Geriausia tachografų analizės programinė įranga mažoms flotilėms

Mažam JK operatoriui geriausia tachografų analizės programinė įranga paprastai nėra ta, kuri turi ilgiausią funkcijų sąrašą. Tai ta, kuri padeda jums kiekvieną savaitę vykdyti švarią atitikties rutiną, laikyti įrodymus kartu ir sumažinti persekiojimo, eksportavimo, archyvavimo ir transporto biuro kryžminio tikrinimo kiekį.

Tai svarbu, nes tachografų analizė yra tik viena operatoriaus licencijos dalis. Maža flotilė vis tiek turi parodyti vairuotojų valandų kontrolę, transporto priemonių priežiūrą, defektų pranešimus, licencijų patikrinimus, Driver CPC ir DQC įrašus, MOT arba metinių testų datas ir dokumentus, kurie būtų prašomi DVSA tyrimo ar Traffic Commissioner (Transporto komisaras) posėdyje. Jei programinė įranga tik pažymi pažeidimus, bet palieka viską kitur atskiruose skaičiuoklėse ir aplankuose, administracinė našta išlieka didelė.

Ką mažos flotilės iš tikrųjų reikia iš tachografų analizės programinės įrangos

Mažoms flotilėms reikia pagrindų. Tai reiškia vairuotojų kortelių ir transporto priemonių duomenų rinkimą, vairuotojų valandų ir darbo laiko problemų nustatymą bei pažeidimų ataskaitų rengimą. Tačiau praktikoje tai yra tik pradžia.

Transporto vadybininkui arba savininkui-reikalinga programinė įranga, kuri palaiko visą atitikties ciklą.

Pirmiausia ji turėtų padėti, kad atsisiuntimai vyktų laiku. Dažna silpnybė mažesnėse operacijose yra ne pati analizė, o praleistos vairuotojų kortelių ar transporto priemonių atsisiuntimo tvarkaraščiai. Programinė įranga turėtų sekti, kada kiekviena kortelė ir vienetas buvo paskutinį kartą atsisiųsti, įspėti prieš praleidžiant terminus ir aiškiai parodyti, kas yra pavėluota.

Antra, ji turėtų palaikyti aptarimus ir sekimą. Ataskaita, rodanti pažeidimą, savaime nėra pakankama. JK atitikties kontekste reikia parodyti, kad problema buvo peržiūrėta, aptarta su vairuotoju ir, jei reikia, sekama korekcinėmis priemonėmis arba papildomu mokymu. Pasirašyti aptarimų įrašai yra svarbūs. Čia sistema, kuri susieja analizę su įrodymais, yra daug naudingesnė nei ta, kuri tiesiog gamina spalvotus grafikus. OperatorCompliance tai apima savo tachografų pažeidimų ir vairuotojų aptarimų gaires.

Trečia, programinė įranga turėtų palengvinti palaikančių įrašų laikymą prieš vairuotoją. Pavyzdžiui, jei vairuotojas nuolat turi sumažintų kasdienių poilsio problemų, transporto vadybininkas gali norėti užregistruoti aptarimo pastabą, įspėjimo kopiją ir papildomo mokymo įrodymą. Mažoje flotilėje šie įrašai dažnai būna išskirstyti tarp el. pašto, popierinių failų ir kieno nors darbalaukio. Tai būtent ta fragmentacija, kuri sukelia problemų, kai DVSA prašo įrodymų.

Ketvirta, ji turėtų spręsti realias flotilės struktūras. Maži operatoriai dažnai mano, kad jie yra per paprasti, kad reikėtų tinkamų sistemų, tačiau jie gali turėti agentūrinius vairuotojus, dirbančius ne visą darbo dieną, savininkus-vairuotojus, dirbančius pagal sutartį, retkarčiais dirbančius vairuotojus arba mišrią krovinių ir keleivių veiklą. Programinė įranga turi susidoroti su vairuotojų prisijungimu ir išėjimu, transporto priemonių paskirstymo keitimu ir įrašų tinkamu išlaikymu, kai kas nors nustoja dirbti jums.

Penkta, ji turėtų padėti valdymo kontrolei, o ne tik vairuotojų elgsenai. Tachografų analizė taip pat yra apie tai, kur planavimas sukelia nuolatines problemas. Jei tos pačios maršrutai, pradžios laikai ar klientų lūkesčiai nuolat verčia vairuotojus į pažeidimus, atsakymas gali būti tvarkaraščių, krovimo langų ar perdavimo susitarimų keitimas. Geros programinės įrangos tendencijos matomos visoje flotilėje, o ne tik atskirų vairuotojų lygyje.

JK tai platesnis valdymo aspektas yra svarbus. Operatoriai tikimasi turėti veiksmingas sistemas, o ne tik reaguoti po pažeidimų. Tachografų paketas, kuris tik sako, kas nutiko praėjusią savaitę, yra riboto naudingumo, jei jis nepadeda parodyti aktyvios valdymo proceso.

Kaip atskiri tachografų įrankiai lyginami su viskas viename atitikties sistemomis

Atskirų tachografų produktas daugiausia dėmesio skiria vairuotojų valandoms ir darbo laiko analizei. Tai gali tikti operatoriui, kuris jau turi tvirtas sistemas kitur. Jei jau naudojate kitą platformą priežiūros planavimui, defektų pranešimams, vairuotojų dokumentų kontrolei ir audito įrodymams, tachografų tik įrankis gali puikiai įsilieti.

Tačiau daugeliui mažų flotilių tai nėra realybė. Dažniau tachografų įrankis yra šalia skaičiuoklių inspekcijoms, sienų kalendoriaus MOT užsakymams, popierinių failų licencijų patikrinimams ir bendrų aplankų nuskenuotiems dokumentams. Tokiu atveju atskiras produktas išsprendžia vieną problemą, bet palieka biurą vis dar siuvant likusius rankiniu būdu.

Praktiniai skirtumai paprastai susideda iš penkių punktų.

Pirmas yra duomenų dubliavimas. Su tachografų tik sistema dažnai įvedate vairuotojų ir transporto priemonių duomenis ten, tada kartojate juos priežiūros įrašuose, licencijų patikrinimų žurnaluose ir mokymo failuose kitur. Kiekvienas dubliuotas sąrašas sukuria daugiau administracijos ir didesnę nesuderinamumo galimybę.

Antras yra įrodymų tęstinumas. Atskiras įrankis gali turėti pažeidimus ir atsisiuntimo duomenis, tačiau neaptarti aptarimo pastabų, pasirašytų pripažinimų, licencijų patikrinimų, DQC galiojimo, priežiūros istorijos ar defektų sekimo, kurie yra aplink tą patį vairuotoją ar transporto priemonę. Jei reikia pasiruošti DVSA vizitui, gali tekti vis tiek traukti įrašus iš kelių vietų.

Trečias yra dienoraščio kontrolė. Tachografų programinė įranga gali pasakyti, kad kortelės atsisiuntimas yra numatytas, tačiau nepasako, kad to paties vairuotojo Driver CPC terminas artėja, ar kad transporto priemonė turi būti tikrinama, ar kad priekaba turi būti paruošta metiniam testui. Platesnė operatoriaus licencijos platforma sujungia šias datas į vieną darbo vaizdą.

Ketvirtas yra audito paruoštumas. DVSA ar Traffic Commissioner užklausos retai būna apribotos vienai temai. Jei nagrinėjama vairuotojo valandų problema, susiję klausimai gali greitai pereiti prie valdymo sistemų, priežiūros priežiūros, įrašų laikymo ir sekimo veiksmų. Sujungta sistema palengvina parodyti, kad verslas kontroliuoja operaciją, o ne tik perka ataskaitas.

Penkta yra įgyvendinimo pastangos laikui bėgant. Tachografų tik produktas gali būti greitesnis pirkti, tačiau jei jis palieka biurą palaikant lygiagrečius procesus, bendra pastanga gali pasirodyti didesnė. Mažos flotilės turėtų vertinti visą darbo eigą, o ne tik pradinio nustatymo greitį.

Tai nereiškia, kad viskas viename visada geriau. Jei platesnė platforma yra per didelė, sunkiai naudojama arba sukurta aplink įmonės funkcijas, kurių dviejų ar dešimties transporto priemonių operatorius niekada nenaudos, ji gali sukurti savo naštą. Mažiems operatoriams reikia proporcingos kontrolės. Tinkama sistema turėtų sumažinti administraciją, o ne formalizuoti ją dėl savo paties tikslo.

Kokios funkcijos yra svarbiausios mažai JK flotilei

Palyginant programinę įrangą, transporto vadybininkai turėtų pradėti nuo įrašų, kuriuos iš tikrųjų reikia kontroliuoti ir gaminti.

Vairuotojų įrašams prioritetai turėtų apimti:

• Vairuotojų kortelių atsisiuntimo sekimas
• Pažeidimų analizė ir kategorija
• Darbo laiko stebėjimas, jei tai aktualu
• Vairuotojų licencijų patikrinimų įrašai, įskaitant DVLA patikrinimo datas ir rezultatus
• Driver CPC ir DQC galiojimo sekimas
• Aptarimo įrašai su pastabomis ir pasirašytu pripažinimu
• Palaikančių dokumentų saugojimas, pvz., įvadiniai formos, įspėjimai ar mokymo įrašai

Transporto priemonių įrašams būtinos funkcijos yra platesnės nei tik tachografų duomenys:

• Transporto priemonių vienetų atsisiuntimo sekimas
• MOT arba metinių testų datos
• Saugumo patikrinimų tvarkaraščiai
• Defektų pranešimų ir taisymo įrodymų
• Paslaugų ir priežiūros istorija
• VOR statusas, kai transporto priemonė yra ne kelyje
• Priekabų įrašai, kai operatorius valdo priekabas pagal licenciją

Valdymo įrodymams ieškokite:

• Aiškaus audito pėdsako, kas peržiūrėjo pažeidimus ir kada
• Įrodymų, kad sekimo veiksmai buvo atlikti
• Įspėjimų dėl pavėluotų atsisiuntimų, patikrinimų ir dokumentų galiojimo
• Centrinis failas kiekvienam vairuotojui ir transporto priemonei
• Ataskaitų, kurios gali būti naudojamos vidinėse peržiūrose ir išoriniuose audituose

Ypač mažoms flotilėms naudojamumas yra toks pat svarbus kaip techninė gylis. Biuras gali neturėti specializuoto atitikties administratoriaus. Transporto vadybininkas taip pat gali planuoti darbą, bendrauti su klientais, organizuoti remontus ir užimti vietą. Jei sistema reikalauja per daug paspaudimų, per daug rankinio archyvavimo ar per daug specializuotų žinių, kasdienis naudojimas gali sumažėti.

Dar viena naudinga funkcija yra lanksčios įrašų struktūros. Mažiems operatoriams dažnai reikia saugoti keistus, bet svarbius daiktus, pvz., nuskenuotą paaiškinimą, agentūros vairuotojo įvadą, žodinio aptarimo pastabą arba laikino transporto priemonės paskirstymo įrašą. Programinė įranga turėtų leisti tai be priverstinio visko įgrūsti į griežtas šablonus.

Jei tiekėjas kalba apie integraciją, paklauskite, ką tai reiškia praktikoje. Kai kurios sistemos siūlo REST API arba webhooks, kurie gali būti naudingi, jei jau turite kitų skaitmeninių įrankių ir kas nors gali juos sujungti. Tačiau daugeliui mažų flotilių svarbesnis klausimas yra paprastesnis: ar biuro žmonės iš tikrųjų gali gauti visus reikalingus įrašus be eksportavimo iš trijų sistemų ir failų pervadinimo?

Kaip palyginti kainą, administravimo laiką ir įgyvendinimo pastangas

Antraštės prenumeratos kaina yra tik viena sprendimo dalis. Pigesnis paketas gali kainuoti daugiau darbuotojų laiko, jei jis palieka jums atlikti rankinį darbą kiekvieną savaitę.

Praktinis palyginimas turėtų apimti keturias sritis.

Pirmiausia, surašykite užduotis, kurias jūsų biuras šiuo metu atlieka dėl tachografų atitikties. Įtraukite kortelių ir vienetų atsisiuntimą, kas yra pavėluota, ataskaitų peržiūrą, vairuotojų aptarimus, pasirašytų įrašų išsaugojimą, vairuotojų failų atnaujinimą ir įrodymų rengimą auditams. Tada paklauskite, kiek žingsnių kiekviena sistema pašalina, automatizuoja ar sutrumpina.

Antra, pažvelkite į aplinkines atitikties užduotis, kurios yra šalia tachografų darbo. Jei sistema taip pat seka licencijų patikrinimus, Driver CPC, DQC, patikrinimus, MOT, metinius testus, defektus ir dokumentų saugojimą, tai gali sutaupyti daugiau laiko bendrai nei pigesnis tachografų tik paketas.

Trečia, sąžiningai įvertinkite įgyvendinimą. Paklauskite, kokie duomenys turi būti įkelti, kas tai darys ir kiek laiko užtruks, kol jis taps patikimas. Mažam operatoriui paprastas pradžia yra vertinga, tačiau taip pat svarbu, kad nereikėtų per šešis mėnesius atkurti nustatymo, nes pagrindiniai įrašai buvo palikti už sistemos ribų.

Ketvirta, išbandykite įrodymų gavimą. Tai dažnai pamirštama. Paprašykite tiekėjo parodyti, kaip greitai galite gauti visą vairuotojo failą, transporto priemonės istoriją, pavėluotų atsisiuntimų sąrašą arba įrodymą, kad konkretus pažeidimas buvo aptartas. Sistema, kuri atrodo tvarkingai demonstracijoje, ne visada yra ta, kuri geriausiai veikia, kai esate po spaudimu.

Taip pat verta patikrinti, ar platforma sukurta pagal JK operatoriaus licencijos praktiką. Tokie terminai kaip MOT, metinis testas, DQC, DVLA ir Traffic Commissioner neturėtų jaustis kaip požiūris. Jei produktas yra pritaikytas iš platesnio Europos modelio, įsitikinkite, kad JK darbo eiga yra tikrai naudojama. Vairuotojų valandų taisyklės gali turėti bendrų pagrindų, tačiau įrodymų lūkesčiai dėl operatorių licencijavimo, priežiūros sistemų ir viešųjų tyrimų paruošimo yra labai formuojami JK praktikos.

Kai kuriems operatoriams draudimo ir transporto priemonių patikrinimo patikrinimai taip pat gali būti svarbūs. Jei platesnė atitikties platforma nurodo askMID, Motor Insurers' Bureau arba MIB, patikrinkite, ar tai yra gyva operatyvinė funkcija, kurios jums reikia, ar tiesiog fono informacija. Tas pats taikoma naujesniems priedams ir partnerių įrankiams. Tokie pavadinimai kaip Fleetalyse ar Logivo.AI gali būti aktualūs kai kuriose flotilėse, tačiau jie neturėtų atitraukti dėmesio nuo įrašų kontrolės pagrindų.

Kur Operator Compliance tinka mažiems operatoriams

Operator Compliance geriausiai suprantamas kaip platesnė operatoriaus licencijos atitikties sistema, kuri apima tachografų analizę, o ne kaip tachografų įrankis izoliacijoje. Mažoms flotilėms ši diferenciacija yra svarbi.

Jei jūsų pagrindinė problema yra tiesiog gauti pažeidimų ataskaitas, yra daug produktų, kurie tai gali padaryti. Tačiau jei norite, kad tachografų analizė būtų susijusi su vairuotojų failais, transporto priemonių įrašais, terminais ir pasirašytais įrodymais, OperatorCompliance yra arčiau to, kaip mažas JK operatorius iš tikrųjų dirba.

Praktinis patrauklumas yra tas, kad ta pati sistema gali laikyti tachografų analizę kartu su licencijų patikrinimais, Driver CPC ir DQC datomis, priežiūros planavimu, defektų įrašais, MOT arba metinių testų sekimu ir įrodymų pėdsaku, kurio jums gali prireikti DVSA arba Traffic Commissioner. Tai sumažina poreikį išlaikyti atskiras atitikties salas.

Tai ypač aktualu savininkams-vairuotojams ir mažiems transporto biurams. Tokiose įmonėse našta retai būna ataskaitų trūkumas. Tai yra mažų administracinių darbų kaupimas, terminų praleidimo rizika ir sunkumai įrodant, kad problemos buvo nustatytos ir joms buvo imtasi veiksmų. Platforma, sukurta aplink operatoriaus licencijos įsipareigojimus, gali tai palengvinti efektyviau nei tik tachografų paketas.

Operator Compliance taip pat pozicionuoja save pagal JK operatyvinę realybę. Produktą sukūrė Fleeta Limited, kuri teigia, kad pati veikia sunkvežimiais pagal operatoriaus licenciją ir formavo sistemą pagal DVSA Gaires dėl kelių tinkamumo išlaikymo. Nesvarbu, ar pirkėjas pasirenka ją, ar ne, tai yra teisingas testas, kurį reikia taikyti bet kuriam tiekėjui. Ar sistema atrodo taip, lyg ji buvo sukurta JK atitikties darbui, ar tiesiog pritaikyta paminėti tai?

Mažiems furgonų operatoriams, pereinantiems prie formalesnės atitikties kontrolės, derinys gali būti ypač stiprus. Tachografų įsipareigojimai gali būti kartu su platesniais įrašų laikymo poreikiais, kurie greitai auga, kai flotilė plečiasi. Tas pats taikoma mišrioms flotilėms ir kai kurioms keleivių operacijoms. Skaitytojai, norintys išsamiau pažvelgti į tachografų pusę, gali peržiūrėti tachografų analizės funkcijas.

Vis dėlto tinkamas pasirinkimas vis dar priklauso nuo apimties. Jei jau turite patikimą priežiūros platformą, atskirą dokumentų sistemą ir disciplinuotus procesus aplink vairuotojų įrašus, atskiras tachografų įrankis gali vis dar būti pakankamas. Tačiau jei šie procesai yra išskirstyti tarp popieriaus, skaičiuoklių ir atminties, integruota sistema greičiausiai pasiūlys geresnę vertę.

Protingas pirkimo požiūris yra žemėlapiuoti savo savaitinę atitikties rutiną ir užduoti vieną klausimą. Mėnesio pabaigoje, ar ši programinė įranga palieka jums mažiau laisvų galų? Mažai flotilei tai paprastai yra aiškiausias matas, ar sistema yra verta turėti.

Trumpai tariant, geriausia tachografų analizės programinė įranga mažai flotilei yra ta, kuri padeda jums išlaikyti kontrolę, įrodymus ir rutiną, o ne tik generuoti pažeidimų ataskaitas. JK, kur operatoriai turi galėti parodyti veiksmingas sistemas visose vairuotojose, transporto priemonėse ir įrašuose, tai dažnai rodo į platesnę atitikties platformą, o ne atskirą analizės įrankį. Operator Compliance yra viena iš galimybių, kurioms verta skirti dėmesį, kai ta platesnė kontrolė yra tai, ko verslui iš tikrųjų reikia.