Tachografų analizė, kuri atlaiko DVSA patikrinimą

DVSA patikrinimas nebus sėkmingas, jei duomenys bus tik kažkur serveryje. Jis bus sėkmingas, jei parodysime, kad atsisiunčiame tachografų įrašus, laiku juos peržiūrime, nustatome riziką, kalbamės su vairuotojais, taisome blogus įpročius ir saugome įrodymus, ką padarėme. Būtent tam praktikoje ir skirta tachografų analizė.

Transporto vadybininkams tikrasis išbandymas yra paprastas. Jei DVSA arba Transporto komisaras (Traffic Commissioner) paklaus, kas įvyko po pažeidimo, trūkstamo ridos išimties, pakartotinių rankinių įrašų problemų ar neaiškių laikotarpių, ar galime parodyti ataskaitą, tyrimą, vairuotojo sekimą ir rezultatą? Jei ne, analizė nepadarė savo darbo.

Kodėl iš tikrųjų reikalinga tachografų analizė

JK operatorių licencijos atitikties kontekste tachografų analizė nėra tik vairuotojo kortelių ir transporto priemonių vienetų atsisiuntimo veiksmas. Tai nuolatinė to duomenų peržiūra, kad galėtume valdyti vairuotojų valandas, darbo laiko problemas, transporto priemonių naudojimą ir kontrolės standartą, tikimąsi pagal operatorių licenciją.

Tai svarbu, nes žali failai patys savaime nieko nepaaiškina. Atsisiuntimas gali rodyti akivaizdų poilsio sumažėjimą, trūkstamą rankinį įrašą, transporto priemonės judėjimą be kortelės arba ridą, kuri nesutampa su likusiais laivyno įrašais. Kol kas nors to neperžiūrės, nepaklaus klausimų ir neužfiksuos atsakymo, tai tik neapdoroti įrodymai.

Operatoriai naudoja tachografų analizę dėl kelių praktinių priežasčių:

• anksti nustatyti vairuotojų valandų pažeidimus
• nustatyti pakartotinį elgesį pagal vairuotoją, depą ar transporto priemonę
• užfiksuoti spragas kortelių naudojime, rankiniuose įrašuose ir neaiškiuose laikotarpiuose
• susiderinti veiklą su maršrutais, užduotimis, degalais ir rida
• palaikyti vairuotojų aptarimus ir perkvalifikavimą
• demonstruoti efektyvią valdymo kontrolę DVSA
• sukurti gynybinį failą bet kokiai viešajai apklausai prieš Transporto komisarą

JK prekių ir keleivių operatoriams tai yra platesnės operatorių licencijos pareigos, kad būtų saugu ir atitiktų reikalavimus. Lūkesčiai nėra tobulumo. Lūkesčiai yra kontrolė. Gerai valdomas sistema rodo, kad žinome, ką mums sako ataskaitos, galime atskirti vienkartinį atvejį nuo modelio ir veikiame, kol nedidelė problema nevirs licencijos problema.

Yra ir praktinis aspektas dėl mišrių laivynų. Kai kurie operatoriai veža HGV arba PSV, kartu su furgonais ar pagalbinėmis transporto priemonėmis, kurios yra už tachografų taikymo srities. Tachografų analizė vis tiek yra svarbi, nes veikla, kuri patenka į taikymo sritį, turi būti nuosekli platesniame laivyno įraše. Jei vairuotojo, transporto priemonės ar maršruto modelis atrodo neteisingas, tachografų įrašas turėtų padėti tai paaiškinti, o ne sukelti daugiau klausimų.

Kur JK ir ES taisyklės skiriasi, turime dirbti pagal taisykles, kurios taikomos vykdomai operacijai. Dėl vidaus JK darbo transporto vadybininkai paprastai koncentruojasi į JK vykdymo poziciją ir operatorių licencijos lūkesčius. Tarptautiniam darbui, įskaitant atvejus, kai taikomos ES vairuotojų valandų taisyklės, peržiūros procesas turi atspindėti tai. Pagrindinė mintis yra ta, kad analizės rutina turi atitikti teisinį režimą, pagal kurį transporto priemonė ir vairuotojas veikė tuo metu.

Ką turėtų peržiūrėti transporto vadybininkas ataskaitose

Naudinga tachografų ataskaita nėra ta, kuri generuoja daugiausiai puslapių. Tai ta, kuri leidžia transporto vadybininkui greitai peržiūrėti pagrindines išimtis ir tada gilintis į pagrindinius duomenis.

Pirmasis peržiūros sritis yra pažeidimai. Tai apima kasdienį vairavimą, pertraukas, kasdienį poilsį, savaitinį poilsį ir bet kokias kitas išimtis, kurias pažymi analizės paketas. Neturėtume sustoti ties antraštės skaičiumi. Viena ataskaita su dešimčia mažo lygio įrašų gali būti mažiau svarbi nei vienas rimtas įvykis arba mažiau nei pakartotinis modelis per kelias savaites. Transporto vadybininkas turėtų atkreipti dėmesį į rimtumą, dažnumą ir tai, ar problema yra izoliuota, ar įprasta.

Antrasis sritis yra trūkstama rida. Dideli nepaaiškinti tarpai tarp užfiksuotos tachografų veiklos ir transporto priemonės ridos gali rodyti praleistus atsisiuntimus, naudojimą be teisingos kortelės veiklos, dirbtuvės judėjimą, keltų ar traukinių apdorojimą, įvestą neteisingai, arba paprastą duomenų neatitikimą. Trūkstama rida neįrodo neteisėtumo, tačiau reikalauja paaiškinimo. Jei paaiškinimas yra teisėtas, jis turėtų būti užfiksuotas.

Nežinomi laikotarpiai yra svarbūs dėl tos pačios priežasties. Ataskaita, kuri rodo reguliarius nežinomus laikotarpius, gali rodyti, kad vairuotojas netinkamai įveda rankinius įrašus, kortelę įterpia per vėlai arba netinkamai apskaičiuoja kitą darbą, prieinamumą ar poilsį. DVSA patikrinimo metu pakartotiniai nežinomi laikotarpiai be sekimo gali rodyti silpną valdymo kontrolę.

Rankiniai įrašai nusipelno atskiro dėmesio. Dažnai tai yra ta vieta, kur kitaip gerai vairuojantys vairuotojai paslysta. Problema nėra tik tai, ar egzistuoja rankinis įrašas, bet ar jis turi prasmę pagal pamainos laikus, ankstesnį poilsį, kitą darbą ir kitą užfiksuotą veiklą. Jei matome pakartotinius klaidų atvejus iš to paties vairuotojo, atsakymas nėra tik užfiksuoti pažeidimą. Tai yra aptarti su vairuotoju ir patikrinti, ar vairuotojas supranta, ką reikia įvesti ir kada. Mūsų vadovas apie rankinius tachografų įrašus, kurie atlaiko DVSA patikrinimą apima praktinius aspektus.

Poilsio modeliai turėtų būti peržiūrimi laikui bėgant, o ne tik įvykio po įvykio. Vairuotojas, kuris reguliariai veža arti ribų, vėluoja pertraukas arba sumažina poilsį taip, kad techniškai būtų atstatomas, vis tiek gali kelti atitikties riziką. Transporto vadybininkas turėtų ieškoti nuovargio susijusių modelių, spaudimo taškų tam tikruose kontraktuose ir bet kokio maršruto planavimo, kuris praktiškai apsunkina teisėtą atitiktį.

Pakartotiniai klausimai pagal vairuotoją ar transporto priemonę dažnai yra svarbiausias valdymo signalas visame ataskaitų rinkinyje. Pavyzdžiai apima:

• tas pats vairuotojas nuolat nesugeba atlikti rankinių įrašų
• ta pati transporto priemonė nuolat rodo judėjimus be kortelės
• depo, kur pažeidimai koncentruojasi aplink pradžios ar grįžimo laikus
• agentūros vairuotojai, kurie generuoja daugiau nežinomų laikotarpių nei samdomi vairuotojai
• maršrutas ar klientų tvarkaraštis, kuris sukelia pakartotinį pertraukų ar poilsio spaudimą

Čia tachografų analizė tampa valdymo įrankiu, o ne archyvavimo užduotimi. Jei ta pati problema pasirodo mėnesį po mėnesio, klausimas nebe tai, kas įvyko. Klausimas yra, kodėl mūsų sistema leido tai tęstis.

Taip pat naudinga palyginti tachografų išvadas su kitais įrašais. Jei vairuotojas sako, kad transporto priemonės defektas ar gedimas paveikė dienos įrašą, turėtume tai matyti defektų ataskaitose ir VOR istorijoje. Jei dirbtuvės laikas pateikiamas kaip ridos judėjimo priežastis, priežiūros įrašas turėtų tai patvirtinti. Jei vairuotojas teigia, kad vyksta mokymai ar ne vairuotojo pareigos, tai turėtų atitikti grafiko ar atlyginimo įrašus.

Struktūrizuotas procesas tachografų pažeidimų peržiūroms ir vairuotojų aptarimams labai palengvina šių įrodymų pateikimą.

Kiek dažnai turėtų būti atsisiunčiami ir tikrinami tachografų duomenys?

Teisinga rutina yra ta, kuri yra pakankamai reguliarus, kad anksti pastebėtų problemas, ir realistiška, kad ataskaitos iš tikrųjų būtų peržiūrimos. Tvarkaraštis, kuris atrodo griežtas popieriuje, bet praktikoje vėluoja, yra silpnesnis nei rutina, kurią galime įrodyti, kad laikomės kiekvieną savaitę.

Turėtume atskirti tris dalykus. Pirmiausia, vairuotojo kortelių duomenų atsisiuntimą. Antra, transporto priemonės vieneto duomenų atsisiuntimą. Trečia, ataskaitų peržiūrą ir išimčių eskalavimą. Tai susiję, bet tai nėra tas pats uždavinys.

Daugumai operatorių tinkamas požiūris yra nustatyti fiksuotą atsisiuntimo tvarkaraštį ir trumpesnį vidinį tvarkaraštį ataskaitų peržiūrai. Praktikoje tai paprastai reiškia, kad nelaukiame kito oficialaus atsisiuntimo ciklo, kol žiūrime į rimtas išimtis. Jei kortelės atsisiuntimas atkeliauja ir rodo reikšmingą problemą, jis turėtų būti greitai peržiūrėtas, o ne paliktas iki mėnesio pabaigos.

Protinga rutina paprastai apima:

• apibrėžtą dažnumą vairuotojo kortelių atsisiuntimams
• apibrėžtą dažnumą transporto priemonių vienetų atsisiuntimams
• peržiūros tašką naujoms pažeidimų ir išimčių ataskaitoms
• vardinį asmenį, atsakingą už pirmąją peržiūrą
• vardinį transporto vadybininką, atsakingą už eskalavimą
• tikslinį laikotarpį vairuotojų aptarimams ir pripažinimams
• procesą skubiam veiksmui, kai vairuotojas neturėtų būti planuojamas, kol problema nebus peržiūrėta

Taip pat turėtume leisti įvykių pagrindu atsisiųsti. Jei vairuotojas palieka, transporto priemonė parduodama, įvyksta rimtas incidentas arba DVSA prašo įrašų, laukti kito rutininio ciklo nėra pakankamai gerai. Tas pats taikoma, kai agentūros vairuotojas dirbo tik trumpą laiką, bet sukėlė rūpesčių.

Operatoriams, turintiems kelis depus, savininkams-vairuotojams arba intensyviai naudojantiems agentūrų darbo jėgą, nuoseklumas yra svarbesnis už sudėtingumą. Geriausia sistema paprastai yra ta, kuri suteikia tą patį peržiūros kelią kiekvienam kortelės ir transporto priemonės atsisiuntimui, nepriklausomai nuo to, kas ją įkėlė ar iš kur ji atėjo.

Tai viena iš priežasčių, kodėl daugelis operatorių atsisako atskirų skaičiuoklių, el. pašto priminimų ir vietinių aplankų. Centrinė sistema padeda mums matyti, kas buvo atsisiųsta, kas buvo peržiūrėta, kas yra pavėluota ir kas vis dar laukia pripažinimo. Mūsų tachografų analizės įrankiai operatorių atitikties užtikrinimui sukurti taip, kad būtų šalia kitų operatorių failų, o ne paliekant tachografų įrašus atskirame silo.

Čia nesuteikiame teisinės konsultacijos dėl atsisiuntimo intervalų, ir operatoriai turėtų dirbti pagal taisykles, kurios taikomos jų transporto priemonėms ir operacijoms. Praktinė mintis yra ta, kad bet koks tvarkaraštis, kurį priimame, turime galėti parodyti, kad jis yra suprantamas, laikomasi ir stebimas.

Kokius įrodymus turėtų saugoti DVSA ir Transporto komisaras?

Jei DVSA apsilanko arba byla pasiekia Transporto komisarą, nepakanka pasakyti, kad ataskaitos buvo prieinamos. Turime parodyti aiškų audito taką nuo duomenų gavimo iki valdymo veiksmų.

Mažiausiai turėtume išlaikyti pagrindinius atsisiuntimo įrašus ir iš jų gautas analizės ataskaitas. Bet tai tik pradžia. Stipresni įrodymai yra viskas, kas rodo, ką padarėme toliau.

Tai paprastai apima:

• pažeidimų ataskaitas pagal vairuotoją ir transporto priemonę
• išimčių ataskaitas dėl trūkstamos ridos, nežinomų laikotarpių ir rankinių įrašų problemų
• transporto vadybininko peržiūros užrašus
• vairuotojų aptarimo formas arba susitikimų įrašus
• vairuotojų pripažinimus, ar jie buvo pasirašyti skaitmeniniu būdu, ar raštu
• perkvalifikavimo užrašų arba darbo įrankių pokalbių kopijas
• eskalavimo įrašus dėl pakartotinių ar rimtų pažeidimų
• įrodymus apie bet kokias drausmines priemones, jei tai tinkama
• įrašus, rodančius, kad problema buvo dar kartą patikrinta vėliau
• valdymo santraukas, rodančias tendencijas visame laivyne

DVSA patikrinimui aiškumas yra svarbus. Ekspertas turėtų galėti pasirinkti vairuotoją, datos intervalą ar transporto priemonę ir matyti seką. Atsisiuntimas gautas. Ataskaita sugeneruota. Išimtis nustatyta. Vairuotojas kalbėjosi. Paaiškinimas priimtas arba atmestas. Tolimesni veiksmai atlikti. Sekimas užbaigtas.

Kur paaiškinimas priklauso nuo kito įrašo, turėtume išlaikyti tą ryšį. Pavyzdžiui:

• defekto ar gedimo ataskaita, susijusi su VOR laikotarpiu
• dirbtuvių dokumentacija, susijusi su transporto priemonės judėjimu
• grafiko arba pareigų įrašai, susiję su ne vairuotojo darbu
• keltų ar traukinių judėjimo detalės, susijusios su dienos poilsio modeliu
• agentūros užsakymo įrašai, susiję su laikinu vairuotojo veikla

Čia tinkamas audito takas padeda su patikimumu. Jei ataskaita buvo peržiūrėta du mėnesius vėlai, pakeista be pėdsakų arba niekas jos nepatvirtino, ji nebus gerai laikoma patikrinimo metu. Priešingai, visiškas įrašas su datomis, veiksmais ir vardiniais vartotojais yra daug lengviau ginti.

Operatoriai taip pat turėtų išlaikyti įrodymus apie patį valdymo rutiną. Tai gali apimti vidinius atitikties kalendorius, priskirtas atsakomybes, peržiūros žurnalus ir įrodymus, kad pavėluoti elementai buvo persekiojami. Jei Transporto komisaras paklaus, kaip veikia sistema, turėtume galėti parodyti ne tik individualius atvejus, bet ir aplinką aplink juos.

Operator Compliance matome stipriausius failus kaip tuos, kurie sujungia tachografų įrodymus su likusia operatoriaus įrašu. Tai reiškia, kad tachografų peržiūra nėra atskirta nuo licencijų patikrinimų, priežiūros terminų, MOT užsakymų, metinių testų datų, draudimo ir vairuotojų kvalifikacijos įrašų.

Kur tachografų analizė tinka platesnėje operatorių atitikties sistemoje

Tachografų analizė yra viena valdymo kontrolės dalis. Ji tampa daug naudingesnė, kai ji yra sujungta su likusia atitikties sistema.

Pradėkite nuo vairuotojų. Jei vairuotojas rodo pakartotinius tachografų klausimus, turėtume galėti patikrinti vairuotojo licencijos statusą, ankstesnes DVLA patikrinimo datas, Driver CPC poziciją ir DQC galiojimo pabaigą, neatsidarydami trijų skirtingų sistemų. Transporto vadybininkas, žiūrintis į pažeidimų tendenciją, dažnai reikia platesnio vaizdo iš karto. Ar tai naujai kvalifikuotas vairuotojas? Agentūros darbuotojas? Kas nors, kurio CPC mokymai artėja? Kas nors, kuris jau yra peržiūrimas?

Tada pažvelkite į transporto priemones ir priekabas. Tachografų išimtis gali turėti daugiau prasmės, kai ji vertinama pagal patikrinimo tvarkaraščius, MOT užsakymus, metinių testų datas, defektus ir VOR laikotarpius. Jei transporto priemonė buvo ne kelyje, dirbtuvėse arba laukė dalių, įrašas turėtų tai patvirtinti. Jei ne, tachografų ataskaita gali būti pirmas ženklas, kad platesnis failas nėra tinkamai prižiūrimas.

Šis platesnis vaizdas taip pat svarbus operatorių licencijos įsipareigojimams. Transporto komisaras nežiūrės į tachografų kontrolę izoliuotai, jei taip pat yra spragų priežiūros planavime, patikrinimo įrašuose ar vairuotojų administracijoje. Silpnumas vienoje srityje dažnai sukelia klausimų kitose. Todėl rekomenduojame išlaikyti vieną nuoseklų atitikties failą, nesvarbu, ar laivynas yra penkios transporto priemonės, ar penkiasdešimt.

Daugeliui operatorių šis failas dabar turi apimti daugiau nei klasikinius HGV ar PSV įrašus. Mišrūs laivynai gali apimti furgonus, priekabas, PHV pagalbines transporto priemones ar specializuotus turtus. Draudimo patikrinimai gali apimti askMID duomenis iš Motor Insurers' Bureau arba MIB įrašus, naudojamus draudimo patvirtinimui. Dirbtuvės ir planavimo komandos gali reikalauti, kad duomenys būtų perduodami per REST API arba webhooks. Kai kurie operatoriai taip pat nori ryšių su tokiais įrankiais kaip Fleetalyse arba Logivo.AI. Svarbu nekurti technologijų krūvos dėl pačios technologijos. Svarbu išlaikyti atitikties įrodymus sujungtus.

Tas pats taikoma formaliam operatorių licencijos įrašui. Jei mums reikia dokumentų VOL, vietos audito ar posėdžio, neturėtume ieškoti per pašto dėžutes, bendrus diskus ir depų aplankus paskutinio pasirašyto aptarimo. Turėtume žinoti, kur įrašas yra ir kas jį uždarė.

Tai praktinis skirtumas tarp turėjimo tachografų duomenų ir turėjimo tachografų kontrolės. Geras analizė sako, ką duomenys sako. Geras atitikties valdymas užtikrina, kad radinys būtų peržiūrėtas, veikiamas ir išlaikytas kaip įrodymas.

OperatorCompliance buvo sukurtas aplink šią kasdienę realybę. Fleeta Limited veža sunkvežimius pagal operatorių licenciją, todėl sistema sukurta aplink įrašus, kuriuos transporto vadybininkai iš tikrųjų turi pateikti, kai DVSA užduoda klausimus. Tikslas yra paprastas: išlaikyti tachografų analizę, vairuotojų įrašus, transporto priemonių terminus ir pasirašytus įrodymus vienoje vietoje, formatu, kuris atlaiko, kai kas nors tikrina.

Jei jūsų dabartinis procesas vis dar remiasi atskiromis eksportais, el. pašto priminimais ir rankiniu archyvavimu, rizika yra ne tik praleisti pažeidimus. Tai yra nesugebėjimas įrodyti, kad problema buvo valdoma. Paprastai tai yra ta vieta, kur įprastas DVSA patikrinimas virsta platesne atitikties diskusija.