Kokius įrašus reikia saugoti, kad jūsų operatoriaus licencija būtų

Jei klausiate, kokius įrašus reikia turėti prekių transporto operatoriaus licencijai, trumpas atsakymas yra toks: turėkite pakankamai įrodymų, kad galime tinkamai kontroliuoti savo transporto priemones, priekabas, vairuotojus, techninę priežiūrą ir atitiktį kiekvieną dieną, o ne tik tada, kai atliekama patikra. Transporto komisaras (Traffic Commissioner) ir DVSA nevertina atitikties pažadais. Jie ieško datuotų įrašų, aiškių sistemų ir įrodymų, kad trūkumai, techninė priežiūra, tachografo problemos ir licencijos įsipareigojimai yra valdomi.

Daugumai operatorių rizika nėra vienas trūkstamas dokumentas. Tai yra spragų modelis. Transporto priemonės patikra be stabdžių įrodymų, trūkumų ataskaita be pataisymo, vairuotojo failas be naujausio licencijos patikrinimo arba transporto vadybininko apžvalga be raštiško sekimo gali rodyti silpną kontrolę. Gerai tvarkomi įrašai rodo priešingai. Jie rodo, kad žinome, kas turėtų vykti, kada tai turėtų vykti, kas tai padarė ir ką mes padarėme, kai kažkas nepavyko.

Kokie įrašai yra svarbiausi prekių transporto operatoriaus licencijai?

Pagrindinės įrašų grupės patenka į penkias praktines sritis.

Pirmiausia, transporto priemonių ir priekabų techninės būklės įrašai. Šie įrašai rodo, kad patikros, aptarnavimas, remontai, MOT arba metinės patikros įvykiai ir prevencinė techninė priežiūra yra planuojami ir tinkamai atliekami. Jie yra esminiai licencijos įsipareigojimų vykdymui.

Antra, kasdieniai trūkumų pranešimai ir pataisymo įrašai. Šie įrašai įrodo, kad vairuotojai tikrina transporto priemones prieš naudojimą, praneša apie trūkumus ir kad mes sprendžiame tuos trūkumus prieš transporto priemonę grąžinant į eksploataciją, kai to reikia.

Trečia, vairuotojų ir tachografo įrašai. Šie įrašai apima vairuotojų teisių patikrinimus su DVLA, Driver CPC įrodymus, DQC detales, tachografo atsisiuntimus, analizę, pažeidimų tyrimus ir darbo laiko įrašus, kur taikomos taisyklės.

Ketvirta, veiklos centro ir valdymo įrašai. Šie įrašai rodo, kad pati licencija yra tinkamai vykdoma, su tinkamu autorizuotų transporto priemonių ir priekabų skaičiumi, tinkamu veiklos centro naudojimu, draudimu ir aktyviu transporto vadybininko priežiūra.

Penkta, korespondencijos ir audito įrašai. Jei DVSA atvyksta, jei keičiasi techninės priežiūros teikėjas, jei išduodamas draudimas arba jei transporto komisaras užduoda klausimus, mums reikia bylos, kuri rodo, kas įvyko ir ką mes padarėme toliau.

Tai yra praktinis atsakymas į klausimą, kurį dauguma operatorių užduoda, kai klausia, kokius įrašus reikia turėti prekių transporto operatoriaus licencijai. Standartas nėra tik turėti dokumentus. Tai yra gebėjimas parodyti nuolatinį ir efektyvų valdymą.

Transporto priemonių ir priekabų techninės priežiūros įrašai

Techninės priežiūros įrašai paprastai yra pirmas dalykas, kurį tikrintojas žiūri. Mums reikia išsamaus techninės priežiūros istorijos kiekvienai transporto priemonei ir priekabai, įskaitant turtą, kuris yra ne kelyje, nuomojamas arba laikinai nenaudojamas.

Mažiausiai, turėkite šiuos įrašus kiekvienai transporto priemonei ir priekabai:

• saugos patikros lapai
• prevencinės techninės priežiūros patikros tvarkaraščiai
• aptarnavimo ir remonto įrašai
• MOT arba metinės patikros istorija ir rezultatai
• stabdžių testavimo įrodymai
• odos skaitiklio rodmenys
• neskelbtų remontų įrašai
• VOR laikotarpiai ir grąžinimo į eksploataciją įrodymai

Saugos patikros įrašai turėtų rodyti datą, turto registracijos arba flotilės numerį, odos skaitiklio rodmenis, naudojamą patikros standartą, rastus trūkumus, reikalingus remontus ir patvirtinimą iš kompetentingo asmens. Jei patikros yra perduodamos, laikykite dirbtuvės lapus ir bet kokią rangovo ataskaitą pilnai, o ne tik sąskaitą.

Patikros tvarkaraštis yra toks pat svarbus kaip ir pati patikra. Turime parodyti planuojamą dažnumą kiekvienai transporto priemonei ir priekabai, remiantis naudojimu, rida, amžiumi, darbo tipu ir gamintojo gairėmis. Jei šešių savaičių ciklas tampa aštuonių savaičių spraga, mums reikia aiškios priežasties ir įrašo apie tai, kas įvyko. Pakartotiniai praleisti patikros intervalai yra dažna licencijos rizika.

Stabdžių įrašai nusipelno ypatingo dėmesio. Dabartinis DVSA požiūris tikisi, kad operatoriai turės reikšmingus stabdžių veikimo įrodymus, o ne tik užrašą, kad stabdžiai buvo patikrinti. Tai gali apimti apkrovos ritininio stabdžių testavimo ataskaitas, dešimties rezultatų, kur tai taikoma, ir stabdžių patikros detales prevencinės techninės priežiūros įraše. Svarbu parodyti, kad stabdymo veikimas yra matuojamas ir imtasi veiksmų.

MOT ir metinės patikros įrašai turėtų apimti praėjimo sertifikatus, nesėkmių lapus, rekomendacijas ir įrodymus, kad trūkumai iš nesėkmių ar rekomendacijų buvo pašalinti. PSV operatoriams metinės patikros terminologija yra standartinė. Prekių transporto operatoriai vis dar dažnai sako MOT kasdienėje praktikoje, tačiau metinės patikros įrašas yra tai, kas svarbu byloje.

Laikykite remonto įrašus net ir tada, kai trūkumas atrodė nedidelis. Lemputė, veidrodis, įspėjimo prietaisas ar padangos problema gali būti maža atskirai, tačiau pakartotiniai maži trūkumai gali rodyti prastą techninės priežiūros kontrolę. Išsami istorija padeda mums pastebėti tendencijas pagal transporto priemonę, priekabą, dirbtuvę ar vairuotoją.

Odos skaitiklio rodmenys dažnai ignoruojami. Jie yra svarbūs, nes palaiko patikros planavimą, aptarnavimo intervalus ir techninės priežiūros įrašų patikimumą. Jei ridai ant patikros lapo neturi prasmės, palyginti su aptarnavimo istorija, tai sukels klausimų.

VOR įrašai taip pat yra naudingi įrodymai. Jei transporto priemonė arba priekaba buvo nuimta nuo kelio, byla turėtų rodyti, kada ji tapo VOR, kodėl, kokie remonto veiksmai buvo atlikti ir kada ji buvo autorizuota grąžinti į eksploataciją. Tai ypač svarbu, kai trūkumas paveikė kelio tinkamumą.

Jei norite išsamesnio kontrolinio sąrašo, kas turėtų būti už kiekvieno techninės priežiūros įvykio, mūsų vadovas apie operatoriaus licencijos techninės priežiūros įrašus pateikia pagrindinius dokumentus vienoje vietoje.

Kasdieniai trūkumų pranešimai ir pataisymo įrodymai

Kasdieniai trūkumų pranešimai yra vieta, kur dauguma atitikties sistemų arba laikosi kartu, arba sugriūva. Mums reikia įrodymų, kad vairuotojai atliko apžiūras prieš pirmą naudojimą, kad trūkumai buvo pranešti laiku ir kad jokios transporto priemonės ar priekabos nebuvo naudojamos nesaugioje būklėje.

Įrašas gali būti popierinis arba skaitmeninis, tačiau jis visada turėtų rodyti:

• patikros datą ir laiką
• vairuotojo vardą
• transporto priemonės ir priekabos identifikaciją
• rastus trūkumus, jei tokių yra
• nulinio trūkumo deklaraciją, jei mūsų sistema to reikalauja
• veiksmus, atliktus dėl praneštų trūkumų
• kas įvertino trūkumą
• remonto užbaigimą ir patvirtinimą
• ar turtas liko eksploatacijoje, buvo apribotas ar tapo VOR

Nulinio trūkumo pranešimas nėra privalomas kiekviename formate, tačiau jei mes jį naudojame, naudokite nuosekliai. Nulinio trūkumo sistema padeda parodyti, kad patikros vyko net ir tada, kai nieko nebuvo neteisinga. Be to, mums vis tiek reikia kito patikimo būdo įrodyti, kad apžiūros buvo atliktos.

Pranešti trūkumai turi lemti valdymo sprendimą. Kai kurie trūkumai reikalauja nedelsiant pašalinti iš eksploatacijos. Kiti gali būti stebimi arba remontuojami kitą tinkamą progą, atsižvelgiant į kelio tinkamumą ir teisines saugos normas. Svarbu, kad įrašas parodytų sprendimą, asmenį, kuris jį priėmė, ir remonto rezultatą.

Nepavykę trūkumai niekada neturėtų dingti į atidėjimų sąrašą. Jei trūkumas buvo atidėtas, byla turėtų rodyti, kodėl atidėjimas buvo priimtinas, kokie veikimo apribojimai buvo taikomi ir planuojama pataisymo data. Jei nėra užrašo, tikrintojas gali manyti, kad trūkumas buvo ignoruojamas.

Čia taip pat galima sumažinti draudimo riziką. Prasta trūkumų procesas dažnai yra už PG9. Jei susiduriate su draudimu arba norite suprasti, kaip trūkumų ir remonto įrodymai susiję su licencijos rizika, mūsų pastaba apie ką PG9 reiškia jūsų transporto priemonei ir licencijos rizikai paaiškina praktinius padarinius.

Nuomojamoms transporto priemonėms, agentūros vairuotojams ir trumpalaikiam priekabų naudojimui taikoma ta pati taisyklė. Mes vis tiek turime trūkumų įrodymus savo sistemoje. Trečiosios šalies dokumentai neatleidžia mūsų nuo atsakomybės kaip operatoriaus.

Vairuotojų, tachografo ir darbo laiko įrašai

Vairuotojų įrašai turi rodyti, kad kiekvienas asmuo, vairuojantis mūsų kontrolėje, turi teisę, yra kvalifikuotas ir tinkamai stebimas. Tai prasideda nuo vairuotojo licencijos.

Laikykite vairuotojo failą kiekvienam samdomam, agentūros ar nuolatiniam subrangovui, įskaitant:

• pilną vardą, adresą ir kontaktinius duomenis
• vairuotojo licencijos duomenis ir teisių patikrinimus
• patikros kodus arba licencijos patikrinimo įrodymus iš DVLA
• teises dirbti įrašus, kur tai susiję su darbo atitiktimi
• Driver CPC statusą
• DQC detales ir galiojimo datą
• įvadinius ir politikos pripažinimus
• įrašus apie patvirtinimus, apribojimus ar medicininius pranešimus
• agentūros tiekimo detales ir dirbtas datas, kur tai aktualu

Licencijos tikrinimas turėtų būti grindžiamas rizika, tačiau jis turi būti reguliarus ir dokumentuotas. Vienkartinis patikrinimas įdarbinant nėra pakankamas. Turėtume užfiksuoti patikrinimo datą, kas tai atliko, ką rado ir kokie veiksmai buvo atlikti. Mūsų vadovas apie vairuotojų licencijos patikrinimus operatoriams apima įrodymus, kuriuos operatoriai paprastai turi išlaikyti.

Driver CPC ir DQC įrašai yra paprasti, bet svarbūs. Laikykite kopijas arba patvirtintus kvalifikacijos statuso ir galiojimo datų duomenis, ir įsitikinkite, kad bet kokia baigta mokymai yra užfiksuoti vairuotojo faile. Jei vairuotojas buvo sustabdytas, nes DQC pasibaigė, tas sprendimas turėtų būti dokumentuotas.

Tachografo įrašai reikalauja daugiau nei atsisiuntimų, saugomų aplanke. Turėtume galėti parodyti:

• vairuotojo kortelės atsisiuntimo datas
• transporto priemonės vieneto atsisiuntimo datas
• kad atsisiuntimai vyko reikiamais intervalais
• analizės rezultatus
• nustatytus pažeidimus
• tyrimus ir sekimą
• vairuotojų aptarimus arba laiškus
• remiamąjį mokymą, jei reikia

Tiksli atsisiuntimo dažnumas priklauso nuo operacijos ir naudojamos sistemos, tačiau principas yra paprastas. Mes neturime leisti duomenų spragoms kauptis, ir turime peržiūrėti, ką duomenys rodo. Byla, pilna pažeidimų be valdymo veiksmų, yra prasti įrodymai. Mažesnis pažeidimų skaičius su dokumentuota analize, mokymu ir pakartotiniu stebėjimu yra daug stipresnis.

Darbo laiko direktyvos įrašai taip pat gali būti taikomi, ypač mobiliesiems darbuotojams kelių transporte. Kur jie taikomi, laikykite darbo laiko skaičiavimus, atsisakymo įrašus, kur tai teisėtai aktualu už mobiliojo darbuotojo taisykles, ir pertraukas, naktinio darbo vertinimus ir vidutinio savaitinio darbo laiko stebėjimą. Tai sritis, kur JK specifinės kelių transporto taisyklės yra svarbesnės nei bendros ES santraukos, todėl naudokite taisykles, kurios taikomos faktinei operacijai.

Tarptautinėms ir ES taisyklėms atminkite, kad išlaikytos ES vairuotojų valandų reikalavimai vis dar veikia JK operatorius, naudojančius tachografus. Praktinė įrašų laikymo pareiga išlieka beveik tokia pati, net jei JK nebe taiko ES teisės aktų kaip narė.

Integruota sistema palengvina tai. Mūsų straipsnis apie licencijos patikrinimų ir tachografo įrašų laikymą vienoje sistemoje paaiškina, kodėl atskiros skaičiuoklės ir pašto dėžutės dažnai sukuria spragas.

Veiklos centro, valdymo ir licencijos įrašai

Operatoriaus licencijos byla turėtų rodyti teisines ir valdymo struktūras aplink flotilę, o ne tik transporto priemones ir vairuotojus.

Laikykite šiuos įrašus aktualius ir lengvai prieinamus:

• operatoriaus licencijos disko duomenys ir licencijos santrauka
• autorizuotų transporto priemonių ir priekabų skaičius
• licencijos tipas ir bet kokios sąlygos ar įsipareigojimai
• kiekvieno veiklos centro duomenys
• įrodymai apie transporto priemonių kontrolę, naudojamas pagal licenciją
• draudimo dokumentai
• techninės priežiūros teikėjų sutartys, jei perduota
• transporto vadybininko paskyrimo ir sutarties duomenys
• vidinės atitikties politikos
• auditų ataskaitos ir sekimo veiksmai
• korespondencija su DVSA, Transporto komisaro biuru ir VOL įrašai, jei tai aktualu

Turėtume bet kuriuo metu galėti parodyti, kurios transporto priemonės yra nurodytos licencijoje, kurios yra naudojamos, kurios yra VOR, ir ar veikiame pagal autorizaciją. Jei flotilės pokytis įvyko, VOL įrašas turėtų atitikti realią situaciją.

Transporto vadybininko priežiūra reikalauja įrodymų. Neužtenka tik paminėti transporto vadybininką popieriuje. Laikykite susitikimų užrašus, atitikties apžvalgas, KPI ataskaitas, techninės priežiūros veiklos patikras, pažeidimų santraukas ir veiksmų žurnalus. Jei transporto vadybininkas nustatė problemą, byla turėtų rodyti, ką dėl to padarėme.

Draudimo įrašai turėtų apimti dabartinius sertifikatus ir tvarkaraščius. Daugelis operatorių taip pat tikrina askMID per Motor Insurers' Bureau, arba MIB, ypač kai kalbama apie nuomojamas arba naujai pridėtas transporto priemones. Tai nepakeičia politikos dokumentų, tačiau gali padėti operatyviniams patikrinimams.

Kur naudojame programinę įrangą, integracijos gali padėti su audito takais. Operator Compliance palaiko įrašų kontrolę per transporto priemones, priekabas ir vairuotojus, o kai kurie operatoriai taip pat jungia aplinkines sistemas per REST API arba webhook'us. Svarbu ne technologija savaime. Svarbu turėti vieną patikimą, datuotą įrašą apie tai, kas įvyko ir kada.

Jei verslas naudoja sujungtus įrankius, tokius kaip Fleetalyse arba Logivo.AI platesniame flotilės kontekste, ta pati taisyklė taikoma. Duomenys yra naudingi operatoriaus licencijos tikslais tik tada, kai jie tampa aiškiais, peržiūrimais įrodymais atitikties įraše.

Kiek laiko reikia laikyti įrašus ir kaip juos organizuoti?

Laikymo taisyklės skiriasi pagal įrašų tipą, tačiau saugiausias praktinis požiūris yra laikyti operatoriaus licencijos įrašus pakankamai ilgai, kad parodytų nuoseklią atitikties istoriją, ir niekada taip laisvai, kad pagrindiniai įrodymai būtų neprieinami, kai DVSA to prašo.

Techninės priežiūros įrašams įprasta, kad saugoma bent 15 mėnesių saugos patikros dokumentacija. Praktikoje daugelis operatorių laiko ilgesnes istorijas, nes tendencijų analizė ir viešųjų tyrimų paruošimas dažnai reikalauja daugiau nei minimaliai. Tachografo ir vairuotojų valandų įrašai paprastai laikomi bent 12 mėnesių, o darbo laiko įrašai dažnai laikomi dvejose metų, kur tos taisyklės taikomos. Darbo ir draudimo įrašams gali prireikti ilgesnio laikymo dėl kitų teisinių priežasčių.

Tikslus laikotarpis yra svarbus, tačiau organizavimas yra ne mažiau svarbus. Įrašai turėtų būti:

• išsamūs
• datuoti
• priskirti konkrečiam asmeniui
• lengvai ieškomi pagal transporto priemonę, priekabą ar vairuotoją
• apsaugoti nuo pakeitimų be audito pėdsako
• atsarginiai
• greitai prieinami tyrimo ar vizito metu

Gera struktūra yra organizuoti pagal turtą ir vairuotoją, su atskira licencijos valdymo byla virš jų. Pavyzdžiui:

• transporto priemonės byla, patikros, remontai, MOT, metinė patikra, stabdžių testai, VOR
• priekabos byla, patikros, remontai, stabdžių darbai, VOR
• vairuotojo byla, licencijos patikrinimai, Driver CPC, DQC, tachografo sekimas
• operatoriaus licencijos byla, autorizacijos, politikos, auditai, korespondencija

Datos formatai turėtų būti nuoseklūs. Jei planuojate pagal ISO savaitę, laikykite tą metodą visame techninės priežiūros planuotojui ir ataskaitoms, kad nebūtų painiavos dėl terminų. Jei dokumentas yra peržiūrimas, laikykite versijų kontrolę. Jei trūkumas buvo uždarytas, laikykite originalų pranešimą ir uždarymo įrodymus kartu.

Audito paruoštumas reiškia gebėjimą atsakyti į pagrindinius klausimus be delsimo. Kurios transporto priemonės praleido patikros datą? Kurie vairuotojai turi neišspręstų pažeidimų? Kurios priekabos yra VOR? Kada paskutinį kartą transporto vadybininkas peržiūrėjo atitiktį? Jei negalime atsakyti į šiuos klausimus per kelias minutes, įrašų sistema greičiausiai yra per silpna.

Operator Compliance, sukurtas Fleeta Limited, sukūrė įrašų struktūrą aplink tai, kaip operatoriai iš tikrųjų yra prašomi įrodyti atitiktį pagal DVSA Gaires dėl kelių tinkamumo išlaikymo. Tai svarbu, nes geri atitikties įrašai nėra tik archyvas. Tai yra darbo įrodymas, kad mes tinkamai valdome licenciją, kiekvieną savaitę, kiekvieną transporto priemonę, kiekvieną vairuotoją.

Jei norite būti saugūs su operatoriaus licencija, laikykite įrašus, kurie pasakoja visą istoriją. Ne tik tai, kas buvo suplanuota, bet ir tai, kas buvo patikrinta, kas buvo rasta, kas buvo remontuota, kas tai peržiūrėjo ir kada. Tai, kas saugo licenciją, kai DVSA skambina, ir tai, kas suteikia transporto komisarui pasitikėjimą, jei byla kada nors bus išbandyta.

Ar man reikia atskirų įrašų priekaboms?

Taip. Priekabos turėtų turėti savo patikros, remonto, trūkumų ir metinės patikros įrašus. Jos yra kelių tinkamumo sistemos dalis ir turėtų būti atsekamos taip pat, kaip ir varomos transporto priemonės.

Ar man reikia laikyti nulinio trūkumo ataskaitas?

Jei jūsų sistema naudoja nulinio trūkumo pranešimą, laikykite tuos įrodymus nuosekliai. Svarbu parodyti, kad apžiūros vyko ir kad pranešti trūkumai buvo kontroliuojami ir pašalinti.

Kokie vairuotojų įrašai labiausiai tikėtina bus tikrinami?

Vairuotojų licencijos patikrinimai, Driver CPC ir DQC statusas, tachografo įrašai, pažeidimų sekimas ir įrodymai, kad agentūros ar laikini vairuotojai buvo patikrinti prieš vairuojant.

Ar galiu laikyti operatoriaus licencijos įrašus skaitmeniniu formatu?

Taip, jei įrašai yra išsamūs, saugūs, lengvai pasiekiami ir gali būti aiškiai parodyti per DVSA vizitą arba Transporto komisaro tyrimą.

Ar priminimų sistema yra pakankama pati savaime?

Ne. Priminimai padeda su datomis, tačiau operatoriai taip pat turi turėti pagrindinius įrodymus: atliktas patikras, praneštus trūkumus, atliktus remontus, peržiūrėtus patikrinimus ir patvirtintus veiksmus.