Tachografų patvirtinimo įrankiai, kurie atlaiko DVSA patikrinimus

Jei lyginate tachografų patvirtinimo programinę įrangą transporto vadybininkams, pagrindinis klausimas nėra tai, ar sistema gali nustatyti pažeidimus. Dauguma gali. Tikrasis išbandymas yra tai, ar ji padeda mums aiškiai ir chronologiškai parodyti, kad kiekvienas klausimas buvo peržiūrėtas, su vairuotoju buvo kalbėta, kai to reikėjo, sekimas buvo baigtas, o įrodymai yra paruošti, jei DVSA prašo juos pamatyti.

Tai svarbu, nes DVSA vizitas ar viešoji apklausa retai būna apie vieną ataskaitą atskirai. Tai apie tai, ar mūsų sistemos yra veiksmingos, ar valdymo kontrolė yra reali ir ar mūsų įrašai palaiko tai, ką sakome, kad įvyko. Geras tachografų patvirtinimo programinė įranga turėtų todėl daryti daugiau nei analizuoti duomenis. Ji turėtų padėti mums išlaikyti gynybinį atitikties įrašą tarp vairuotojų, transporto priemonių, depų ir datų.

Ką transporto vadybininkai iš tikrųjų reikia iš tachografų patvirtinimo programinės įrangos

Pagrindinė tachografų analizė sako, kas įvyko. Pilnas patvirtinimo procesas rodo, ką mes padarėme dėl to.

Šis skirtumas dažnai praleidžiamas. Standartinė analizės priemonė gali importuoti vairuotojų kortelių ir transporto priemonių duomenis, nustatyti vairuotojų darbo valandų problemas, išvardinti trūkstamą kilometrų skaičių, parodyti nežinomus keliones, pažymėti galimas darbo laiko problemas ir pateikti poilsio ir pertraukų išimtis. Naudinga, taip, bet tai tik pirmas žingsnis.

DVSA patikrinimui transporto vadybininkams reikia proceso, kuris fiksuoja valdymo veiksmus prieš tas išimtis. Praktikoje tai reiškia:

• įvykis ar pažeidimas yra matomas
• kas nors jį peržiūri
• peržiūra yra datuojama
• rezultatas yra fiksuojamas
• vairuotojas gali būti apklaustas arba paprašytas tai patvirtinti
• bet kokie tolesni veiksmai yra registruojami
• palaikantys dokumentai yra saugomi su byla

Jei vairuotojas viršija kasdienį vairavimą, praleidžia sumažinto savaitinio poilsio taisyklę, pamiršta rankinį įrašą arba sukuria pakartotinį nežinomą kilometrų skaičių, mums reikia daugiau nei raudona vėliava ant prietaisų skydelio. Turime parodyti, ar tai buvo priimta kaip atskira klaida, ar laikoma mokymo klausimu, ar perduota formaliai apklausai, ar susijusi su platesne planavimo problema.

Tai, ką turėtų palaikyti tinkama patvirtinimo programinė įranga. Ji turėtų leisti mums sukurti įrašą, kuris sako, pavyzdžiui, peržiūrėta kovo 14 d. transporto vadybininko, su vairuotoju kalbėta kovo 15 d., gauta paaiškinimas, išduotas atnaujinimo pranešimas, sekantys keturi savaitės stebimi. Tai yra skirtumas tarp analizės ir įrodymų.

Datų įrodymai yra svarbūs. DVSA inspektoriai ir Transporto komisaras nesidomi, ar vadybininkas ketino spręsti problemą. Jie nori matyti, kad problema buvo iš tikrųjų peržiūrėta ir uždaryta, arba laikoma atvira su priežastimi. Geras sistema turėtų išlaikyti laiko žymes, vartotojo veiksmus, pastabas, priedus ir statuso istoriją.

Čia taip pat geriausia tachografų patvirtinimo programinė įranga transporto vadybininkams atsiskiria nuo ataskaitų įrankio. Ji neturėtų tiesiog eksportuoti PDF. Ji turėtų palaikyti darbo eigą. Jei vairuotojas nepatvirtino apklausos, tai turėtų likti matoma. Jei problema yra tiriama, ji turėtų būti atvira, o ne tyliai prarasta pašto dėžutėje. Jei egzistuoja palaikantys įrodymai, tokie kaip maršruto instrukcija, keltų rezervacija, gedimo užrašas ar VOR įrašas, jie turėtų būti susiję su byla.

Mišrioms flotilėms taip pat yra praktinis aspektas apie JK taisykles ir platesnį ES veikimą. Jei mes vežame tik Didžiojoje Britanijoje, mūsų patikrinimai gali būti labiau orientuoti į vidaus operacijas ir JK vykdymo kontekstą. Jei mes siunčiame transporto priemones tarptautiniu mastu, mums reikia, kad programinė įranga galėtų susidoroti su taikomais tachografų taisyklėmis ir įrašais taip, kad vis tiek būtų sukurtas aiškus JK valdymo pėdsakas. Teisinė sistema ne visada yra identiška tarp JK ir ES, todėl patvirtinimo įrašas turi būti suprantamas kontekste, kuriame mes esame reguliuojami čia.

Kokios funkcijos yra svarbiausios lyginant sistemas

Kai mes lyginame sistemas, naudingiausias klausimas yra paprastas. Ar galime išlaikyti visą istoriją kartu?

Svarbiausios funkcijos paprastai apima šiuos dalykus.

Vairuotojo patvirtinimas. Jei vairuotojas yra apklaustas dėl pažeidimo ar pakartotinio modelio, sistema turėtų leisti aiškų patvirtinimo procesą. Tai gali būti skaitmeninis parašas, patvirtintas gavimas arba vairuotojo portalo veiksmas. Svarbu, kad galėtume parodyti, kad vairuotojas tai matė, ir kada.

Vadybininko peržiūra. Turėtų būti aiškus peržiūros etapas, o ne tik prielaida, kad ataskaita buvo perskaityta. Mums reikia vardinių vartotojų, peržiūros datų, komentarų ir rezultatų.

Auditų pėdsakas. Kiekvienas reikšmingas veiksmas turėtų būti atsekamas. Jei užrašas pridedamas, statusas keičiasi arba byla uždaroma, turėtume matyti, kas tai padarė ir kada. Be to, įrašus sunkiau ginti.

Dokumentų saugojimas. Tachografų problemos retai būna atskiros. Galime prireikti pridėti nuskenuotus laiškus, mokymo užrašus, ekrano nuotraukas, maršruto planus, keltų įrodymus, dirbtuvės įrašus ar drausminius dokumentus. Jei jie gyvena kitur, patvirtinimo pėdsakas silpnėja.

Išimčių tvarkymas. Ne kiekvienas įspėjimas nusipelno tokio paties elgesio. Vienkartinė rankinio įrašo problema nėra ta pati, kas pakartotinis viršijimas. Programinė įranga turėtų leisti mums klasifikuoti, prioritetizuoti ir protingai tvarkyti išimtis.

Ataskaitos. Mums reikia ataskaitų, kurios palaiko kasdienį valdymą ir formalią peržiūrą. Tai paprastai reiškia vairuotojų tendencijas, depų tendencijas, neišspręstas apklausas, neišspręstas bylas, pakartotinius pažeidėjus ir vadybininko įsikišimo įrodymus per tam tikrą laikotarpį.

Daugiadepų naudojimas. Operatoriams, turintiems daugiau nei vieną vietą, sistema turėtų leisti vietinį veiksmą su centriniu stebėjimu. Centrinė būstinė gali norėti grupės ataskaitų, o depų vadybininkai tvarkyti pirmąją peržiūrą. Leidimai ir matomumas čia yra svarbūs.

Įrodymų išlaikymo paprastumas. Tai dažnai yra lemiamas veiksnys. Jei vis dar turime naudoti bendrus diskus, el. pašto grandines ir skaičiuokles, kad užbaigtume vaizdą, programinė įranga iš tikrųjų neatlieka patvirtinimo darbo.

Štai kodėl mes skatiname transporto vadybininkus žiūrėti už pažeidimo ataskaitos ribų. Mūsų gide apie kaip palyginti atitikties sistemas JK transporto vadybininkams mes apžvelgiame skirtumą tarp funkcijų sąrašo ir atitikties proceso.

Taip pat yra praktinis aspektas apie naudojimo paprastumą. Sistema gali turėti kiekvieną galimą lauką ir vis tiek nepavykti, jei vadybininkai negali greitai spręsti išimčių. Patvirtinimas turi būti pakankamai efektyvus, kad vyktų kiekvieną savaitę, o ne tik prieš auditą. Programinė įranga turėtų padėti mums pereiti nuo įspėjimo prie veiksmų be nereikalingo administravimo.

Mažesniems operatoriams tinkamas balansas gali būti paprastesnis. Didesnėms flotilėms su agentūros vairuotojais, keliais depais ir mišriomis transporto priemonėmis darbo eigos kontrolė tampa svarbesnė. Bet kuriuo atveju programinė įranga turėtų palengvinti atsakymą į pagrindinį DVSA klausimą, parodyti, ką jūs nustatėte, ką padarėte ir kur yra įrašas.

Kaip patvirtinimas atitinka operatoriaus licencijos atitiktį

Tachografų patvirtinimas neturėtų būti atskirtas nuo likusios operatoriaus licencijos bylos.

Transporto vadybininko atsakomybės apima vairuotojų valandas, transporto priemonių tinkamumą, įrašų tvarkymą, priežiūros planavimą ir valdymo kontrolę. Jei mūsų tachografų procesas yra stiprus, bet mūsų MOT planavimas, patikrinimų įrašai ar vairuotojų patikrinimai yra fragmentuoti, mes vis tiek turime atitikties silpnumą.

Praktikoje patvirtinimas turėtų būti susijęs su:

• saugumo patikrinimų tvarkaraščiais
• MOT ir metinių testų datomis
• transporto priemonių ir priekabų priežiūros istorija
• VOR laikotarpiais
• vairuotojų licencijų patikrinimais su DVLA
• Driver CPC stebėjimu
• DQC galiojimo įrašais
• defektų pranešimu
• draudimo ir politikos įrašais
• operatoriaus dokumentacija, laikoma VOL ir Transporto komisaro patikrinimui

Paimkite paprastą pavyzdį. Vairuotojo kortelė rodo trūkstamą kilometrų skaičių laikotarpiu, kai transporto priemonė tariamai buvo ne kelyje. Jei mūsų programinė įranga taip pat laiko VOR laikotarpį ir dirbtuvės įrašą, galime tai greitai paaiškinti. Jei tachografų ataskaita yra vienoje sistemoje, o transporto priemonės statusas kitoje, mes priklausome nuo to, kad kas nors prisimins atsakymą.

Tas pats taikoma licencijų ir mokymų patikrinimams. Tachografų problemų modelis gali rodyti vairuotoją, kuris taip pat turi pasibaigusį Driver CPC terminą, pasibaigusį DQC arba pakartotinius defektų pranešimų nesėkmes. Sujungta sistema padeda mums anksčiau pastebėti valdymo riziką.

Tai ypač svarbu operatoriams, kuriems reikia nuoseklios Transporto komisaro bylos. DVSA stalo vertinimo, tyrimo ar viešos apklausos paruošimo etape galime prireikti traukti įrašus pagal vairuotoją, transporto priemonę, datų intervalą ar temą. Jei tachografų patvirtinimas gyvena vienoje vietoje, patikrinimai kitoje, MOT priminimai kalendoriuje, o apklausos užrašai el. pašte, tos bylos paruošimas tampa lėtas ir rizikingas.

Tai viena iš priežasčių, kodėl mes sukūrėme Operator Compliance aplink tai, kaip operatoriaus licencijos įrodymai iš tikrųjų yra palaikomi. Būdami Fleeta Limited dalimi, mes sukūrėme produktą pagal DVSA Gidą, kaip išlaikyti tinkamumą keliuose ir praktinius operatorių poreikius, kurie turi pateikti įrašus, o ne tik saugoti duomenis.

Jei peržiūrite savo platesnį procesą, mūsų puslapiai apie transporto vadybininko atsakomybes ir tachografų analizės funkcijas ir darbo eigą yra naudinga pradžia.

Kur atskiri tachografų įrankiai gali būti nepakankami

Tachografų tik produktas gali gerai atlikti analizę ir vis tiek palikti operatyvinius trūkumus.

Dažna problema yra atskyrimas. Tachografų ataskaita gali būti stipri, tačiau sekimo procesas vyksta Outlook, vairuotojo patvirtinimas yra popieriuje, priežiūros kontekstas yra kitoje duomenų bazėje, o išimčių sekimo priemonė yra Excel lapas, kurį palaiko vienas asmuo. Tai veikia, kol nėra darbuotojų nebuvimo, depų augimo ar išorinių patikrinimų.

Trūkumai paprastai pasireiškia penkiose vietose.

Pirmiausia, įrodymai yra paskirstyti sistemose. Galime matyti pažeidimą, bet ne susijusią apklausos užrašą, licencijos patikrinimą, mokymo įrašą ar VOR paaiškinimą vienoje vietoje.

Antra, sekimas priklauso nuo atminties. Jei programinė įranga nustato problemas, bet nevaldo veiksmų, transporto vadybininkai galiausiai naudoja dienoraščio priminimus, skaičiuokles ir el. pašto aplankus, kad sekti atsakymus.

Trečia, auditų pėdsakai yra nebaigti. Atskira priemonė gali rodyti, kad ataskaita buvo sugeneruota, bet ne kas ją peržiūrėjo, ar su vairuotoju buvo kalbėta, ar kada klausimas buvo uždarytas.

Ketvirta, valdymo ataskaitos tampa rankiniu būdu. Vyresnysis valdymas gali prašyti neišspręstų pažeidimų pagal depą, pakartotinių vairuotojų per ISO savaitės ciklą arba ryšius tarp vairuotojų valandų problemų ir agentūros naudojimo. Jei programinė įranga negali to tiesiogiai atsakyti, kažkas sukuria atskirą ataskaitą rankiniu būdu.

Penkta, pasiruošimas DVSA tampa sunkesnis nei turėtų būti. Problema nėra tik tai, ar įrašai egzistuoja. Tai, ar jie yra nuoseklūs.

Čia paprastai turi pranašumą platesnės atitikties sistemos. Jos leidžia tachografų patvirtinimui būti šalia priežiūros, defektų, patikrinimų, licencijų patikrinimų ir dokumentų kontrolės. Tai sumažina galimybę praleisti kontekstą ir palengvina valdymo pėdsako gynybą.

Kai kurioms flotilėms specializuota tachografų paketas gali vis dar būti pakankamas, ypač kai operacija yra maža ir savininkas-vairuotojas tvarko viską tiesiogiai. Bet kai turime kelis vairuotojus, reguliariai naudojamas agentūras, kelis depus ar poreikį bendram prieigai tarp transporto ir atitikties komandų, tachografų tik požiūris dažnai pradeda kurti papildomą administravimą, o ne jį pašalinti.

Tas pats principas pasirodo susijusiose srityse. Mes atskirai rašėme apie defektų įrašų programinę įrangą, kuri atlaiko patikrinimus, nes silpnumas dažnai nėra pats duomenų surinkimas, bet fragmentuotas auditų pėdsakas po to.

Kaip pasirinkti tinkamą sistemą savo operacijai

Tinkamas pasirinkimas priklauso nuo flotilės formos ir to, kaip atitikties darbas iš tikrųjų atliekamas.

Savivaldybės vairuotojui ar labai mažai krovinių vežimo įmonei paprastumas yra svarbus. Jei vienas asmuo vairuoja, planuoja priežiūrą, rezervuoja MOT, tvarko metinių testų datas, kai tai aktualu, ir sprendžia vairuotojų įrašus, sistema turi būti greita prižiūrėti. Per daug sudėtinga darbo eiga gali tapti našta.

Didesnėms krovinių vežimo flotilėms prioritetas paprastai yra kontrolė tarp daugelio vairuotojų ir transporto priemonių. Tai reiškia stiprų išimčių valdymą, depų matomumą, dokumentų saugojimą ir ataskaitas pagal vadybininką, vairuotoją ir vietą.

Autobusų ir mikroautobusų operatoriams taikomos tos pačios pagrindinės principai, tačiau operatyvinis modelis gali būti skirtingas. Vairuotojų paskirstymas, paslaugų darbai, keli depai ir metinių testų reikalavimai dažnai daro centrinius stebėjimus svarbesnius. Programinė įranga turėtų sugebėti susidoroti su ta struktūra, nesukeldama vietinio veiksmų sunkumų.

Furgonų flotilėms ir kurjeriams klausimas dažnai yra, ar verslui reikia grynai tachografų tvarkymo, ar platesnės operatoriaus licencijos atitikties. Jei flotilė apima transporto priemones, esančias operatoriaus licencijos taikymo srityje, tada tachografų patvirtinimas turėtų būti šalia priežiūros ir vairuotojų patikrinimų, o ne atskirai nuo jų.

Rekrutavimo įmonėms ir vairuotojų agentūroms dėmesys gali būti skiriamas laikiniems vairuotojų įrašams, licencijų patikrinimams, Driver CPC įrodymams ir DQC matomumui, o tachografų sekimas reikalauja aiškaus nuosavybės tarp agentūros ir operatoriaus.

Vertindami sistemas, mes siūlome atkreipti dėmesį į šiuos aspektus.

Flotilės tipas ir sudėtingumas. Krovinių vežimas, autobusai ir mikroautobusai, mišri flotilė, savininkas-vairuotojas, agentūros naudojimas. Darbo eigos poreikiai skirsis.

Vairuotojų ir depų skaičius. Procesas, kuris veikia 10 vairuotojų, gali nepavykti 200, jei jis remiasi rankiniu sekimu.

Agentūros naudojimas. Ar sistema gali susidoroti su trumpalaikiais vairuotojais, išoriniais įrašais ir laikinais prieigos teisėmis?

Įrodymų tvarkymas. Ar galime išlaikyti apklausas, patvirtinimus ir palaikančius dokumentus kartu?

Ataskaitų poreikiai. Ar mums reikia tik vairuotojų lygio ataskaitų, ar taip pat valdybos lygio tendencijų ataskaitų?

Įgyvendinimo pastangos. Kiek nustatymo reikia transporto priemonėms, priekaboms, vairuotojams, vartotojams ir dokumentų kategorijoms? Geras sistema turėtų būti struktūrizuota, bet ne skausminga priimti.

Integracijos reikalavimai. Jei duomenys turi judėti tarp platformų, anksti paklauskite, ar yra REST API prieiga arba webhooks. Kai kuriems operatoriams integracijos su telematika, atlyginimų, HR ar vidiniais BI įrankiais yra svarbios. Kitiems - ne.

Susiję atitikties duomenys. Ar sistema taip pat gali sekti MOT, metinius testus, patikrinimus, VOR laiką, draudimą, politikos dokumentus ir vairuotojų įrašus?

Išoriniai patikrinimai ir patvirtinimas. Kai kurie operatoriai taip pat nori ryšių su paslaugomis, tokiomis kaip askMID, arba įrašais, susijusiais su draudikų ir transporto priemonių patvirtinimu per Motor Insurers' Bureau arba MIB kontekste. Svarbu ne surinkti kiekvieną galimą šaltinį, bet sumažinti atskirus rankinius paieškas, kur jie palaiko atitikties kontrolę.

Jei lyginate naujesnes platformas, taip pat galite matyti nuorodas į įrankius ir paslaugas, tokias kaip Fleetalyse arba Logivo.AI platesnėje flotilės programinės įrangos rinkoje. Svarbiausia nėra etiketė. Svarbu, ar sistema padeda mums išlaikyti išsamų operatoriaus licencijos įrašą, kuris atlaiko, kai kas nors nepriklausomas jį tikrina.

Operator Compliance mes koncentruojamės į tą platesnį įrašą. Tachografų patvirtinimas yra svarbus, tačiau jis yra gynybinis tik tada, kai jis yra kartu su kitais įrodymais, kurių reikia transporto vadybininkui. Štai kodėl OperatorCompliance yra sukurtas išlaikyti vairuotojų, transporto priemonių ir dokumentų įrašus kartu, su darbo eigomis, kurios atspindi, kaip operatoriai iš tikrųjų tikrinami JK.

Jei esate pasirinkimo etape tarp tachografų tik produkto ir platesnės atitikties platformos, pradėkite žemėlapiu savo dabartinį procesą nuo įspėjimo iki uždaryto veiksmo. Įtraukite kiekvieną skaičiuoklę, kiekvieną el. laišką, kiekvieną popierinį parašą ir kiekvieną bendrą diską. Tinkama sistema yra ta, kuri pašalina tuos silpnus taškus ir palieka jums datuotą, atsekamą įrašą, kurį DVSA gali sekti be spėlionių.

Ką reiškia tachografų patvirtinimo programinė įranga?

Tai programinė įranga, kuri padeda transporto vadybininkams peržiūrėti tachografų problemas, fiksuoti atliktus veiksmus, užfiksuoti vairuotojo patvirtinimą, kai to reikia, ir išlaikyti datuotus priežiūros įrodymus.

Ar tachografų analizė yra tas pats, kas patvirtinimas?

Ne. Analizė nustato įvykius ir pažeidimus. Patvirtinimas yra valdymo procesas, kuris rodo, kas juos peržiūrėjo, kas buvo aptarta, kokie veiksmai buvo atlikti ir kada tai buvo baigta.

Kodėl pasirašyti įrodymai yra svarbūs?

Tai padeda parodyti, kad išimtys nebuvo ignoruojamos. Operatoriams svarbiausias dalykas yra galimybė pateikti aiškų auditų pėdsaką, jei DVSA ar Transporto komisaras prašo įrašų.

Ar tachografų patvirtinimas turėtų būti platesnėje atitikties programinėje įrangoje?

Daugeliui operatorių taip. Laikant tachografų įrodymus šalia priežiūros, vairuotojų ir transporto priemonių įrašų, lengviau valdyti operatoriaus licencijos pareigas vienoje vietoje.

Ką turėtų prašyti transporto vadybininkas demonstracijoje?

Prašykite pamatyti visą kelią nuo įvykio nustatymo iki vadybininko peržiūros, vairuotojo diskusijos, saugomų įrodymų, ataskaitų ir kaip greitai įrašai gali būti pateikti konkrečiam vairuotojui ar datų intervalui.