Kontroliuojant Driver CPC ir galiojimo datas

Jei bandote kontroliuoti Driver CPC įrašus ir galiojimo datas, programinė įranga turi daryti daugiau nei siųsti priminimus. JK operatoriui tikrasis darbas yra turėti įrodymus už kiekvieną datą, parodyti, kas ją patikrino, užfiksuoti, kokių veiksmų buvo imtasi, ir laikyti šią informaciją kartu su likusia operatoriaus licencijos byla. Tai svarbu, kai vairuotojas turi dirbti rytoj, kai licencijos patikra randa problemą ir kai DVSA (Kelių saugumo agentūra) arba Traffic Commissioner (Transporto komisaras) prašo pamatyti įrašus.

Daugumai transporto vadybininkų problema nėra viena data atskirai. Tai yra Driver CPC, DQC galiojimo, vairuotojo licencijos patikros, tachografo problemų, įdarbinimo įrašų, transporto priemonių patikrinimų, MOT (techninės apžiūros) ar metinių testų datų ir pasirašytų įrodymų, kurie patvirtina, kad sistema naudojama tinkamai, sankirta. Čia skaičiuoklė pradeda gesti, ir čia tinkama atitikties platforma tampa naudinga.

Ką transporto vadybininkai nori iš šios programinės įrangos

Transporto vadybininkams reikia vienos vietos, kur kontroliuoti vairuotojų atitikties datas ir už jų slypinčius įrašus. Praktikoje tai reiškia programinę įrangą, kuri gali greitai pasakyti tris dalykus.

Pirmiausia, kas šiandien atitinka reikalavimus. Turime žinoti, ar vairuotojas turi tinkamą teisę, ar jų Driver CPC yra galiojantis, ar DQC galiojimo data artėja ir ar kokios nors vidinės patikros ar mokymai yra pavėluoti.

Antra, kas yra numatyta toliau. Naudinga sistema ne tik išvardija datas. Ji jas prioritetizuoja, anksti pažymi artėjančius terminus, kad būtų galima veikti, ir aiškiai nurodo, kas atsakingas už užduotį. Raudonas įspėjimas galiojimo dieną yra per vėlai, jei pamainos jau suplanuotos.

Trečia, kokie įrodymai palaiko įrašą. Jei vairuotojas sako, kad atnaujino kortelę ar baigė mokymus, mums reikia vietos dokumentui saugoti, pažymėti patikros datą ir užfiksuoti, kas tai patvirtino. Audito ar DVSA vizito metu pati data yra tik dalis atsakymo.

JK flotilėms Driver CPC valdymas taip pat yra platesnio teisinio ir operatyvinio konteksto dalis, nei daugelis bendrųjų HR įrankių pripažįsta. Prekių ir keleivinių transporto priemonių operatoriai ne tik stebi darbuotojų kvalifikacijas. Mes valdome įrašus, kurie veikia kelių saugumą, profesinį kompetenciją ir operatoriaus licencijos įsipareigojimus. Todėl transporto vadybininkai dažnai ieško programinės įrangos, kad galėtų kontroliuoti transporto vadybininko CPC įrašus ir flotilės vairuotojų galiojimo datas, o vėliau supranta, kad jiems taip pat reikia aplinkinių atitikties failų.

Veiksminga sistema taip pat turėtų atspindėti, kaip transporto biurai iš tikrųjų veikia. Vairuotojai prisijungia, išeina, keičia depus, pereina tarp transporto priemonių tipų ir dirba per agentūras. Kai kurie įrašai tikrinami centriniu būdu, kai kurie - depų darbuotojų, o kai kurie - transporto vadybininko. Programinė įranga turi su tuo susidoroti, neprarandant atsakomybės.

Praktiniais terminais tikimės, kad sistema suteiks:

• vairuotojų profilius su pagrindinėmis datomis ir dokumentų saugojimu
• įspėjimus prieš galiojimą, o ne tik galiojimo dieną
• užduočių paskirstymą pavadintiems vartotojams
• matomą statusą pavėluotiems elementams
• pastabas, įkėlimus ir pasirašytus įrašus
• ataskaitas pagal depą, vairuotoją, datų tipą ar rizikos lygį
• aiškų auditą, kas ką ir kada pakeitė

Paskutinis punktas yra svarbesnis, nei daugelis pirkėjų tikisi. Jei data yra neteisinga, jei vairuotojui buvo leista dirbti po galiojimo pabaigos, arba jei dokumentas buvo įkeltas vėlai, turime matyti istoriją. Sistema, kuri rodo tik naujausią įrašą, yra silpna, kai įrašai yra ginčijami.

Kuriuos įrašus ir terminus reikėtų stebėti kartu

Driver CPC datos retai būna vienos. Operatoriai paprastai reikia susietų įrašų toje pačioje sistemoje, nes transporto biuras priima sprendimus dėl visų jų vienu metu.

Vairuotojo lygyje pagrindiniai įrašai paprastai apima:

• vairuotojo licencijos patikras
• Driver CPC arba DQC galiojimo datą
• teisę dirbti dokumentus, kai tai susiję su vidiniu procesu
• vairuotojo įdarbinimo ir politikos pripažinimus
• tachografo kortelės galiojimo datą
• skaitmeninio tachografo pažeidimus ir sekimo veiksmus
• medicinos datas, kai tai taikoma vaidmeniui ar teisei
• agentūros vairuotojų patvirtinimus ir periodinius patikrinimus
• įvykių, incidentų ar drausminių įrašų, susijusių su vairavimo rizika

Transporto priemonių ir priekabų lygyje ta pati operacija paprastai taip pat stebi:

• MOT datas
• metinių testų datas taikomoms flotilėms
• saugumo patikros intervalus
• prevencinės priežiūros užsakymus
• defektų pranešimus ir taisymo įrodymus
• padangų patikras
• kalibravimo datas
• VOR laikotarpius ir grąžinimą į eksploataciją
• draudimo detales ir politikos datas
• mokesčius ir kitus veiklos terminus

Prekių ir keleivinių operatorių atveju šių įrašų atskyrimas sukuria akivaizdžią riziką. Vairuotojas gali atrodyti atitinkantis reikalavimus vienoje skaičiuoklėje, tuo tarpu transporto priemonių byla pasakoja kitą istoriją. Depas gali persekioti DQC atnaujinimą, tuo tarpu praleidžia metinio testo užsakymą. Licencijos patikra gali identifikuoti problemą, tačiau jei rezultatas nėra susietas su užduočių valdymu, niekas neatsako už sekimą.

Atskiri skaičiuoklės taip pat sukuria versijų kontrolės problemas. Vienas asmuo atnaujina datą, kitas saugo nuskaitymą bendrame aplanke, trečias siunčia el. laiško priminimą, ir niekas negali parodyti švaraus audito pėdsako. Jei transporto vadybininkas yra nebuvęs, procesas dažnai sustoja, nes žinios yra su asmeniu, o ne su sistema.

Štai kodėl daugelis operatorių nori vienos platformos, kuri apimtų vairuotojo įrašą ir operatoriaus licencijos bylą kartu. Nauda yra ne tik patogumas. Tai galimybė matyti atitiktį kontekste. Jei vairuotojo licencijos patikra yra numatyta, galime peržiūrėti jų tachografo sekimą tuo pačiu metu. Jei transporto priemonė yra VOR, galime parodyti priežiūros ir grąžinimo įrašus, neieškodami per kelias sistemas. Mūsų straipsnis apie kaip palyginti atitikties sistemas JK transporto vadybininkams išsamiau nagrinėja šį platesnį palyginimą.

Yra ir JK specifinė pastaba. Kai kuri programinė įranga yra sukurta turint omenyje plačią ES flotilės rinką ir traktuoja vairuotojų kvalifikacijos datas kaip bendrą akreditacijos klausimą. JK operatoriams reikia įrašų, kurie atitiktų JK darbo eigą, įskaitant DVLA (Vairuotojų ir transporto priemonių agentūra) patikras, DVSA priežiūros lūkesčius ir įrodymų standartus, kurie yra svarbūs, jei Transporto komisaras peržiūri operaciją. Kur taisyklės skiriasi tarp JK ir ES, programinė įranga neturėtų jas sumaišyti į vieną procesą.

Kaip palyginti programinę įrangą be priminimų

Priminti sistema yra lengva įsigyti ir lengva išaugti. Geresnis testas yra paklausti, kas nutinka po priminimo.

Jei DQC galioja pasibaigti per 30 dienų, programinė įranga turėtų leisti mums priskirti veiksmą, užfiksuoti kontaktą su vairuotoju, įkelti pakeitimo įrodymą, kai jis gautas, ir parodyti, ar užduotis buvo atlikta laiku. Jei to negalima padaryti, vis tiek pasikliaujame el. laiškų grandinėmis ir rankraščiais.

Palygindami sistemas, siūlome atkreipti dėmesį į penkias praktines sritis.

Pirmiausia, įrodymų saugojimas. Ar galime saugoti nuskaitymus, nuotraukas, PDF ir kitus failus prieš vairuotojo ar transporto priemonės įrašą? Ar lengva juos atgauti audito metu? Data be palaikančio dokumento yra tik pusė įrašo.

Antra, audito pėdsakas. Sistema turėtų užfiksuoti, kas įvedė datą, kas ją pakeitė, kada buvo sugeneruoti priminimai ir kada buvo pridėti įrodymai. Jei terminas praleistas, turime suprasti kodėl. Jei įrašas yra ginčijamas, turime parodyti istoriją.

Trečia, užduočių nuosavybė. Įspėjimai, siunčiami į bendrą pašto dėžutę, nėra pakankami. Geros programinės įrangos leidžia mums priskirti užduotis pavadintiems vartotojams, sekti pažangą ir eskaluoti pavėluotas veiklas. Tai ypač svarbu keliuose depuose arba kai dalyvauja agentūros darbuotojai.

Ketvirta, ataskaitos. Turėtume galėti matyti artėjančius galiojimus pagal laikotarpį, depą, vairuotojų grupę ar dokumentų tipą. Padeda, jei ataskaitos taip pat gali parodyti pavėluotus elementus, trūkstamus įrodymus ir tendencijas pakartotiniuose nesėkmiuose. Operatyviniu požiūriu tai yra būdas pereiti nuo reagavimo prie valdymo.

Penkta, pasirašyti įrašai. Operatorius-licencijos atitikties atveju pasirašytas ar pripažintas įrašas dažnai yra toks pat svarbus kaip ir pati data. Tai gali būti pasirašyta ataskaita, defekto pripažinimas, atliktas patikrinimas arba vidinės politikos patvirtinimas. Jei programinė įranga negali užfiksuoti šio įrodymo, vis tiek reikia paralelinio popierinio proceso.

Taip pat yra techninių punktų, kuriuos verta patikrinti. Ar sistema gali keistis duomenimis per REST API, jei reikia, kad ji būtų prijungta prie kitos platformos? Ar ji palaiko webhook'us įvykių pagrindu atnaujinimams? Ar ji gali tilpti su susijusiomis flotilės duomenų šaltiniais, pvz., askMID per Motor Insurers' Bureau arba MIB, kur šios patikros yra mūsų proceso dalis? Tai nėra pirmieji klausimai, kuriuos kiekvienas operatorius užduoda, tačiau jie yra svarbūs, kai sistema tampa centrine atitikties dalimi.

Transporto komandoms, kurios nori integruoti licencijos patikras į tą pačią darbo eigą, mūsų gidas apie vairuotojo licencijos patikros programinę įrangą kurjerių flotilėms rodo, kokios funkcijos daro skirtumą kasdieniniame naudojime.

Kada vairuotojo įrašų įrankis yra pakankamas ir kada ne

Paprastas vairuotojo galiojimo įrankis gali būti pakankamas, jei operacija yra maža ir reikalavimas yra siauras. Pavyzdžiui, jei mums reikia stebėti tik Driver CPC, DQC, vairuotojo licencijos patikras ir keletą vidinių mokymų datų ribotam skaičiui vairuotojų, orientuota sistema gali atlikti darbą.

Tai dažniausiai veikia geriausiai, kai:

• yra nedaug transporto priemonių arba jų nėra pagal mūsų operatoriaus licenciją
• priežiūros įrašai tvarkomi kitur su stipriais kontrolės mechanizmais
• naudotojų bazė yra maža
• procesas yra centralizuotas, kai vienas asmuo atsako už atnaujinimus
• yra mažai poreikio tarp vairuotojų ir transporto priemonių įrašų kryžminiam ataskaitų teikimui

Net ir tada, įrankis vis tiek turi turėti įrodymų saugojimą, priminimus ir gerą audito pėdsaką. Pagrindinis kalendorius su el. laiškų priminimais nėra tas pats dalykas.

Plačiau atitikties platforma paprastai yra geresnis pasirinkimas, kai vairuotojo įrašas veikia platesnius operatoriaus licencijos įsipareigojimus. Tai taikoma daugumai krovinių flotilių, autobusų ir mikroautobusų operatorių, mišrių furgonų ir HGV flotilių, savininkų vairuotojų, augančių virš kelių turtų, ir agentūrų, kurioms reikia dokumentuotų patikrų tarp kelių žmonių ir datų.

Jūs labiau tikėtina, kad jums reikės platesnės platformos, jei:

• turite operatoriaus licenciją ir reikia įrašų, paruoštų DVSA
• valdotės MOT, metinių testų, patikrinimų ir defektų datas, taip pat vairuotojų datas
• reikia tachografo analizės ir sekimo įrodymų toje pačioje vietoje
• daugelis vartotojų atnaujina įrašus per depus ar sutartis
• reikia pasirašytų įrodymų viešajai apklausai ar audito bylai
• norite vienos įrašų sistemos, o ne skaičiuoklių ir bendrų aplankų
• reikia parodyti transporto vadybininko priežiūrą, o ne tik priminimus

Tai ta akimirka, kai tik vairuotojo įrankis pradeda kurti aklųjų vietas. Jis gali pasakyti, kad vairuotojo DQC galioja kitą mėnesį, tačiau jis neparodys, ar transporto priemonės byla yra pilna, ar VOR laikotarpiai buvo užfiksuoti teisingai, ar defektai buvo pasirašyti, ar transporto vadybininkas gali parodyti veiksmingą kontrolę visoje operacijoje.

Kaip Operator Compliance atitinka JK operatoriaus licencijos darbo eigą

Operator Compliance yra sukurta operatoriams, kuriems reikia vairuotojų įrašų, susietų su likusia atitikties byla, o ne laikomų atskirame administraciniame silo. Mes naudojame ją taip, kaip JK prekių ir keleivinių flotilės iš tikrųjų veikia, su vairuotojų, transporto priemonių ir priekabų įsipareigojimais, valdomais kartu ir paremtais įrodymais.

Tai svarbu, nes transporto vadybininko darbas nėra palaikyti datų sąrašą. Jo užduotis yra valdyti atitinkamą sistemą. JK operatoriaus licencijos darbo eigoje Driver CPC data gali sukelti licencijos patikrą, pokalbį su vairuotoju, dokumento įkėlimą, pasirašytą pastabą ir planavimo sprendimą. Tas pats biuras taip pat valdo patikrinimus, MOT ar metinių testų užsakymus, VOR laikotarpius, tachografo problemas ir priežiūros įrašus. OperatorCompliance yra sukurta aplink šį sujungtą procesą.

Platforma buvo sukurta Fleeta Limited, ir šis fonas yra svarbus. Produktas atspindi įrašų laikymo lūkesčius, su kuriais operatoriai susiduria realiame gyvenime, įskaitant struktūrą, nustatytą DVSA Gido dėl Kelių Saugumo. Tai nėra bendroji HR priminimų programa su transporto etiketėmis, pridėtomis vėliau.

Praktikoje operatoriai naudoja Operator Compliance, kad išlaikytų:

• vairuotojo licencijos ir Driver CPC įrašus
• DQC ir kitų galiojimo datas
• transporto priemonių ir priekabų priežiūros tvarkaraščius
• MOT ir metinių testų terminus
• defektų ir taisymo įrodymus
• VOR istoriją
• tachografo analizės įrašus ir sekimo veiksmus
• pasirašytus dokumentus ir audito paruoštus palaikančius failus

Tai naudinga kasdien, ir tai naudinga, kai reikia greitai pateikti įrašus. Jei DVSA apsilanko, jei klientas audituoja flotilę, arba jei Transporto komisaras prašo įrodymų, byla nėra išskirstyta po skaičiuokles, pašto dėžutes ir depų aplankus.

Operator Compliance taip pat atitinka platesnę valdymo rutiną aplink operatoriaus licencijos atsakomybes. Transporto vadybininkai dažnai turi peržiūrėti artėjančius terminus pagal depą, patvirtinti, kad patikrinimai buvo atlikti laiku, ir patikrinti, ar pavėluoti vairuotojų veiksmai buvo sekami. Tai operatyviniai uždaviniai, o ne tik duomenų įvedimo uždaviniai. Mūsų puslapis apie transporto vadybininkus, kuriems reikia vienos vietos vairuotojų, transporto priemonių ir priekabų atitikties išsamiau paaiškina šią darbo eigą.

Operatoriams, kurie kuria stipresnį atitikties failą, sistema taip pat natūraliai dera su procesais, tokiais kaip VOL įrašų valdymas, tachografo peržiūra ir priežiūros priežiūra. Jei jūsų rūpestis apima, ar jūsų VOR įrašai atlaikytų patikrinimą, mūsų straipsnis apie VOR įrašų laikymą pasiruošus DVSA vizitui taip pat yra vertas perskaityti.

Kai kurie operatoriai taip pat norės sistemos jungiamumo. Kai reikia, Operator Compliance gali būti integruota į platesnį flotilės technologijų rinkinį, ir tokie terminai kaip REST API ir webhook'ai yra svarbūs. Kiti tiesiog nori aiškaus, naudojamo atitikties įrašo be techninės sudėtingumo. Abu požiūriai yra galiojantys, jei pagrindinė darbo eiga išlieka stipri.

Mes taip pat pripažįstame, kad kai kurios įmonės lygins specializuotas transporto sistemas su gretimais įrankiais ar duomenų produktais, įskaitant Fleetalyse ar Logivo.AI. Teisingas klausimas nėra, ar platforma gali siųsti įspėjimą. Tai yra, ar ji palaiko faktinius JK operatoriaus įsipareigojimus, su įrašais, kurie turi prasmę DVSA, Transporto komisarui ir transporto vadybininkui, kuris turi už juos stoti.

Jei jūsų dabartinis procesas dėl Driver CPC ir galiojimo datų vis dar remiasi atskiromis skaičiuoklėmis, bendromis diskais ir el. laiškų priminimais, rizika nėra tik ta, kad data gali būti praleista. Didesnė rizika yra ta, kad įrodymų pėdsakas yra nebaigtas, kai jums to labiausiai reikia. Tinkama atitikties sistema turėtų sumažinti šią riziką, sujungdama datas, dokumentus, užduotis ir atsakomybę vienoje vietoje. Tai yra spraga, kurią Operator Compliance yra sukurta užpildyti.