Laikykite operatoriaus licencijų įrašus vienoje sistemoje

Jei norite sužinoti, kaip laikyti O licencijos įrašus vienoje sistemoje, atsakymas paprastas. Įdėkite kiekvieną įrašą, kuris įrodo keliamą tinkamumą, vairuotojo teisę, planuojamą priežiūrą, defektų kontrolę ir sekimo įrodymus į vieną gyvą procesą, o ne į atskirus aplankus, pašto dėžutes ir skaičiuokles. Transporto vadybininkams reikia vienos vietos, kur jie gali matyti, kas yra licencijoje, kas yra artimiausia, kas buvo atlikta, kas trūksta ir kas tai patvirtino.

Tai svarbu, nes DVSA (Kelių saugos agentūra) ir Transporto komisaras nevertina atitikties, žiūrėdami į vieną dokumentą atskirai. Jie ieško įrodymų grandinės. Saugumo patikra turėtų būti susieta su transporto priemone, data, rida, patikros lapu, rasta defektais, remonto veiksmais, patvirtinimu ir kita artimiausia data. Tas pats principas taikomas MOT, metiniam testui, vairuotojo licencijos patikroms, Driver CPC, DQC statusui, tachografo analizei ir VOR laikotarpiams. Jei šie įrašai yra vienoje veikiančioje sistemoje, spragos tampa matomos prieš joms tampant reguliavimo problemomis.

Kokie įrašai turi būti vienoje sistemoje

Visas operatoriaus licencijos įrašų rinkinys yra platesnis, nei daugelis operatorių iš pradžių galvoja. Tai ne tik patikros lapai ir MOT datos. Norint tinkamai kontroliuoti atitiktį, reikia turėti visus įrašus apie kiekvieną transporto priemonę, priekabą ir vairuotoją.

Transporto priemonėms tai paprastai apima:

• registracijos numeris
• fleeto numeris arba vidinis turto ID
• markė, modelis ir tipas
• pirmo naudojimo data ir utilizavimo data
• platinimo detalės, jei taikoma
• MOT data
• metinio testo data, taikoma transporto priemonėms
• prevencinės priežiūros patikros grafikas
• odos istorija
• mokesčių ir draudimo detalės, jei verslas nusprendžia jas laikyti
• VOR statusas ir VOR istorija
• remonto istorija
• defektų istorija
• palaikymo dirbtuvės dokumentai ir sąskaitos, jei naudojamos kaip įrodymas

Priekaboms taikomas tas pats principas. Priekaba turi turėti savo tapatybę, patikros istoriją, stabdžių testavimo įrodymus, jei taikoma, metinio testo istoriją, jei reikia, defektų ataskaitas ir remonto įrašus. Per daug fleeto vis dar laiko priekabų įrašus atskirame aplanke nuo varomųjų vienetų, nors priekaba yra operatoriaus licencijos rizikos paveikslėlyje.

Vairuotojams pagrindinis įrašų rinkinys turėtų apimti:

• pilnas vardas ir darbuotojo arba agentūros ID
• licencijos kategorijos ir galiojimo datos
• vairuotojo licencijos patikros istorija su DVLA
• Driver CPC statusas
• DQC galiojimo data
• tachografo kortelės detalės ir galiojimas
• įvadiniai ir politikos patvirtinimai, jei taikoma
• pažeidimų istorija ir sekimas
• agentūros vairuotojų įdarbinimo įrašai
• teisė dirbti ir tapatybės įrodymai, jei operatorius nusprendžia juos laikyti tame pačiame kontroliuojamame darbo procese

Tada yra operatyviniai atitikties įrašai, kurie apima turtą ir žmones:

• kasdieniai apžvalgos patikrinimai
• pranešti defektai
• nuliniai defektų ataskaitos, jei jūsų procesas to reikalauja
• pažeidimų įrašai
• saugumo patikros ataskaitos
• stabdžių veikimo įrodymai
• MOT išlaikymo ir nesilaikymo sertifikatai
• metinio testo išlaikymo ir nesilaikymo įrašai
• tachografo atsisiuntimai
• tachografo analizės ataskaitos
• pažeidimų tyrimai
• priežiūros planuotojų įrašai
• praleistų patikrinimų pateisinimai
• išvykimo deklaracijos ir VOR laikotarpiai
• draudimo patvirtinimas, jei reikia, įskaitant patikras per askMID arba įrašus, susijusius su Motor Insurers' Bureau ir MIB įrodymais, jei jūsų procesas remiasi jais

Štai kodėl viena sistema yra svarbi. Transporto vadybininkas turėtų galėti atidaryti transporto priemonės įrašą ir matyti ne tik paskutinę patikrą, bet ir ar susijęs defektas buvo uždarytas, ar vienetas buvo VOR, ar MOT buvo išlaikytas laiku, ir ar tachografo duomenys, skirti priskirtam vairuotojui, buvo peržiūrėti. Jei failas yra padalintas tarp el. pašto, dirbtuvės aplanko, bendro disko ir dviejų skaičiuoklių, tas sujungtas vaizdas prarandamas.

Mes išsamiau apžvelgiame platesnį atitikties failą kokie įrašai saugo jūsų operatoriaus licenciją.

Kaip struktūrizuoti sistemą, kad įrašai išliktų pilni

Veiksminga struktūra prasideda nuo trijų pagrindų: turto, vairuotojo ir datos. Kiekvienas įrašas turėtų būti susietas su bent viena iš jų, o dažnai su dviem ar trimis kartu.

Pirmiausia struktūrizuokite pagal turtą. Kiekviena transporto priemonė ir priekaba turėtų turėti pagrindinį įrašą. Tas įrašas turėtų rodyti dabartinę būklę viršuje, įskaitant ar ji yra aktyvi, VOR, parduota, ne kelyje ar pašalinta iš fleeto. Po to laikykite datuotą patikrų, MOT, metinio testo, defektų, remonto ir dokumentų istoriją. Svarbu ne tik saugojimas. Svarbu padaryti trūkstamus įrodymus akivaizdžius. Jei saugumo patikra užregistruota 22 savaitę, bet nėra pridėto patikros lapo, sistema turėtų rodyti, kad tai nebaigta.

Antra, struktūrizuokite pagal vairuotoją. Vairuotojo profilis turėtų rodyti teises, patikros istoriją ir atitikties terminus vienoje laiko juostoje. Jei vairuotojo DQC galiojimas baigiasi kitą mėnesį, tai turi būti matoma šalia paskutinės DVLA patikros ir naujausios tachografo pažeidimų peržiūros. Agentūros vairuotojams taikoma ta pati taisyklė. Neužtenka pasitikėti agentūros užsakymo patvirtinimu. Mes vis dar turime įrodymus, kad asmuo už vairo buvo patikrintas ir išvalytas pagal mūsų procesą.

Trečia, struktūrizuokite pagal datą, naudodami tinkamą planuotojo vaizdą. Dauguma transporto vadybininkų galvoja savaitėmis. Planuotojas, pagrįstas kalendorinėmis datomis arba ISO savaitėmis, palengvina matyti, ar patikros buvo teisingai paskirstytos ir ar bet kuris turtas išslysta iš ciklo. Jei fleetas dirba šešių savaičių patikromis, sistema turėtų apskaičiuoti kitą datą nuo paskutinės atliktos patikros arba pagal numatytą grafiką, atsižvelgiant į taikomas taisykles. Svarbu nuoseklumas ir matomumas.

Gera struktūra taip pat atskiria statusą nuo įrodymų. Pavyzdžiui:

• statusas sako, kad MOT yra numatyta 14 lapkričio
• įrodymas sako, kad užsakymo patvirtinimas yra pridėtas
• baigimas sako, kad išlaikymo sertifikatas buvo įkeltas
• sekimas sako, kad bet kokie patarimai buvo peržiūrėti ir priskirti

Tai skamba paprastai, tačiau čia išsibarsčiusios sistemos nepavyksta. Viena skaičiuoklė gali sakyti "padaryta", o išlaikymo sertifikatas vis dar gali būti pašto dėžutėje. Vienoje sistemoje užduotis nėra baigta, kol įrodymas nėra pridėtas ir patvirtintas.

Čia taip pat padeda integracijos. Jei jūsų dirbtuvės, telematikos tiekėjas arba tachografo analizės įrankis gali keistis duomenimis per REST API arba webhooks, galime sumažinti rankinį duomenų įvedimą ir sumažinti įrašų praleidimo riziką. Tas pats taikoma, kai verslai naudoja sujungtus produktus, tokius kaip Fleetalyse arba Logivo.AI, ir nori, kad įvykiai ar dokumentai būtų įtraukti į vieną atitikties vaizdą. Integracija yra naudinga, bet tik jei sistema vis dar išlaiko aiškų audito taką ir netampa dar viena atskirta duomenų šaltiniu.

Jei norite praktinio vaizdo, kaip patikros, planuotojai ir įrodymai turėtų būti kartu, žr. viena sistema patikroms, planuotojams ir O-licencijos įrodymams.

Kaip valdyti terminus ir pasikartojančias atitikties užduotis

Terminai turėtų būti nustatyti pagal taisykles, o ne atmintį. Praktikoje pasikartojančios atitikties užduotys patenka į keturias grupes.

Pirmoji grupė yra turtu pagrįstas pasikartojantis darbas. Tai apima prevencinės priežiūros patikras, MOT, metinį testą, stabdžių testus, kai numatyta, kalibravimo datas ir bet kokį vidinį peržiūros ciklą, kurį vykdote. Kiekvienas turtas turėtų turėti savo pasikartojimo modelį ir įspėjimo laiką. Pavyzdžiui, galime nustatyti patikrą kas šešias savaites, su įspėjimais 21 dieną, 14 dienų ir 7 dienas prieš numatytą datą. MOT ir metinis testas dažnai reikalauja ankstesnio įspėjimo, nes užsakymo vietos gali būti ribotos.

Antroji grupė yra vairuotojams pagrįstas pasikartojantis darbas. Tai apima DVLA licencijos patikras, Driver CPC stebėjimą, DQC galiojimo pabaigą, tachografo kortelės galiojimo pabaigą ir periodinius politikos patvirtinimus. Dažnumas turėtų atspindėti riziką. Aukštos ridos HGV vairuotojas su ankstesniais patvirtinimo klausimais gali reikalauti dažnesnių licencijos patikrų nei mažesnės rizikos vaidmuo. Sistema turėtų tai palaikyti, nesukurdama atskirų skaičiuoklių išimtim.

Trečioji grupė yra įvykiais pagrįstas darbas. Praneštas defektas turėtų sukelti darbo eigą, o ne tik žurnalo įrašą. Jei pranešamas saugos kritinis defektas, transporto priemonė gali būti nedelsiant pažymėta VOR, priskirta remontui, patikrinta įgalioto asmens ir grąžinta į eksploataciją tik tada, kai įrodymas yra pilnas. Tas pats taikoma tachografo pažeidimams. Pažeidimo ataskaita turėtų sukelti peržiūrą, vairuotojo diskusiją, jei reikia, ir pasirašytą veiksmų pažymą.

Ketvirtoji grupė yra įrodymų peržiūra. Atitiktis nesibaigia, kai įvykis įvyksta. Ji baigiasi, kai įrodymas yra faile. Tai reiškia, kad reikia nustatyti užduotis dokumentų įkėlimui, valdymo peržiūrai ir patvirtinimui.

JK operatoriai turi dirbti pagal taisykles, kurios taikomos jų licencijos tipui ir transporto priemonės klasei. Prekių ir PSV reikalavimai nėra identiški, o kai kurios pareigos skiriasi nuo platesnės ES praktikos. Pavyzdžiui, tachografo ir vairuotojų valandų taisyklės išlaikė JK specifinį taikymą kai kuriose srityse po „Brexit“, todėl operatoriai neturėtų remtis bendromis ES gairėmis, kur JK vidaus taisyklės ar vykdymo praktika skiriasi. Sistema turi atspindėti taisykles, pagal kurias iš tikrųjų dirbame.

Stiprus terminų procesas turėtų apimti:

• automatinį kitos numatytos datos apskaičiavimą
• konfigūruojamus priminimus tinkamiems žmonėms
• eskalavimą, kai numatyta data praeina
• atskyrimą tarp užsakytų, užbaigtų ir įrodytų
• užraktą arba įspėjimą, kai turtas ar vairuotojas neturėtų būti priskirtas
• išimčių ataskaitas dėl pavėluotų elementų ir trūkstamų dokumentų

Štai kur viena gyva proceso eiga pranoksta bendrą dienoraštį. Numatyta data yra naudinga tik tuo atveju, jei ji veda prie veiksmų ir įrodymų. Skaitytojams, kurie konkrečiai žiūri į vairuotojų patikras ir tachografo įrašus kartu, mes tai išdėstėme vienoje sistemoje licencijos patikroms ir tachografo įrašams.

Kaip laikyti įrodymus, pasiruošusius DVSA vizitui ar Transporto komisaro posėdžiui

Kai DVSA atvyksta, arba kai Transporto komisaras prašo įrašų, spaudimas paprastai kyla iš greičio ir pilnumo. Problema retai būna, ar vienas sertifikatas egzistuoja kažkur. Problema yra ta, ar galime greitai pateikti visą istoriją, būdu, kuris atlaiko patikrinimą.

Kiekvienas pagrindinis įrašas turėtų turėti savo palaikymo įrodymus. Saugumo patikrai tai reiškia patikros lapą, išvadas, remonto įrašą, bet kokias dalis ar dirbtuvės pastabas, kurios palaiko remontą, ir patvirtinimą, rodančią, kas peržiūrėjo darbą ir kada. MOT arba metinio testo atveju pridėkite išlaikymo arba nesilaikymo įrašą, bet kokius patarimus, pakartotinės patikros rezultatą, jei taikoma, ir bet kokius vidinius veiksmus, atliktus pagal rezultatą.

Dėl defektų laikykite:

• originalią ataskaitą
• kas ją pranešė
• data ir laikas
• ar defektas buvo saugos kritinis
• ar transporto priemonė buvo pažymėta VOR
• remonto detalės
• kas leido grąžinti į eksploataciją
• bet kokios nuotraukos ar palaikymo failai

Dėl vairuotojų įrašų laikykite kiekvieno DVLA licencijos patikros rezultatą, peržiūros datą, bet kokius nustatytus patvirtinimus, atliktus veiksmus, Driver CPC įrodymus, DQC galiojimą ir sekimo pastabas, jei buvo rūpesčių.

Dėl tachografo įrašų laikykite atsisiuntimo arba analizės išvestį, pažeidimo peržiūrą, vairuotojo paaiškinimą, jei reikia, ir vadovo patvirtinimą. Tachografo ataskaita be sekimo įrodymo yra tik pusė failo.

Patvirtinimas yra svarbus, nes jis rodo kontrolę, o ne tik saugojimą. Rekomenduojame vaidmenimis pagrįstą patvirtinimą. Defektą gali uždaryti dirbtuvės vartotojas, tačiau grąžinti į eksploataciją gali tik įgaliotas vadovas. Vairuotojo pažeidimas gali būti peržiūrėtas administratoriaus, tačiau formaliai patvirtintas transporto vadybininko. Sistema turėtų užfiksuoti, kas ką padarė ir kada, ir neturėtų perrašyti ankstesnės istorijos.

Tas audito takas yra tai, kas daro skirtumą posėdyje. Mes turime galėti parodyti:

• koks buvo klausimas
• kada apie tai sužinojome
• kokius veiksmus atlikome
• kas patvirtino tuos veiksmus
• kas įvyko toliau

Jei įrašai gali būti redaguojami be pėdsakų, arba jei dokumentai gali būti atskirti nuo įvykio, prie kurio jie priklauso, failas tampa sunkiau ginamas. Viena priežastis, kodėl mes sukūrėme Operator Compliance per Fleeta Limited, atsižvelgdami į praktinius operatorių poreikius, yra ta, kad žinome, jog failas turi veikti spaudimo metu, o ne tik atrodyti tvarkingai ant prietaisų skydelio. Jis turi sukurti patikimą chronologiją DVSA, Transporto komisarui ir mūsų pačių vidaus kontrolei.

Mūsų straipsnyje apie VOR įrašų laikymą pasiruošusiam DVSA vizitui gilinamasi į vieną sritį, kuri dažnai prašoma tyrimų metu.

Kaip pereiti nuo išsibarsčiusių įrašų prie vieno gyvo proceso

Pereiti nuo popieriaus, el. pašto ir skaičiuoklių į vieną sistemą yra daugiausia proceso darbas, o ne programinės įrangos darbas. Saugiausias požiūris yra etapai su aiškiu nuosavybės paskirstymu.

Pradėkite nuo kiekvieno įrašų šaltinio, kurį šiuo metu naudojate, sąrašo. Tai paprastai apima dirbtuvių failus, vairuotojų aplankus, el. pašto dėžutes, bendrus diskus, skaičiuokles, popierinius defektų žurnalus, tachografo portalus, priežiūros planuotojus ir įrašus, laikomus VOL arba už jo ribų. VOL išlieka svarbus operatoriaus licencijos administravimui, tačiau tai nėra jūsų kasdienis veiklos atitikties failas, todėl nevertinkite jo kaip gyvos valdymo sistemos pakaitalo.

Tada apibrėžkite savo pagrindinius duomenis. Sutarkite dėl vieno aktyvių transporto priemonių, priekabų ir vairuotojų sąrašo. Išvalykite dublikatus, patvirtinkite registracijos numerius, priskirkite vidinius ID ir aiškiai pažymėkite neaktyvų turtą. Jei pagrindinis sąrašas yra neteisingas, kiekvienas importas po to tampa sunkesnis.

Tada nustatykite savo įrašų kategorijas ir reikalaujamus laukus. Nuspręskite, kas turi būti laikoma kiekvienam turtui ir vairuotojui, kokie dokumentai yra privalomi, kas gali įkelti ir kas gali patvirtinti. Laikykite tai praktiška. Jei padarysite kiekvieną lauką privalomą nuo pirmos dienos, migracija sustos. Pirmiausia sutelkite dėmesį į įrašus, kurie įrodo dabartinę atitiktį ir artėjančius terminus.

Po to migracija turėtų vykti šia tvarka:

1. aktyvus turtas ir vairuotojai
2. ateities numatytos datos ir pasikartojantys grafikai
3. dabartiniai atitikties įrodymai, tokie kaip naujausia patikra, MOT, metinis testas, licencijos patikros, Driver CPC ir DQC
4. atviri defektai, VOR įrašai ir neišspręsti veiksmai
5. istoriniai įrašai, reikalingi audito takui ir tendencijų peržiūrai

Ši tvarka yra svarbi. Mes pirmiausia turime užtikrinti, kad gyvas procesas veiktų, o tada archyvą už jo.

Vykdykite paralelinį laikotarpį, jei reikia, tačiau laikykite jį trumpą. Per tą laikotarpį paskirkite vieną šaltinį kaip įrašų sistemą. Jei skaičiuoklė išlieka gyva, kol nauja sistema taip pat veikia, žmonės ir toliau naudos abu, ir nė viena nebus pilna. Geriau užšaldyti senus sekiklius naujiems įrašams ir naudoti juos tik kaip skaitymo nuorodą migracijos metu.

Paskirkite savininkus. Transporto vadybininkas turėtų turėti atitikties taisyklių nuosavybę. Dirbtuvių darbuotojai turėtų turėti priežiūros įrodymų nuosavybę. Vairuotojų administracija turėtų turėti licencijos ir CPC įrašų nuosavybę. Kas nors turėtų turėti dokumentų kokybės nuosavybę, tai reiškia, kad jie tikrina, ar įkeltos medžiagos yra skaitomos, teisingai datuotos ir priskirtos tinkamam turtui ar asmeniui.

Galiausiai išbandykite failą taip, kaip tai darytų DVSA. Pasirinkite vieną transporto priemonę, vieną priekabą ir vieną vairuotoją atsitiktinai. Paprašykite paskutinių trijų patikrų, naujausio MOT arba metinio testo, bet kokių atvirų defektų, vairuotojo paskutinės DVLA patikros, DQC statuso ir tachografo sekimo įrodymų. Jei tai užtrunka ilgiau nei kelias minutes, procesas dar nėra kontroliuojamas.

Tai praktinis atsakymas, kaip laikyti O licencijos įrašus vienoje sistemoje. Nevertinkite atitikties įrašų kaip saugojimo problemos. Vertinkite juos kaip vieną sujungtą veiklos procesą, su turtais, vairuotojais, datomis, įrodymais ir patvirtinimu, viskas sujungta toje pačioje vietoje. Taip mes išlaikome failą pilną, taip mes sumažiname praleistus terminus ir taip mes esame pasiruošę, kai DVSA arba Transporto komisaras prašo pamatyti įrodymus.