieną bendrą dirbtuvės užduočių sąrašą.

Tachografo įrodymai taip pat keičia reikalavimus. Jei dirbame pagal reglamentą, turime parodyti ne tik tai, kad tachografo duomenys egzistuoja, bet ir kad jie yra peržiūrimi, pažeidimai yra sekami, o vairuotojai yra valdomi. Sistema, kuri saugo atsisiuntimo failus, bet negali įrodyti tyrimo ir veiksmų, palieka spragą operatoriaus faile.

Tas pats taikoma vairuotojų administravimui. Vairuotojų licencijų patikrinimai, Driver CPC (Vairuotojų kvalifikacijos kortelė) galiojimo datos, DQC (Vairuotojų kvalifikacijos kortelės) detalės, teisės dirbti dokumentai, agentūrų įrašai ir mokymo pastabos visi turi būti tinkamai saugomi ir primenami. Jei šie įrašai yra už pagrindinės sistemos ribų, terminai gali būti praleisti, o auditai užtrunka ilgiau nei turėtų.

Trumpai tariant, JK operatoriams reikia programinės įrangos, kuri sukurtų audito taką. Naudingas klausimas nėra „Ar ji gali saugoti dokumentą?“. Tai yra „Ar ji gali įrodyti kontrolę?"

Operatoriaus licencijos programinė įranga prieš bendras laivyno sistemas

Bendra laivyno sistema dažnai atrodo stipri demonstracijoje, nes ji apima kurą, rida, aptarnavimą ir turto sąrašus. Dirbtuvių įrankiai gali būti geri darbo kortelėms, dalims ir darbui. Telematikos platformos gali būti puikios sekimui ir naudojimui. Tai nereiškia, kad jie yra tinkami operatoriaus licencijos darbui.

Spraga paprastai pasirodo, kai užduodame atitikties klausimus.

Ar sistema gali planuoti saugos patikrinimus teisingu intervalu ir atskirai rodyti praleistus patikrinimus nuo užbaigtų? Ar ji gali saugoti pasirašytą patikrinimo lapą prieš transporto priemonės įrašą? Ar ji gali išlaikyti priekabos istoriją taip pat išsamiai, kaip transporto priemonės istoriją? Ar ji gali rodyti VOR laikotarpius, defekto eskalaciją ir grįžimo į eksploataciją leidimą? Ar ji gali laikyti vairuotojų licencijų patikrinimo datas, Driver CPC terminus, DQC įrašus ir tachografo sekimą toje pačioje failų struktūroje? Ar ji gali sukurti švarų paketą DVSA be duomenų eksportavimo iš trijų sistemų ir ieškant trūkstamų PDF failų?

Bendros programos dažnai praleidžia tuos kontrolės aspektus, nes jos buvo sukurtos laivyno administravimui, o ne operatoriaus licencijavimui. Jų pranešimai gali būti plačios priminimų, o ne atitikties terminai. Jų dokumentų saugojimas gali būti ne daugiau kaip priedai prieš turtą. Jų ataskaitos gali rodyti, kas įvyko operatyviai, bet ne ar įrodymų grandinė patenkintų Transporto komisarą.

Tai yra skirtumas su specializuotomis sistemomis. Operator Compliance mes sukūrėme savo platformą aplink įrašus, kuriuos operatoriai iš tikrųjų turi ginti. Kadangi Fleeta Limited pati valdo sunkvežimius pagal operatoriaus licenciją, programinė įranga buvo sukurta aplink praktinį atitikties darbą ir DVSA Gidą dėl kelių tinkamumo palaikymo, o ne aplink bendrą laivyno duomenų bazę.

Štai kodėl atskirtos sistemos sukelia problemų. Vienas paketas laiko priežiūrą, kitas tvarko vairuotojų failus, tachografo biuras laiko pažeidimų ataskaitas, o licencijų patikrinimai atliekami kažkur kitur. Kiekviena atskira dalis gali veikti, tačiau transporto vadybininkas vis tiek neša riziką, nes įrodymai yra fragmentuoti. Jei norite išsamesnio šios problemos vaizdo, pažiūrėkite, kaip išlaikyti operatoriaus licencijos įrašus vienoje veikiančioje sistemoje.

Palyginimui verti bruožai

Kai lyginate sistemas, ignoruokite blizgantį skydelį akimirkai ir patikrinkite pagrindus.

Pirmiausia palyginkite transporto priemonių ir priekabų įrašus. Tinkama atitikties sistema turėtų išlaikyti atskirus, išsamius failus varomoms vienetams, rigidams, furgonams, priekaboms ir PSV, jei reikia. Ji turėtų leisti mums saugoti patikrinimų intervalus, MOT arba metinio testo datas, finansavimo ar nuosavybės duomenis, platinimo duomenis, padangų įrašus, aptarnavimo dokumentus ir palaikančius failus be apėjimų.

Tada palyginkite patikrinimų planavimą. Tikimės, kad bus planuojama pagal datą, matoma ateities perspektyva pagal savaitę, praleisti ženklai ir galimybė dirbti ISO savaitės formatu. Jei jūsų priežiūros teikėjas planuoja pagal savaitės numerį, programinė įranga turėtų tai atitikti. Ji taip pat turėtų susidoroti su patikrinimų dažnumo pokyčiais ir išsaugoti istoriją, kas iš pradžių buvo suplanuota.

VOR kontrolė yra dar vienas ankstyvas testas. Transporto priemonė, pažymėta VOR, turėtų išsiskirti iš karto. Turėtume matyti, kodėl ji yra neeksploatuojama, kokia veiksmai yra nebaigti, ar defektas buvo pašalintas ir kas leido ją grąžinti į eksploataciją. Jei VOR yra tik pastabų laukas, sistema yra per silpna rimtam operatoriaus licencijos darbui.

Vairuotojų įrašai yra tokie pat svarbūs. Palyginkite, kaip kiekviena sistema tvarko licencijų patikrinimus, Driver CPC galiojimo datas, DQC detales, įvadinius įrašus, agentūrų vairuotojų failus ir mokymo pastabas. Jei dirbate kurjerių ar furgonų laivynuose su dažnu vairuotojų kaita, tai greitai tampa kritiška. Mes tai išsamiau aptarėme savo straipsnyje apie vairuotojų licencijų patikrinimo programinę įrangą kurjerių laivynams.

Dokumentų saugojimas turėtų būti kontroliuojamas, o ne atsitiktinis. Turime galėti pridėti patikrinimo lapus, stabdžių testų ataskaitas, MOT sertifikatus, metinio testo rezultatus, draudimo dokumentus, defektų nuotraukas ir pasirašytas deklaracijas prie tinkamo įrašo. Geros sistemos taip pat palengvina rasti naujausią versiją ir išsaugoti senesnes audito istorijai.

Parašai taip pat svarbūs. Skaitmeniniai parašai ant patikrinimų, defekto ataskaitų ir pripažinimų yra naudingi tik jei jie yra aiškiai susieti su įvykiu, vartotoju ir laiku. Įrašytas vardas komentaro laukelyje nėra tas pats dalykas.

Tada pažvelkite į įspėjimus. Svarbus klausimas yra, ar įspėjimai gali būti konfigūruojami aplink atitikties terminus, o ne ar sistema gali siųsti priminimo el. laišką. Mums reikia įspėjimų dėl artėjančių patikrinimų, MOT arba metinio testo galiojimo, draudimo atnaujinimo, Driver CPC terminų, DQC galiojimo, licencijų patikrinimo datų ir neišspręstų defektų. Taip pat reikia, kad šie įspėjimai pasiektų tinkamus žmones, nes praleistas priminimas, išsiųstas į bendrą pašto dėžutę, vis tiek yra praleistas terminas.

Galiausiai palyginkite ataskaitas. Geros ataskaitos turėtų leisti mums gauti transporto priemonių priežiūros istoriją, priekabų istoriją, atvirų defektų, praleistų patikrinimų, vairuotojų failų būklę ir dokumentų galiojimo sąrašus be rankinio perdirbimo. Jei norite praktinio vertinimo, mūsų gidas apie operatoriaus licencijos priežiūros įrašus nurodo, kokius įrodymus operatoriai turėtų galėti pateikti.

Kaip tachografų ir vairuotojų įrašai keičia sprendimą

Tachografų ir vairuotojų administravimas dažnai nusprendžia, ar viena sistema yra pakankama.

Daugelis operatorių pradeda pirkdami priežiūros programinę įrangą, o vėliau pridėdami tachografų analizę iš kito tiekėjo. Popieriuje tai atrodo valdomai. Praktikoje tai dažnai reiškia, kad transporto vadybininkas prisijungia prie dviejų ar trijų sistemų, kad atsakytų į vieną atitikties klausimą.

Jei vairuotojas turi pakartotinių pažeidimų, turime matyti visą vaizdą. Ar buvo patikrinta vairuotojo licencija? Ar Driver CPC galioja? Ar DQC galioja? Ar pažeidimų ataskaitos buvo peržiūrėtos? Ar buvo atliktas aptarimas? Ar buvo užfiksuota papildoma mokymai? Jei šie įrašai yra atskirose vietose, sekimas tampa nepatikimas, o audito takas silpnėja.

Tai svarbu, nes DVSA ne tik ieško žalių tachografų duomenų. Eksaminatoriai taip pat gali norėti pamatyti, ką mes padarėme su informacija. Sistema, kuri gali parodyti atsisiuntimus, analizę, pažeidimų peržiūrą, pastabas, pripažinimus ir pakartotinių tendencijų stebėjimą, suteikia mums daug stipresnę poziciją nei ta, kuri tiesiog saugo failus.

Tai ypač svarbu mišriems laivynams ir agentūrų turintiems operacijoms. Laivynas, dirbantis su HGV, furgonais ir laikinais vairuotojais, gali turėti skirtingus teisės aktus visoje operacijoje, tačiau valdymo našta vis tiek tenka vienam biurui. Kuo labiau fragmentuotos sistemos, tuo lengviau vairuotojų failui tapti neišsamiam arba tachografo problemai būti sprendžiamai be ryšio su asmens platesniu įrašu.

Štai kodėl mes patariame palyginti tachografų analizę ir vairuotojų administravimą kartu su priežiūra, o ne po jos. Jei programinė įranga negali gerai tvarkyti abiejų pusių, galite sutaupyti pinigų pirkimo metu ir prarasti kontrolę vėliau. Mūsų straipsnis apie vieną sistemą licencijų patikrinimams ir tachografų įrašams paaiškina, kur paprastai nepavyksta šie ryšiai.

Ką paklausti tiekėjo prieš keičiant

Gera demonstracija turėtų atsakyti į operatyvinius klausimus, o ne tik rodyti ekranus.

Pradėkite nuo duomenų migracijos. Paklauskite, kaip tiksliai bus perkeliami transporto priemonių, priekabų, vairuotojų ir dokumentų įrašai. Ar tiekėjas gali importuoti dabartinius patikrinimų tvarkaraščius, praeities priežiūros istoriją, defektų žurnalus ir galiojimo datas? Kaip užkirsti kelią dubliavimui? Ką daryti su senais PDF ir pasirašytais formomis?

Tada paklauskite apie vartotojų teises. Transporto vadybininkai, dirbtuvių darbuotojai, vairuotojai, agentūrų koordinatoriai ir administratoriai neturėtų turėti tokio paties prieigos lygio. Turime kontroliuoti, kas gali kurti, redaguoti, pasirašyti ir ištrinti įrašus. Taip pat reikia audito tako, rodančio, kas pasikeitė ir kada.

Planavimo formatas yra vertas anksti patikrinti. Jei jūsų operacija dirba ISO savaitės numeriais, įsitikinkite, kad sistema taip pat tai daro. Daug produktų teigia, kad palaiko priežiūros planavimą, tačiau tampa nepatogūs, kai planuotojas sako: „Parodykite man 42 ir 43 savaitės patikrinimus.“

Paklauskite apie integracijas. Kai kurie laivynai reikalauja ryšių su atlyginimų, telematikos, dirbtuvių teikėjais, defektų programėlėmis, tachografų įrankiais ar vidinėmis BI platformomis. Jei tai jums svarbu, paklauskite, ar sistema palaiko REST API ir ar ji gali siųsti arba gauti webhooks įvykių pagrindu atnaujinimams. Nepriimkite neaiškių teiginių apie „atvirą integraciją“ be pavyzdžių.

Jei naudojate išorinius duomenų šaltinius, paklauskite, kaip jie dera. Dėl draudimo ir transporto priemonių patikrinimų kai kurie operatoriai naudoja askMID duomenis iš Motor Insurers' Bureau, dar vadinamo MIB. Dėl vairuotojų ar atitikties darbo srautų galite jau turėti tokius įrankius kaip Fleetalyse arba Logivo.AI versle. Pagrindinis klausimas yra, ar programinė įranga gali sklandžiai dirbti su tais procesais, ar ji priverčia rankiniu būdu perrašyti.

Taip pat turėtumėte paklausti, kaip sistema padeda jums sukurti įrašus DVSA arba Transporto komisarui. Ar ji gali generuoti transporto priemonės failą su patikrinimų istorija, MOT arba metinio testo įrodymais, defektais ir remontais? Ar ji gali sukurti vairuotojo failą su licencijų patikrinimais, Driver CPC įrašais, DQC detalėmis ir tachografo sekimu? Ar ji gali parodyti, kas buvo numatyta tam tikrą datą, o ne tik tai, kaip atrodo įrašas šiandien?

Operatoriaus licencijos administravimui paklauskite, ar sistema padeda organizuoti informaciją aplink pačią licenciją, įskaitant veiklos centro įrašus ir nuorodas į VOL procesus, jei reikia. Ji neturi pakeisti VOL, tačiau turėtų palaikyti darbą, kuris yra susijęs su licencijos valdymu.

Galiausiai, paklauskite, kas sukūrė sistemą ir kam. Yra tikras skirtumas tarp programinės įrangos, sukurtos pagal JK atitikties praktiką, ir programinės įrangos, pritaikytos iš platesnio laivyno produkto. OperatorCompliance buvo sukurta Fleeta Limited, turint omenyje operatoriaus licencijos darbą, ir tai matosi detalėse, kurias transporto vadybininkai iš tikrųjų naudoja.

Kokio tipo operatorius reikia kokio lygio sistemos

Ne kiekvienam operatoriui reikia tokio pat gilaus sistemos, tačiau daugumai reikia daugiau nei paprasto sekimo.

Savininkas-vairuotojas su viena transporto priemone gali sugebėti valdyti su lengvesne sistema, jei patikrinimai, MOT datos, defektai, licencijų įrašai ir tachografo įrodymai vis dar yra tinkamai kontroliuojami. Testas yra paprastas. Jei DVSA rytoj paprašytų failo, ar galėtume jį pateikti tvarkingai, be ieškojimo per telefonus ir pirštines?

Mažas furgonų laivynas gali manyti, kad skaičiuoklė ir paslaugų dienoraštis yra pakankami. Kartais jie yra, tam tikrą laiką. Tačiau kai laivynas turi kelis vairuotojus, išorės priežiūrą, dažnus dokumentų atnaujinimus ar bet kokius operatoriaus licencijos įsipareigojimus, administracinė našta greitai kyla. Tai paprastai yra ta vieta, kur specializuota operatoriaus licencijos programinė įranga furgonų ir HGV laivyno įrašams pradeda turėti prasmę, ypač jei verslas tikisi augimo.

Mišrių furgonų ir HGV operatoriai paprastai labiausiai pasinaudoja specializuota sistema. Jiems reikia vieno kontrolės metodo skirtingiems transporto priemonių tipams, skirtingiems priežiūros reikalavimams ir dažnai skirtingoms vairuotojų populiacijoms. Bendras laivyno paketas gali gerai tvarkyti naudojimą, tačiau dažnai sunkiai išlaiko atitikties įrodymus tokiu pačiu lygiu visam laivynui.

Autobusų ir mikroautobusų laivynams reikia stipraus planavimo, metinio testo kontrolės, defektų tvarkymo ir vairuotojų administravimo. Jie taip pat paprastai reikalauja aiškios dirbtuvių ir operatyvinės koordinacijos, nes transporto priemonės yra viešai matomos, laiko kritinės ir labai tikrinamos. Čia pasirašytų įrodymų ir išsamios priežiūros istorijos vertė yra akivaizdi.

Įdarbinimo verslai, kurjerių agentūros ir vairuotojų agentūros turi kitą iššūkį. Jų rizika dažnai yra vairuotojų failuose, o ne dirbtuvių įrašuose. Jiems reikia patikimų licencijų patikrinimų, Driver CPC ir DQC sekimo, dokumentų saugojimo ir aiškaus įrodymo, kas buvo patikrintas, kada ir kieno. Jei jie taip pat tiesiogiai valdo transporto priemones, vienos sujungtos sistemos atvejis tampa dar stipresnis.

Taksų ir privačių nuomos firmos gali būti už klasikinio operatoriaus licencijos modelio, priklausomai nuo operacijos, tačiau daugelis vis tiek reikalauja disciplinuoto transporto priemonių ir vairuotojų įrašų tvarkymo. Tinkamas programinės įrangos lygis priklauso nuo to, ar jiems reikia transporto biuro stiliaus kontrolės, atitikties ataskaitų ir integruotų vairuotojų įrašų, ar tiesiog vietinės valdžios ir vidaus laivyno administravimo.

Praktinė taisyklė yra tokia. Jei jūsų verslas priklauso nuo galimybės įrodyti kelių tinkamumo kontrolę, terminų valdymą ir vairuotojų priežiūrą, pirmiausia pasirinkite atitikties orientuotą sistemą, o bendrą laivyno įrankį antrą. Tai yra spraga, kurią Operator Compliance buvo sukurta užpildyti.