Licencijų tikrinimo programinė įranga, atitinkanti DVSA

Jei valdote sunkvežimius, furgonus, autobusus ar mikroautobusus JK, licencijų tikrinimo programinė įranga turi daryti daugiau nei tiesiog grąžinti DVLA rezultatą. Ji turi parodyti, kad turite veikiančią kontrolės sistemą, kad patikros vyksta laiku, kad didelės rizikos vairuotojai yra tikrinami dažniau ir kad galite pateikti pasirašytus įrodymus DVSA (Kelių transporto agentūra) inspektoriui arba Kelių komisijos nariui, nesiblaškydami po el. laiškus ir skaičiuokles.

Tai yra skirtumas tarp paprastos tikrinimo priemonės ir programinės įrangos, atitinkančios DVSA. Vežėjams tinkama sistema neapsiriboja tik taškų ir kategorijų matymu. Tai apie vairuotojų patikras, Driver CPC statusą, DQC datas, dokumentų saugojimą, tachografų įrašus, transporto priemonių terminus ir audito įrodymus sujungimą į vieną failą, kuris yra paruoštas, kai jūsų operatoriaus licencija yra tikrinama.

Ką vežėjai iš tikrųjų reikia iš licencijų tikrinimo programinės įrangos

Vežimo verslui pradinis taškas yra paprastas. Mums reikia patikimo būdo patikrinti vairuotojo teisę su DVLA, užfiksuoti rezultatą ir įrodyti, kada patikra buvo atlikta ir kas ją autorizavo. Bet tai tik bazinis lygis.

Praktikoje transporto vadybininkams reikia penkių dalykų.

Pirmiausia, DVLA patikra su tinkamu sutikimo tvarkymu. JK licencijos patikra neturėtų remtis žodiniu susitarimu ar neoficialiu pranešimu iš vairuotojo. Sistema turėtų užfiksuoti vairuotojo sutikimą, išlaikyti jo datuotą įrašą ir susieti tą sutikimą su kiekvienu patikros rezultatu. Jei vairuotojas ginčija rezultatą arba inspektorius klausia, kaip duomenys buvo gauti, įrodymas turi būti ten.

Antra, rizikos pagrindu nustatytos peržiūros datos. Ne kiekvienas vairuotojas turėtų būti tikrinamas tuo pačiu ciklu. Naujokas su neseniai gautais taškais, turintis nuobaudų istoriją ar dirbantis ilgų atstumų maršrutu gali reikalauti trumpesnio peržiūros laikotarpio nei ilgai dirbantis mažos rizikos vairuotojas su švariu įrašu. Veiksminga sistema turėtų leisti mums nustatyti patikros dažnumą pagal rizikos kategoriją ir automatiškai suplanuoti kitą peržiūros datą. Vienodas metinis ciklas visiems yra lengvai administruojamas, tačiau tai ne visada atitinka auditoriaus lūkesčius, jei rizikos profilis sako kitaip.

Trečia, Driver CPC ir DQC stebėjimas. Prekių ir keleivių flotilėms tai yra vieta, kur dauguma pagrindinių sistemų sustoja. Vairuotojas gali turėti tinkamas licencijų kategorijas ir vis tiek būti nesuderinamas su darbu, nes Driver CPC galiojimas pasibaigė arba DQC galiojimo data artėja. Mums reikia vienos vietos, kur užfiksuoti kvalifikacijos statusą, galiojimo datą, mokymosi pažangą, kai tai aktualu, ir įspėjimus prieš galiojimo pabaigą. Tas pats taškas skirtingai taikomas skirtingose srityse, nes ne kiekviena JK vairavimo rolė reikalauja Driver CPC tokiu pačiu būdu, ir tas skirtumas yra svarbesnis JK operatorių licencijavimo kontekste nei plačiuose ES lygio santraukose.

Ketvirta, tinkamas audito pėdsakas. Jei DVSA vykdo tyrimą arba jei mums reikia patenkinti Kelių komisijos narį viešajame tyrime, užrašas „tikrinama kas mėnesį“ nėra pakankamas. Failas turėtų rodyti kiekvienos patikros datą ir laiką, grąžintą rezultatą, bet kokią sekimo veiklą, kas ją peržiūrėjo ir ar vairuotojas pripažino bet kokią problemą. Pasirašyti įrodymai yra svarbūs. Taip pat svarbu parodyti, kad nesuderinamumas sukėlė veiksmą, o ne liko nepastebėtas valdymo skydelyje.

Penkta, dokumentų, kurie užbaigia vairuotojo failą, saugojimas. Tai gali apimti licencijos patikros rezultatą, DQC kopiją, teisę dirbti įrodymus, kai tai aktualu, agentūros deklaracijas, įdarbinimo įrašus ir vidaus politikos pripažinimus. Transporto biuras neturėtų bandyti sudėlioti vairuotojo atitikties istorijos iš bendro disko, el. pašto aplankų ir popierinių failų skirtinguose depuose.

Štai kodėl mes laikome licencijų tikrinimą kaip operatoriaus licencijos kontrolės dalį, o ne kaip atskirą administracinę užduotį. Jei norite praktinio santraukos apie tai, ką operatoriai turėtų fiksuoti ir peržiūrėti, mūsų gidas apie vairuotojų licencijų patikras operatoriams tai aiškiai išdėsto.

Kaip skiriasi pagrindiniai sistemų tipai

Yra trys dažni modeliai rinkoje, ir kiekvienas tinka skirtingo tipo operacijoms.

Pirmasis yra atskira licencijų tikrinimo priemonė. Paprastai ji sukurta prašyti sutikimo, atlikti DVLA patikrą ir saugoti rezultatą. Mažai flotilei su ribotu skaičiumi samdomų vairuotojų ir be platesnio poreikio atitikties programinei įrangai, to gali pakakti. Ji taip pat gali tikti verslams, kurie jau naudoja kitą sistemą transporto priemonėms ir nori išspręsti tik licencijų tikrinimo klausimą.

Apribojimas yra tas, kad atskiros priemonės dažnai sustoja patikros etape. Jos gali negerai stebėti Driver CPC, gali nesaugoti platesnių vairuotojų dokumentų struktūrizuotu būdu, ir dažnai visiškai atskirtos nuo transporto priemonių patikrinimų, MOT datų, metinių testų užsakymų, VOR įrašų ar tachografų valdymo. Vežėjui ši separacija sukuria papildomą darbą. Transporto vadybininkas vis tiek turi sukurti visą atitikties vaizdą kitur.

Antrasis modelis yra platesnė flotilės atitikties platforma. Čia licencijų patikros yra šalia transporto priemonių, priekabų ir vairuotojų įrašų, pasikartojančių terminų, defektų ataskaitų, patikrinimų grafikų ir tachografų įrodymų. Daugumai vežėjų tai yra praktiškesnis sprendimas, nes operatoriaus licencijos atitiktis nėra padalinta į tvarkingas programinės įrangos kategorijas realiame gyvenime. Praleista DQC galiojimo pabaiga, pavėluota patikra, neperžiūrėtas pažeidimas ir pasibaigęs draudimo įrašas gali visi patekti į tą pačią operatoriaus licencijos diskusiją.

Trečiasis modelis yra transporto valdymo sistema su papildomais patikrinimais. Tai gali gerai veikti, kai pagrindinė sistema jau yra centrinė planavimui, paskirstymui, faktūravimui ir darbo kontrolei, o operatorius nori pridėti atitikties funkcijas. Sunkumas yra tas, kad atitikties moduliai TMS viduje dažnai nėra tokie išsamūs kaip specializuota atitikties programinė įranga. Jie gali apimti pagrindinę užduotį, tačiau ne audito įrodymus, rizikos logiką ar dokumentų struktūrą, kurios reikalauja DVSA tyrimas. Kai kurie yra puikūs operacijoms ir palyginti lengvi operatorių licencijų įrašų tvarkymui.

Tai kur kiekvienas tinka?

Atskira priemonė gali būti priimtina labai mažoms ar paprastoms operacijoms.

TMS papildymas gali tikti verslams, kurių pagrindinis spaudimas yra eismo planavimas ir kurie tik nori matyti pagrindinę patikros informaciją.

Visapusiška atitikties platforma labiausiai prasminga, kai transporto vadybininkas yra atsakingas už O-licencijos failo paruošimą visada, visiems vairuotojams, transporto priemonėms ir priekaboms.

Tai ta taškas, kur paprastai patariame žiūrėti už siauro tikrinimo programėlės ir į programinę įrangą, sukurtą pagal tikruosius operatoriaus licencijos reikalavimus. Mūsų straipsnis apie programinės įrangos pasirinkimą, kad O-licencijos failas būtų paruoštas nagrinėja tą platesnę kontrolės sistemą.

Ką palyginti prieš perkant

Palyginant sistemas, verta ignoruoti pardavimo etiketes ir žiūrėti į operatyvinius duomenis.

Pradėkite nuo grafikų. Ar sistema gali nustatyti automatiškai kitų patikrų datas pagal rizikos lygį, licencijos tipą, depą ar užimtumo statusą? Ar ji gali paspartinti patikrą po avarijos, skundo, pažeidimų tendencijos ar pranešimo iš vairuotojo? Jei viskas, ką ji daro, yra atlikti rankinę patikrą, kai kas nors prisimena, to nepakanka.

Tada pažiūrėkite į sutikimo tvarkymą. Ar programinė įranga fiksuoja ir išlaiko vairuotojo sutikimą taip, kad vėliau būtų galima jį pateikti? Ar įrašas susietas su individualiu vairuotoju ir matomas audito pėdsake? Tai yra pagrindas, tačiau dažnai silpnos sistemos remiasi darbu už platformos ribų.

Pažeidimų įspėjimai yra tokie pat svarbūs kaip ir pačios patikros. Turėtumėte galėti sukelti įspėjimus dėl taškų, diskvalifikacijų, pasibaigusių kategorijų, artėjančio DQC galiojimo pabaigos, praleistų peržiūrų ir trūkstamų dokumentų. Šie įspėjimai turi pasiekti tinkamus žmones, o ne tiesiog sėdėti bendrame valdymo skydelyje, kurio niekas neatidaro.

Dokumentų saugojimas yra dar vienas praktinis testas. Ar galime išsaugoti DQC vaizdą, įdarbinimo patvirtinimą, agentūros deklaracijas, medicininius įrašus, kai tai aktualu, ir vidaus pastabas prie vairuotojo įrašo? Jei atsakymas neigiamas, biuras galiausiai turės palaikyti paralelinius failus.

Ataskaitų teikimas yra vieta, kur sistemos dažnai skiriasi. Turime galėti pateikti pavėluotų patikrų, artėjančių galiojimo pabaigų, didelės rizikos vairuotojų, neišspręstų pažeidimų ir atliktų patikrų sąrašą pagal depą ar veiklos centrą. Jei valdote kelis depus, depų lygio prieigos kontrolės tampa svarbios. Vietinis vadybininkas gali prireikti matyti savo vairuotojus, neturėdamas prieigos prie visos grupės.

Mobilus naudojimas taip pat vertas patikrinimo. Vairuotojams ir vadybininkams vis dažniau reikia peržiūrėti ar įkelti dokumentus toli nuo darbalaukio. Tai nereiškia, kad visa sistema turi būti orientuota į programėlę, tačiau ji turėtų tinkamai veikti telefone ar planšetėje užduotims, kurias žmonės iš tikrųjų atlieka kieme, kabinoje ar namuose.

Integracija yra dar viena skiriamoji linija. Jei jau naudojate kitas sistemas, paklauskite, ar yra REST API ir ar yra webhooks svarbiems įvykiams. Be to, duomenų perkėlimas tarp sistemų dažnai reiškia CSV sprendimus ir rankinius atnaujinimus. Kai licencijų patikros turi sukelti veiksmus kitur, integracija tampa daugiau nei malonus priedas.

Taip pat galite norėti sužinoti, kaip sistema tvarko susijusius flotilės duomenis. Pavyzdžiui, jei jūsų atitikties procesas apima draudimo įrašų tikrinimą su askMID, arba transporto priemonių detalių suderinimą su Motor Insurers' Bureau (MIB) duomenimis, ta platesnė galimybė gali būti svarbi. Tas pats taikoma, jei bandote sujungti atitikties įrašus su tachografų analize, planavimo įrankiais ar ataskaitų teikimo sluoksniais, tokiais kaip Fleetalyse ar Logivo.AI.

Galiausiai, paklauskite, kaip programinė įranga tvarko datas ir pasikartojančias užduotis realiomis operacinėmis sąlygomis. Ar patikros gali būti suplanuotos pagal ISO savaitę, jei būtent taip jūsų dirbtuvės jas planuoja? Ar transporto priemonė gali būti pažymėta VOR su susijusiomis veiklomis? Ar MOT ir metinių testų terminai gali būti rodomi tame pačiame kalendoriaus vaizde kaip ir vairuotojams susijusios galiojimo pabaigos? Šie detalės parodo, ar produktas buvo sukurtas operatoriaus licencijos kontrolei, ar vėliau buvo pritaikytas.

Kur pigesni įrankiai dažnai nepavyksta

Mažesnės kainos sistemos ne visada yra blogos sistemos, tačiau jos dažnai yra siauros sistemos. Problema paprastai pasireiškia, kai operatoriui reikia įrodymų, o ne tik informacijos.

Dažna silpnybė yra ploni audito įrodymai. Sistema gali rodyti dabartinį licencijos statusą, tačiau nesaugoti tvirto istorinio įrašo apie tai, kas buvo tikrinama, kada tai buvo tikrinama, kas pasikeitė ir kokių veiksmų buvo imtasi. Tai tampa problema, kai kas nors prašo įrodymų, kad jūsų procesas yra aktyvus, o ne tik nominalus.

Agentų vairuotojai yra dar viena silpna vieta. Daugelis verslų remiasi laikinais ar subrangovų darbuotojais piko metu, tačiau pagrindinės priemonės dažnai yra sukurtos tik nuolatiniams darbuotojams. Jos nesugeba gerai tvarkyti trumpalaikio sutikimo, aiškiai nesiskiria agentūros teikėjo įrašai nuo individualių vairuotojų įrašų ir nesudaro lengvo būdo įrodyti, kad patikra buvo atlikta prieš pamainą. Vežėjams ši spraga yra rimta.

Driver CPC matomumas taip pat dažnai yra ribotas. Kai kurios sistemos fiksuoja datų lauką ir mažai ką daugiau. Jos nesuteikia naudingų įspėjimų, nesiskiria tarp licencijos teisės ir kvalifikacijos statuso, ir nepadeda biurui nustatyti, kurie vairuotojai artėja prie DQC problemos, kuri gali juos nuvesti nuo kelio.

Dar viena dažna klaida yra tai, kad nėra ryšio su platesniais operatorių licencijų terminais. Transporto vadybininkas retai dirba su vairuotojų patikromis izoliacijoje. Tas pats stalas taip pat stebi patikras, MOT užsakymus, metinių testų galiojimo datas, tachografų atsisiuntimus, pažeidimų peržiūras, draudimo atnaujinimus ir dokumentų galiojimo pabaigas. Jei licencijų tikrinimo priemonė negali susieti su ta platesne tvarka, biuras galiausiai turės palaikyti kelis sekimo įrankius, kas padidina galimybę kažką praleisti.

Kai kurios pigios sistemos taip pat susiduria su leidimais ir depų struktūra. Vienas nacionalinis vaizdas gali skambėti patogiai, tačiau jei vietiniai vadybininkai negali tinkamai tvarkyti savo vairuotojų failų arba jei jie gali matyti įrašus, kurių neturėtų, procesas tampa nepatogus.

Galiausiai, yra failo paruošimo klausimas. Pagrindinė tikrinimo priemonė gali būti tinkama, kai jums reikia tik šiandienos DVLA rezultato. Ji yra daug mažiau naudinga, kai reikia sudaryti nuoseklų paketą DVSA, VOL korespondencijai, vidaus auditui ar Kelių komisijos posėdžiui. Tai ta taškas, kai „mes turime duomenis kažkur“ nustoja būti pakankamai gera.

Kada visapusiška atitikties sistema yra prasmingesnė

Visapusiška sistema yra prasmingesnė, kai transporto biuras bando kontroliuoti riziką visoje operatoriaus licencijoje, o ne tik vienoje užduotyje.

Tai paprastai reiškia bet kurį iš šių dalykų.

Valdote kelias transporto priemones ar priekabas ir jums reikia vieno kalendoriaus patikroms, MOT, metiniams testams ir kitiems pasikartojantiems terminams.

Norite vairuotojų licencijų patikrų, Driver CPC įrašų, DQC datų ir dokumentų saugojimo toje pačioje vietoje kaip tachografų analizė ir vairuotojų pažeidimų sekimas.

Reikia greitai pateikti įrodymus DVSA, kliento audito, priežiūros tyrimo ar Kelių komisijos.

Veikiate daugiau nei viename depone ar veiklos centre ir jums reikia nuoseklių procesų su vietine matomumu.

Naudojate samdomus, agentūrinius ir retkarčiais dirbančius vairuotojus ir jums reikia tos pačios įrašų standartų visiems trims.

Norite, kad biuras nustotų dubliuoti duomenis tarp skaičiuoklių, el. pašto aplankų ir atskirų programų.

Štai kodėl mes sukūrėme Operator Compliance kaip platesnę operatorių licencijų atitikties sistemą, o ne siaurą tikrinimo įrankį. Kadangi mes patys valdome sunkvežimius pagal operatoriaus licenciją per Fleeta Limited, žinome, kad problema nėra ta, ar vairuotojo patikra gali būti atlikta. Tai yra, ar rezultatas yra kontrolės sistemoje, kuri atspindi, kaip DVSA tikisi, kad operatoriai valdo transporto priemones, priekabas ir vairuotojus kartu.

Operator Compliance licencijų patikros yra šalia transporto priemonių ir priekabų įrašų, patikrinimų grafikų, MOT ir metinių testų datų, VOR statuso, defektų ataskaitų ir tachografų įrodymų. Tikslas yra paprastas. Kai kas nors prašo atitikties istorijos, turėtume galėti ją pateikti iš vienos sistemos, su datomis, veiksmais, dokumentais ir pasirašymais nepažeistais.

Mažesniems vežėjams ir mažesnėms flotilėms tas pats principas vis dar galioja, net jei mastas skiriasi. Jei norite pamatyti, kaip tai atrodo paprastesnėje operacijoje, mūsų puslapis apie savininkų vairuotojų atitikties įrašų laikymą vienoje vietoje yra naudingas pradžios taškas.

Jei lyginate vairuotojų licencijų tikrinimo programinę įrangą vežėjams, pagrindinis klausimas nėra tik tai, ar sistema gali užklausti DVLA. Dauguma gali. Tikras klausimas yra, ar ji padeda mums vykdyti gynybinį atitikties procesą, su aiškiais peržiūros ciklais, Driver CPC ir DQC matomumu, pasirašytais įrodymais ir pilnu operatoriaus licencijos įrašu, kuris atlaiko, kai DVSA ateina tikrinti. Tai yra standartas, kurį mes kuriame.