Kuris atitikties programinė įranga geriausiai palaiko jūsų Transporto

Jei renkatės programinę įrangą, kad palaikytumėte Kelių transporto komisaro bylą, geriausias pasirinkimas yra tas, kuris gali greitai ir aiškiai parodyti, kad jūsų operatoriaus licencijos kontrolės iš tikrųjų vykdomos. Tai reiškia daugiau nei tik datų saugojimą dienoraštyje. Jums reikia sistemos, kuri laikytų inspekcijų įrašus, defektų ataskaitas, MOT ir metinių testų terminus, licencijų ir Driver CPC patikrinimus, tachografų įrašus, sekimo veiksmus ir aiškų auditą, kas ką ir kada padarė.

Praktikoje stipriausia Kelių transporto komisaro atitikties programinė įranga JK operatoriams yra ta, kuri sukurta aplink JK operatorių licencijų pareigas, o ne plati flotilės platforma, kuri atsitiktinai apima priežiūros priminimus. Prekių ir keleivių flotilėms mes sukūrėme Operator Compliance, remdamiesi DVSA Gidu dėl Kelių tinkamumo palaikymo ir įrašais, kuriuos transporto vadybininkai paprastai turi pateikti patikrinimo metu. Šis skirtumas yra svarbus, kai jums reikia įrodymų DVSA vizito, viešojo tyrimo ar vidaus audito metu prieš tai.

Ką Kelių transporto komisaro byla turi parodyti praktikoje

Kelių transporto komisaro byla nėra vienas dokumentas. Tai įrodymų rinkinys, kuris rodo, kaip jūs valdote atitiktį tarp transporto priemonių, priekabų ir vairuotojų. Kai transporto vadybininkas ar operatorius prašomas paaiškinti sistemas, klausimas nėra tik ar politika egzistuoja. Tai, ar įrašai rodo, kad politika veikia kasdieniame darbe.

Transporto priemonių ir priekabų atitikties byla turi parodyti suplanuotą ir atliktą priežiūrą. Paprastai tai apima saugos inspekcijų grafikus, inspekcijų lapus, MOT ar metinių testų datas, stabdžių testų įrašus, kur taikoma, PMI rezultatus, taisymo darbus, VOR laikotarpius ir įrodymus, kad defektai nebuvo palikti neišspręsti. Jei jūsų inspekcijų intervalas keičiasi dėl operatyvių priežasčių, įrašas turėtų parodyti kodėl, kas tai patvirtino ir kaip jūs išlaikėte kelių tinkamumą.

Vairuotojams byla turėtų parodyti, kad patikrinimai atliekami tinkamais intervalais ir į juos reaguojama. Tai dažnai reiškia vairuotojo licencijų patikrinimus su DVLA duomenimis, Driver CPC statusą, DQC galiojimo pabaigą, medicininius tyrimus, kur tai aktualu, įvadinius ar politikos pripažinimus ir bet kokius sekimo veiksmus, kai patikrinimas atskleidžia problemą. Jei naudojate agentūrinius vairuotojus, tas pats principas taikomas. Jums vis tiek reikia įrodymų, kad patikrinimai buvo atlikti prieš paskirstant darbą.

Dienos operacijose defektų ataskaitos yra centrinės. Kelių transporto komisaro nori matyti, kad vairuotojai gali pranešti apie defektus, kad nuliniai defektų pranešimai yra nuoseklūs, kur to reikalauja jūsų procesas, kad defektai greitai peržiūrimi ir kad remontas ir patvirtinimas yra užfiksuoti. Defektų sistema yra naudinga tik jei ji gali parodyti visą grandinę nuo pranešimo iki taisymo iki grąžinimo į eksploataciją. Trūkstamas žingsnis šioje grandinėje sukelia abejonių dėl viso proceso.

Tachografų įrašai taip pat yra svarbūs. JK prekių ir keleivių flotilėms, kurioms taikoma, reikia parodyti, kad atsisiuntimai, analizė ir sekimas yra valdoma. Tai apima vairuotojo kortelių ir transporto priemonių vienetų atsisiuntimo grafikus, pažeidimų ataskaitas, trūkstamų mylių peržiūrą ir įrodymus, kad vairuotojai gavo atsiliepimus ar aptarimus, kur to reikia. Byla, kuri turi žalius tachografų duomenis, bet jokios analizės ar veiksmų grandinės, nėra labai naudinga patikrinimo metu.

Dokumentų kontrolė yra dar viena sritis, kuri dažnai pamirštama. Operatorius licencijos atitikties byla turi turėti dabartinius įrašus, bet taip pat ir istorinius. Jei kyla klausimų dėl inspekcijos, praleisto testo ar vairuotojo statuso tam tikrą datą, jums reikia parodyti, ką įrašas sakė tuo metu, o ne tai, ką jis sako dabar po to, kai kas nors jį atnaujino. Štai kodėl versijų istorija, laiko žymės ir išsaugoti įrodymai yra svarbūs.

Praktinis testas yra paprastas. Jei rytoj turėtume sėsti ir pristatyti mūsų sistemas DVSA ar Kelių transporto komisaro, ar galėtume pateikti tvarkingą suplanuotų užduočių, atliktų užduočių, išimčių, taisomųjų veiksmų ir valdymo priežiūros įrašą? Jei atsakymas priklauso nuo duomenų iš penkių sistemų ir krūvos el. laiškų priedų, byla iš tikrųjų nėra kontroliuojama.

Kaip palyginti atitikties programinę įrangą, nepraleidžiant pagrindinių rizikų

Palygindami sistemas, pradėkite nuo įrodymų, kuriuos reikia pateikti, tada dirbkite atgal į funkcijas. Per daug pirkimo sprendimų prasideda nuo informacinių skydelių ir programų ekranų, kai tikrasis klausimas yra ar programinė įranga atlaikys, kai kas nors paprašys šešių mėnesių įrašų pagal transporto priemonę, priekabą ar vairuotoją.

Pirmiausia pažvelkite į inspekcijas. Ar sistema gali suplanuoti saugos inspekcijas pagal datą ar intervalą, atsižvelgti į naudojimo modelius ir įspėti jus prieš praleidžiant terminus? Ar ji gali užfiksuoti atliktas inspekcijas su pasirašytais lapais, rasta defektais, taisymo detalėmis ir asmeniu, kuris patvirtino darbą? Jei naudojate trečiųjų šalių dirbtuves, ar jų dokumentai gali būti saugomi prieš turtą taip, kad vėliau būtų lengva juos atgauti?

Antra, patikrinkite defektų ataskaitas. Vairuotojai turėtų galėti aiškiai pateikti defektus, idealiu atveju su nuotraukomis ir pakankamai struktūros, kad būtų išvengta neaiškių laisvos formos ataskaitų. Svarbiau, sistema turėtų sekti statuso pokyčius nuo pranešimo iki įvertinimo, iki taisymo ir iki išvalymo. Jei transporto priemonė ar priekaba yra VOR, įrašas turėtų tai aiškiai parodyti. Jei ji grįžta į eksploataciją, turėtų būti aiškus patvirtinimas.

Trečia, peržiūrėkite licencijų patikrinimus ir vairuotojų įrašus. Stipri sistema turėtų padėti jums sekti DVLA licencijų patikrinimus, Driver CPC, DQC galiojimo pabaigą ir kitus vairuotojų terminus, nesiremdama atskiromis skaičiuoklėmis. Primintuvai yra naudingi, tačiau jų nepakanka. Jums taip pat reikia įrodymų, kad patikrinimas buvo atliktas ir koks buvo rezultatas.

Ketvirta, įvertinkite tachografų tvarkymą. Paklauskite, ar sistema valdo atsisiuntimo terminus, tinkamai saugo įrašus ir paverčia duomenis į veiksmingą analizę. Daugeliui operatorių tai yra ta vieta, kur atitikties programinė įranga arba tampa naudinga, arba virsta dar viena duomenų saugykla. Jei lyginate pasirinkimus konkrečiai mažesnėms flotilėms, mūsų gidas dėl tachografų analizės mažoms flotilėms nurodo, į ką atkreipti dėmesį.

Penkta, tinkamai išbandykite priminimus. Kiekviena sistema sako, kad siunčia priminimus. Naudingas klausimas yra, kas vyksta po priminimo. Ar galite matyti, ar užduotis buvo atlikta, kas ją atliko, ar buvo pridėta įrodymų ir ar vėluojantis elementas buvo eskaluotas? Priminti be užduočių atlikimo sekimo yra tik pusė kontrolės.

Šešta, išnagrinėkite dokumentų kontrolę. Ar galite saugoti MOT sertifikatus, metinių testų rezultatus, inspekcijų lapus, draudimo dokumentus, sutartis ir politikos pripažinimus vienoje vietoje prieš atitinkamą įrašą? Ar galite ieškoti pagal vairuotoją, transporto priemonę, priekabą, datą ar dokumento tipą? Jei dokumentai pakeičiami, ar senoji versija išlaikoma?

Septinta, pažvelkite į ataskaitas. Turėtumėte galėti parengti mėnesinį flotilės paketą ar vidaus atitikties paketą, nesukurdami jo rankiniu būdu kiekvieną kartą. Sistema, kuri padeda jums pateikti išimtis, vėluojančius elementus, atliktas inspekcijas ir artėjančius terminus tvarkingame formate, taupo laiką ir mažina riziką. Mes tai išsamiau aptariame savo straipsnyje apie mėnesinio flotilės paketo kūrimą, kuris atitinka DVSA.

Galiausiai, pagalvokite apie integracijas, bet laikykite jas perspektyvoje. REST API ir webhooks gali būti naudingi, jei jums reikia, kad duomenys judėtų tarp sistemų, pavyzdžiui, iš HR, telematikos ar dirbtuvių programinės įrangos. Tačiau integracija nėra atitikties dizaino pakaitalas. Sujungta sistema, kuri nesaugo įrodymų, patvirtinimų ir audito istorijos, vis tiek yra silpna operatoriaus licencijos požiūriu.

Kur bendros flotilės sistemos nepakankamai atitinka operatoriaus licencijos darbą

Daugelis flotilės platformų yra sukurtos spręsti plačias operatyvines problemas, tokias kaip naudojimas, maršrutizavimas, kuras, telematika, pristatymai ar kaštų kontrolė. Šios funkcijos gali būti naudingos, tačiau jos nėra tas pats, kas operatoriaus licencijos atitiktis.

Bendra flotilės sistema dažnai seka paslaugų datas ir saugo dokumentus, tačiau ji gali nebūti struktūrizuota aplink įrodymų grandinę, kurią DVSA tikisi matyti. Pavyzdžiui, ji gali užfiksuoti, kad inspekcija įvyko, tačiau nesaugoti pasirašyto inspekcijos lapo, nustatytų defektų, taisymo veiksmų ir grąžinimo į eksploataciją patvirtinimo viename sujungtame įraše. Ji gali užfiksuoti vairuotojo duomenis, tačiau nesuvaldyti DQC ar Driver CPC įrodymų taip, kad tai palaikytų auditą.

Šis trūkumas tampa akivaizdus, kai testuojate programinę įrangą realiais klausimais. Parodykite visas praleistas inspekcijas per pastarąjį ketvirtį. Parodykite visas transporto priemones, kurios tapo VOR, ir remonto įrodymus prieš išleidimą. Parodykite visus vairuotojus, kurių licencijų patikrinimai buvo vėluojantys ir kada tai buvo ištaisyta. Parodykite tachografų pažeidimus ir atliktus sekimo veiksmus. Plačios flotilės sistemos gali susidurti su sunkumais čia, nes atitiktis yra tik viena modulis tarp daugelio, o ne platformos organizavimo principas.

Taip pat yra JK specifinė problema. Operatorius licencijos įsipareigojimai nėra tik bendroji flotilės atitiktis. Jie yra DVSA, Kelių transporto komisaro priežiūros ir praktinės administracijos aplink VOL lūkesčių dalis. Sistema, sukurta daugiašalės flotilės valdymui, gali būti visiškai kompetentinga bendrais terminais, tačiau vis tiek gali būti silpna JK operatoriaus įrodymų atžvilgiu. Ten, kur JK taisyklės skiriasi nuo platesnės ES praktikos, ypač aplink administracinę struktūrą ir tai, ką operatorius gali būti paprašytas pateikti JK tyrime ar audite, tas vietinis dizainas yra svarbus.

Tas pats taikoma susijusiems patikrinimams. Draudimo patvirtinimas gali apimti įrašus, susijusius su askMID, kuris yra valdomas Motor Insurers' Bureau, dar žinomo kaip MIB. Šie patikrinimai gali būti naudingi operatyviai, tačiau jie yra tik dalis platesnės bylos. Flotilės produktas, kuris gerai apima draudimą ir telematiką, vis tiek gali palikti transporto vadybininką rankiniu būdu atkurti atitikties įrodymus.

Taip pat matome, kad programinės įrangos kategorijos susipina. Tokie produktai kaip Fleetalyse ar Logivo.AI gali pasiūlyti analizės ar darbo srauto įrankius, tačiau analizė savaime nesukuria operatoriaus licencijos įrodymų. Pagrindinis klausimas visada yra ar sistema generuoja įrašus, kurie atlaiko DVSA kontekste, o ne ar ji gali generuoti dar vieną informacinį skydelį.

Klausimai apie įrodymus, patvirtinimus ir audito istoriją

Vertindami bet kurią sistemą, prašykite pamatyti užpildytą įrašą, o ne tik nustatymo ekraną. Demonstracija turėtų apimti tikrą inspekciją, tikrą defektą, atliktą vairuotojo patikrinimą ir tachografo sekimo grandinę. Taip sužinosite, ar programinė įranga palaiko įrodymus, ar tik žada procesą.

Prašykite šių klausimų tiesiogiai.

Ar galime pateikti pasirašytą inspekcijos įrašą su data, laiku, turtu, išvadomis, taisymu ir patvirtinimu?

Ar galime parodyti, kas sukūrė, redagavo ir uždarė defekto ataskaitą, ir kada kiekvienas veiksmas įvyko?

Ar galime pridėti nuotraukas, sertifikatus ir dirbtuvių sąskaitas prie atitinkamo transporto priemonės ar priekabos įrašo?

Ar galime matyti istorines versijas, jei data ar statusas vėliau pasikeičia?

Ar galime užfiksuoti atliktus veiksmus, o ne tik suplanuotus?

Ar galime filtruoti vėluojančias užduotis ir parodyti, ką valdymas padarė dėl jų?

Ar galime iš eksportuoti įrašus aiškiai audito, posėdžio ar vidaus peržiūrai?

Ar galime atskirti nulinį radimą nuo trūkstamų pateikimų?

Ar galime parodyti nuolatinę grandinę VOR įvykiui nuo defekto iki taisymo iki išleidimo?

Ar galime įrodyti, kad vairuotojas buvo patikrintas prieš vairuojant, o ne tik tai, kad priminimas egzistavo?

Šie klausimai yra svarbūs, nes patikrinimas paprastai yra apie kontrolę, o ne tik turinį. Dokumentas be patvirtinimo yra silpnesnis nei tas, kuris turi aiškią atsakomybę. Pasikeitusi data be redagavimo istorijos sukelia abejonių. Primintuvo žurnalas be užduočių atlikimo įrodymo palieka spragą. Stipriausios sistemos palengvina atsakyti į sekantį klausimą, o ne tik į pirmąjį.

Taip pat verta paklausti, kaip sistema tvarko įprastus ataskaitų teikimo laikotarpius. Daugelis operatorių peržiūri kas savaitę, o kai kurie dirba konkrečiai pagal ISO savaitę planavimui ir valdymo paketams. Jei jūsų operacija veikia šiuo būdu, programinė įranga turėtų tai aiškiai palaikyti. Maži tokie detalės dažnai pasako, ar produktas buvo sukurtas aplink realų transporto naudojimą, ar vėliau pritaikytas.

Jei norite išsamesnio kontrolinio sąrašo prieš priimdami sprendimą, mūsų gidas dėl programinės įrangos, kuri atlaiko DVSA auditą yra praktiška vieta pradėti.

Kaip Operator Compliance palyginamas su JK prekių ir keleivių flotilėmis

Mes sukūrėme Operator Compliance JK prekių ir keleivių operatoriams, kurie turi vieną vietą, kur gali kontroliuoti transporto priemonių, priekabų ir vairuotojų atitiktį. Tai apima vežėjus, furgonų flotiles, autobusų ir mikroautobusų operatorius, savininkus-vairuotojus, taksi ir privačių nuomos įmones bei agentūras, valdančias vairuotojų įrašus.

Mūsų pradinė pozicija nėra bendra flotilės administracija. Tai įrodymai, kurių operatorius reikia palaikyti ir pateikti pagal JK operatorių licencijų režimą. Fleeta Limited valdo sunkvežimius pagal operatoriaus licenciją, ir mes sukūrėme platformą aplink šią operatyvinę realybę ir DVSA Gidą dėl Kelių tinkamumo palaikymo.

Prieš labiausiai paplitusius pirkimo kriterijus, tai keičia rezultatą keliais svarbiais būdais.

Kalbant apie priežiūros kontrolę, mes sutelkiame dėmesį į inspekcijų planavimą, įrašų laikymą, taisymą ir terminų matomumą, o ne tik dirbtuvių planavimą. Transporto priemonės ir priekabos gali būti sekamos su jų pagrindinėmis datomis ir palaikančiais dokumentais, kad MOT, metinių testų ir inspekcijų įrodymai liktų prijungti prie turto istorijos.

Kalbant apie vairuotojų atitiktį, mes laikome vairuotojų įrašus, terminus ir palaikančius dokumentus kartu, įskaitant licencijų patikrinimus, Driver CPC ir DQC datas. Taškas yra ne tik priminti jums, kad kažkas yra numatyta, bet ir leisti jums parodyti, kad patikrinimas buvo atliktas ir užfiksuotas.

Kalbant apie tachografų atitiktį, mes įtraukiame tachografų analizę kaip dalį atitikties vaizdo, o ne kaip atskirą požiūrį. Tai reiškia, kad atsisiuntimo ir analizės veikla yra suderinta su likusia vairuotojų ir transporto priemonių įrašų dalimi, todėl sekimo veiksmus lengviau įrodyti.

Kalbant apie priminimus, mes esame sukurti aplink operatyvinius terminus, kurie yra svarbūs transporto vadybininkams. Priminti turėtų vesti prie atliktos užduoties ir išsaugoto įrašo, o ne tik el. laiško, kuris dingsta.

Kalbant apie dokumentų išsaugojimą, mes laikome įrašus taip, kad palaikytume jų atgavimo galimybes tiems, kurie iš tikrųjų jų reikia. Kai transporto priemonė, priekaba ar vairuotojas yra klausiami, įrodymai turėtų būti ten, kur tikitės.

Kalbant apie audito pasirengimą, mes esame sukurti, kad padėtume jums parodyti atliktą darbą, o ne tik suplanuotą darbą. Tai svarbu vidaus peržiūroms, DVSA vizitams ir bet kuriai situacijai, kur Kelių transporto komisaro gali tikėtis aiškių, chronologinių įrodymų.

Kalbant apie JK tinkamumą, mes esame sukurti operatoriaus licencijos aplinkai, kurioje dirba operatoriai, įskaitant praktinius poreikius aplink DVSA procesus ir VOL administravimą. Tai skiriasi nuo programinės įrangos, skirtos bendrai Europos flotilės valdymui, kur JK specifiniai operatoriaus įrodymai gali nebūti pagrindinė dizaino prielaida.

Kalbant apie sujungtą darbą, mes suprantame, kad kai kurie operatoriai nori, kad duomenys judėtų tarp sistemų. Kur reikia, REST API ir webhooks gali būti svarbūs. Tačiau mes išlaikome prioritetą ten, kur jis turėtų būti, ant atitikties įrašų, kurie yra pilni, pasirašyti ir atsekami.

Geriausia programinė įranga Kelių transporto komisaro bylai yra ta, kuri padeda jums įrodyti, kad jūsų sistemos yra aktyvios, nuoseklios ir dokumentuotos. Tai yra tai, ką mes sukūrėme OperatorCompliance daryti. Jei lyginate pasirinkimus, vertinkite juos pagal įrašus, kuriuos jie gali pateikti spaudimo metu, o ne pagal pažadus pagrindiniame puslapyje. Paprastai ten, kur teisingas pasirinkimas tampa akivaizdus.