15 mėnesių audito įrodymai dėl kasdienių apžiūrų, JK operatoriai

15 mėnesių audito įrodymai dėl kasdienių apžiūrų, JK operatoriai

Kasdienės apžiūros yra teisės aktų reikalavimas kiekvienam JK HGV, PSV ir furgonų operatoriui, ir jos turi būti atliktos prieš pirmąjį transporto priemonės naudojimą. Apžiūra turi apimti matomumą, žibintus, padangas, stabdžius, vairo sistemą, krovinio saugumą ir dokumentaciją. Bet koks saugos trūkumas turi būti nedelsiant praneštas, o transporto priemonė lieka nevažiuojanti, kol jis bus pašalintas, o kiekviena apžiūra, įskaitant „nulinės“ ataskaitas, turi būti saugoma failuose.

TL;DR:

• Vairuotojai turi skirti bent 10-20 minučių išsamioms apžiūroms, pradedant nuo fiksuotos vietos ir sistemingai tikrinant visus pagrindinius saugos komponentus.
• Visų apžiūrų, įskaitant nulinės trūkumų ataskaitas, fiksavimas ir įrašų saugojimas mažiausiai 15 mėnesių yra būtinas teisės aktų laikymuisi ir audito paruošimui.
• Skubus transporto priemonės išjungimas reikalingas saugos trūkumams, tokiems kaip nusidėvėjusios padangos, stabdžių gedimai ar dideli apšvietimo gedimai, o smulkūs klausimai turėtų būti suplanuoti remontui.
• Skaitmeniniai įrašų sistemų su įrodymų fiksavimo funkcijomis, nuotraukų priedais ir lengvais eksportavimo funkcijomis žymiai pagerina audito atitiktį ir sumažina įrašų laikymo klaidas.
• Reguliarus vairuotojų mokymas apie tai, kodėl kiekviena apžiūra yra svarbi, apžiūros laiką įtraukiant į grafiką ir atliekant neplanines patikras padeda išlaikyti aukštą atitikties lygį.

Turinys

• Ką iš tikrųjų apima kasdienė apžiūra?
• Kaip atlikti apžiūrą, kuri iš tikrųjų aptinka problemas
• Fiksavimas, pranešimas ir teisės aktų pareigos, kurių operatoriai negali praleisti
• Dažni trūkumai ir ką daryti dėl jų dabar
• Kas daro apžiūrų įrašus tikrai paruoštus auditui?
• Ką transporto vadybininkai turėtų iš tikrųjų prioritetizuoti kasdien
• Kaip OperatorCompliance išlaiko jūsų apžiūras audito paruoštas
• Šaltiniai

Ką iš tikrųjų apima kasdienė apžiūra?

Tinkama apžiūra vyksta pagal tą pačią maršrutą kiekvieną kartą, kas yra tiksliai tai, ką rekomenduoja DVSA gairės: pradėkite nuo vienos vietos transporto priemonėje ir sistemingai apžiūrėkite ją, o ne šokinėkite tarp sričių atsitiktinai. Ši nuoseklumas padeda vairuotojams nepamiršti dalykų, kai jie yra pavargę, skubūs ar atlieka apžiūrą tamsoje šlapiame automobilių stovėjimo aikštelėje.

Štai ką DVSA HGV apžiūros gairės tikisi, kad bus apimta, sritis po srities:

• Kabina ir priekinis vaizdas: veidrodžiai švarūs ir teisingai nukreipti, priekinis stiklas be įtrūkimų ar kliūčių, veiksni kamerų ir jutiklių, ir tinkami dokumentai transporto priemonėje (licencija, skaitmeninė tachografo kortelė, operatoriaus duomenys).
• Žibintai, indikatoriai ir atšvaitai: kiekviena lemputė veikia, objektyvai nesulūžę, atšvaitai švarūs ir esantys abiejose pusėse.
• Valytuvai ir plovimo sistemos: mentelės nesuplyšusios ar nesuskaldytos, plovimo skysčio lygis pakankamas, ir veikiantis atšildytuvas žiemą.
• Padangos ir ratai: protektoriaus gylis teisėtas visame pločio, jokių įpjovimų, išsipūtimų ar įstrigusių objektų, ratų varžtai esantys ir nerodantys judėjimo požymių, ir padangų slėgio įspėjimo indikatoriai patikrinti, jei jie yra.
• Stabdžiai ir oro sistema: oro slėgis tinkamai didėja, o matuokliai rodo normaliai, su paprastu funkciniu patikrinimu, kai tai saugu padaryti prieš judant.
• Vairas, pakaba ir kėbulas: akivaizdžių judesių vairuose nėra, nesvyruoja ar nesileidžia iš vienos pusės, jokių laisvų panelių ar kabineto kėbulo.
• Krovinio saugumas ir galiniai keltuvai: diržai, užuolaidos ar barjerai atlieka savo darbą, o galinių keltuvų mechanizmai veikia sklandžiai be hidraulinių nuotėkų.

PSV operatoriai turi papildomų elementų, kuriuos reikia patikrinti. DVSA gairės autobusams ir mikroautobusams konkrečiai nurodo avarinius išėjimus (neužblokuotus ir tinkamai atsidarančius), pirmosios pagalbos ir gaisro gesinimo priemones, bei prieinamumo įrangą, tokią kaip neįgaliųjų rampas ir tvirtinimo taškai, kurie visi turi būti išbandyti, o ne tik apžiūrėti.

Baigus apžiūrą, ji turi būti užfiksuota, net jei nieko nėra blogo. „Nulinės trūkumų“ įrašas yra toks pat teisėtas įrašas kaip ir trūkumų ataskaita, o praleidimas, nes nėra ko užrašyti, yra viena iš dažniausiai auditoriai randamų spragų. Pasirašykite, datuokite ir saugokite tą pačią tvarka kiekvieną dieną.

Kaip atlikti apžiūrą, kuri iš tikrųjų aptinka problemas

Skubotas penkių minučių žvilgsnis aplink kabiną nėra apžiūra, tai yra atsakomybė. DVSA gairės traktuoja apžiūrą kaip techninę užduotį, kurioje vairuotojas turėtų suprasti kodėl kiekvienas komponentas yra svarbus, o ne tik pažymėti langelį, nes jis ten yra.

1. Pasirinkite fiksuotą pradinę vietą. Transporto priemonės priekyje yra DVSA rekomenduojama pradinė pozicija, judant laikrodžio rodyklės kryptimi, kad niekas nebūtų tikrinama du kartus ir niekas nebūtų praleista.
2. Žiūrėkite, klausykite ir jaučiate kiekviename sustojime. Ieškokite pažeidimų ar nusidėvėjimo, klausykite oro nuotėkių ar neįprasto triukšmo iš stabdžių sistemos, ir jauskite, ar nėra judesių vairo ar ratų varžtuose, kurie juda po rankos spaudimu.
3. Naudokite antrą porą akių aukštiems elementams. Stogo montuojami žibintai, priekabų jungtys ir bet kas virš galvos aukščio yra lengviau ir saugiau patikrinti su pagalbininku, ypač tamsoje.
4. Leiskite realistišką laiką. Standartinė HGV apžiūra paprastai trunka 10-15 minučių; priekaba su priekabos keitimu gali užtrukti 20 minučių ar daugiau. Šis laikas skaičiuojamas kaip „kitas darbas“ pagal vairuotojų darbo taisykles, todėl jis turi būti įtrauktas į darbo dieną, o ne sutrauktas neapmokamai.
5. Pakartokite apžiūrą kiekviename perdavime. Jei antras vairuotojas perima tą pačią transporto priemonę vėliau pamainoje, jie atlieka savo naują apžiūrą, o ne remiasi pirmo vairuotojo patvirtinimu.

Pro Patarimas: Keiskite, kas veda mėnesinį atnaujinimą apie „kodėl“ kiekvienas elementas yra svarbus, o ne tik „ką“ tikrinti. Vairuotojai, kurie supranta, kad nusidėvėjęs rato guolis sukelia konkretų triukšmą, arba kad plonas priekinio stiklo įtrūkimas plečiasi vibracijos metu, pastebi trūkumus, kuriuos grynai kontrolinės sąrašų mentalitetas visiškai praleidžia.

Transporto vadybininkai turėtų stebėti pažymėjimų spąstus: apžiūros, atliktos per mažiau nei dvi minutes, kiekvieną dieną, su nuliniais trūkumais. Transporto komisarai vertina šį modelį kaip raudoną vėliavą, o ne kaip gerai prižiūrimos flotilės ženklą, nes tai paprastai reiškia, kad apžiūra iš viso nevyksta tinkamai.

Fiksavimas, pranešimas ir teisės aktų pareigos, kurių operatoriai negali praleisti

Vairuotojas atlieka apžiūrą ir pasirašo; operatorius turi sistemą, kuri užtikrina, kad apžiūros būtų atliekamos, fiksuojamos ir joms būtų imtasi veiksmų. Šis atsakomybės pasiskirstymas aiškiai nurodytas DVSA „Kelio tinkamumo išlaikymo“ gide, kuris reikalauja, kad operatoriai įdiegtų procesus, apmokytų darbuotojus juos naudoti ir išlaikytų įrodymus patikrinimui.

Trūkumų ataskaita, kuria galima pasikliauti audito metu, turi turėti keletą fiksuotų laukų kiekvieną kartą:

• Apžiūros data ir laikas
• Transporto priemonės registracijos numeris arba flotilės ID
• Vairuotojo identifikacija
• Trūkumų aprašymas (pridedama nuotrauka, jei įmanoma)
• Vairuotojo parašas ir, kai trūkumas pašalintas, patvirtinimas iš to, kas leido transporto priemonę vėl naudoti

Įrašai, įskaitant nulinės ataskaitas, turi būti saugomi mažiausiai 15 mėnesių ir būti prieinami operacijų centre pagal užklausą. Neatsargūs arba trūkstami įrašai ne tik atrodo blogai, bet ir turi realių pasekmių: DVSA gali išduoti draudimo pranešimus, baudos taikomos už nevažiuojančias transporto priemones, užfiksuotas kelyje, o spragos jūsų įrašuose tiesiogiai paveikia jūsų Operator Compliance Risk Score. Nuolatiniai problemos gali sukelti viešą Transporto komisaro tyrimą, kuris kelia O-licenciją į diskusiją.

Elektroniniai įrašai yra visiškai priimtini ir vis dažniau tampa norma. DVSA PSV apžiūros gairės patvirtina, kad skaitmeninės sistemos atitinka reikalavimus, jei jos yra įrodymų fiksavimo, tai reiškia, kad niekas negali tyliai redaguoti trūkumų ataskaitos po fakto ir padaryti ją atrodančią, kad apžiūra vyko sklandžiai, kai to nebuvo.

Dažni trūkumai ir ką daryti dėl jų dabar

Ne kiekvienas trūkumas yra lygus, o traktuoti įtrūkusį veidrodį taip pat kaip ir nusidėvėjusią padangą švaisto laiką vienam ir kelia pavojų gyvybėms kitam. Svarbi riba yra saugos trūkumai prieš valdomus.

Pašalinkite transporto priemonę iš eksploatacijos nedelsiant dėl:

• Padangos, kurių protektoriaus gylis mažesnis už teisėtą, su įpjovimais, atidengiančiais virves, arba su punkcija
• Bet koks stabdžių gedimas, įspėjimo šviesa ar oro slėgis, kuris nesikaupia iki tinkamo lygio
• Judėjimas ar pasipriešinimas vairo sistemoje, kuris nebuvo vakar
• Didelis apšvietimo gedimas, paveikiantis daugiau nei vieną funkciją, ypač prastai apšviestose ar blogomis oro sąlygomis

Dokumentuokite ir suplanuokite trūkumus, kurie nekelia tiesioginio saugumo pavojaus, tokius kaip įtrūkęs (bet ne uždengiantis) sparno veidrodžio korpusas, mažas įlenkimas ar lėtai nutekantis plovimo skysčio rezervuaras. Užregistruokite tai su aiškiu savininku, remonto terminu ir patikrinkite, kad jis nepablogėtų iki tos datos.

Nepriklausomai nuo to, į kurią kategoriją jis patenka, nuotrauka viską pagreitina. Padangos sienelės nuotrauka kartu su trumpu užrašu užtrunka kelias sekundes ir suteikia priežiūros kontrolieriui daug daugiau informacijos nei „padanga atrodo šiek tiek negerai“. Kai transporto priemonė bus suremontuota, ji turi būti formaliai patikrinta ir pasirašyta prieš grįžtant į eksploataciją, o ne tik mechaniko linktelėjimu kieme.

Kas daro apžiūrų įrašus tikrai paruoštus auditui?

Popieriniai trūkumų žurnalai turi įprotį dingti būtent tuo netinkamu momentu: puslapis išplėšiamas, žurnalas paliekamas kabinoje, kuri dabar yra trijose apskrityse, arba parašas, kuris yra neįskaitomas, kai Transporto komisaras prašo jo pamatyti. Niekas iš to nepadeda jums audito metu.

Skaitmeninė sistema, kuria galima pasikliauti, turi turėti specifinį funkcijų rinkinį, o ne tik nuskenuotą formą:

• Įrodymų fiksavimo laiko žymės, kurių negalima atgaline data keisti ar redaguoti po pateikimo
• Vairuotojo ir transporto priemonės identifikatoriai, automatiškai pridedami prie kiekvieno įrašo
• Nuotraukų priedai, tiesiogiai susieti su trūkumų įrašu
• Patikrinimo darbo eiga, kuri seka, kas tai suremontavo ir kas pasirašė, kad vėl būtų naudojama
• Vieno paspaudimo eksportuojami audito paketai, paruošti perduoti, kai DVSA ar Transporto komisaras prašo

Pro Patarimas: Prieš įsipareigodami bet kuriai skaitmeninei sistemai, užduokite vieną klausimą: „Ar galiu eksportuoti tris mėnesius įrašų vienai transporto priemonei per mažiau nei minutę?“ Jei atsakymas neigiamas, ji nėra paruošta auditui, tai tik popierinė forma su ekranu.

OperatorCompliance funkcijos yra sukurtos būtent pagal šią struktūrą, su vairuotojo programėle kasdienėms apžiūroms, laiko žymėjimo trūkumų registravimu ir eksportui paruoštais atitikties paketais, prieinamais anglų, lenkų, rumunų, lietuvių ir bulgarų kalbomis, skirtomis mišrių tautybių vairuotojų komandoms.

Ką transporto vadybininkai turėtų iš tikrųjų prioritetizuoti kasdien

Dauguma transporto vadybininkų jau žino taisykles. Spraga nėra žinios, o disciplina spaudimo metu, kai bėgimas vėluoja ir kažkas linkęs leisti transporto priemonei praeiti be tinkamos apžiūros.

Trys dalykai atskiria flotiles, kurios patogiai praeina auditus, nuo tų, kurios vos praeina. Pirmiausia, apmokykite vairuotojus suprasti kiekvienos apžiūros mechaniką, o ne tik įsiminti sąrašą, nes vairuotojas, kuris žino, kodėl laisvas stabdžių pedalų yra svarbus, pastebės jį greičiau nei tas, kuris seka scenarijų. Antra, aiškiai įtraukite apžiūros laiką į grafiką, kad niekas nesijaustų, jog vagia minutes iš pristatymo lango, kad atliktų kažką, kas vis tiek yra teisiškai reikalaujama. Trečia, skaitmenizuokite dokumentus, nes sistema, kuri laiko žymę ir fotografuoja trūkumą, kai jis randamas, pašalina pagundą „sutvarkyti vėliau“ ir pamiršti.

Be to, patys atlikite kartkartėmis neplanines patikras. Atsitiktinis pasirodymas be įspėjimo pasako jums daug daugiau apie tikrą atitikties kultūrą nei peržiūrint tvarkingų dokumentų krūvą. Ir kas mėnesį peržiūrėkite trūkumų tendencijas. Viena plokščia padanga yra bloga sėkmė; ta pati priekaba, rodanti apšvietimo gedimus tris mėnesius iš eilės, yra priežiūros sutarties problema, o ne vairuotojo problema.

- Vytautas

Kaip OperatorCompliance išlaiko jūsų apžiūras audito paruoštas

Kasdienės apžiūros generuoja būtent tokio tipo dokumentus, kurie dingsta, ginčijami ar tyliai pamirštami operacinio spaudimo metu. OperatorCompliance užpildo šią spragą su vairuotojo programėle, sukurta pačiai apžiūrai: laiko žymėjimo įrašai, nuotraukų priedai dėl trūkumų ir patikrinimo darbo eiga, kuri fiksuoja, kas ką suremontavo ir kas pasirašė, kad vėl būtų naudojama.

Visi įrašai patenka į eksportuojamą, audito paruoštą atitikties paketą, todėl, kai DVSA ar Transporto komisaras prašo 15 mėnesių įrašų, jūs pateikiate švarų eksportą, o ne ieškote per archyvą. Tas pats informacijos skydelis stebi MOT ir metinių testų datas, PMI tvarkaraščius ir vairuotojų licencijų patikras kartu su apžiūrų įrašais, suteikdamas transporto vadybininkams vieną vietą, kurioje matyti visos flotilės atitikties būklė, o ne sudėtinga informacija iš penkių atskirų sistemų. Jei jūsų vairuotojai dirba skirtingomis kalbomis, platforma palaiko anglų, lenkų, rumunų, lietuvių ir bulgarų kalbas, kas svarbu, kai mišrios tautybės komanda turi suprasti tą pačią trūkumų formą vienodai.

Jei vykdote krovinių vežimo operaciją ir norite pamatyti, kaip tai tinka jūsų flotilės dydžiui, krovinių vežėjams skirtos atitikties programinės įrangos puslapis paaiškina nustatymą, o kaip tai veikia paaiškina, kas įtraukta, kad flotilė būtų paruošta per popietę.