Audito paruoštas įrodymas JK operatoriams: Kelių komisijos tyrimas

Audito paruoštas įrodymas JK operatoriams: Kelių komisijos tyrimas

Kelių komisijos viešas tyrimas yra oficialus reguliavimo posėdis, kuris gali sustabdyti arba atšaukti operatoriaus O-licenciją. Jei buvote pakviestas, perskaitykite kvietimo laišką dabar, atkreipkite dėmesį į pranešimo laikotarpį ir pradėkite rinkti indeksuotus, laiko žymėtus priežiūros ir vairuotojų darbo valandų įrašus. Anksti pasikonsultuokite su teisininku, jei kaltinimai liečia reputaciją ar saugumą.

TL;DR:

• Operatoriai turėtų pradėti rinkti ir indeksuoti visus svarbius priežiūros, vairuotojų ir tachografų įrašus, kai tik gauna kvietimo laišką, kad užtikrintų greitą prieigą per posėdį.
• Pranešimai paprastai suteikia 14-28 dienų pasiruošimui, ilgesni laikotarpiai transporto vadybininkams, susiduriantiems su reputacijos klausimais, o atidėjimai reikalauja stiprių įrodymų.
• Dalyvavimas priklauso nuo operatoriaus struktūros: individualūs verslininkai dalyvauja asmeniškai, įmonės su įgaliotais atstovais, o transporto vadybininkai dalyvauja atskirai, jei keliamas reputacijos klausimas.
• Įrodymai turėtų būti organizuoti logiškai, įskaitant pasirašytus defektų pranešimus, laiko žymėtus patikrinimus ir išsamius skaitmeninius atsisiuntimus, geriausia paruoštus gerokai prieš gaunant kvietimo pranešimą.
• Naudojant specializuotą laivyno atitikties programinę įrangą, greitai sukuriami audito paruošti įrodymų paketai, sumažinant paskutinės minutės skubėjimą ir padidinant palankaus rezultato tikimybę.

Turinys

• Kas yra Kelių komisijos viešas tyrimas?
• Kodėl galite būti pakviestas į Kelių komisijos posėdį?
• Kvietimo laiškas, pranešimo laikotarpiai ir logistika
• Kas turėtų dalyvauti ir kaip organizuoti atstovavimą?
• Kas vyksta per posėdį?
• Kokios sankcijos ir rezultatai gali sekti?
• Kaip pasiruošti: operatoriaus kontrolinis sąrašas ir įrodymų paketo šablonas
• Pradiniai posėdžiai: kas tai ir kodėl jie svarbūs
• Kaip pateikti audito paruoštus įrodymus?
• Kokie maži pokyčiai iš tikrųjų užkerta kelią blogiausiems rezultatams?
• Kaip OperatorCompliance užtikrina, kad būtumėte pasiruošę audito posėdžiui
• Šaltiniai

Kas yra Kelių komisijos viešas tyrimas?

Viešas tyrimas yra tribunolo posėdis, kuriame Kelių komisija nusprendžia, ar suteikti, atsisakyti, apriboti ar atšaukti operatoriaus licenciją, ar transporto vadybininkas išlaiko savo reputaciją. Gov aprašo procesą, ir jis taikomas, nesvarbu, ar turite tris furgonus, ar 300 vilkikų.

Komisarai dirba teisinėje srityje, tačiau procesas yra disciplininis, o ne baudžiamasis, kas formuoja, kaip įrodymai vertinami. Sprendimai remiasi tikimybės balansu, tuo pačiu civiliniu standartu, naudojamu daugelyje tribunolų, todėl Komisija klausia, kas labiau tikėtina, o ne ar kaltė įrodyta be abejonės.

Praktikoje pasitaiko trijų plačių tipų tyrimų:

• Licencijų paraiškų tyrimai, kai nauja ar pakeista paraiška kelia susirūpinimą prieš ją suteikiant.
• Veiklos centrų apžvalgos, dažnos su prekių transporto licencijomis, kai kaimynai ar planavimo klausimai kelia iššūkių vietos tinkamumui.
• Reguliavimo tyrimai, sukelti atitikties nesėkmių, incidentų ar susirūpinimo dėl transporto vadybininko tinkamumo.

Posėdžiai paprastai vyksta atitinkamame Kelių teritorijos biure, nors nuotolinis dalyvavimas vaizdo ryšiu vis dažniau siūlomas liudytojams ar atstovams, kurie gali pateikti gerą priežastį nekeliauti.

Kodėl galite būti pakviestas į Kelių komisijos posėdį?

Dauguma tyrimų kyla iš vieno iš kelių dirgiklių, o atpažinimas, kuris iš jų taikomas jums, formuoja, kaip ruošiatės. Komisija veikia teisinėje srityje, o procesas laikomas disciplininiu, o ne baudžiamuoju, vis tiek reiškia, kad ankstyva teisinė konsultacija atsiperka.

• DVSA atitikties vizitai arba kelio patikrinimai, kurie atskleidžia sistemines priežiūros, vairuotojų valandų ar tachografų valdymo nesėkmes, o ne vienkartinius nusižengimus.
• Prieštaravimai, pateikti prieš naujos licencijos paraišką arba siūlomą veiklos centrą, dažnai iš gyventojų ar vietos valdžios.
• Sunkių incidentų, įskaitant tiltų smūgius, ratų praradimą ar mirtinus ar sunkius susidūrimus, kurie beveik visada sukelia platesnio laivyno peržiūrą.
• Finansinės padėties klausimai, kai operatorius negali įrodyti reikiamų lėšų saugiai valdyti laivyną.
• Transporto vadybininko reputacijos ar kompetencijos klausimai, kai Kelių komisijos viešųjų tyrimų apžvalga paaiškina, kad paskirto TM tinkamumas vertinamas tokiu pačiu būdu kaip operatoriaus.

Vienas praleistas MOT retai sukelia kvietimą. Svarbus yra modelis, kurį DVSA ar Komisijos biuras mato visame laivyne.

Kvietimo laiškas, pranešimo laikotarpiai ir logistika

Kvietimo laiškas nurodo kaltinimus, išvardija įrodymus, kuriais DVSA ar Kelių komisijos biuras ketina remtis, ir nustato bylos valdymo nurodymus, įskaitant terminus rašytinėms atstovybėms.

Įstatyminiai pranešimo laikotarpiai suteikia jums fiksuotą laiką, nors laikrodis prasideda tą dieną, kai laiškas atkeliauja, o ne tą dieną, kai jį atidarote:

1. Prekių transporto operatoriai paprastai gauna 21 dienos pranešimą prieš posėdį.
2. Keleivių paslaugų operatoriai paprastai gauna 14 dienų pranešimą.
3. Transporto vadybininkai, susiduriantys su reputacijos ar kompetencijos klausimais, gauna 28 dienas, atspindinčias asmeninius ir karjeros interesus.

Šie skaičiai pateikti GOV.UK gide apie Kelių komisijos posėdžius, ir išimtys taikomos, kai skubios saugos rizikos pateisina trumpesnį pranešimą.

Atidėjimo prašymai turi turėti tikrą priežastį, aiškiai įrodytą. Medicininiai sertifikatai, įrodymas, kad svarbus liudytojas nėra pasiekiamas, arba patvirtinimas, kad naujai paskirti advokatai reikia protingo laiko peržiūrėti didelį įrodymų paketą, visi turi svorį. Paprastas prašymas be jokio palaikymo dokumento retai būna sėkmingas.

Kas turėtų dalyvauti ir kaip organizuoti atstovavimą?

Dalyvavimo lūkesčiai skiriasi priklausomai nuo verslo struktūros, o neteisingas šios informacijos supratimas prieš posėdžio datą sukuria nereikalingą riziką. Individualūs verslininkai privalo dalyvauti asmeniškai, nebent Komisija priimtų raštišką pasiteisinimą. Partnerystės paprastai turi turėti bent vieną partnerį, o ribotos atsakomybės bendrovės privalo siųsti direktorių arba tinkamai įgaliotą atstovą.

• Valdybos įgaliojimas yra svarbus. Jei įmonė siunčia ką nors kitą nei direktorius, tas asmuo paprastai turi turėti raštišką įgaliojimą kalbėti įmonės vardu, ir Komisija gali paprašyti jo parodyti.
• Transporto vadybininkai dalyvauja atskirai nuo operatoriaus, kai jų pačių reputacija kelia klausimų, net jei jie taip pat dirba operatoriui, kuris tiriamas.
• Teisinis atstovavimas yra įprastas, bet neprivalomas. JMW Solicitors’ gairės dėl viešųjų tyrimų pabrėžia, kad reikia anksti peržiūrėti įrodymus, geriausia, kai tik atkeliauja kvietimo laiškas, o ne dvi savaites prieš posėdį.
• Teisinė pagalba šiems posėdžiams nėra teikiama. Advokatai ir patarėjai, specializuojantys transporto reguliavimo srityje, yra verti išlaidų, kai licencijos išlikimas ar transporto vadybininko pragyvenimo šaltinis yra pavojingas.
• Užsakykite atstovavimą anksti. Specializuoti transporto advokatai greitai užsako, o skubus nurodymas prieš pat posėdį riboja, kiek laiko jūsų atstovas iš tikrųjų turi pasiruošti.

Kas vyksta per posėdį?

Struktūra seka numatomą tvarką, o žinojimas iš anksto sumažina dienos stresą. Komisija pradeda apibūdindama problemas, kurias reikia išspręsti, tada DVSA arba pristatantis pareigūnas pateikia bylą prieš operatorių, paprastai remdamasis eismo inspektorių ataskaitomis, priežiūros tyrimo išvadomis arba kelio įrodymais.

• Įrodymų pateikimas ateina po to, kai operatorius arba jų atstovas gauna galimybę atsakyti punktu po punkto.
• Liudytojų apklausa vyksta po to, ir Komisija gali tiesiogiai apklausti liudytojus, o ne tik klausytis abiejų pusių pateikimų.
• Baigiamieji pateikimai apibendrina kiekvienos pusės poziciją prieš Komisiją, kuri arba pateikia žodinį sprendimą, arba atideda sprendimą.

Komisarai griežtai kontroliuoja aktualumą. Neaktualios finansinės istorijos ar nesusiję atitikties klausimai iš ankstesnių metų paprastai greitai nutraukiami, nebent jie tiesiogiai susiję su reputacija ar kompetencija. Kai kuriais atvejais, ypač sudėtingose finansinės padėties ginčuose, Komisija įtraukia finansinį vertintoją, kad nepriklausomai peržiūrėtų ataskaitas ir pinigų srauto įrodymus.

Dauguma įrodymų nagrinėjami viešai, nors jautri asmeninė ar komercinė medžiaga gali būti nagrinėjama privačiai, jei to prašoma. Nuotolinis liudytojų dalyvavimas vaizdo ryšiu vis dažniau priimamas, ypač ekspertų liudytojų ar tų, kurie turi tikrų kelionės sunkumų. Kas teikia įrodymus, tikimasi, kad atsakys tiesiai. Komisija neigiamai vertina išsisukinėjantį ar prieštaringą liudijimą, ir tai paveikia jų vertinimą apie viską, ką liudytojas sako.

Kokios sankcijos ir rezultatai gali sekti?

Rezultatai svyruoja nuo oficialaus įspėjimo švelnioje pusėje iki visiško atšalimo ir diskvalifikacijos kitoje pusėje, o Komisija pritaiko sankciją pagal nesėkmių sunkumą ir modelį, o ne taiko fiksuotą tarifą.

• Oficialus įspėjimas, naudojamas, kai nesėkmės yra realios, bet ribotos, o operatorius rodo patikimą įsipareigojimą jas ištaisyti.
• Apribojimas, kuris sumažina leidžiamų transporto priemonių ar veiklos centrų skaičių pagal licenciją.
• Sustabdymas, laikinas sustojimas, dažnai naudojamas, kai atliekami taisomieji veiksmai, bet dar neįrodyti.
• Atšalimas, visiškai nutraukiantis licenciją, skirtas rimtoms ar pasikartojančioms nesėkmėms.
• Diskvalifikacija, kuri gali uždrausti asmeniui ar įmonei turėti bet kokią operatoriaus licenciją nustatytam laikotarpiui.
• Licencijos sąlygos, pridedamos prie kitaip tęsiamos licencijos, reikalaujančios specifinių nuolatinių veiksmų, tokių kaip reguliarios audito procedūros.

Sprendimai kartais pateikiami žodžiu tą pačią dieną, tačiau rašytiniai sprendimai sudėtingose bylose gali užtrukti iki 28 dienų, kaip patvirtina GOV.UK gidas. Jei nesutinkate su rezultatu, apeliacijos pateikiamos Administracinei Apeliacijų Kamberai (Transportas) Aukščiausiame Tribunole, ir griežti terminai taikomi nuo rašytinio sprendimo išdavimo dienos, todėl gerai pasikonsultuokite su atstovu dėl apeliacijos klausimo gerokai prieš pasibaigiant terminui.

Kaip pasiruošti: operatoriaus kontrolinis sąrašas ir įrodymų paketo šablonas

Pasiruošimas laimi arba pralaimi šiuos posėdžius gerokai prieš kam nors sėdint prieš Komisiją. Kontemporiniai, datuoti įrašai turi daug didesnį svorį nei tvarkingas paaiškinimas, parašytas po fakto, o priežiūros įrašai turi būti saugomi mažiausiai 15 mėnesių, kad atitiktų šį standartą.

Sukurkite savo paketą aplink šiuos esminius dalykus:

1. Priežiūros ir MOT/metinio testo įrašai, rodantys nuoseklius patikrinimo intervalus, o ne spragas, kurios atsirado tik po to, kai įsikišo DVSA.
2. Saugos patikrinimo (PMI) lapai, datuoti ir susieti su defektų pranešimais ir atliktais remontais.
3. Tax ir draudimo dokumentai, dabartiniai ir nuolatiniai, be jokių nepaaiškintų pertraukų.
4. Skaitmeniniai tachografų .DDD atsisiuntimai, organizuoti chronologiškai su trumpu rašytiniu santrumpu apie bet kokius nustatytus pažeidimus ir imtus veiksmus.
5. Vairuotojų CPC ir licencijų įrašai, įskaitant DVLA licencijų patikros datas ir rezultatus.
6. Užpildyti TM1 formos, kadangi Statutinis dokumentas 3 transporto vadybininkams aiškiai nurodo, kad neišsami transporto vadybininko dokumentacija perkelią įrodymų naštą dar labiau ant operatoriaus.

Indeksuokite ir puslapiuokite viską. Paketas, kuriame Komisija gali rasti 47 puslapį per dešimt sekundžių, atrodo kaip operatorius, kuris valdo griežtą laivyną, nesvarbu, ką iš tikrųjų sako 47 puslapis. Pora dokumentų su trumpu liudytojo pareiškimu iš transporto vadybininko, paprasta kalba, apibūdinančia, kas iš tikrųjų vyksta savaitė po savaitės, o ne tik tai, ką sistemos gali atlikti.

Pro Patarimas: Nelaikykite kvietimo laiško, kad pradėtumėte rinkti įrašus. Operatoriai, kurie gali nurodyti, kad prieš posėdį buvo imtasi taisomųjų veiksmų, pridėtas papildomas PMI ciklas, nauja tachografų analizės rutina, nuolat geriau sekasi nei tiems, kurie tik reaguoja po fakto. Įrankis, sukurtas aplink operatoriaus licencijos įsipareigojimus, padeda jums tiksliai pamatyti, kokių pareigų DVSA ir Komisija tikisi, kad įrodysite.

Jei licencijos apribojimas ar sustabdymas yra realus rezultatas, verta suprasti ir operacinius pasekmių efektus. Bet kas, kas vykdo krovinius, turėtų perskaityti JK krovinių gabenimo gidą, kad suprastų, kaip pajėgumų praradimas paveikia pristatymo įsipareigojimus.

Pradiniai posėdžiai: kas tai ir kodėl jie svarbūs

Pradinis posėdis yra privatus, siauresnis posėdis, ir Komisija negali sustabdyti ar atšaukti jūsų licencijos šiuo etapu. Vertinkite tai kaip galimybę išspręsti mažesnius atitikties klausimus, kol jie nesukietėja į pilną tyrimą, o ne kaip formalumą, kurį reikia greitai praeiti.

Weightmans’ analizė apie pradinius posėdžius pažymi, kad neišspręsti klausimai, iškelti šiame ankstyvame etape, dažnai išsivysto į pilnus viešuosius tyrimus. Naudokite pradinį posėdį, kad sutartumėte dėl bylos valdymo nurodymų, susiaurintumėte ginčijamus klausimus ir įsipareigotumėte konkretiems taisomiesiems veiksmams su aiškiu laiko grafiku. Atsiradimas su neaiškiais užtikrinimais, o ne konkrečiu planu, yra dažniausia priežastis, kodėl preliminarūs klausimai išsivysto.

Kaip pateikti audito paruoštus įrodymus?

Demonstravimas „nuolatinio ir veiksmingo valdymo“ transporto operacijų, frazė, kurią naudoja Statutinis dokumentas 3 transporto vadybininkams, reiškia, kad reikia parodyti nuolatinį stebėjimą, o ne tik turėti politiką failuose. Komisija nori matyti, kad auditai vyksta realiu laiku, taisomieji veiksmai registruojami, ir aiškus kelias nuo pastebėto problemos iki išspręstos problemos.

• Užsakyti .DDD atsisiuntimai su analizuota santrauka, o ne žalių failų aplankas, kurio niekas neperžiūrėjo.
• DVLA licencijų patikros žurnalai, rodantys išdavimo datas ir, kritiškai, kas įvyko toliau, kai patikra parodė problemą.
• Indeksuoti PMI lapai su laiko žymėmis, susieti su defektų pranešimais ir atliktais taisomaisiais įrašais.
• Pasirašyti defektų pranešimai, rodantys, kad vairuotojai iš tikrųjų dalyvauja apžiūrose, o ne tik jas patvirtina.

Atitikties informacijos suvestinė, kuri automatiškai žymi kiekvieną patikrinimą, sutrumpina posėdžius, nes Komisija nelaukia, kol kas nors ieškos popierinių failų. Tai taip pat pagerina patikimumą, nes automatizuoti žurnalai yra sunkiau ginčijami nei ranka rašyta santrauka.