Pasirinkite priekabų planuotoją, kuris atitinka DVSA

Jei renkatės priekabų planuotoją, testas yra paprastas. Ar jis gali padėti mums laiku patikrinti kiekvieną priekabą, sekti kiekvieną defektą ir turėti kiekvieną įrašą po ranka, kai DVSA prašo įrodymų? Jei atsakymas tik tas, kad jis siunčia priminimus, to nepakanka.

Priekabų planuotojas, kuris atitinka DVSA, turi daryti daugiau nei tik laikyti datas. Vežėjų parke priekabos juda tarp vienetų, depų ir vairuotojų, o atitikties įrašas turi likti su pačia priekaba. Tai reiškia aiškius patikrinimų grafikus, metinių testų kontrolę, VOR matomumą, pasirašytus įrašus, dokumentų saugojimą ir naudojamą auditą Transporto komisaro bylai. Tai yra standartas, pagal kurį turėtume vertinti.

Ką priekabų planuotojas turi daryti JK vežėjų parke

JK vežėjų sektoriuje priekabų priežiūros planuotojas yra tiesiogiai susijęs su operatoriaus licencijos kontrole. Tai ne tik administracinis dienoraštis. Tai darbo įrašas, ar mes prižiūrime priekabas pagal mūsų deklaruotas sistemas ir DVSA Gido dėl kelių tinkamumo reikalavimus.

Mažiausiai priekabų planuotojas turi sekti kiekvieną priekabą kaip savo turtą, su savo priežiūros profiliu. Tai apima:

• saugumo patikrinimų intervalus
• metinių testų datas
• stabdžių testų įrašus, jei taikoma
• aptarnavimo ir remonto užsakymus
• defektų ataskaitas ir jų pašalinimo būseną
• VOR laikotarpius
• palaikančius dokumentus, tokius kaip patikrinimo lapai, remonto sąskaitos ir testavimo sertifikatai

Svarbu, kad grafikas priklauso priekabai, o ne traktoriui, kuris ją traukia šią savaitę. Tikruose parkuose priekabos nuolat keičiasi tarp vienetų. Jei planuotojas yra sukurtas aplink transporto priemonių poras, o ne priekabų įrašus, dalykai gali būti praleisti.

Saugumo patikrinimai yra pagrindinė užduotis. Sistema turi rodyti, kada kiekviena priekaba turi būti patikrinta, kada ji buvo paskutinį kartą tikrinta, koks intervalas taikomas ir ar užsakymas iš tikrųjų buvo įvykdytas. Daugeliui operatorių šis intervalas nustatomas savaitėmis ir valdomas pagal ISO savaitę, kad dirbtuvės ir transporto biuras galėtų matyti visą programą vienu metu. Planavimo sistema, kuri palaiko ISO savaitės grafiką, paprastai yra lengviau valdyti nei ta, kuri remiasi tik atsitiktinėmis kalendoriaus datomis.

Metinių testų datos yra tokios pat svarbios. JK HGV priekaboms metinių testų režimas skiriasi nuo MOT kalbos, kurią daugelis žmonių laisvai naudoja kasdieniame pokalbyje. Įrašas vis tiek turi būti matomas toje pačioje planavimo sistemoje, nes transporto vadybininkui reikia vienos vietos, kurioje matytų, kas artėja. Jei norite detalių apie tai, kokius įrašus reikia laikyti apie testavimą ir patikrinimus, mūsų gidai apie HGV ir priekabų metinių testų reikalavimus ir operatoriaus licencijos priežiūros įrašus išsamiau apima darbo bylą.

Planavimo sistema taip pat turi atspindėti operatyvinę realybę. Jei priekaba yra ne kelyje, sistema turėtų rodyti ją kaip VOR, su priežastimi, datomis ir atviromis užduotimis. Tai svarbu kontrolei ir įrodymams. Per DVSA vizitą arba vėliau prieš Transporto komisarą, galime tekti parodyti ne tik tai, kad defektas buvo praneštas, bet ir tai, kad priėmėme teisingą sprendimą dėl priekabos išėmimo iš naudojimo ir grąžinimo tik tada, kai remontas buvo baigtas.

Štai kur svarbi įrašų kokybė. Tinkamas priekabų priežiūros planuotojas vežėjų parke turėtų išlaikyti įrodymų grandinę:

• defektas praneštas
• įvertinimas atliktas
• VOR sprendimas, jei reikia
• remontas paskirtas
• darbas baigtas
• pasirašymas užfiksuotas
• priekaba grąžinta į paslaugą

Jei bet kuris grandinės ryšys yra teksto žinutėje, popieriniame faile depų stalčiuje arba kieno nors atmintyje, planuotojas neatlieka savo darbo.

Paprasti kalendoriaus įrankiai prieš parkų atitikties sistemas

Plakatas, Outlook dienoraštis ar skaičiuoklė gali veikti, iki tam tikro taško. Daug operatorių pradeda nuo to. Labai mažam parkui su stabiliais rutinais, vienam asmeniui kontroliuojant ir mažam judančių dalių kiekiui, paprastas kalendorius gali būti pakankamas, kad pažymėtų patikrinimų datas ir metinių testų užsakymus.

Problema nėra ta, kad paprasti įrankiai niekada neveikia. Problema ta, kad jie pernelyg priklauso nuo vieno asmens, kuris laiku pastebi dalykus ir viską atnaujina rankiniu būdu.

Naudojant paprastą dienoraštį ar skaičiuoklę, įprasti silpnumai yra nuspėjami:

• nėra gyvo bendro vaizdo tarp depų ar vartotojų
• nėra automatinio ryšio tarp artėjančios datos ir pagrindinio įrašo
• nėra kontroliuojamo dokumentų saugojimo
• nėra tinkamos defektų istorijos prieš priekabą
• nėra lengvo būdo įrodyti, kas ir kada atnaujino
• didesnė praleistų datų rizika, kai darbo krūviai keičiasi arba darbuotojai yra nebuvę

Tai svarbu, nes transporto vadybininkai vertinami pagal kasdienę kontrolę, o ne tik ketinimus. Skaičiuoklė gali rodyti, kad priekaba T12 turėjo būti patikrinta 18 savaitę. Tai nebūtinai rodo, ar patikrinimas įvyko, ar defektai buvo užfiksuoti, ar jie buvo uždaryti, ar priekaba buvo naudojama, kol buvo neišspręstas klausimas.

Specializuotos parkų atitikties sistemos yra stipresnės, nes jos sujungia datas, įrašus ir įrodymus į tą pačią vietą. Planavimo sistema nėra atskirta nuo priežiūros bylos. Kai tinkamai sukurta, artėjanti data tiesiogiai susijusi su patikrinimo įrašu, defektų istorija, dokumentais ir pasirašymo grandine.

Tai suteikia mums tris praktinius pranašumus.

Pirmiausia, matomumas. Galime matyti parką pagal artėjantį datą, depą, priekabų tipą, VOR būseną ir pradelstas prekes, neperstatydami vaizdo kiekvieną savaitę.

Antra, kontrolė. Kai priekaba vėluoja, transporto vadybininkas gali veikti iš karto. Problema matoma komandai, o ne paslėpta vieno asmens skaičiuoklės skirtuke.

Trečia, įrodymai. Jei DVSA klausia, kas nutiko konkrečiai priekabai per pastaruosius šešis mėnesius, galime greitai pateikti istoriją, o ne sudėlioti ją iš el. laiškų, dirbtuvių lapų ir ranka rašytų užrašų.

Štai kodėl mes sukūrėme Operator Compliance aplink atitikties užduotis, kurias transporto vadybininkai iš tikrųjų vykdo kiekvieną dieną. Kadangi Fleeta Limited veikia pagal operatoriaus licenciją, mes žinome skirtumą tarp priminimo įrankio ir sistemos, kuri palaiko tikrą kontrolę. Tas pats taikoma, ar mes dirbame su sunkvežimių ir priekabų patikrinimais, Driver CPC galiojimo datomis, DQC įrašais, tachografo įrodymais ar patikrinimais prieš DVLA.

Paprastas planuotojas gali priminti, kad kažkas artėja. Atitikties sistema taip pat turėtų padėti mums įrodyti, kad mes tai tinkamai valdėme.

Kokios funkcijos yra svarbiausios, kai priekabos juda tarp vienetų ir depų?

Svarbiausios funkcijos yra tos, kurios išlieka realaus parko judėjimo metu.

Vieno objekto operacijoje, kur tą pačią dieną tą pačią turtą tvarko tie patys žmonės, beveik bet kuri organizuota sistema gali atrodyti veikianti. Testas tampa sunkesnis, kai priekabos juda tarp depų, subrangos darbai keičia modelį arba dirbtuvių parama yra padalinta tarp vidinių ir išorinių tiekėjų.

Pirmas dalykas, kurį reikia ieškoti, yra priekabų specifinė patikrinimų kontrolė. Kiekviena priekaba turi turėti savo patikrinimo intervalą, artėjimo istoriją ir priežiūros įrašą. Mes neturėtume priversti priekabų patekti į transporto priemonių grafiką ar naudoti apėjimus, kad jas atskirtume nuo varomųjų vienetų.

Antras dalykas yra depų matomumas. Jei priekaba šią savaitę yra vienoje vietoje, o kitą savaitę kitoje, planuotojas vis tiek turėtų rodyti, kur ji tikimasi, kur ji užsakyta ir kas atsakingas už kitą veiksmą. Depo vaizdas padeda transporto vadybininkams ir priežiūros komandoms dirbti iš anksto, o ne atrasti konfliktus tą dieną.

Trečia, defektų istorija turi būti lengvai skaitoma. Ne tik naujausias atviras elementas, bet ir modelis per laiką. Pakartotiniai padangų pažeidimai, apšvietimo gedimai, stabdžių susiję defektai ar užuolaidų problemos gali rodyti gilesnes priežiūros ar operatyvines problemas. Jei sistema rodo tik dabartinę būseną ir ne istoriją, mes prarandame tą įžvalgą.

Ketvirta, dokumentų saugojimas yra būtinas. Mums reikia patikrinimo lapų, metinių testų dokumentų, remonto įrašų, stabdžių testų įrodymų, nuotraukų ir dirbtuvių sąskaitų, saugomų prieš priekabų įrašą. Tyrimo metu greitis yra svarbus. Jei įrašai yra atskiruose pašto dėžutėse ir bendrose diskuose, atsako laikas lėtėja, o pasitikėjimas mažėja.

Penkta, pasirašyti įrašai yra svarbūs. Baigtas patikrinimas su data, bet be aiškaus pasirašymo yra silpnesni įrodymai nei įrašas, rodantis, kas tai atliko, kada tai buvo baigta ir kas peržiūrėjo ar priėmė rezultatą. Tas pats taikoma defektų uždarymui. Priekaba neturėtų tyliai pereiti nuo defekto užfiksavimo iki defekto dingimo. Turėtų būti matomas uždarymo etapas.

Šešta, ISO savaitės planavimas yra naudingesnis nei daugelis operatorių supranta. Dirbtuvės, priežiūros tiekėjai ir transporto biurai dažnai galvoja savaitėmis, o ne atskiromis datomis. Matydami patikrinimus, išdėstytus pagal ISO savaitę, lengviau pastebėti perkrovimus ir spragas, ypač kai planuojame aplink bankų atostogas, metinių testų užsakymus ir sezoninę paklausą.

Septinta, mišrių parkų valdymas yra svarbus. Daugelis operatorių nevaldo tik priekabų su priekaba. Jie gali turėti standžių, furgonų, traukinių derinių, keleivinių transporto priemonių ar specialių turtų toje pačioje įmonėje. Sistema turėtų susidoroti su mišriais parkais, neprarandant priekabų specifinės kontrolės. Tai ypač svarbu, kai vienas transporto vadybininkas atsakingas už prekių ir keleivių operacijas arba kai pagalbos funkcijos reikalauja vieno nuoseklaus proceso.

Kai kurie operatoriai taip pat nori platesnių integracijų. Tai gali apimti draudimo statuso gavimą per askMID iš Motor Insurers' Bureau, dar vadinamo MIB, arba duomenų dalijimąsi su kitomis sistemomis per REST API ar webhook'us. Šios funkcijos yra naudingos, tačiau jos turėtų būti po pagrindų. Jei planuotojas negali pateikti švarios patikrinimų istorijos ir defektų grandinės priekabai, integracijos funkcijos nėra prioritetas.

Kaip palyginti planuotojus pagal įrodymus, o ne tik priminimus

Lengviausia klaida, palyginant sistemas, yra sutelkti dėmesį į įspėjimus. Priminti yra naudinga, tačiau priminimai patys savaime nepatenkina DVSA inspektoriaus ar Transporto komisaro tyrimo.

Geriau klausimas yra toks. Jei kas nors paprašo mūsų įrodymų apie priekabą 457, ar galime per kelias minutes pateikti aiškią, datuotą, patikimą priežiūros istoriją?

Tai reiškia, kad reikia pažvelgti į auditą, kuris slypi už priminimo.

Palygindami planuotojus, paprašykite pamatyti:

• pilną vienos priekabos patikrinimų istoriją
• atvirus ir uždarytus defektus, su datomis ir veiksmais
• aptarnavimo ir remonto įrašus
• metinių testų istoriją
• VOR laikotarpius ir grąžinimo į paslaugą įrašus
• priklausomus dokumentus
• atsisiunčiamus ataskaitas, tinkamas tyrimo bylai

Audito grandinė turėtų rodyti, kas sukūrė ar pakeitė įrašą ir kada. Jei data gali būti perrašyta be pėdsakų, arba baigtas uždavinys gali dingti, tai yra silpnumas. Geros sistemos išlaiko įrašą, įskaitant vėlyvą užbaigimą ir pataisas.

Defektų uždarymas yra dar vienas svarbus testas. Stiprioje sistemoje defektas tiesiog nedings, kai kas nors įrašo „padaryta“. Turėtume matyti pradinę ataskaitą, remonto veiksmą, užbaigimo datą ir asmenį, atsakingą už uždarymą. Jei defektas buvo kritiškai svarbus saugumui, įrodymai taip pat turėtų rodyti, kad priekaba liko ne kelyje, kol nebuvo ištaisyta.

Ataskaitų išvestis taip pat svarbi. Per DVSA priežiūros tyrimą niekas nenori naršyti per dešimtis ekranų, kol inspektorius laukia. Mums reikia ataskaitų, kurias galime atsisiųsti ir perduoti, rodančių priežiūros grafiką, atliktus patikrinimus, praleistus patikrinimus, jei tokių yra, defektų tvarkymą ir palaikančius dokumentus. Mūsų straipsnis apie pasiruošimą DVSA priežiūros tyrimui nustato, kokio tipo įrodymų bylą operatoriai turėtų galėti greitai surinkti.

Štai kur transporto vadybininkai turėtų būti atsargūs su produktais, kurie atrodo poliruoti, bet yra ploni po paviršiumi. Kai kurie įrankiai puikiai veikia priminimuose ir valdymo skydeliuose, tačiau silpnai tvarko pasirašytus įrašus, dokumentų saugojimą ar atitikties ataskaitas. Kiti gali kilti iš gretimų parkų rinkų ir visai nebūti sukurti aplink JK operatoriaus licencijos įrodymus.

Štai kodėl mes patariame palyginti sistemas naudojant realius scenarijus, o ne funkcijų sąrašus. Paprašykite tiekėjo parodyti:

• priekabą, kuri vėluoja patikrinti
• priekabą, kuri buvo įtraukta į VOR po defekto
• baigtą remontą su pasirašymu
• atsisiunčiamą istoriją Transporto komisaro bylai
• kaip sistema tvarko priekabą, judančią depą prieš kitą patikrinimą

Jei atsakymas yra nepatogus, rankinis ar priklausomas nuo atskirų dokumentų, sistema gali nesugebėti gerai atlaikyti spaudimo.

Plačiau palyginant, ką tikrinti priežiūros programinėje įrangoje, žr. mūsų gidus apie kaip palyginti JK sunkvežimių priežiūros planuotojus ir defektų ir priežiūros įrašų programinės įrangos pasirinkimą DVSA.

Kokio tipo operatorius tinka kiekvienam požiūriui?

Skirtingiems operatoriams reikia skirtingų kontrolės lygių. Teisingas atsakymas priklauso nuo parko dydžio, sudėtingumo, vietų skaičiaus ir kiek žmonių turi dirbti su tais pačiais įrašais.

Savininkas-vairuotojas su vienu vienetu ir viena priekaba gali susidoroti su paprastu planuotoju, jei jis yra disciplinuotas ir remiasi tinkama įrašų tvarka. Jei vienas asmuo kontroliuoja visus užsakymus, kruopščiai saugo visus dokumentus ir peržiūri datas kiekvieną savaitę, dienoraščio pagrindu veikiantis požiūris vis dar gali veikti. Rizika kyla, kai operacija tampa užimtesnė arba įrašai pradeda skirstytis tarp popieriaus ir telefono.

Mažas vežėjas su keliais priekabomis taip pat gali valdyti skaičiuoklę tam tikrą laiką. Tačiau tai paprastai yra etapas, kai pradeda atsirasti įtrūkimai. Atostogos, dirbtuvių vėlavimai, priekabų keitimai ir defektų sekimas sukuria pakankamai judėjimo, kad vienas praleistas atnaujinimas gali sukelti praleistą patikrinimą. Kai daugiau nei vienas asmuo turi prieigą, bendras valdymas tampa svarbus.

Augančiam parkui specializuota sistema greitai tampa protingu pasirinkimu. Augimas paprastai reiškia daugiau priekabų, nei vienas asmuo gali atsiminti, daugiau išorinių priežiūros tiekėjų, daugiau depų judėjimo ir daugiau valdymo priežiūros poreikio. Tuo metu planuotojas turi palaikyti transporto vadybininką, o ne priklausyti nuo jų kasdienio rankinio suderinimo.

Didesniems daugiavietiniams operatoriams specializuota atitikties platforma yra efektyviai būtina. Problema nėra tik apimtis. Tai nuoseklumas. Mums reikia tų pačių standartų planavime, defektų tvarkyme, dokumentų saugojime ir ataskaitose visose vietose. Taip pat turime galėti parodyti centrinę kontrolę, neprarandant vietinės atsakomybės.

Tai taikoma ir mišrioms operacijoms. Įmonė gali valdyti HGV, priekabas, furgonus ir keleivines transporto priemones pagal susijusias valdymo struktūras. Taip pat gali prireikti sekti vairuotojų įrašus, tokius kaip Driver CPC, DQC ir DVLA patikrinimus kartu su parko priežiūra. Atlikti atskirus įrankius kiekvienai sričiai dažnai sukuria dubliavimą ir aklumas.

Operator Compliance mes sukūrėme savo sistemą, kad atitiktų tą platesnę atitikties vaizdą. OperatorCompliance nėra tik datų priminimo paslauga. Ji skirta padėti mums išlaikyti priežiūros įrašą, vairuotojo įrašą ir įrodymų grandinę kartu taip, kad atspindėtų DVSA Gido dėl kelių tinkamumo reikalavimus ir praktinius JK operatorių reikalavimus. Kadangi Fleeta Limited sukūrė ją iš licencijos turėtojo perspektyvos, dėmesys išlieka tam, ką turime parodyti, diena iš dienos, jei mūsų sistemos kada nors bus išbandytos.

Kai kurie operatoriai taip pat lygins mus su tokiais įrankiais kaip Fleetalyse arba Logivo.AI. Protingas būdas tai padaryti nėra skaičiuoti funkcijas pardavimo puslapyje. Tai yra klausimas, kuris sistema leidžia mūsų transporto vadybininkui parodyti kontrolę, greitai pateikti įrašus ir paaiškinti bet kurios priekabos priežiūros istoriją, nesikreipiant į atskirus failus.

Tai yra standartas, kurį priekabų planuotojas turi atitikti. Jei jis gali tai padaryti, jis padeda mums tinkamai valdyti parką. Jei negali, jis tik primena, ką jau turėtume turėti po kontrolė.