DVSA uždirbtas pripažinimas PSV operatoriams Šefilde

Šefildo autobuso ar mikroautobuso operatoriui DVSA uždirbtas pripažinimas nėra ženklas, kurį renkate rinkodarai. Tai atitikties schema operatoriams, kurie gali parodyti, kad nuolat kontroliuoja techninę priežiūrą ir vairuotojų valandas, turėdami sistemas, kurios teikia patikimus įrodymus. Jei jūsų veikla jau yra griežtai valdoma, tai gali sumažinti kai kurių įprastų DVSA intervencijų poreikį ir suteikti aiškesnę struktūrą atitikties įrodymams pateikti.

PSV parkams praktinis klausimas yra paprastas. Ar galėtume šiandien pateikti savo įrašus DVSA ir parodyti, kad patikrinimai atliekami laiku, defektai pranešami ir tinkamai uždaromi, metinių testų datos kontroliuojamos, Driver CPC yra galiojantis, o tachografo problemos identifikuojamos ir sprendžiamos? Jei atsakymas daugiausia yra teigiamas, tuomet DVSA uždirbtas pripažinimas Šefilde yra vertas rimto apsvarstymo. Jei atsakymas dar ne, parengiamieji darbai paprastai yra tie patys, kurių jums reikia, kad apsaugotumėte operatoriaus licenciją.

Ką reiškia DVSA uždirbtas pripažinimas PSV operatoriams Šefilde

DVSA uždirbtas pripažinimas yra savanoriška schema operatoriams, kurie gali parodyti nuolat aukštą atitikties standartą. PSV operatoriams tai reiškia, kad autobuso ir mikroautobuso verslai turi PSV operatoriaus licenciją ir vykdo sistemas, kurios yra pakankamai geros, kad DVSA pasitikėtų iš jų gaunamais duomenimis.

Principas yra paprastas. DVSA nori įrodymų, kad atitinkantys operatoriai patys identifikuoja riziką, ją greitai ištaiso ir laiko įrašus, kurie atlaiko patikrinimą. Mainais, šie operatoriai gali susidurti su mažiau įprastų susitikimų, nes DVSA gali labiau pasikliauti operatoriaus kontrolėmis ir pagrindiniais veiklos rodikliais, pateikiamais per schemą.

Šefildo PSV operatoriui tai svarbu dėl kelių priežasčių.

Pirma, miesto ir regioninis keleivių darbas sukuria spaudimo taškus. Transporto priemonės yra intensyviai naudojamos, pamainos gali greitai keistis, o defektai turi būti pranešami ir pašalinami be delsimo. Mikroautobusų parkas, vykdantis privačius užsakymus, mokyklinius maršrutus, ekskursijas, geležinkelio pakeitimus ar sutartinius darbus, patiria panašų spaudimą skirtingomis formomis. Kuo daugiau judančių dalių turite, tuo vertingiau turėti vieną aiškų atitikties standartą, pagal kurį dirbti.

Antra, Kelių komisaro (Traffic Commissioner) tikisi, kad PSV operatorius turės tinkamą ir veiksmingą valdymo kontrolę, nepriklausomai nuo to, ar prisijungiate prie schemos. Uždirbtas pripažinimas nepakeičia šių įsipareigojimų. Jis yra virš jų. Darbas, kurį atliekate, kad kvalifikuotumėte, yra tas pats darbas, kuris padeda viešajame tyrime, DVSA vizito metu arba techninės priežiūros tyrimo metu.

Trečia, operatoriams, kurie teikia pasiūlymus darbui arba atsako į atidumo klausimus, galimybė paaiškinti, kad jūsų sistemos atitinka DVSA uždirbto pripažinimo standartą, gali padėti parodyti, kad atitiktis nėra neformali ar reaguojanti.

Tai yra JK schema, o reguliavimo sistema yra specifinė JK. Tai svarbu, jei lyginate gaires su ES medžiaga apie vairuotojų valandas ar techninės priežiūros praktiką. Pavyzdžiui, tachografo taisyklės išlaikė bendrą foną su ES vairuotojų valandų įstatymu, tačiau jūsų operatoriaus licencijavimas, jūsų santykiai su Kelių komisaru ir praktiniai įrodymai, kurių tikisi DVSA, yra grindžiami GB sistema. Šefildo PSV operatorius turėtų ruoštis pagal DVSA ir Kelių komisaro lūkesčius, o ne plačius ES santraukos.

Jei norite platesnio vaizdo, kaip uždirbtas pripažinimas dera su kitais operatorių rizikos vertinimo metodais, mūsų vadovas apie OCRS ir uždirbtą pripažinimą praktikoje aiškiai apibrėžia santykį.

Kas greičiausiai kvalifikuosis ir ko tikisi DVSA

Operatoriai, kurie greičiausiai kvalifikuosis, yra tie, kurie jau kasdien vykdo disciplinuotus atitikties sistemas, o ne tie, kurie bando surinkti švarią bylą savaitę prieš vertinimą.

Praktiniais terminais, DVSA tikisi matyti, kad jūsų PSV veikla yra stabili, kontroliuojama ir įrodyta. Tai paprastai reiškia:

• Aiški techninės priežiūros sistema su apibrėžtais saugos patikrinimo intervalais
• Patikrinimo dažnumas, pagrįstas transporto priemonės naudojimu, amžiumi, rida ir eksploatavimo sąlygomis
• Planuojama patikrinimams, metinių testų užsakymams ir MOT susijusioms datoms, kai tai taikoma susijusiems parkams
• Patikimi kasdieniai apžiūros patikrinimai ir defektų pranešimai
• Įrodymai, kad defektai vertinami, taisomi, atidedami tik ten, kur tai teisėta ir saugu, ir pasirašomi
• Vairuotojų valdymo kontrolės, įskaitant licencijų patikrinimus su DVLA ir Driver CPC stebėjimą
• Tachografo analizė su sekimu dėl pažeidimų, praleistos ridų, rankinių įrašų ir vairuotojų aptarimų
• Aiški valdymo atsakomybė, įskaitant tai, ką peržiūri transporto vadybininkas ir kaip dažnai

PSV operatoriams įrodymų standartas yra toks pat svarbus kaip ir politika. Rašytinė procedūra, kuri sako, kad vairuotojai praneša apie defektus, nėra pakankama, jei defektų knygos yra neišsamios, nuliniai defektų pranešimai yra nekonsekventiški, arba remonto datos nesutampa su dirbtuvėmis. Transporto vadybininko teiginys, kad metiniai testai yra stebimi, nėra pakankamas, jei užsakymo patvirtinimai, sėkmingi lapai, draudimo istorija ir taisomieji darbai negali būti pateikti kartu.

DVSA taip pat tikisi nuoseklumo laikui bėgant. Vienas švarus mėnuo neįrodo, kad veikla yra kontroliuojama. Jūsų įrašai turėtų rodyti, kad tie patys standartai yra laikomasi savaitę po savaitės, idealiai per prasmingą laikotarpį.

Dažnai čia operatoriai susiduria su sunkumais. Jie daro daug teisingų dalykų, tačiau ne taip, kad sukurtų patikimą audito taką. Pavyzdžiai apima:

• PMI lapai užpildyti, bet nepasirašyti
• Vairuotojų defektų ataskaitos laikomos kabinose, bet necentralizuotos
• Tachografo pažeidimai identifikuoti, bet nėra įrašų apie aptarimus ar taisomuosius veiksmus
• Vairuotojų CPC valandos užpildytos, bet DQC kopijos nėra laikomos
• Saugos patikrinimai atliekami laiku, bet planuotojas neaktualizuojamas, kai transporto priemonė yra VOR
• Metinių testų rezultatai archyvuojami atskirai nuo techninės priežiūros įrašų

DVSA ieško atitikties sistemos, o ne popierizmo krūvos. Klausimas yra, ar jūsų įrodymai rodo valdymo kontrolę. Jei transporto priemonė praleidžia patikrinimą, ar galite parodyti, kodėl, kas tai identifikavo, kokių veiksmų buvo imtasi ir kaip užkirtote kelią pakartojimui? Jei vairuotojas turi pakartotinių tachografo problemų, ar galite parodyti mokymą, pasirašymą ir eskalavimą? Tai yra tikėtina kontrolės lygis.

Įrašai ir duomenys, kurie yra svarbiausi audito metu

PSV audito byla turėtų leisti DVSA sekti transporto priemonės gyvenimą ir vairuotojo elgesį be spragų. Tikslus išdėstymas gali skirtis, tačiau pagrindiniai įrašai yra plačiai tokie patys.

Transporto priemonėms pradėkite nuo techninės priežiūros planuotojo. Jame turėtų būti kiekviena transporto priemonė, jos registracija, parkas numeris, jei naudojamas, saugos patikrinimo intervalas, paskutinis patikrinimas, kita data, metinių testų data, MOT susijusios datos, kai tai taikoma bet kokiems mišriems parkams ar pagalbinėms transporto priemonėms, ir dabartinė būsena, įskaitant, ar transporto priemonė yra VOR.

Patikrinimo intervalas turi būti prasmingas. Jei vykdote aštuonių savaičių patikrinimus, turite parodyti, kodėl tas intervalas yra tinkamas transporto priemonės naudojimui. Jei transporto priemonės darbo ciklas keičiasi, intervalas gali prireikti peržiūros. Auditoriai ieškos įrodymų, kad intervalai nėra tik istoriniai standartai.

Turėkite šiuos įrašus paruoštus kiekvienai transporto priemonei:

• Saugos patikrinimo lapai
• Prevencinės techninės priežiūros patikrinimo įrašai
• Stabdžių testų įrodymai, jei to reikalauja jūsų techninės priežiūros sistema
• Taisymo įrašai ir darbo kortelės
• Defektų ataskaitos ir taisymo pasirašymas
• Metinių testų užsakymo ir rezultatų dokumentai
• Bet kokių draudimų, įspėjimų ar rekomendacinių elementų įrašai ir ką dėl jų padarėte
• Kalibravimo ar dirbtuvių kokybės kontrolės įrodymai, jei tai taikoma

Kasdieniai vairuotojų patikrinimai yra reguliari silpna vieta. Turėtumėte galėti parodyti, kad patikrinimai atliekami prieš pirmą naudojimą, kad nuliniai defektai yra registruojami, kur jūsų sistema to reikalauja, kad pranešti defektai yra greitai peržiūrimi ir kad transporto priemonės negrąžinamos į eksploataciją, kol saugos kritiniai defektai nėra pašalinti. Jei defektas atidedamas, priežastis ir rizikos sprendimas turi būti aiškūs.

Vairuotojų įrašams laikykite pilną bylą su:

• Vairuotojo licencijos patikrinimo istorija su DVLA
• Vairuotojo CPC užbaigimo įrašai
• DQC kopijos arba detalės
• Tachografo kortelės detalės
• Pažeidimų ataskaitos
• Aptarimų įrašai ir pasirašyti pripažinimai
• Praleistos ridų paaiškinimai ir rankinių įrašų įrodymai, jei tai taikoma
• Agentūros vairuotojų kontrolės, jei jas naudojate

Dėl Driver CPC, klausimas nėra tik tas, ar vairuotojas sako, kad jis yra atnaujintas. Jums reikia įrodymų. Laikykite kursų įrašus ir patikrinkite, ar DQC statusas atitinka tai, ką vairuotojas daro. PSV operatorius negali sau leisti čia daryti prielaidų.

Tachografo įrodymai turi būti organizuoti, o ne tik saugomi. Auditoriai norės matyti, kad duomenys yra atsisiunčiami laiku, analizuojami, peržiūrimi atsakingo asmens ir imtasi veiksmų. Jei yra pakartotinių pažeidimų, turėtų būti intervencijų modelis. Jei yra nežinomų laikotarpių, praleistų rankinių įrašų ar nepaaiškintų spragų, jie turėtų būti dokumentuoti ir sekami. Mūsų straipsnis apie rankinius tachografo įrašus, kurie atlaiko DVSA patikrinimą apima tokius įrodymus, kurie padeda, kai įrašai yra ginčijami.

Galiausiai, pagalvokite apie Kelių komisaro bylą. Jei rytoj turėtumėte paaiškinti savo PSV atitikties padėtį, ar galėtumėte pateikti nuoseklų įrašų rinkinį tvarka, pagal transporto priemonę ir vairuotoją, su valdymo peržiūra matoma visur? Tai yra praktinis testas.

Kaip paruošti savo Šefildo PSV veiklą vertinimui

Paruošimas turėtų būti metodinis. Veiksmingiausias požiūris yra peržiūrėti veiklą taip, lyg DVSA jau ją vertintų.

Pradėkite nuo vidaus peržiūros savo licencijos ir parko detalių. Patikrinkite, ar jūsų operatoriaus licencijos diskai, įgaliotos transporto priemonės, veiklos centrai, techninės priežiūros teikėjai ir transporto vadybininko susitarimai yra aktualūs. Įsitikinkite, kad tai, kas rodomas VOL, atitinka realią veiklą. Jei buvo pokyčių, kurie dar neatsispindi, spręskite juos pirmiausia.

Tada pereikite per šiuos žingsnius.

1. Peržiūrėkite savo techninės priežiūros planuotoją

Patikrinkite kiekvienos transporto priemonės patikrinimo intervalą, paskutinį atliktą patikrinimą, kitą datą, metinių testų užsakymo būseną, MOT susijusias datas, kai tai taikoma, ir VOR laikotarpius. Ieškokite praleistų datų, vėluojančių patikrinimų ar nepaaiškintų spragų. Jei jūsų planuotojas veikia pagal kalendoriaus savaitę, naudokite nuoseklų metodą, pvz., ISO savaitę, kad dirbtuvių užsakymai ir valdymo ataskaitos sutaptų.

1. Išbandykite patikrinimų įrašų kokybę

Pažymėkite prasmingą PMI lapų bėgimą kiekvienai transporto priemonei. Ar jie yra skaitomi, pasirašyti, datuoti ir pilni? Ar ridos rodmenys logiškai progresuoja? Ar stabdžių rezultatai yra ten, kur tikimasi? Ar remontai atitinka identifikuotus defektus? Jei elementas pažymėtas kaip reikalaujantis dėmesio, ar galite matyti taisymo įrašą?

1. Audituokite defektų pranešimus nuo kabinos iki uždarymo

Patikrinkite, ar kasdieniai apžiūros patikrinimai iš tikrųjų atliekami. Palyginkite nulinį grąžinimą, praneštus defektus, dirbtuvių darbus ir transporto priemonių išleidimo sprendimus. Jei vairuotojai praneša apie defektus popieriuje, programėlėje, WhatsApp ar žodžiu, standartizuokite tai. Neformalus pranešimas sukuria spragas. Jums reikia vieno priimto maršruto ir vienos vietos, kur pasirašytas rezultatas yra saugomas.

1. Peržiūrėkite metinių testų rezultatus

Surinkite metinių testų datas, sėkmingų ir nesėkmingų istoriją, rekomendacinius elementus ir bet kokius vėluojančius pristatymus. Jei buvo nesėkmių, užfiksuokite priežastį ir kas pasikeitė vėliau. Nesėkmė automatiškai nereiškia, kad esate nepasiruošę, tačiau pakartotinės nesėkmės be mokymosi rodo silpną kontrolę.

1. Patikrinkite vairuotojų bylas po vieną

Patvirtinkite licencijų patikrinimus, Driver CPC statusą, DQC įrodymus, tachografo kortelės detales, reikiamus dokumentus ir bet kokius vietinius įvedimo ar politikos pasirašymus. Dėl agentūros ar atsitiktinių vairuotojų įsitikinkite, kad standartai yra tokie patys. Dažna silpna vieta yra laikyti laikinas darbo jėgas kaip ne pagal įprastą bylų standartą.

1. Analizuokite tachografo sekimą, o ne tik atsisiuntimus

Įsitikinkite, kad pažeidimai yra peržiūrimi, klasifikuojami, aptariami su vairuotojais ir pasirašomi. Jei yra pakartotinių problemų, ieškokite eskalacijos. Ataskaita, kuri lieka neskaityta, nėra atitikties kontrolė. Jei dažnai trūksta rankinių įrašų, mokykite tai konkrečiai.

1. Tinkamai uždarykite trūkstamus įrašus

Nelaikykite spragų nepaaiškintų. Jei dokumentas trūksta, užfiksuokite, kas įvyko, kokie patikrinimai buvo atlikti ir kokių taisomųjų veiksmų buvo imtasi. Bandymas paslėpti spragą paprastai yra blogiau nei sąžiningai ją dokumentuoti ir parodyti sprendimą.

1. Aiškiai priskirkite atsakomybę

Transporto vadybininkas neturėtų būti vienintelis asmuo, kuris žino, kaip sistema veikia. Apibrėžkite, kas užsako patikrinimus, kas tikrina metinių testų datas, kas peržiūri defektus, kas atlieka DVLA patikrinimus, kas peržiūri tachografo ataskaitas ir kas pasirašo taisomuosius veiksmus. Taip pat apimkite nebuvimo ir atostogų tvarką.

1. Užregistruokite taisomuosius veiksmus ir valdymo peržiūrą

Kai problema randama, užrašykite veiksmą, savininką, užbaigimo datą ir sekimo patikrinimą. Tada peržiūrėkite tendencijas kas mėnesį. DVSA nori matyti kontrolę, o kontrolė reiškia, kad problemos yra identifikuojamos, taisomos ir stebimos.

Jei ruošiatės gilesniam vizitui ar tyrimui, o ne tik uždirbtam pripažinimui, mūsų vadovas apie ruošimąsi DVSA techninės priežiūros tyrimui išsamiau aprašo bylų discipliną ir peržiūros procesą.

Kur programinė įranga padeda kasdienėje kontrolėje

PSV veikla gali vykti naudojant skaičiuokles, sienų planuotojus, popierines bylas ir priminimus pašto dėžutėje, tačiau rizika didėja, kai parkas auga. Terminai praleidžiami, pasirašyti įrodymai atsiduria skirtingose vietose, o niekas nėra visiškai tikras, ar naujausia versija yra ta, kuria remiamasi.

Čia programinė įranga padeda, ne pakeisdama valdymo sprendimų, bet padarydama kontrolę matomą ir įprastą.

Uždirbto pripažinimo paruošimui didžiausi praktiniai privalumai paprastai yra šie.

Terminų sekimas. Sistema turėtų pažymėti saugos patikrinimus, metinių testų datas, MOT datas, kai tai taikoma, licencijų patikrinimus, Driver CPC galiojimo laikus ir tachografo atsisiuntimo tvarkaraščius prieš jiems tampant skubiais.

Pasirašyti įrodymai. Turėtų būti įmanoma laikyti patikrinimo lapą, defektų ataskaitą, taisymo pasirašymą ir valdymo peržiūrą kartu, su datomis ir vartotojų veiksmais matomais. Tai svarbu, kai reikia parodyti ne tik tai, kad užduotis buvo atlikta, bet ir kas ją atliko bei kada.

Transporto priemonių ir vairuotojų bylos vienoje vietoje. Transporto vadybininkas turėtų galėti atidaryti transporto priemonės įrašą ir matyti patikrinimus, defektus, metinių testų istoriją, VOR laikotarpius ir palaikančius dokumentus, neieškodamas el. laiškų. Tas pats taikoma vairuotojų byloms, įskaitant DVLA patikrinimus, DQC įrašus, Driver CPC įrodymus ir tachografo sekimą.

Taisomųjų veiksmų sekimas. Jei identifikuojama defektų pranešimo problema arba vairuotojui reikia mokymo dėl rankinių įrašų, veiksmas turėtų būti užregistruotas ir sekamas iki užbaigimo.

Kelių komisaro pasirengimas. Nėra jokios programinės įrangos, kuri galėtų garantuoti reguliavimo rezultatą, tačiau ji gali labai palengvinti nuoseklios bylos parengimą. Tai dažnai yra skirtumas tarp ramios, kontroliuojamos reakcijos ir skubėjimo per nesusijusius įrašus.

Operator Compliance mes sukūrėme OperatorCompliance per Fleeta Limited, atsižvelgdami į operatoriaus licencijos darbo realijas, įskaitant DVSA Gairę dėl kelių tinkamumo palaikymo. Tai reiškia, kad dėmesys yra operatyvus. Įrašai, terminai, defektų įrodymai, tachografo valdymas ir dokumentų kontrolė turi veikti transporto vadybininkui įprastą antradienį, o ne tik tada, kai auditorius yra numatytas.

Šefildo PSV operatoriams, žiūrintiems į DVSA uždirbtą pripažinimą, programinės įrangos vertė yra paprasta. Ji padeda geras intencijas paversti pakartotinai valdomu procesu. Jei peržiūrite defektų procesus, mūsų vadovas apie defektų registravimo programinę įrangą, kuri atlaiko patikrinimus yra naudinga vieta pradėti.

Kai kurie operatoriai taip pat klausia apie integracijas ir sujungtus duomenis. Priklausomai nuo jūsų platesnio parko nustatymo, įrankiai gali naudoti REST API arba webhook'us, kad perduotų informaciją tarp sistemų. Mišriems parkams taip pat gali prireikti draudimo ir transporto priemonių patikros procesų, kurie liečia tokias paslaugas kaip askMID, Motor Insurers' Bureau arba MIB. Įmonės, lyginančios platesnes parko platformas, gali susidurti su tokiais pavadinimais kaip Fleetalyse arba Logivo.AI. Svarbiausias dalykas uždirbtam pripažinimui yra ne programinės įrangos etiketė, bet tai, ar jūsų sistema generuoja pilnus, laiku pasirašytus įrodymus, kurie atspindi realią veiklą.

Galiausiai, DVSA uždirbtas pripažinimas Šefildo PSV operatoriams yra apie kontrolės įrodymą. Jei jūsų techninės priežiūros, vairuotojų ir tachografo sistemos jau yra disciplinuotos, schema gali formalizuoti tą standartą. Jei jos dar nėra ten, kur turi būti, parengiamieji darbai vis tiek sustiprins operatoriaus licenciją ir paliks jus geresnėje padėtyje su DVSA ir Kelių komisaru.

Ar DVSA uždirbtas pripažinimas yra privalomas PSV operatoriams?

Ne. Tai savanoriška schema. PSV operatorius Šefilde gali veikti atitikties sąlygomis be jos, tačiau vis tiek turi atitikti operatoriaus licencijos įsipareigojimus ir sugebėti įrodyti veiksmingą kontrolę.

Ar DVSA uždirbtas pripažinimas pakeičia įprastus atitikties patikrinimus?

Ne. Operatoriai vis tiek turi turėti tinkamas techninės priežiūros sistemas, vairuotojų patikrinimus, tachografo kontrolę ir pilnus įrašus. Schema remiasi tomis kontrolėmis, kurios turi būti įdiegtos ir įrodytos.

Kokius įrodymus turėtų turėti transporto vadybininkas?

Tipiškai tai apima patikrinimų tvarkaraščius, užpildytus saugos patikrinimo įrašus, metinių testų ir MOT datas, defektų pranešimus, vairuotojų licencijų patikrinimus, Driver CPC įrašus ir tachografo analizės įrodymus.

Ar mažas PSV operatorius Šefilde gali kreiptis?

Potencialiai, taip. Dydis yra mažiau svarbus nei tai, ar operatorius gali parodyti stabilias sistemas, tikslius duomenis, reguliarias peržiūras ir dokumentuotus veiksmus, kai problemos randamos.

Kaip programinė įranga palaiko uždirbto pripažinimo paraišką?

Programinė įranga gali padėti laikydama transporto priemonių, priekabų ir vairuotojų įrašus vienoje vietoje, sekdama terminus, saugodama pasirašytus įrodymus ir greitindama bei nuoseklindama audito paruošimą.