JK Operatorių auditas: paruoškite vairuotojų atitikties mokymus

JK Operator Audit: Paruoškite Vairuotojų Atitikties Mokymus Eksporto Reikalavimams

Operatoriai privalo turėti patvirtintus Vairuotojų CPC įrašus kiekvienam vairuotojui, įskaitant 35 valandas, užfiksuotas per besitęsiantį penkerių metų ciklą, galiojančią Vairuotojo Kvalifikacijos Kortelę ir pasirašytus įrodymus apie bet kokius vidinius mokymus, kurie palaiko O-licenciją. DVSA ir Transporto Komisaro auditoriai nori matyti tai centralizuotai ir paruoštą eksportui, o ne išbarstytą po archyvų spinteles ir kieno nors atmintyje. Gov ir DVSA uždirbtos pripažinimo standartai nustato etaloną, o auditui paruoštos platformos, tokios kaip Operatorcompliance, padaro šio etalono pasiekimą daug mažiau skausmingą.

TL;DR:

• Operatoriai turi turėti centralizuotus, lengvai eksportuojamus Vairuotojo Kvalifikacijos Kortelių, CPC valandų, mokymo sertifikatų ir pasirašytų įrodymų įrašus visiems vairuotojams.
• Tvarkant pakopinius penkerių metų CPC ciklus reikia proaktyvaus planavimo, nustatant priminimus 12, 6 ir 3 mėnesius prieš terminus, kad būtų išvengta spragų.
• Auditoriai koncentruojasi į atnaujintą dokumentaciją, nuolatinį CPC sekimą, pasirašytus mokymo registrus ir dokumentuotus korekcinius veiksmus inspekcijų metu.
• Skaitmeninės atitikties platformos supaprastina įrašų tvarkymą, sujungdamos licencijų patikras, tachografo duomenis, pripažinimus ir automatinius priminimus į vieną prieinamą sistemą.
• Išsamus išankstinis auditų patikrinimas apima vairuotojų dokumentų, CPC įrašų, pasirašytų registrų, tachografo failų tikrinimą ir paruoštų eksportavimo paketų turėjimą inspekcijai.

Turinys

• Kokius vairuotojų mokymo įrašus turite saugoti?
• Kaip sekate mokymą per penkerių metų CPC ciklą?
• Ką iš tikrųjų tikrina DVSA ir Transporto Komisaro auditoriai?
• Kaip atitikties programinė įranga palaiko jūsų mokymo įrašus auditui paruoštus?
• Transporto vadovo savaitės prieš auditą kontrolinis sąrašas
• Paruoškite savo vairuotojų mokymo įrašus auditui su Operatorcompliance
• Šaltiniai

Kokius vairuotojų mokymo įrašus turite saugoti?

Auditoriai, imdami mėginius iš jūsų vairuotojų failų, nesitiki gerų ketinimų aplanko. Jiems reikia konkrečių, datuotų, priskirtų įrodymų kiekvienam vairuotojui, esančiam jūsų operatoriaus licencijoje, ir jiems to reikia greitai.

Mažiausiai, turite saugoti šiuos įrašus kiekvienam HGV, PSV ar furgono vairuotojui, apimtam jūsų O-licencijos:

• Vairuotojo Kvalifikacijos Kortelės (DQC) kopijas, stebint galiojimo datas, kad niekas nevairuotų su pasibaigusia kortele.
• Vairuotojo CPC valandų žurnalas, rodantis 35 valandų ciklą, padalytą pagal modulį, datą, teikėją ir atliktas valandas, kaip reikalaujama pagal Transporto Vairuotojų (Profesinės Kompetencijos Sertifikatų) Reglamentą 2007.
• Mokymo sertifikatai iš teikėjų, patvirtintų Bendrosios Patvirtinimo Vieneto Periodiniam Mokymui (JAUPT), nes tik JAUPT registruoti kursai skaičiuojami į 35 valandų reikalavimą.
• Pasirašytos dalyvavimo registrai bet kokiems vidiniams mokymams, nesvarbu, ar tai būtų oficialus įvadinis mokymas, ar darbo saugos pokalbis.
• Įvadiniai kontroliniai sąrašai, apimantys tachografo naudojimą, apžvalgos patikrinimus ir transporto priemonėms specifines procedūras naujiems darbuotojams.
• Patikros įrašai agentūrų vairuotojams, rodantys, kas patikrino jų CPC statusą, kada ir kokie įrodymai buvo matyti prieš jiems išvykstant į kelią.

Saugumas yra toks pat svarbus kaip ir surinkimas. Laikykite originalus arba patvirtintas skaitmenines kopijas visam CPC ciklui plius protingą rezervą, ir atsargiai saugokite nuskenuotus sertifikatus vietoje, kuri išgyvens kietojo disko gedimą ar išvykstantį darbuotoją, pasiimantį dokumentus. Skaičiuoklė viename nešiojamame kompiuteryje nėra įrašų sistema; tai yra vienas gedimo taškas, laukiantis audito datos.

Kaip sekate mokymą per penkerių metų CPC ciklą?

35 valandų taisyklė skamba paprastai, kol tvarkote keturiasdešimt vairuotojų su pakopinėmis ciklais, pusė jų yra agentūros darbuotojai, kurie keičiasi kas kelis mėnesius. Valandų paskirstymas tolygiai, o ne suspaudimas prieš terminą, skiria operatorius, kurie sklandžiai pereina auditą, nuo tų, kurie pažymimi dėl prasto valdymo.

Sukurkite planą, pagrįstą trimis priminimų taškais:

1. 12 mėnesių iki ciklo pabaigos - patikrinkite, kiek valandų kiekvienam vairuotojui dar reikia, ir užsiregistruokite į preliminarius kursus.
2. 6 mėnesiai iki ciklo pabaigos - persekiokite bet kurį vairuotoją, kuris dar nepradėjo, ir patvirtinkite teikėjo prieinamumą.
3. 3 mėnesiai iki ciklo pabaigos - bet kurį vairuotoją, kuris vis dar trūksta valandų, laikykite skubiu, su pavadinimu vadovu, atsakingu už spragos uždarymą.

Vidurio ciklo samdyti darbuotojai turi turėti savo esamą DQC ir valandų istoriją patvirtintą pagal ankstesnio darbdavio įrašus, o ne naują prielaidą, kad laikrodis prasideda nuo nulio. Agentūrų ir laikini vairuotojai nusipelno tokios pačios priežiūros: užfiksuokite datą, kai patikrinote jų licenciją ir CPC statusą, ir pažymėkite, kokius įrodymus iš tikrųjų matėte, pagal DVSA operatoriaus atitikties audito gaires.

Pasirinkti, kuriuos modulius vykdyti, taip pat nėra spėlionė. Pirmiausia ištraukite savo tachografo pažeidimų duomenis ir incidentų žurnalus, tada pasirinkite mokymą, kuris sprendžia realius jūsų flotilės rizikos veiksnius, o ne bet kurį kursą, kuris atsitiktinai turi vietos kitą antradienį. Nesvarbu, ar tai užfiksuojate pasirašytose popierinėse registruose, nuskenuotose PDF failuose, ar centrinėje skaitmeninėje sekimo sistemoje, kažkas turi valdyti procesą: vienas žmogus užfiksuoja atliktas valandas, kitas patvirtina dalyvavimą, o kas šešis mėnesius atliekamas vidinis patikrinimas, kad būtų užfiksuoti vairuotojai, kurie atsilieka nuo grafiko.

Pro Patarimas: Vykdykite savo CPC sekimo sistemą kaip nuolatinį MOT dienoraštį, o ne kaip Naujųjų metų rezoliuciją. Tikrinkite ją kas mėnesį, o ne kartą per metus, kai kas nors prisimena, kad artėja auditas.

Ką iš tikrųjų tikrina DVSA ir Transporto Komisaro auditoriai?

Audito mėginių ėmimas nėra atsitiktinis spėjimas inspektoriaus pusėje. DVSA operatoriaus atitikties audito standartai paprastai koncentruojasi į vairuotojų įrašus, apimančius pastaruosius mėnesius, palyginant su priežiūros ir tachografo mėginių ėmimo laikotarpiais, kad būtų sudarytas nuolatinio valdymo vaizdas, o ne vienos geros dienos.

Tikėkitės, kad auditoriai ieškos:

• Atnaujintų DQC kiekvienam vairuotojui, be spragų dokumentacijoje.
• Aiškių įrodymų, kad CPC valandos yra sekamos, planuojamos ir nuosekliai vykdomos, o ne paliktos paskutiniam ketvirčiui.
• Pasirašytų vidinių registrų įvadiniam ir darbo saugos mokymui, su datomis ir vardiniais dalyviais.
• Dokumentuotų patikrinimų agentūrų ir laikiniems vairuotojams prieš juos dislokuojant.
• Vidinio audito žurnalo, rodančio korekcinius veiksmus, datas ir asmenį, atsakingą, kai buvo rasta spraga.

Vyresniojo Transporto Komisaro teisės aktų gairės dėl vairuotojų elgesio aiškiai nurodo vieną punktą, kurį verta pakartoti: 35 valandų suspaudimas į paskutinius ciklo mėnesius automatiškai nėra pažeidimas, tačiau tai laikoma neigiamu bruožu, kuris rodo silpną nuolatinį valdymą. Pasirašytų įrodymų trūkumas arba nesugebėjimas paaiškinti, kodėl vairuotojas gavo tam tikrą mokymą, auditoriams atrodo taip pat. Operatoriai, kurie gali nurodyti dokumentuotą vidinį auditą, su datomis ir vardiniais savininkais korekciniams veiksmams, pateikia daug stipresnį atvejį nei tie, kurie remiasi „mes esame gana tikri, kad tai padarėme.“

Kaip atitikties programinė įranga palaiko jūsų mokymo įrašus auditui paruoštus?

Popieriniai įrašai veikia, kol kas nors išeina, archyvų spinta užliejama, arba auditorius prašo trijų mėnesių įrašų su dviejų dienų įspėjimu. Skaitmeninės atitikties platformos sprendžia šią problemą, paversdamos išbarstytus sertifikatus ir registrus į vieną paieškos įrašą kiekvienam vairuotojui.

Tokios platformos paprastai apima šias funkcijas:

• Licencijų patikras kartu su Vairuotojo CPC ir DQC sekimu, konsoliduojant galiojimo datas ir užfiksuotas valandas viename skydelyje.
• Skaitmeninius tachografo (.DDD) atsisiuntimus, kurie žymi vairuotojų valandų pažeidimus, su vairuotojų pripažinimais.
• Daugiakalbes vairuotojų programas, kad efektyviai užfiksuotų pripažinimus ir įvadus.
• Automatizuotus terminų priminimus, kurie praneša gerokai prieš CPC ciklo pabaigą.
• Paramą DVSA uždirbtam pripažinimui ir OCRS ataskaitoms, taip pat gyvą atitikties balavimą, atspindintį flotilės būklę.

Praktinis darbo procesas prasideda nuo užbaigto mokymo iki eksportuojamo audito paketo: vairuotojas baigia modulį, sertifikatas užfiksuojamas, ir įrašas paruoštas perduoti arba ekrano dalijimuisi, kai auditorius to prašo.

Nieko iš to nepakeičia gero valdymo. Tai reiškia, kad to valdymo įrodymai yra prieinami formatu, kurio auditoriai tikisi.

Transporto vadovo savaitės prieš auditą kontrolinis sąrašas

Prieš bet kokį auditą, aš peržiūriu tą patį trumpą sąrašą: ištraukite kiekvieną DQC, esančią archyve, ir patikrinkite, ar nė viena iš jų tyliai nepasibaigė, patvirtinkite, kad kiekvieno vairuotojo CPC valandų žurnalas yra aktualus, o ne atgaline data panikuojant, ir patikrinkite, ar visi pasirašyti įvadiniai ir darbo saugos registrai yra visiškai pateikti ir datuoti. Taip pat ištraukiu keletą neseniai gautų tachografo atsisiuntimų ir įsitikinu, kad pažeidimų aptarimai iš tikrųjų buvo pasirašyti, o ne tiesiog archyvuoti.

Jei auditorius nori patikrinti nuotoliniu būdu, ekrano dalijimasis tachografo failu arba eksportuojant atitikties paketą vietoje yra geriau nei žadėti „pasiųsti vėliau“. Reguliariai paskirstyti CPC valandas yra geresnė praktika, nes jų grupavimas vėlai gali rodyti silpną valdymą ir pabrėžia geros įmonės vairuotojo sąskaitos paaiškinimo sistemos svarbą transporto vadovams.

- Vytautas

Paruoškite savo vairuotojų mokymo įrašus auditui su Operatorcompliance

Ieškoti popierinių sertifikatų, DQC galiojimo datų ir pasirašytų registrų per mišrią darbuotojų ir agentūrų vairuotojų flotilę užima valandas, kurių neturite, ypač artėjant audito datai. Operatorcompliance yra praktiška alternatyva skaičiuoklėms ir archyvų spintoms: ji seka Vairuotojo CPC valandas, DQC, tachografo atsisiuntimus ir pasirašytus vairuotojų pripažinimus iš vieno skydelio ir paverčia viską į eksportuojamą paketą, kai DVSA ar transporto komisaras to prašo.

Jei valdote mišrią HGV ar furgonų flotilę, hauliams skirtas atitikties programinė įranga rodo, kaip vairuotojų ir transporto priemonių pusės dera tarpusavyje, ir yra nemokama bandomoji versija, jei norite pamatyti savo flotilės duomenis prieš įsipareigojant. Laikykite popierinius originalus archyve, kur to reikalauja taisyklės, ir visada patikrinkite, ar bet kuris išorinis Vairuotojo CPC teikėjas yra JAUPT patvirtintas, prieš valandoms artėjant prie jūsų žurnalo. Pradėkite nuo haulių nusileidimo puslapio ir užsisakykite demonstraciją, kai būsite pasiruošę.

Šaltiniai

• Gov
• Teisinis dokumentas 6: profesinė vairuotojų elgsena (Vyresnysis Transporto Komisaras)

Rekomenduojama

• Taksų ir privačių nuomos flotilės atitiktis
• Tacho analizės programinė įranga JK flotilėms: praktinis vadovas
• PSV operatoriaus atitikties programinė įranga

Šis straipsnis yra bendroji informacija JK operatoriams ir transporto vadovams, o ne teisinė ar profesinė konsultacija. Taisyklės keičiasi, todėl visada patvirtinkite dabartinius reikalavimus su GOV.UK, DVSA ir savo transporto komisaru prieš imdamiesi veiksmų.