Paruoštas auditui per 4 žingsnius: Telematika atitikties užtikrinimui

Audito paruošimas 4 žingsniais: telematika atitikties užtikrinimui JK vadovams

Šiame straipsnyje telematika atitikties užtikrinimui reiškia operatoriaus licencijos atitikties programinę įrangą, kuri palaiko transporto priemonių ir vairuotojų įrašus paruoštus auditui: tachografų atsisiuntimus, MOT, mokesčius, draudimą, PMIs ir licencijos bei CPC patikrinimus. Tai nėra GPS sekimas ar vairuotojų elgesio telematika. Svarbiausias rezultatas yra įrodymas, kurį DVSA (Kelių saugumo agentūra) inspektorius ar transporto komisaras gali greitai patikrinti, o OperatorCompliance yra vienas produktas, sukurtas būtent šiam darbui.

TL;DR:

• Atitikties telematika sujungia transporto priemonių ir vairuotojų įrašus į audito paruoštą formatą, neįtraukdama GPS sekimo ir vairuotojų elgesio sistemų.
• Atsisiuntimo tvarkaraščiai yra griežti: vairuotojų kortelės kas 28 dienas ir transporto priemonių vienetai kas 90 dienų, o spragos kelia nuolatinio duomenų praradimo riziką.
• Pagrindinė vertė slypi gaminant nepažeidžiamus, pasirašytus ir eksportuojamus įrodymų paketus, o ne tik realaus laiko informaciniuose skydeliuose.
• Savaitinių rutinų nustatymas eksportų peržiūrai, defektų uždarymui ir pažeidimų ataskaitų pasirašymui užkerta kelią dažniausioms audito nesėkmėms.
• Skaitmeniniai įrašai turi rodyti aiškų valdymo peržiūrą ir aktyvų priežiūrą, o ne tik duomenų saugojimą.

Turinys

• Kas laikoma telematika atitikties užtikrinimui ir kas ne
• Teisiniai pagrindai, kuriuos turi atitikti transporto vadovai
• Kaip atitikties telematika paverčia kasdienes užduotis audito įrodymais
• Žingsnis po žingsnio rutina, kad liktumėte paruošti auditui
• Kaip OperatorCompliance atitinka šiuos reikalavimus
• Telematikos duomenų pritaikymas jūsų esamose atitikties sistemose
• Dažniausios problemos diegiant atitikties telematiką
• Reguliavimo atnaujinimai, kurie veikia, kaip naudojate atitikties telematiką
• Kodėl dokumentai nėra problema, problema yra valdymas
• Pasiruošimas išbandyti OperatorCompliance
• Šaltiniai
• DUK

Kas laikoma telematika atitikties užtikrinimui ir kas ne

Pagal šią apibrėžtį atitikties telematika apima transporto priemonių įrašus (MOT ir metinį testą, kelių mokestį, draudimą, saugos patikrinimus, tachografų kalibravimą), vairuotojų įrašus (vairuotojo pažymėjimų patikrinimus, Driver CPC, tachografų korteles, teisę dirbti) ir tachografų analizę, kuri pažymi vairuotojų darbo valandų pažeidimus. Ji taip pat apima skaitmeninius apžvalgos patikrinimus ir audito paketus, kuriuos transporto vadovas sudaro prieš inspekciją.

Ji neapima GPS transporto priemonių sekimo, maršrutų optimizavimo ar vairuotojų elgesio vertinimo sistemų. Šie įrankiai stebi, kur transporto priemonė važiuoja ir kaip ji vairuojama; jie nebuvo sukurti įrodinėti licencijos atitiktį ir retai gamina dokumentus, kurių auditorius prašo.

Atitinkant transporto vadovo pareigas, funkcijos puikiai sutampa: tinkamumo ir tęstinumo pareigos reikalauja licencijos ir CPC sekimo, kelių tinkamumo pareigos reikalauja PMI ir tachografų kalibravimo įrašų, o vairuotojų darbo valandų pareigos reikalauja tachografų atsisiuntimo ir pažeidimų valdymo. Kiekviena pareiga reikalauja savo įrodymų pėdsako, ir tai yra tai, ką ši programinė įranga gamina.

Teisiniai pagrindai, kuriuos turi atitikti transporto vadovai

Keli statutai veikia nepriklausomai nuo transporto priemonių parko dydžio, o jų nepaisymas yra vienas greičiausių būdų nepavykti audite.

• Transporto priemonių vienetai turi būti atsisiunčiami bent kas 90 dienų, o vairuotojų kortelės bent kas 28 dienas, nes vienetai laiko maždaug metų duomenis, o kortelės laiko apie 28 dienas veiklos, kol senesni įrašai yra perrašomi.
• Saugos patikrinimų įrašai turi būti saugomi bent 15 mėnesių, apimant kiekvieną transporto priemonę, kuri buvo licencijoje, net jei ji vėliau buvo pašalinta ar utilizuota.
• Priežiūros planuotojas turėtų rodyti patikrinimų datas bent šešis mėnesius į priekį, o DVSA pažymi, kad elektroniniai planuotojai gali būti efektyvesni nei statiški sieniniai grafikai, nes jie dinamiškai atnaujinami.

Praleidus atsisiuntimo langą, kyla ne tik baudos rizika. Tai sunaikina įrodymus, kurių negalima atkurti, o auditoriai spragas traktuoja kaip ženklą, kad valandos nėra valdomos, o ne kaip administracinę klaidą.

Kaip atitikties telematika paverčia kasdienes užduotis audito įrodymais

Šios programinės įrangos vertė nėra pati informacinė sistema, o tai, ką informacinė sistema gamina, kai auditorius prašo ją pamatyti.

Centrinis vaizdas su automatizuotais įspėjimais apima nuolatinius terminus: MOT ir metinių testų datas, kelių mokestį, draudimo atnaujinimą, tachografų kalibravimą, Driver CPC galiojimo pabaigą ir licencijos patikrinimus. Vietoj to, kad transporto vadovas stebėtų tai per skaičiuokles, sistema pažymi, kas yra laiku ir kada.

• Automatizuotas skaitmeninių tachografų .DDD failų įkėlimas pakeičia rankinius atsisiuntimus suplanuotu procesu, kuris fiksuoja pažeidimus, kai jie įvyksta.
• Vairuotojų e-pasirašymo darbo srautai leidžia kiekvienam vairuotojui pripažinti ir pasirašyti savo pažeidimų ataskaitą, sukuriant dokumentuotą atsakymą, o ne tylų įrašą.
• Vairuotojų programa palaiko kasdienius apžvalgos patikrinimus ir defektų pranešimus keliomis kalbomis, naudinga, kai darbo jėga apima ne gimtakalbius anglų kalbos vartotojus.
• Įrašai turi nepažeidžiamus audito pėdsakus su datos ir laiko žymomis, o visas rinkinys gali būti eksportuojamas kaip audito paruoštas paketas, o ne surenkamas paskutinę minutę.

DVSA gairės aiškiai nurodo, kad skaitmeninės sistemos turi rodyti, kas patikrino įrašą ir kada, su galimybe pateikti popierines kopijas pagal užklausą. Sistema, kuri negali parodyti šios grandinės, neatitinka standarto, nesvarbu, kaip gerai atrodo jos informacinė sistema.

Pro Patarimas: Nustatykite savo tachografų atsisiuntimo priminimus savaite anksčiau nei teisinis terminas, kad praleistas įspėjimas vis tiek paliktų laiko tai ištaisyti prieš prarandant įrašą.

Žingsnis po žingsnio rutina, kad liktumėte paruošti auditui

Audito paruošimas yra rutina, o ne vienkartinė užduotis prieš gaunant inspekcijos laišką. Ši seka veikia kaip savaitinė praktika ir kaip priešaudito sprintas.

1. Patvirtinkite savo atsisiuntimo tvarkaraštį: kas traukia vairuotojų kortelių ir transporto priemonių vienetų duomenis, kur failai archyvuojami ir kokia failų pavadinimų konvencija naudojama, kad niekas nepriklausytų nuo atminties.
2. Patikrinkite PMI ir stabdžių testų įrodymus paskutiniams suplanuotiems patikrinimams ir patvirtinkite, kad visi rasti defektai buvo uždaryti su užfiksuota korekcine veikla.
3. Eksportuokite pavyzdį vairuotojų pažeidimų ataskaitų ir patikrinkite, ar kiekviena turi pasirašytą valdymo atsakymą, o ne tik sistemos sugeneruotą žymą.
4. Sukurkite pilną atitikties paketą: MOT ir transporto priemonės istoriją, draudimo dokumentus, tachografų analizes, pasirašytus apžvalgos patikrinimus ir valdymo pasirašymo pastabas.

Praktiška šios rutinos versija, paimta iš DVSA (Kelių saugumo agentūra) operatorių licencijavimo gairių, yra eksportuoti šešių mėnesių tachografų analizes ir pasirašytus pažeidimus, sukurti ateities planuotoją, rodančią keturis kitus patikrinimus, sujungti MOT ir draudimo įrodymus ir pasirašyti viską trumpame valdymo peržiūros pranešime.

Dauguma audito nesėkmių kyla dėl vienos spragos: operatoriai gali parodyti, kad duomenys egzistuoja, bet ne, kad vadovas aktyviai juos peržiūrėjo ir veikė. DVSA operatorių atitikties audito gairės nurodo, kad auditoriai ieško nepažeidžiamų, audituojamų įrašų ir aiškių aktyvaus valdymo įrodymų, o ne pasyvaus saugojimo.

Kaip OperatorCompliance atitinka šiuos reikalavimus

OperatorCompliance importuoja skaitmeninius tachografų .DDD failus ir gamina pažeidimų analizę, kiekvienas vairuotojas pasirašo savo ataskaitą programėlėje, o ne vadovas persekioja dokumentus. Vairuotojų programa palaiko anglų, lenkų, rumunų, lietuvių ir bulgarų kalbas, naudinga mišrioms nacionalinėms vairuotojų komandoms, atliekant kasdienius apžvalgos patikrinimus.

Tipiškas srautas prasideda nuo vairuotojo, kuris programėlėje užregistruoja defektą, per dirbtuvę, kuri jį ištaiso, iki įrašo, kuris patenka į eksportuojamą paketą kartu su tachografų analizėmis ir licencijos patikrinimais, suderintais su struktūra, kurią DVSA ir transporto komisarai tikisi matyti audito metu. Transporto vadovo nusileidimo puslapis išdėsto, kaip informacinė sistema, įspėjimai ir eksportai dera kartu vieno asmens atitikties vaidmeniui.

Telematikos duomenų pritaikymas jūsų esamose atitikties sistemose

Dauguma operatorių jau naudoja kažką: skaičiuoklę MOT datoms, archyvą saugos patikrinimų lapams, atskirą tachografų analizės įrankį. Atitikties telematika nėra skirta pakeisti kiekvieną procesą per naktį, ji skirta sujungti įrašus, kurie šiuo metu gyvena skirtingose vietose, į vieną eksportuojamą rinkinį.

Praktiškas integracijos taškas yra audito paketas pats. Kokia sistema laikys MOT ir draudimo duomenis, tachografų analizę ir PMI įrašus, galutinis produktas, kurio auditorius nori, yra vienas, aiškus failų rinkinys, apimantis atitinkamą licencijos laikotarpį. DVSA nuotolinio audito sistema patvirtina, kad nuotoliniai auditai yra priimtini, kai operatoriai gali pateikti išsamius, lengvai skaitomus elektroninius įrodymus, todėl sujungtas eksportas yra naudingesnis nei keli atskiri sistemos, kiekviena turinti dalį paveikslo.

Kur parko jau naudoja transporto valdymo sistemą užduočių planavimui ar sąskaitų išrašymui, praktinis sprendimas dažniausiai yra procedūrinis, o ne techninis: nuspręskite, kuri sistema yra kiekvieno įrašo tipo (tachografų duomenys, PMI, licencijos patikrinimai) tiesos šaltinis ir laikykite tą discipliną nuoseklią, o ne leiskite tam pačiam faktui gyventi dviejose vietose su dviem skirtingomis vertėmis. Skaitmeninis tachografų atsisiuntimas ir popierinis saugos patikrinimo lapas, pavyzdžiui, neturėtų reikalauti rankinio suderinimo kiekvieno audito metu.

Dažniausios problemos diegiant atitikties telematiką

Dažniausia kliūtis nėra programinė įranga, o istoriniai duomenys. Operatoriai dažnai pradeda naują sistemą su spragomis savo tachografų archyve arba trūkstamais PMI įrašais iš ankstesnių mėnesių, o tos spragos neišnyksta pirmą dieną.

DVSA uždirbtos pripažinimo gairės siūlo savęs audito ir istorinių spragų taisymą prieš pasikliaujant naujos sistemos įrašais, kas yra protingas patarimas net ir operatoriams, kurie nesikreipia į tą schemą. Antra dažna problema yra vairuotojų priėmimas: skaitmeninis apžvalgos patikrinimas ar e-pasirašymo darbo srautas gamina įrodymus tik tuo atveju, jei vairuotojai iš tikrųjų jį naudoja, todėl trumpas vairuotojams skirtas paaiškinimas, kodėl patikrinimas yra svarbus, dažniausiai veikia geriau nei politikos memorandumas, kurio niekas neskaito.

Trečia iššūkis yra laikyti programinę įrangą kaip galutinį darbą. Informacinė sistema, pilna žalių žymeklių, auditorui nieko nereiškia, jei niekas negali parodyti, kad vadovas peržiūrėjo geltonus ir raudonus elementus ir ką nors dėl jų padarė. Sprendimas yra procedūrinis: fiksuota savaitinė vieta peržiūrėti pažymėtus elementus, su trumpa pastaba, kurioje fiksuojama, kas buvo patikrinta ir kas buvo nuspręsta.

Reguliavimo atnaujinimai, kurie veikia, kaip naudojate atitikties telematiką

Reguliavimai, kuriuos turi laikytis transporto vadovas, nėra statiški, o Operator Compliance Risk Score yra aiškiausias pavyzdys, kur vidinis stebėjimas dabar yra svarbesnis nei anksčiau. OCRS apskaičiuojamas iš kelio susitikimų, MOT istorijos ir bendrų rizikos balų, o operatoriai gali naudoti savo vidinius atitikties duomenis, kad pastebėtų problemas prieš joms pasirodant tame balanse.

DVSA uždirbtos pripažinimo schema taip pat toliau formuoja, kaip atrodo „geras“ įrodymas, su audito standartais, sukurtais aplink dokumentuotą ateities planavimą, tachografų kalibravimo procesus ir tvirtą pažeidimų ataskaitą. Operatoriai, kurie nėra schemoje, vis tiek gauna naudos, atitikdami tą standartą, nes tai yra plačiai tai, ko tikisi standartinis auditas.

Kryptis yra link skaitmeninių įrodymų priėmimo, jei jie yra aiškūs, išsamūs ir patikrinami, kaip rodo nuotolinių auditų priėmimas. Tai daro nepažeidžiamus, datos žymėjimu pažymėtus skaitmeninius įrašus patvaresniu pasirinkimu nei popieriniai failai, kuriuos reikia nuskenuoti ar kopijuoti prieš auditą.

Kodėl dokumentai nėra problema, problema yra valdymas

Programinė įranga retai nepavyksta audite. Tai, kas nepavyksta, yra įrodymų nebuvimas, kad kas nors peržiūrėjo, ką ji pagamino. Sistema, pilna neskaitomų įspėjimų ir nepasirašytų pažeidimų ataskaitų, atrodo identiškai kaip jokios sistemos, auditoriaus kėdėje.

Sprendimas yra mažas ir elgesio: fiksuota savaitinė peržiūra, pasirašyta pastaba kiekvienai korekcinei veiklai, trumpas aptarimas su vairuotojais, kurie sukelia pakartotinius pažeidimus. Nieko iš to nereikia naujos programinės įrangos, reikia įpročio.

- Vytautas

Pasiruošimas išbandyti OperatorCompliance

Jei norite pamatyti, ar šis požiūris tinka jūsų veiklai, praktinis testas yra paleisti savo įrašus per jį, o ne skaityti dar vieną funkcijų sąrašą. Išbandykite importuoti partiją .DDD failų, kad pamatytumėte pažeidimų analizę, sugeneruokite eksportuojamą paketą, atlikite apžvalgos patikrinimą per vairuotojų programėlę ir patikrinkite daugiakalbę sąsają, jei turite mišrią nacionalinę komandą.

Keli veiksmai, kuriuos verta atlikti šią savaitę, nepriklausomai nuo to, kokią programinę įrangą pasirinksite:

• Atlikite priešauditinį eksportą iš paskutinių šešių mėnesių tachografų analizės ir pažeidimų ataskaitų.
• Patvirtinkite, kad jūsų atsisiuntimo tvarkaraštis atitinka teisines 28 ir 90 dienų ribas ir priskirkite jį pavadintam asmeniui.
• Kvieskite mažą pilotinę grupę vairuotojų išbandyti programėlę prieš ją diegiant visame parke.

Planai prasideda nuo £9 per mėnesį už Starter lygį, su Standartiniais ir Profesionaliais lygiais, skirtais didesniems parkams, o išsami informacija pateikiama kainodaros puslapyje.

DUK

Ką reiškia telematika atitikties užtikrinimui O licencijai?

Tai reiškia programinę įrangą, kuri stebi įrašus, nuo kurių priklauso operatoriaus licencija: MOT ir mokesčius, draudimą, saugos patikrinimus, tachografų atsisiuntimus ir vairuotojų licencijos ar CPC patikrinimus. Tai skiriasi nuo GPS ar vairuotojų elgesio telematikos, kuri nesukuria įrodymų, kuriuos tikrina DVSA auditas.

Kaip dažnai turiu atsisiųsti tachografų duomenis?

Vairuotojų kortelės turi būti atsisiunčiamos bent kas 28 dienas, o transporto priemonių vienetai bent kas 90 dienų, nes duomenys, laikomi kortelėje ir vienete, galiausiai bus perrašyti. Praleidus bet kurį terminą kyla rizika prarasti įrašus visam laikui, o ne tik susidurti su vėlyvu atsisiuntimu.

Kiek laiko turiu saugoti saugos patikrinimų įrašus?

Saugos patikrinimų įrašai turi būti saugomi bent 15 mėnesių, apimant kiekvieną transporto priemonę, kuri turėjo įrašą licencijoje. Tai taikoma net ir transporto priemonėms, vėliau pašalintoms iš licencijos ar utilizuotoms.

Kiek kainuoja OperatorCompliance?

OperatorCompliance siūlo Starter, Standard ir Professional planus nuo £9 per mėnesį pagal mėnesinį apmokėjimo variantą, taip pat yra metinė kainodara, be to, Enterprise lygis, kurio kaina pateikiama pagal užklausą. Išsami informacija ir funkcijų išskaidymas pateikiami kainodaros puslapyje.

Ką turėtų apimti audito paruoštas atitikties paketas?

Jame turėtų būti MOT ir transporto priemonės istorija, galiojantis draudimas, tachografų analizės su pažeidimų ataskaitomis, pasirašyti apžvalgos patikrinimai ir pasirašytos valdymo peržiūros pastabos. DVSA operatorių atitikties audito gairės nurodo, kad auditoriai tikisi nepažeidžiamų įrašų su aiškiais įrodymais, kad vadovas juos peržiūrėjo ir veikė.

Rekomenduojama

• Tacho analizės programinė įranga JK parkams: praktinis vadovas
• Tacho nuotolinio atsisiuntimo vadovas JK parkams
• Atitikties programinė įranga vežėjams
• Savininkų vairuotojų atitiktis nuo £9/mėn

Šis straipsnis yra bendros gairės JK operatoriams ir transporto vadovams, o ne teisinė ar profesionali konsultacija. Reglamentai keičiasi, todėl visada patvirtinkite dabartinius reikalavimus su GOV.UK, DVSA ir savo transporto komisaru prieš imantis veiksmų.