Privataus nuomos vairuotojų patikrinimai, atitinkantys auditą

Privatūs transporto paslaugų įmonės reikia vairuotojų tikrinimo programinės įrangos, kuri daro daugiau nei tiesiog grąžina licencijos rezultatą. Ji turi palaikyti pakartotinį procesą, rodyti, kas, ką ir kada tikrino, ir laikyti įrašus forma, kurią galite greitai pateikti, kai to prašo savivaldybės licencijų pareigūnas, klientas, draudikas ar Transporto komisaras. Daugeliui operatorių tai reiškia, kad reikia žiūrėti už paprasto licencijos paieškos ir pasirinkti sistemą, kuri gali laikyti visą atitikties vaizdą apie kiekvieną vairuotoją.

Čia dauguma pirkimo sprendimų pasisuka neteisinga linkme. Privatūs transporto paslaugų vairuotojų licencijų tikrinimo programinė įranga gali spręsti DVLA (Vairuotojų ir transporto priemonių agentūra) darbo pusę, tačiau privatūs transporto paslaugų operatoriai dažnai taip pat reikia dokumentų galiojimo kontrolės, pasirašytų įrašų, transporto priemonių datų, defektų ataskaitų ir aiškaus auditų pėdsako visai flotilei. Jei valdykite mišrius keleivinius ir krovinių transporto priemones, arba reikia vienos sistemos vairuotojams ir transporto priemonėms, tas skirtumas yra svarbus.

Ką privatūs transporto paslaugų įmonės reikia iš vairuotojų tikrinimo programinės įrangos

Privataus transporto paslaugų operatoriui kasdieniai atitikties darbai yra gana nuoseklūs.

Pirmiausia, reikia žinoti, kad kiekvienas vairuotojas turi tinkamą teisę, ir kad patikrinimai kartojami protingu dažniu, atsižvelgiant į riziką. Naujokas neturėtų būti vertinamas kaip ilgai dirbantis vairuotojas su švariu įrašu, o vairuotojas su taškais ar neseniai pasikeitimais paprastai turėtų būti vertinamas griežtesniu peržiūros ciklu. Programinė įranga turėtų leisti mums nustatyti patikrinimo intervalus, automatiškai suaktyvinti kitą peržiūrą ir laikyti rezultatą prieš vairuotojo failą.

Antra, reikia pilno vairuotojo įrašo, o ne tik praeiti arba nepavykti. Praktikoje tai reiškia, kad reikia saugoti licencijos patikrinimo rezultatą, vairuotojo ženklelį arba privatų transporto paslaugų licenciją, jei tai aktualu, Driver CPC statusą, jei taikoma, DQC galiojimo datą, jei taikoma, teisę dirbti įrodymus, medicininius pareiškimus, jei jūsų procesas to reikalauja, ir bet kokius vidinius įvadinius ar politikos patvirtinimus. Ne kiekvienas privatūs transporto paslaugų vairuotojas patenka į tą pačią reguliavimo schemą kaip PSV (Keleivinis transportas) arba HGV (Sunkvežimiai) vairuotojas, tačiau operatoriai vis tiek reikia vienos vietos, kad pamatytų, kas yra aktualu ir kas yra laiku.

Trečia, sistema turi tinkamai tvarkyti išimtis. Vairuotojas gali turėti teisingą teisę, tačiau dokumentas gali būti arti galiojimo pabaigos. Savivaldybės ženklelis gali būti pasibaigęs. Vardas gali skirtis tarp įrašų. Patikrinimas gali grįžti su pastabomis, kurios sukelia vidinę peržiūrą. Geros programinės įrangos turėtų leisti mums užfiksuoti sprendimą, priskirti sekimo veiksmą ir laikyti įrodymus.

Ketvirta, pranešimai yra svarbūs. El. pašto priminimai yra naudingi, tačiau jie turi būti pakankamai konkretūs, kad būtų galima veikti. „Kažkas pasibaigia šį mėnesį“ nėra daug naudos, jei valdote didelę vairuotojų grupę ar agentūros knygą. Mums reikia priminimų, susietų su pavadinimais vairuotojams, dokumentų tipais ir galiojimo datomis, su pakankamu laiku, kad galėtume sekti vairuotoją prieš jam prarandant atitiktį. Mes tai išsamiau aptariame mūsų gide apie flotilės programinę įrangą, kuri pažymi atitikties terminus el. paštu.

Galiausiai, programinė įranga turi veikti operatyviai. Transporto vadybininkai, biuro darbuotojai, vairuotojų vadybininkai ir agentūrų koordinatoriai neturi visų tų pačių teisių. Kai kurie vartotojai turėtų tik peržiūrėti įrašus. Kiti turėtų įkelti dokumentus, patvirtinti patikrinimus arba uždaryti veiksmus. Jei sistema yra nepatogi, žmonės laikys šoninius skaičiuokles, ir tai paprastai yra vieta, kur prasideda auditų spragos.

Kaip licencijų tikrinimo įrankiai skiriasi praktikoje

Popieriuje daugelis sistemų skamba panašiai. Praktikoje skirtumai pasireiškia penkiose srityse.

Pirmas yra patikrinimo dažnis. Kai kurie įrankiai tik vykdo ad hoc patikrinimus, kai vartotojas prisimena. Kiti palaiko suplanuotus patikrinimus pagal rizikos profilį, licencijos tipą arba verslo taisyklę. Privatūs transporto paslaugų operatoriui planavimas paprastai yra saugesnis pasirinkimas, nes jis sukuria nuoseklų rutiną ir sumažina priklausomybę nuo atminties. Jei valdote mišrią flotilę, taip pat galite norėti skirtingų intervalų privatūs transporto paslaugų vairuotojams, furgonų vairuotojams ir O-licencijos vairuotojams.

Antras yra dokumentų saugojimas. Pagrindinis įrankis gali grąžinti DVLA rezultatą, tačiau paliks likusius failus kitur. Tai sukuria išvengiamą administraciją. Kai klientas prašo įrodymų, arba vidinė peržiūra pastebi spragą, nenorite ieškoti el. pašto aplankų ir bendrų diskų. Paprastai rekomenduojame programinę įrangą, kuri saugo palaikančius įrašus prieš vairuotoją, įskaitant įkėlimus, galiojimo datas ir pastabas.

Trečias yra pranešimai ir eskalacija. Kai kurios sistemos siunčia vieną priminimą ir tuo baigiasi. Geresnės sistemos leidžia mums nustatyti etapus įspėjimus, priskirti užduotis ir rodyti pradelstas prekes ant skydelio. Operatoriams su keliais depais arba išsibarstusia biuro komanda, ta matomumas yra svarbesnis nei paprastas priminimo el. paštas.

Ketvirtas yra teisės. Privatūs transporto paslaugų įmonėje vienas vartotojas gali valdyti įdarbinimą, kitas gali tvarkyti nuolatinius vairuotojų administravimo darbus, o vyresnis vadybininkas gali tik reikėti išimčių ataskaitų. Sistema, kuri suteikia visiems pilnas redagavimo teises, nėra stipri kontrolė. Turėtume galėti apriboti, kas gali keisti įrašus, kas gali patvirtinti veiksmus ir kas gali ištrinti įrodymus.

Penkta yra įrodymų pėdsakas. Tai dažnai yra lemiamas veiksnys, kai prasideda auditas. Turime matyti, kada buvo paprašyta patikrinimo, kada buvo gautas rezultatas, kas jį peržiūrėjo, kokia veiksmai buvo atlikti ir ar vairuotojas buvo sustabdytas, jei to reikia. Jei sistema rodo tik naujausią statusą ir ne istoriją, ji yra silpna, kai kyla iššūkiai.

Čia taip pat kai kurie operatoriai painioja vairuotojų tikrinimo paslaugą su platesne atitikties programine įranga. Licencijų tikrinimo įrankis gali būti tinkamas mažam, vieno tikslo reikalavimui. Jis yra mažiau įtikinamas, kai reikia įrašo, kuris atlaiko vairuotojų, transporto priemonių ir valdymo kontrolės kontekste. Mūsų straipsnis apie vairuotojų licencijų patikrinimus operatoriams išsamiau nagrinėja kontrolės pusę.

Kada vairuotojų tikrinimo įrankis nėra pakankamas pats savaime

Yra keletas situacijų, kai vairuotojų tikrinimo įrankis, pats savaime, nėra pakankamas.

Viena yra mišrios flotilės operatorius. Jei valdote privatų transportą kartu su furgonais, mikroautobusais ar PSV darbu, atitikties našta yra platesnė nei vairuotojų licencijos. Jums gali prireikti MOT datų, metinių testų planavimo, patikrinimo įrašų, defektų ataskaitų, VOR sekimo, draudimo įrašų ir įrodymų apie ištaisymą. Tai padalijimas per atskiras sistemas gali veikti, tačiau tai dažnai sukelia dubliuotus duomenis, praleistus perdavimus ir silpnesnį auditų pėdsaką.

Kita yra operatorius, kuriam reikia pasirašytų įrodymų. Patikrinimo rezultatas yra naudingas, tačiau jis nepakeičia vairuotojų pareiškimų, politikos pripažinimų, apžvalgų patikrinimų ar defektų ataskaitų. Jei jūsų procesas priklauso nuo vairuotojų, patvirtinančių transporto priemonės būklę, pranešant defektus ar pasirašant formas nuotoliniu būdu, jums reikia šios funkcijos tame pačiame atitikties vaizde. Mūsų gairės apie vairuotojų apžvalgų patikrinimus ir defektų ataskaitas paaiškina, kaip atrodo geri įrodymai praktikoje.

Trečia yra operatorius, dirbantis pagal klientų reikalavimus. Kai kurie sutartys reikalauja daugiau nei licencijos galiojimo įrodymų. Jie gali reikalauti teisės dirbti įrodymų, draudimo kontrolės, incidentų įrašų, įvadinės istorijos ar mėnesinių atitikties paketų. Jei galite pateikti tik licencijos rezultatą, vis tiek turite ataskaitų problemą.

Tada yra O-licencijos aplinka. Privatūs transporto paslaugų įmonė gali ne visada galvoti tokiomis sąlygomis, tačiau daugelis verslų veikia keleivių ir krovinių srityse arba turi susijusias įmones su operatorių licencijos įsipareigojimais. Tokiais atvejais atskira privatūs transporto paslaugų vairuotojų licencijų tikrinimo programinė įranga gali tapti dar viena izoliuota sistema, kurią reikia valdyti. Paprastai matome geresnę kontrolę, kai vairuotojų ir transporto priemonių įrašai yra vienoje platformoje, su datomis, veiksmais ir įrodymais, susietais kartu.

Tai viena iš priežasčių, kodėl Operator Compliance naudojama ne tik vienai užduočiai. Mes ją sukūrėme remdamiesi praktiniu įrašų tvarkymu, kurio reikia operatoriams, informuotam apie tai, kaip Fleeta Limited sako, kad jis pats valdo sunkvežimius pagal operatorių licenciją ir pagal DVSA (Vairuotojų ir transporto priemonių agentūra) Gaires dėl kelių tinkamumo išlaikymo. Tai svarbu, kai operatorius nori vieno proceso vairuotojams, transporto priemonėms ir terminams, o ne aplikacijų mozaikos.

Ką ieškoti ataskaitose, auditų pėdsakuose ir įrašuose

Jei sistema turės atlaikyti auditą, ataskaitos turi daryti daugiau nei atrodyti tvarkingai ekrane.

Pradėkite nuo vairuotojo failo. Turėtume galėti atidaryti vieną įrašą ir matyti dabartinį licencijos statusą, ankstesnius patikrinimus, dokumentų galiojimo datas, įkeltus įrodymus, pastabas, veiksmus ir patvirtinimus. Jei vairuotojas buvo sustabdytas iš darbo laukdamas dokumento, tas sprendimas taip pat turėtų būti matomas. Pilna chronologija yra stipresnė nei atskirų failų rinkinys.

Tada pažvelkite į išimčių ataskaitas. Transporto vadybininkai ir operatoriai reikia aiškaus sąrašo, kas yra laiku, pradelsta arba nepavyko. Tai turėtų būti filtruojama pagal depą, komandą, dokumentų tipą arba datų intervalą. Jei ataskaita negali greitai parodyti, kurie vairuotojai reikia veiksmų šią savaitę, ji nepadeda operacijoms.

Tada patikrinkite istorines ataskaitas. Auditai dažnai klausia, koks buvo statusas tam tikru laiku, o ne tik šiandien. Ar sistema gali parodyti, kokie patikrinimai buvo atlikti praėjusį mėnesį, kas praleido terminus ir kada pradelsti elementai buvo uždaryti? Tai ypač naudinga vidinei kontrolei, klientų apžvalgoms ir pasiruošimui Transporto komisaro failui.

Operatoriams, kurie yra O-licencijos priežiūros požiūriu, standartas paprastai yra aukštesnis nei „manome, kad tai patikrinome“. Turėtume galėti pateikti datuotus įrodymus, nustatyti atsakingą vartotoją ir parodyti sekimą. Tas pats taikoma, jei jūsų prašoma failų per VOL, arba jei įrašai turi būti surinkti viešajai apklausai ar kitai oficialiai peržiūrai.

Geras ataskaitų rinkinys taip pat turėtų palaikyti kasdienį valdymą. Mėnesiniai paketai yra įprasti. Kai kurie operatoriai vis dar juos sudaro rankiniu būdu iš skaičiuoklių ir el. pašto takų. Tai užima daug laiko ir lengva suklysti. Mes teikiame pirmenybę sistemoms, kurios gali sukurti pakartotinį mėnesinį vaizdą pagal kalendorinį mėnesį arba ISO savaitę, priklausomai nuo to, kaip verslas valdo savo peržiūros ciklą. Mūsų straipsnis apie mėnesinio flotilės paketo pasirinkimą, kuris atlaiko DVSA nustato, ką tie paketai turėtų turėti.

Jei jūsų operacija taip pat stebi draudimo statusą, verta patikrinti, ar platesnė sistema gali laikyti politikos datas ir palaikančius įrodymus. Kai kuriais atvejais operatoriai taip pat kryžminiai tikrina transporto priemonių draudimą per askMID, kuris yra viešosios apklausos paslauga, susijusi su Motor Insurers' Bureau, arba MIB. Tai nėra jūsų pačių įrašų pakaitalas, tačiau tai gali padėti tvarkyti išimtis, kai apdraudimas yra abejotinas.

Kaip palyginti kainą, nustatymo pastangas ir integraciją

Kaina yra svarbi, tačiau struktūra yra dar svarbesnė.

Kai kurios sistemos ima mokestį už vairuotojo patikrinimą, kai kurios už aktyvų vairuotoją, kai kurios už vartotoją, o kai kurios kaip platesnio flotilės paketo dalis. Pigiausias įėjimo taškas ne visada yra mažiausias veikimo kaštas. Jei mokate atskirai už licencijų patikrinimus, dokumentų saugojimą, papildomus vartotojus ir ataskaitas, tikrasis kaštas gali būti didesnis nei platesnės sistemos su mažiau priedų.

Nustatymo pastangos yra kitas klausimas. Paklauskite, kas turi būti importuota, kas gali būti masiškai įkelta ir kas turi būti įvestas rankiniu būdu. Jei jau turite vairuotojų įrašus skaičiuoklėse ar kitoje platformoje, duomenų migracija gali būti skirtumas tarp sklandaus perėjimo ir šešių mėnesių pusiau įgyvendinto projekto. Paprastai patariame pirmiausia žemėlapiuoti esamą vairuotojo failą, įskaitant dokumentų tipus, galiojimo datas, depus, linijų vadovus ir istorines pastabas.

Vartotojo prieiga taip pat turėtų būti išbandyta anksti. Nuspręskite, kas reikia pilnų administravimo teisių, kas reikia tik skaitymo teisių, ir ar patys vairuotojai turi pateikti įrašus arba pasirašyti formas. Agentūros ir subrangovų turinčios operacijos dažnai reikalauja griežtesnių ribų nei mažas vidinis flotilė.

Integracija yra svarbi tik jei ji išsprendžia tikrą procesų problemą. Jei jau naudojate atlyginimų, HR, telematikos, tachografų ar dirbtuvių sistemas, paklauskite, ar REST API arba webhooks sumažins dubliuotą įvedimą. Jei ne, nepirkite integracijos galimybių tik dėl to. Bet jei jums reikia, kad vairuotojų statusas judėtų tarp sistemų, arba norite, kad įrašai suaktyvintų veiksmus kitur, tada tos parinktys tampa svarbios.

Čia taip pat pirkėjai turėtų atskirti produktų pavadinimus nuo faktinio darbo proceso. Platforma gali kalbėti apie ryšį su tokiais įrankiais kaip Fleetalyse arba Logivo.AI, tačiau praktinis klausimas yra paprastas. Kurie duomenų laukai juda, kaip dažnai, kuriuo kryptimi ir kas nutinka, kai įrašai nesutampa? Tas pats taikoma bet kokiam ryšiui su HR sistemomis, užsakymo platformomis ar individualiomis programomis.

Operatoriams, lyginantiems siaurą vairuotojų tikrinimo įrankį su platesne atitikties platforma, mūsų gidas apie kaip palyginti flotilės atitikties sistemas O-licencijos darbui yra naudingas kontrolinis sąrašas.

Kuriam operatoriui kiekviena parinktis geriausiai tinka

Pagrindinis vairuotojų tikrinimo įrankis gali tikti mažai privatūs transporto paslaugų flotilei su nedideliu vairuotojų skaičiumi, paprastu dokumentų rinkiniu ir nereikalaujant valdyti transporto priemonių atitikties toje pačioje sistemoje. Jei pagrindinis reikalavimas yra reguliarios DVLA patikros ir paprastas galiojimo kalendorius, to gali pakakti, jei auditų pėdsakas yra tvirtas.

Galingesnė vairuotojų ir dokumentų sistema tinka didesniems privatūs transporto paslaugų operatoriams, taksi įmonėms ir vairuotojų agentūroms, kurios tvarko dažną įdarbinimą, kelis dokumentų tipus ir nuolatinį atnaujinimų srautą. Čia teisės, pranešimai, masiniai veiksmai ir pilni vairuotojų failai tampa svarbesni nei pats patikrinimas.

Platesnė flotilės atitikties platforma tinka mišrioms flotilėms ir operatoriams, kuriems reikia vienos sistemos vairuotojams ir transporto priemonėms. Tai apima verslus, kurie vykdo privatų transportą kartu su furgonais, mikroautobusais, PSV ar krovinių transporto priemonėmis, ir tuos, kurie reikia vieno įrašo MOT, metiniams testams, patikrinimams, defektams, Driver CPC, DQC, VOR statusui ir palaikantiems įrodymams. Tai taip pat tinka operatoriams, kurie nori vienos valdymo rutinos vidinėms peržiūroms, klientų auditams ir bet kokiai būsimai DVSA ar Transporto komisaro priežiūrai.

Tai yra spraga, kurią Operator Compliance yra sukurta užpildyti. Mes nesistengiame būti vieno tikslo tikrintojais su dokumentų aplanku, pritvirtintu. Mes esame sukurti operatoriams, kuriems reikia veikiančios atitikties sistemos, su įrašais, datomis, veiksmais ir įrodymais, laikomais kartu vienoje vietoje. Privatūs transporto paslaugų įmonėms, kurioms reikia tik paprasto licencijos patikrinimo, tai gali būti daugiau nei reikia. Tiems, kuriems reikia auditų paruoštos kontrolės visai flotilei, tai paprastai yra patvaresnis pasirinkimas.

Pagrindinė mintis yra pirkti procesui, kurį iš tikrųjų reikia vykdyti. Jei jūsų rizika yra tik licencijos galiojime, siauras įrankis gali atlikti darbą. Jei jūsų rizika yra įrodyti kontrolę tarp vairuotojų, transporto priemonių ir terminų, pasirinkite programinę įrangą, kuri gali tinkamai įrodyti tą kontrolę.