Tachografo atsisiuntimo taisyklės 28 dienoms

Vairuotojų kortelės turi būti atsisiunčiamos bent kas 28 kalendorines dienas, o transporto priemonių įrenginiai turi būti atsisiunčiami kas 90 dienų. Atsisiųsti tachografo duomenys turi būti analizuojami ir saugomi 12 mėnesių, nes kortelės ribota atmintis reiškia, kad senesni duomenys gali būti perrašyti ir prarasti.

Transporto vadybininkas dažnai sužino apie problemą blogiausiu metu. DVSA vizitas vyksta, inspektorius prašo naujausių vairuotojo kortelių failų ir pažeidimų sekimo, o vieno vairuotojo naujausias atsisiuntimas yra už reikalaujamo laikotarpio ribų. Vairuotojas gali dirbti teisėtai, tačiau operatorius negali to įrodyti, nes įrodymai dingo arba niekada nebuvo peržiūrėti.

Štai kodėl tachografo atsisiuntimo taisyklės 28 dienoms nėra tik biuro priminimas. Jos yra dalis operatoriaus licencijos sistemos HGV, autobusų ir mikroautobusų parkams. Operatorius, transporto vadybininkas, vairuotojai, atitikties darbuotojai ir techninės priežiūros komanda visi turi turėti aiškų įrašą apie tai, kas, kada ir ką atsisiuntė, kokie klausimai buvo rasti ir kaip verslas reagavo.

Šis vadovas atskiria teisinį reikalavimą nuo praktinių kontrolės priemonių. Jis taip pat nagrinėja skirtumą, kuris sukelia daugybę problemų kelyje: atsisiuntimo įrašai kas 28 dienas nėra tas pats, kas turėti reikalaujamus įrašus kelyje. Atitinkamas laikotarpis gali būti 28 arba 56 dienos, priklausomai nuo kelionės.

Atsisiuntimo kalendorius gali padėti, tačiau vien kalendorius neparodys kontrolės. Failas turi atvykti, likti skaitomas, būti analizuojamas ir sukelti dokumentuotą veiksmą, kai yra pažeidimas ar trūksta įrodymų. Praktinis nuotolinio atsisiuntimo apžvalga yra prieinama šiame vadove apie tachografo nuotolinio atsisiuntimo darbo eigą.

Turinio sąrašas

• Įvadas Kodėl 28 dienų taisyklė užklumpa operatorius
  • Įrodymų problema, susijusi su praleistu atsisiuntimu
  • Ką atskiria šis vadovas
• Teisinis pagrindas, kodėl reikia atsisiųsti kas 28 dienas
  • Nuo licencijos įsipareigojimo iki kasdienės kontrolės
  • Įstatymas, gairės ir geriausia praktika
• Atsisiuntimo taisyklės prieš laikymo taisykles ir saugojimą
  • Kuriam kelionei taikomas kuris laikrodis
  • Saugumas yra biuro kontrolė
• Tiksli laiką, kai veikia 28 dienų ir 90 dienų laikrodžiai
  • Vairuotojo kortelės laikas
  • Transporto priemonės įrenginio laikas
  • Įtraukite signalus į parko administravimą
• Kas nutinka, kai praleidžiate 28 dienų langą
  • Atskirkite duomenų problemą nuo vairavimo kaltinimo
• Praktinė atitikties sistema, kuri laikosi 28 dienų
  • Įrašykite kiekvieną laiku atliekamą užduotį į vieną kontrolės kalendorių
  • Padarykite failo priėmimą ir analizę aiškią
  • Išlaikykite pasirašymą ir palaikančius įrodymus
  • Rodykite sistemą audito metu
• Būkite pasiruošę auditui ir kiti žingsniai jūsų parkui

Įvadas Kodėl 28 dienų taisyklė užklumpa operatorius

Pagrindinė užduotis yra įrodyti nuolatinę vairuotojų valandų kontrolę DVSA ir, kai reikia, Kelių komisijai. Tai reiškia, kad reikia parodyti daugiau nei failų rinkinį serveryje. Jūs turite įrodyti, kad vairuotojų kortelės buvo atsisiųstos laiku, transporto priemonių įrenginiai buvo atsisiųsti pagal savo tvarkaraštį, įrašai buvo analizuojami ir sekimas buvo atliktas.

Pagrindinė kontrolė yra paprasta. Vairuotojų kortelės turi būti atsisiunčiamos bent kas 28 kalendorines dienas, o transporto priemonės įrenginio duomenys turi būti atsisiunčiami kas 90 dienų. Atsisiųsti įrašai turi būti analizuojami, kad būtų patikrinta atitiktis, o tachografo įrašai turi likti prieinami 12 mėnesių. Šie intervalai ir analizės reikalavimas yra nustatyti GOV.UK tachografo gairėse.

Priežastis, kodėl vairuotojo kortelės intervalas yra toks svarbus, yra praktinė, o ne administracinė. Vairuotojo kortelė talpina apie 28 dienų vidutinę veiklą. Kai užimama visa erdvė, seniausi duomenys yra perrašomi ir prarandami, todėl praleistas atsisiuntimas gali sukurti nuolatinę spragą operatoriaus įrodymuose. Didelės veiklos darbas gali dar labiau sumažinti praktinį laikotarpį, nes kortelė gali saugoti mažiau nei 28 dienas, kai veiklos pokyčiai yra ypač dažni.

Įrodymų problema, susijusi su praleistu atsisiuntimu

Paimkite mišrų parką, vykdantį suplanuotas pristatymus, retkarčiais tarptautinį darbą ir PSV sutartis. Biure yra skaičiuoklė, rodanti numatomus kortelių atsisiuntimus, tačiau vieno agentūros vairuotojo kortelė nebuvo surinkta prieš tai, kai vairuotojas nustojo priimti pamainas. Transporto priemonės įrenginys buvo atsisiųstas pagal grafiką, tačiau trūkstami kortelės duomenys reiškia, kad biuras negali užbaigti patikimo vairuotojų valandų peržiūros už tą laikotarpį.

Ši spraga paveikia kelias kontrolės priemones vienu metu:

• Vairuotojų valandų analizė: Analitikas gali neturėti viso veiklos įrašo, reikalingo galimiems pažeidimams tirti.
• Darbo laiko įrašai: Operatorius gali neturėti įrodymų, reikalingų taikytinai darbo laiko peržiūrai.
• Vairuotojų aptarimai: Vadybininkas negali teisingai aptarti pažeidimo, jei šaltinio duomenys yra neišsamūs.
• Mėnesiniai atitikties paketai: Paketas gali rodyti atsisiuntimo išimtį be patenkinamo paaiškinimo ar korekcinės veiklos.

Atsisiuntimas be analizės taip pat yra silpni įrodymai. Failas, esantis aplanke, neparodo, kad kas nors patikrino vairuotojo veiklą, įvertino rezultatą ar ėmėsi pagrįstų veiksmų, kad būtų išvengta pasikartojimo.

Ką atskiria šis vadovas

28 dienų atsisiuntimo laikrodis taikomas vairuotojų kortelėms. 90 dienų laikrodis taikomas transporto priemonių įrenginiams. Kelių laikymo langas yra atskira klausimas, o atsakymas priklauso nuo to, ar kelionė yra GB vidaus, AETR ar JK-ES tarptautinis darbas.

Operatoriaus licencijos turėtojui saugiausias požiūris yra priskirti kiekvieną laikrodį savininkui, užregistruoti terminą, išlaikyti originalų failą ir išsaugoti peržiūros taką. Tai suteikia transporto vadybininkui kažką naudingesnio nei žalias varnelė. Tai suteikia jiems operacinės sistemos įrodymus.

Teisinis pagrindas, kodėl reikia atsisiųsti kas 28 dienas

Operatoriaus licencijos įsipareigojimai yra pradinis taškas. Įsipareigojimas laikytis vairuotojų valandų ir tachografo taisyklių bei laikyti tinkamus įrašus sukuria nuolatinę valdymo atsakomybę. 28 dienų vairuotojo kortelės atsisiuntimo intervalas paverčia tą plačią atsakomybę į laiko kontrolę, kurią kažkas turi stebėti.

Teisinė struktūra sujungia kelias pareigas. Operatorius turi organizuoti darbą taip, kad būtų laikomasi taikomų vairuotojų valandų taisyklių, pateikti reikalaujamus įrašus ir imtis pagrįstų veiksmų, kad būtų nustatyta ir sprendžiama nesilaikymas. Kelių komisijos požiūris į saugumą, atitiktį ir atsakomybę sustiprina praktinį lūkesčius, kad operatoriai ir transporto vadybininkai turi turėti tvirtas procedūras, reguliariai stebėti ir dokumentuoti korekcines veiklas.

Nuo licencijos įsipareigojimo iki kasdienės kontrolės

Atsakomybė paprastai tenka operatoriaus licencijos turėtojui, net jei verslas naudoja agentūros vairuotojus, subrangovus ar transporto priemones, pateiktas pagal komercinius susitarimus. Kita įmonė gali atlikti užduotį, tačiau licencijos turėtojas vis tiek turi žinoti, kokia kontrolė buvo priskirta, kokie įrodymai buvo gauti ir kas nutiko, kai procesas nepavyko.

Transporto vadybininkai teikia profesionalų priežiūrą. Vairuotojai turi teisingai naudoti savo korteles ir informuoti operatorių apie problemas. Atitikties komandos turi palaikyti kalendorių, ieškoti trūkstamų duomenų ir apsaugoti auditų taką. Parko inžinieriai ir techninės priežiūros teikėjai gali neturėti tachografo proceso, tačiau transporto priemonių pakeitimai, įrenginio gedimai ir transporto priemonių šalinimas gali sukelti įvykius, kurie reikalauja ankstesnio atsisiuntimo.

Praktinė seka yra:

1. Įtraukite įsipareigojimą į procedūrą. Nurodykite, kas atsakingas už vairuotojų korteles, transporto priemonių įrenginius, analizę, pažeidimų peržiūrą ir įrašų saugojimą.
2. Sukurkite laiko kontrolę. Sekite kiekvieną vairuotojo kortelę pagal jos paskutinį sėkmingą atsisiuntimą ir kiekvieną transporto priemonės įrenginį pagal jo paskutinį atsisiuntimą.
3. Patikrinkite šaltinio duomenis. Patvirtinkite, kad numatomi vairuotojų ir transporto priemonių įrašai yra prieinami ir skaitomi.
4. Analizuokite įrašus. Peržiūrėkite vairuotojų valandas, darbo laiką, jei taikoma, tachografo įvykius ir trūkstamus duomenų išimtis.
5. Veikite ir išlaikykite įrodymus. Aptarkite su vairuotoju, užregistruokite paaiškinimus, gauti pasirašymą, jei naudojamas, ir išlaikyti gautą auditų taką.

Įstatymas, gairės ir geriausia praktika

Teisinės pareigos yra šalia oficialių gairių. GOV.UK paaiškina atsisiuntimo ir gamybos sistemą, o operatoriaus licencijos įsipareigojimas suteikia reguliavimo kontekstą, kad būtų galima parodyti kontrolę. Įmonė gali pasirinkti griežtesnį vidinį ritmą, ankstesnius priminimus ar papildomas pasirašymo kontrolės priemones kaip geriausią praktiką, tačiau neturėtų painioti šių vidinių kontrolės priemonių su teisės aktų minimumu.

Naudingas klausimas audito metu nėra tik „Ar atsisiuntėme kortelę?“ Taip pat yra „Ar galime parodyti numatomą failą, analizę, priimtą sprendimą ir atsakingą asmenį?“ Tai yra skirtumas tarp techninio atsisiuntimo proceso ir operatoriaus licencijos atitikties sistemos.

Atsisiuntimo taisyklės prieš laikymo taisykles ir saugojimą

Fraze „28 dienų taisyklė“ slepia tris skirtingas kontrolės priemones. Viena susijusi su tuo, kada operatorius atsisiunčia vairuotojo kortelę. Kita susijusi su tuo, ką vairuotojas turi pateikti kelyje. Trečia susijusi su tuo, kiek laiko operatorius laiko atsisiųstą įrašą.

Palyginimas yra svarbiausias mišriuose parkuose. Vairuotojas gali turėti savo kortelę atsisiųstą laiku, tačiau verslas vis tiek gali susidurti su sunkumais kelyje, jei vairuotojas negali pateikti teisingo laikotarpio kelionei. Taip pat verslas gali pateikti įrašus vizito metu, tačiau nesugebėti parodyti, kad juos analizavo ir tinkamai saugojo.

Kelių langai aprašyti GOV.UK dabartinėse tachografo taisyklėse, o praktinės gairės apie skirtumą tarp operatoriaus atsisiuntimo intervalo ir įrašų, kuriuos vairuotojas turi turėti, pateiktos šiame vadove apie trūkstamus tachografo duomenis.

Kuriam kelionei taikomas kuris laikrodis

GB vidaus ir AETR darbams vairuotojas turi galėti pateikti šiandienos ir ankstesnių 28 kalendorinių dienų įrašus, kai to reikalaujama. JK-ES tarptautinėms kelionėms taikomas ilgesnis 56 dienų gamybos laikotarpis. Tai nepaverčia kiekvienos JK operacijos 56 dienų operacija, todėl parkas turėtų klasifikuoti kelionę, o ne taikyti vieną bendrą taisyklę.

Vairuotojas, dirbantis abiejose kategorijose, turi gauti aiškias išsiuntimo instrukcijas. Atitikties komanda turėtų žinoti, kuriuos įrašus vairuotojas gali būti paprašytas pateikti, o vairuotojas turėtų žinoti, kad užbaigtas biuro atsisiuntimas nepakeičia kelyje pateikimo įsipareigojimo.

Saugumas yra biuro kontrolė

Operatoriaus atsisiųsti failai turi likti prieinami patikrinimui 12 mėnesių. Saugumas be analizės nėra pakankamas, o analizė be patikimos saugos palieka operatorių negalintį įrodyti, kas buvo peržiūrėta.

Protingas įrodymų paketas sujungia originalų failą su analizės rezultatu, pažeidimo sprendimu, vairuotojo komunikacija ir bet kokia korekcine veikla. Toks požiūris palengvina tyrimą dėl vėlyvo atsisiuntimo, trūkstamo mylių laikotarpio ar be kortelės įvykio, nesuteikiant kiekvienai išimčiai įrodymo apie tyčinį netinkamą naudojimą. Gairės apie skaitmeninių tachografo kortelių įrašų organizavimą gali padėti komandoms išlaikyti tą grandinę.

Tiksli laiką, kai veikia 28 dienų ir 90 dienų laikrodžiai

Kalendoriaus kontrolė yra ten, kur dauguma kitaip gerų procedūrų nepavyksta. Vairuotojo kortelės intervalas matuojamas kalendorinėmis dienomis, o ne patogiais biuro savaitėmis, o transporto priemonės įrenginio intervalas veikia nepriklausomai. Kiekvienam vairuotojui ir kiekvienai transporto priemonei reikia savo paskutinio sėkmingo atsisiuntimo datos.

Pasikartojanti skaičiuoklė priminimas dažnai atrodo pakankama, kol vairuotojas pakeičia darbdavį, transporto priemonė parduodama, įrenginys sugenda arba biuro darbuotojas mano, kad atsisiuntimo raktas užfiksavo kiekvieną failą. Šie įvykiai reikalauja atskiro apdorojimo, nes laukimas įprasto termino gali kelti duomenų riziką.

Vairuotojo kortelės laikas

Atsisiųskite vairuotojo kortelę bent kas 28 kalendorines dienas. Atsisiųskite ją iškart prieš tai, kai vairuotojas palieka darbą, arba kai tik duomenų praradimas yra protingai numatomas. Praktinė priežastis yra ta, kad kortelės atmintis yra baigtinė. Vidutinė veikla laikoma 93 veiklos pokyčiais per dieną, todėl didelės veiklos operacijos gali turėti mažiau nei 28 dienas įrašų.

Šis standartas yra svarbus operacijoms, kuriose dažnai vyksta pakrovimas, iškrovimas, laukimas, kiemo judėjimai ir statuso pokyčiai. Kalendorius, kuris tik pažymi 28 dieną, gali būti per vėlai vairuotojui, kurio kortelė užsipildo greičiau nei vidutiniškai. Verslas turėtų peržiūrėti darbo tipą, nustatyti didelės veiklos vaidmenis ir nustatyti ankstesnį vidinį priminimą, kai rizika to reikalauja.