Primena programėlės, kurios palaiko mažą flotilę pasiruošusią auditui

Jei valdote mažą JK flotilę, primena programėlė gali padėti, tačiau tik jei ji daro daugiau nei tiesiog rodo datas telefone. Operatoriaus licencijos darbui užduotis nėra tik prisiminti, kad kažkas yra numatyta. Tai įrodyti, kad jūs tai planavote, atlikote laiku, užfiksavote rezultatą ir galite parodyti įrodymus, kai DVSA (Kelių saugos agentūra) arba Transporto komisaras to paprašo.

Štai kodėl daugelis operatorių labai greitai išauga iš pagrindinių dienoraščio priminimų. Tinkama operatoriaus licencijos primena programėlė mažai flotilei turi susieti datas su transporto priemonėmis, priekabomis ir vairuotojais, saugoti dokumentus už kiekvieną užduotį ir palikti aiškų auditą. Be to, priminimai tampa dar viena sąrašu, kurį reikia sekti, o jūsų atitikties failas vis tiek išsibarsto po el. laiškus, popierinius lapus ir skaičiuokles.

Ką mažai flotilei iš tikrųjų reikia iš primena programėlės

Maža flotilė paprastai turi mažiau žmonių, tačiau ne mažiau įsipareigojimų. Nesvarbu, ar valdote HGV (sunkvežimius), furgonus pagal operatoriaus licenciją, PSV (viešosios paslaugos transporto priemones) ar mišrią operaciją, pasikartojanti schema pasirodo. Yra pasikartojančios terminai, pasikartojantys patikrinimai ir įrašai, kuriuos reikia lengvai pateikti.

Minimali, dauguma operatorių turi sekti:

• MOT datas, kur MOT taikoma
• metinius testus transporto priemonėms ir, jei taikoma, priekaboms
• saugos patikrinimų tvarkaraščius pagal jūsų deklaruotus priežiūros intervalus
• prevencinės priežiūros patikrinimus ir remonto sekimą
• stabdžių testų įrašus ir palaikančius priežiūros įrodymus
• vairuotojų licencijų patikras su DVLA (Vairuotojų ir transporto priemonių agentūra)
• Driver CPC statusą ir DQC (Vairuotojo kvalifikacijos kortelės) galiojimo pabaigą
• tachografų atsisiuntimus, analizę, pažeidimus ir sekimą
• draudimą, mokesčius ir kitus veiklos dokumentus
• defektų pranešimus, taisymą ir patvirtinimą
• VOR (neveikiančių transporto priemonių) laikotarpius ir grąžinimo į paslaugą įrodymus
• operatoriaus licencijos tęstinumo datas ir susijusią administraciją per VOL

Daugelis mažų flotilių pirmasis sistema yra sieninis planuotojas, Outlook kalendorius, Google kalendorius arba skaičiuoklė su spalvotais langeliais. Tai gali veikti vienai ar dviem transporto priemonėms, jei vienas žmogus žino viską ir niekas nesikeičia. Ji pradeda žlugti, kai:

• patikrinimų intervalai keičiasi pagal transporto priemonės naudojimą
• priekaba turi savo metinius testus ir patikrinimų schemą
• transporto priemonė išimama iš eismo ir datas reikia tinkamai atnaujinti
• vairuotojas keičia agentūrą, depą ar licencijos kategoriją
• dokumentai saugomi keliose vietose
• kas nors klausia: „Ar galite parodyti man paskutinius šešis patikrinimus, defektus ir remontus už 12 vienetą?“

Reali silpnybė dienoraščio priminimuose yra ta, kad jie atsako tik į vieną klausimą: „Kada tai numatyta?“ Atitikties darbui taip pat reikia atsakymų į „Kas buvo padaryta?“, „Kas tai padarė?“, „Kur yra pasirašytas įrašas?“ ir „Kas nutiko, kai kažkas nepavyko ar buvo praleista?“

Pagal JK operatoriaus licencijavimo sistemą, tai yra svarbu. Transporto komisaras nesidomi, ar jūs ketinote atlikti patikrą. Failas turi parodyti, kad sistemos buvo tinkamos ir naudojamos praktikoje. Dėl kelių tinkamumo, standartas, kuriuo dirba operatoriai, yra formuojamas pagal DVSA Gidą dėl kelių tinkamumo palaikymo. Primena be įrašų nepasiekia toli.

Štai kur mažos flotilės skiriasi nuo bendro verslo su paslaugų priminimais. Jūsų terminai susiję su teisėtais įsipareigojimais, kelių tinkamumo sistemomis ir vairuotojų atitiktimi. Praleista dantų gydytojo vizitas yra privatus. Praleistas saugos patikrinimas ar silpnas vairuotojo failas gali tapti vieša reguliavimo problema.

Kaip primena įrankiai lyginami operatoriaus licencijos darbui

Yra trys plačios įrankių kategorijos, kurias operatoriai linkę palyginti.

Pirmiausia, pagrindinės kalendoriaus programėlės. Jos yra paprastos, pigios ir pažįstamos. Galite nustatyti pasikartojančius priminimus dėl MOT, metinių testų, Driver CPC ir DQC galiojimo pabaigos, ir galbūt licencijų patikrinimų. Labai mažai operacijai jos yra geresnės nei atmintis vien.

Tačiau kalendoriaus programėlės turi akivaizdžių ribų operatoriaus licencijos darbui:

• jos nelaiko struktūrizuoto transporto priemonių, priekabų ir vairuotojų įrašo
• jos nerodo susietų įrodymų prieš kiekvieną priminimą
• jos nevaldo defektų, priežiūros rezultatų ar VOR istorijos
• jos nesuteikia prasmingos ataskaitos auditui paruošti
• jos labai priklauso nuo vieno žmogaus, kuris rankiniu būdu atnaujina kiekvieną pakeitimą

Antra, bendros flotilės priemonės. Šios paprastai siūlo transporto priemonių įrašus, paslaugų tvarkaraščius ir šiek tiek dokumentų saugojimo. Kai kurios yra visiškai naudojamos aptarnavimui ir dirbtuvėms planuoti. Kai kurios taip pat apima licencijų patikrinimus, draudimą ir vartotojų teises.

Problema ta, kad bendros flotilės programinė įranga dažnai kuriama aplink aptarnavimo patogumą, o ne operatoriaus licencijos įrodymus. Ji gali priminti, kad transporto priemonės patikrinimas yra numatytas, tačiau nepadeda išlaikyti viso atitikties takelio taip, kaip reikia transporto vadybininkui. Priekabų įrašai gali būti silpni. Vairuotojų failai gali būti pagrindiniai. Tachografų ryšiai gali būti nebuvę arba būti atskirame sistemoje be aiškaus tilto atgal į vairuotojų valdymą.

Trečia, specializuotos atitikties sistemos. Šios yra sukurtos aplink faktinius įsipareigojimus, kuriuos operatoriai valdo kiekvieną savaitę. Tai reiškia, kad priminimai yra tik viena sluoksnio dalis. Sistema taip pat turėtų palaikyti įrašus už priminimo, įskaitant atliktus patikrinimus, pasirašytus defektus, licencijų patikrinimus, tachografų analizę ir dokumentų istoriją.

Praktiniam operatoriaus darbui, palyginkite įrankius su užduotimis, kurias iš tikrųjų atliekate:

Transporto priemonėms ir priekaboms:

• Ar galime nustatyti atskirus tvarkaraščius MOT ir metiniams testams?
• Ar galime sekti patikrinimus pagal laiką, rida, valandas ar fiksuotą ISO savaitės modelį?
• Ar galime tinkamai saugoti priekabų įrašus, o ne kaip pastabas prieš traktorių?
• Ar galime užfiksuoti VOR statusą ir įrodymus grįžimui į paslaugą?

Vairuotojams:

• Ar galime suplanuoti licencijų patikrinimus pagal riziką ar politikos intervalą?
• Ar galime saugoti DVLA patikros įrodymus?
• Ar galime aiškiai sekti Driver CPC ir DQC galiojimo pabaigos datas?
• Ar agentūros ar laikini vairuotojai gali būti pridėti be chaoso?

Tachografų atitikties atveju:

• Ar sistema gali susieti su tachografų atsisiuntimais ir analize?
• Ar pažeidimai ir trūkstama rida gali būti sekami pagal vairuotojo įrašą?
• Ar galime matyti, ar trūkstami kortelės ar transporto priemonės atsisiuntimai yra priminimo problema ar operatyvinė problema?

Auditui pasiruošimui:

• Ar galime pateikti švarų failą transporto priemonei, priekabai ar vairuotojui?
• Ar galime parodyti ne tik numatytą datą, bet ir užbaigtą įrašą bei patvirtinimą?
• Ar galime pranešti apie praleistus įvykius, pavėluotus veiksmus ir pasikartojančius defektus?

Mes išsamiau aptarėme kai kuriuos tuos palyginimo taškus mūsų gide apie kaip palyginti flotilės atitikties sistemas operatoriaus licencijos darbui ir mūsų apžvalgoje apie geriausią tachografų analizės programinę įrangą mažoms flotilėms.

Verta aiškiai pasakyti, kad JK operatoriaus licencijavimo kalba ne visada atitinka platesnę ES terminologiją. Vairuotojų valandos ir tachografų taisyklės turi Europos šaknis, tačiau operatoriaus licencijavimas, Transporto komisaro vaidmuo, VOL procesai ir daugelis lūkesčių dėl atitikties failų yra specifiniai Didžiosios Britanijos ir Šiaurės Airijos sistemoms. Taigi primena įrankis, sukurtas „ES flotilės valdymui“, vis tiek gali praleisti tai, ko JK transporto vadybininkui reikia kasdien.

Kurios funkcijos yra svarbiausios transporto vadybininkui?

Transporto vadybininkams paprastai nereikia ilgiausio funkcijų sąrašo. Jiems reikia funkcijų, kurios sumažina administravimą, tuo pačiu gerinant įrodymus.

Pasikartojantys tvarkaraščiai yra svarbiausi. Geras sistema turėtų leisti mums nustatyti pasikartojančius įvykius pagal transporto priemonę ar priekabą, su skirtingais intervalais, kai reikia. Tai skamba paprastai, tačiau tai yra vieta, kur daugelis nustatymų žlunga. Jei kiekvienas priminimas turi būti redaguojamas rankiniu būdu po dirbtuvėse atliktų pakeitimų, prastovų ar pakeisto naudojimo, tvarkaraštis tampa nepatikimas. Mums reikia pasikartojančios logikos, kuri atspindi realias operacijas.

Dokumentų saugojimas yra svarbus, tačiau tik jei jis yra susietas su tinkamu įrašu. Nuskenuotas metinio testo patvirtinimas bendrame aplanke yra geriau nei nieko, tačiau jis vis tiek lėtai atsiimamas. Mums reikia dokumentų, saugomų prieš transporto priemonę, priekabą ar vairuotoją, matomų kartu su numatytomis datomis ir užbaigimo istorija.

Pasirašyti įrodymai yra didelis skirtumas tarp primena programėlės ir atitikties sistemos. Dėl defektų, patikrinimų, remontų ir deklaracijų, laiko žymėta patvirtinimas yra svarbus. Jei vairuotojas praneša apie defektą, o meistras jį pašalina, įrašas turėtų parodyti abu etapus. Jei PMI (periodinis techninis patikrinimas) yra atliktas, patikrinimo lapas ir bet kokie remonto užrašai turėtų būti kartu. Jei Transporto komisaras klausia, kas nutiko po pranešto klausimo, mums reikia daugiau nei „Primena atlikta“.

Defektų ir priežiūros įrašai yra vieta, kur daugelis operatorių atranda paprastų įrankių ribas. Primena, kuri sako „Patikrinimas numatytas penktadienį“, neapima:

• ar transporto priemonė dalyvavo
• ar buvo rasta defektų
• ar jie buvo saugos kritiniai
• ar taisymas buvo atliktas prieš išleidimą
• kas leido grįžti į paslaugą

Štai kodėl mes laikome priminimus platesnio priežiūros įrašo priekine dalimi.

Tachografų ryšiai taip pat yra svarbūs, ypač kai flotilė auga virš kelių transporto priemonių. Jei tachografų analizė yra vienoje vietoje, o vairuotojų įrašai kitoje, sekimas tampa rankiniu. Mes norime susieti trūkstamus atsisiuntimus, pažeidimus, darbo laiko problemas ir vairuotojų veiksmus su tuo pačiu operatyviniu įrašu. Jei lyginate licencijų tikrinimo galimybes, mūsų straipsnis apie vairuotojų licencijų tikrinimo programinę įrangą kurjerių flotilėms apima praktinius aspektus, į kuriuos reikia atkreipti dėmesį.

Vartotojų teisės tampa svarbesnės anksčiau, nei daugelis operatorių tikisi. Net penkių transporto priemonių flotilė gali turėti transporto vadybininką, planuotoją, dirbtuvės kontaktą, administracijos vartotoją ir vairuotojus, kurie bendrauja su ta pačia informacija. Sistema turėtų leisti kiekvienam atlikti savo darbą, nesuteikiant visiems prieigos prie visko. Vairuotojai gali pranešti apie defektus. Administracijos darbuotojai gali įkelti dokumentus. Vadybininkai gali patvirtinti arba peržiūrėti. Teisės padeda išlaikyti įrašus švarius ir atsakingus.

Ataskaitos yra svarbios, nes auditai retai būna paskelbti taip, kaip žmonės norėtų. Mums reikia galimybės gauti:

• artėjančias numatytas datas
• pavėluotus užduotis
• patikrinimų užbaigimo istoriją
• defektų tendencijas
• vairuotojų dokumentų galiojimo pabaigas
• tachografų išimtis
• VOR istoriją

Transporto vadybininkui nereikia ataskaitų dėl puikybės. Mums reikia ataskaitų, kad pastebėtume spragas prieš DVSA.

Kur mažos flotilės gali būti sugautos

Dažniausia klaida yra manyti, kad priminimai reiškia atitiktį. Taip nėra.

Maža flotilė dažnai prasideda su viena skaičiuokle transporto priemonėms, vienu dienoraščiu datoms, viena aplanku nuskenuotiems dokumentams ir viena dirbtuvės byla patikrinimo lapams. Iš tolo tai gali atrodyti organizuota. Spaudimo metu spragos greitai pasirodo.

Priekabų įrašai yra dažna silpnoji vieta. Operatoriai paprastai yra atsargūs su varomais vienetais, nes jie yra matomi kasdieniniame planavime. Priekabos dažnai praleidžiamos, nes jos juda, praleidžia laiką stovėjimo aikštelėse arba laikomos dirbtuvėmis, o ne reguliuojamais turtais. Tada metinio testo data, patikrinimų istorija ar stabdžių įrašas yra neišsami.

Taip pat dažnai nėra tinkamo auditų takelio. Data keičiasi skaičiuoklėje, tačiau niekas nemato, kas ją pakeitė ar kodėl. Priminimas pažymėtas kaip atliktas, tačiau nėra pasirašyto patikrinimo lapo. Defektas pranešamas tekstiniu pranešimu, remontuojamas dirbtuvėse ir niekada nesusiejamas su vienu įrašu.

Išsibarsčiusios skaičiuoklės sukelia kitą problemą. Skirtingi žmonės palaiko skirtingas versijas. Vairuotojų administracijos lapas gali nesutapti su transporto lapu. Dirbtuvės planuotojas gali naudoti paslaugų datas, kurios nesutampa su deklaruotais priežiūros intervalais. Rezultatas yra ne tik neefektyvumas. Tai prieštaringi įrodymai.

Silpnas pasiruošimas Transporto komisaro failui yra didžiausias pavojus. Jei paprašoma pateikti įrašus, operatoriai turi parodyti kontrolę. Tai reiškia aiškią chronologiją:

• numatyta priežiūra
• atlikti patikrinimai
• defektai ir taisymas
• metinių testų ir MOT rezultatai
• vairuotojų patikrinimai
• tachografų valdymas
• sekimo veiksmai, kai buvo rasta problemų

Primena tik nustatymai čia sunkiai sekasi, nes jie sukurti, kad paskatintų veiksmus, o ne įrodytų sistemas. Kai klausimas tampa „Parodykite mums savo procesą ir įrašus, kurie tai įrodo“, telefono priminimas yra nereikšmingas.

Mažos flotilės taip pat gali būti sugautos augimo. Su trimis transporto priemonėmis, rankinė sistema gali lėtai veikti. Su dešimčia, ji pradeda sunaudoti valdymo laiką. Su dvidešimt, ji sukuria aklų taškų. Atitikties rizika neauga tiesiai, nes daugiau transporto priemonių paprastai reiškia daugiau vairuotojų, daugiau priekabų, daugiau nebuvimų, daugiau subrangovų priežiūros ir daugiau išimčių iš įprastų rutinų.

Kaip pasirinkti sistemą, kuri veiks ir su 20 transporto priemonių

Geriausias būdas pasirinkti yra pradėti nuo rytojaus operacijos, o ne šiandienos darbuotojų skaičiaus.

Jei dabar turite penkias transporto priemones, bet tikitės pasiekti 20, paklauskite, ar sistema gali tvarkyti:

• mišrių transporto priemonių tipų, tokių kaip HGV, furgonai ir priekabos
• atskirus priežiūros modelius pagal turtą
• daugelį vartotojų su aiškiomis teisėmis
• vairuotojų įrašus, kurie apima licencijų patikrinimus, Driver CPC ir DQC
• tachografų duomenis kartu su transporto priemonių ir vairuotojų atitiktimi
• dokumento saugojimą, kuris išlieka paieškomas
• ataskaitas, kurios veikia visoje flotilėje

Operatyvinė sudėtingumas yra svarbesnis nei grynas flotilės dydis. Šešių transporto priemonių PSV operacija su besikeičiančiais vairuotojais ir griežtu metinių testų planavimu gali reikalauti daugiau struktūros nei dešimties furgonų operacija su paprastu naudojimu. Taip pat, savininko vairuotojas su viena transporto priemone gali vis tiek reikėti pilno atitikties įrašo, jei tikslas yra pasiruošimas auditui, o ne patogumas.

Atidžiai pažvelkite į integracijas. Jei jau naudojate atskiras sistemas dirbtuvėms valdyti, telematikai, tachografų analizei ar HR įrašams, paklauskite, kaip duomenys juda tarp jų. Tinkama REST API arba palaikymas webhooks gali sutaupyti daug perrašymo ir sumažinti klaidas. Jei platforma negali keistis duomenimis, augimas paprastai reiškia dubliuotą administravimą.

Dėl draudimo ir transporto priemonių būklės patikrinimų kai kurie operatoriai taip pat nori ryšių su šaltiniais, tokiais kaip askMID, kuris yra viešoji paslauga, teikiama Motor Insurers' Bureau vardu, dažnai sutrumpinama iki MIB. Tai yra naudinga kontekste, tačiau neturėtų atitraukti dėmesio nuo pagrindinio darbo, kuris yra išlaikyti operatoriaus licencijos įrašus pilnus ir naudojamus.

Paklauskite praktinių klausimų pasirinkimo metu:

• Kiek laiko užtrunka pridėti naują transporto priemonę, priekabą ar vairuotoją?
• Ar galime švariai importuoti esamus įrašus?
• Kas nutinka, kai transporto priemonė parduodama, pakeičiama ar dedama VOR?
• Ar galime lengvai pridėti patikrinimo lapus, metinių testų sertifikatus ir defektų įrodymus iš telefono ar darbalaukio?
• Ar galime eksportuoti įrašus, jei reikia pateikti failą išorėje?
• Ar sistema sukurta pagal JK operatorių reikalavimus, o ne tik bendrų flotilės užduočių?

Taip pat verta patikrinti, ar programinė įranga sukurta žmonių, kurie supranta operatoriaus darbą iš vidaus. Operator Compliance sukūrė Fleeta Limited, ir mes ją formavome pagal DVSA Gidą dėl kelių tinkamumo palaikymo, nes žinome, kad priminimai patys savaime nėra pakankami. Punktas nėra sukurti daugiau administravimo. Tai padaryti administravimą, kad jis sukurtų gynybinį atitikties įrašą.

Jei dar esate ankstyvoje proceso stadijoje, mūsų gairės apie operatoriaus licencijų paraiškas ir ką licencija suteikia ir vairuotojų licencijų patikrinimus operatoriams gali padėti apibrėžti, ką sistema turi apimti.

Kai kurie operatoriai taip pat palygina platesnius programinės įrangos pavadinimus, tokius kaip Fleetalyse arba Logivo.AI, sudarydami sąrašą. Tai yra protinga, tačiau testas visada turėtų grįžti prie kasdienių operatoriaus užduočių. Ar sistema gali laikyti transporto priemones, priekabas ir vairuotojus tvarkaraštyje? Ar ji gali laikyti įrodymus? Ar ji gali parodyti nuoseklų failą, kai paprašoma?

Tai standartas, kurį naudojame OperatorCompliance. Primena programėlė mažai flotilei neturėtų sustoti ties datomis. Ji turėtų padėti mums tinkamai valdyti flotilę dabar ir vis tiek turėti prasmę, kai flotilė yra didesnė, įrašai gilesni, o klausimai iš DVSA sunkesni.

Ar kalendoriaus programėlė pakankama operatoriaus licencijos priminimams?

Paprastai ne viena. Kalendorius gali įspėti apie datas, tačiau retai saugo patikrinimų istoriją, pasirašytus įrodymus, vairuotojų įrašus ir auditų takelį, kurių operatoriai turi parodyti.

Ką turėtų sekti mažos flotilės primena programėlė?

Minimali, ji turėtų sekti MOT arba metinių testų datas, saugos patikrinimus, vairuotojų licencijų patikrinimus, Driver CPC, DQC galiojimo pabaigą, defektus, priežiūros įvykius ir palaikančius dokumentus.

Ar savininko vairuotojams reikia specializuotos atitikties programinės įrangos?

Daugelis pradeda nuo skaičiuoklių, tačiau specializuota programinė įranga tampa naudinga, kai įrašus reikia laikyti kartu, priminimus kartoti patikimai ir greitai pateikti įrodymus patikroms ar auditams.

Kodėl priekabų priminimai svarbūs mažoms flotilėms?

Priekabos dažnai praleidžiamos, kai operatoriai remiasi atskiromis sąrašais. Tinkama sistema turėtų suplanuoti patikrinimus, saugoti įrašus ir parodyti priekabų atitiktį kartu su transporto priemonių įrašais.

Ar primena programinė įranga turėtų apimti tachografų įrašus?

Daugelio operatorių atveju, taip. Priminimai yra stipresni, kai jie susieti su tachografų analize ir vairuotojų įrašais, nes transporto vadybininkai gali matyti terminus ir atitikties problemas vienoje vietoje.