Tachografų kortelių skaitytuvai: praktinis operatoriaus vadovas

Žinote situaciją. Vairuotojo kortelė vis dar piniginėje, paskutinis transporto priemonės atsisiuntimas yra senesnis, nei norėtumėte, o kažkas biure klausia, ar failas „yra sistemoje“. Tada atvyksta DVSA vizitas, arba Transporto komisaras (Traffic Commissioner) nori švaraus pėdsako po incidento, ir staiga problema nėra skaitytuvas ant stalo. Tai, ar įrodymų grandinė išlaiko savo vientisumą.

Štai kodėl tachografų kortelių skaitytuvai yra svarbūs. Tai nėra patogumo prietaisas. Tai ta vieta, kur vairuotojo veikla, transporto priemonės duomenys ir įmonės kontrolė virsta failais, kuriuos galite ginti prieš inspektorių, auditorių ar posėdį. Jei atsisiuntimas vėluoja, nėra pasirašytas, neatitinka ar niekada nepatenka į tinkamą archyvą, įranga jau atliko savo darbą, tačiau vis tiek nepavyko operatoriui.

Turinys

• Kodėl tachografų kortelių skaitytuvai nusprendžia, ar jūsų licencija išgyvena vizitą
  • Nepavykiai dažniausiai prasideda dar prieš atvykstant inspektoriui
  • Kas rūpi Transporto komisarui ir DVSA
• Teisinė schema už kiekvieno kortelių skaitytuvo atsisiuntimo
  • Keturi kortelės, keturios užduotys
  • Terminai, formuojantys darbo eigą
• Tinkamo tachografų kortelių skaitytuvo pasirinkimas jūsų depui
  • Suderinkite įrangą su duomenų šaltiniu
  • Saugumas, tvirtumas ir kartų palaikymas
• Atsisiuntimų nustatymas ir vykdymas neprarandant duomenų
  • Pradėkite nuo PC, o ne kortelės
  • Klaidos, kurios sutrikdo tikras komandas
• Atsisiuntimų paversti įrodymais, kurie iš tikrųjų laikosi
  • Nepasirašyti failai neturi didelės vertės
  • Laikykite saugojimą kontroliuojamą
• Atsisiuntimų įtraukimas į OperationalCompliance ir jūsų TC failą
  • Kaip failas patenka iš depų į peržiūrą
  • Kas tiriama po įkėlimo
  • Ką turėtų rodyti TC paruoštas failas
• Vienos puslapio operatoriaus ritmo, kuris padeda jums būti prieš DVSA
  • Rutina, kuri laikosi
  • Raudonos vėliavos, kurios nuolat grįžta

Kodėl tachografų kortelių skaitytuvai nusprendžia, ar jūsų licencija išgyvena vizitą

Daugelis transporto priemonių parkų traktuoja skaitytuvą tarsi tai tik įranga, kuri stovi šalia nešiojamojo kompiuterio. Tokia mąstysena sukelia problemų. Skaitytuvas yra pirmasis praktinis vartai atitikties grandinėje, nes tai yra vieta, kur žaliavų kortelių ar transporto priemonių duomenys virsta kažkuo, ką verslas gali išlaikyti, peržiūrėti ir vėliau pateikti.

Nepavykiai dažniausiai prasideda dar prieš atvykstant inspektoriui

Dažniausiai pasitaikantys gedimai yra įprasti. Vairuotojo kortelė nepaimama laiku, transporto priemonės atsisiuntimas praleidžiamas, įmonės kortelė niekada nenaudojama norint pasiekti transporto priemonės duomenis, arba failas lieka vietiniame PC ir niekada nepasiekia įrodymų aplanko. Kai tai atsitinka, problema nėra tik administracinis tvarkingumas, tai, kad įrašas gali nustoti būti pakankamai išsamus, kad atitiktų vykdymo reikalavimus.

Teisinis pagrindas yra pakankamai paprastas, net jei darbo eiga depų dažnai nėra. Skaitmeniniai tachografų kortelės tapo JK operaciniu standartu po to, kai ES taisyklės atvėrė kelią 1998 m., ir jos tapo privalomos naujoms transporto priemonėms, kurioms reikėjo tachografų nuo 2006 m. gegužės 1 d. (legislation.gov.uk). Šis pokytis pakeitė popierinių diagramų mąstymą į kortelėmis pagrįstą įrodymų grandinę, kur vairuotojo kortelė, įmonės kortelė, dirbtuvės kortelė ir kontrolės kortelė atlieka skirtingas funkcijas. Silpnas skaitytuvas nutraukia šią grandinę pačioje pradžioje.

Praktinė taisyklė: jei atsisiuntimo failas niekada nepatenka iš skaitytuvo PC į jūsų kontroliuojamą archyvą, jūs iš tikrųjų neturite įrodymų, turite vietinę kopiją, laukiančią, kol dings.

Kas rūpi Transporto komisarui ir DVSA

Jiems mažiau rūpi skaitytuvo prekės ženklas ir labiau tai, ar verslas gali pateikti tinkamą failą, tinkamam laikotarpiui, su gynybiniu istoriniu įrašu. Štai kodėl kortelių skaitytuvai yra virš atitikties darbo, o ne šalia jo. Kai failas buvo užfiksuotas, jis turi būti pasirašytas, patikrintas, išlaikytas ir atsekamas taip pat, kaip bet kuris kitas operatoriaus licencijos įrašas.

Čia taip pat yra sistemų, tokių kaip OperatorCompliance, praktinė reikšmė, nes atsisiųsti failai turi turėti kontroliuojamą nusileidimo vietą, o ne laisvą darbalaukio aplanką be audito pėdsako. Skaitytuvas yra įėjimo taškas, tačiau įrodymai gyvena arba miršta priklausomai nuo to, kas vyksta po to, kai kortelė įdedama, autentifikuojama ir atsisiunčiama. Jei darbo eiga baigiasi ties „kortelė buvo perskaityta“, operatorius atliko pusę darbo ir nieko daugiau.

Teisinė schema už kiekvieno kortelių skaitytuvo atsisiuntimo

Kortelių skaitytuvas tampa atitikties įrankiu nuo tos akimirkos, kai jis užfiksuoja įrodymus, kurie vėliau gali būti prašomi DVSA arba Transporto komisaro. Įranga yra tik įėjimo taškas. Procesas turi identifikuoti kortelę, išgauti tinkamą failą, laikytis atsisiuntimo termino ir padėti rezultatą ten, kur operatorius gali peržiūrėti ir pateikti.

Keturi kortelės, keturios užduotys

Vairuotojo kortelė priklauso individualiam vairuotojui ir turi jų veiklos įrašą. Įmonės kortelė yra operatoriaus raktas, naudojamas pasiekti ir atsisiųsti transporto priemonės duomenis, tačiau ji nesaugo vairavimo duomenų. Dirbtuvės kortelė palaiko patvirtintą kalibravimą ir techninį darbą. Kontrolės kortelė leidžia DVSA ir policijai pasiekti duomenis vykdymui.

Šios funkcijos veikia, kaip skaitytuvas naudojamas. „Kortelės atsisiuntimas“ yra per daug neaiškus patikimai depų procedūrai. Vairuotojo kortelės ir transporto priemonės atsisiuntimai yra susiję, tačiau tai yra skirtingos užduotys. Įmonės kortelė leidžia pasiekti transporto priemonę tinkamam išgavimo procesui, todėl jos saugojimas, prieinamumas ir galiojimas turi būti kontrolės proceso dalis. Didelis grupė gali taip pat reikėti daugiau nei vienos šakos ar depų, kad valdyti akreditacijas. Ankstesnis JK vyriausybės nuoroda apima atitinkamus kortelių susitarimus, nereikalaujant jų kartoti čia.

Terminai, formuojantys darbo eigą

Vairuotojo kortelės duomenys turi būti atsisiųsti kas 28 dienas, o transporto priemonės duomenys kas 90 dienų aprašytame sistemoje. Tachografų įrašai turi būti saugomi mažiausiai 12 mėnesių. Vairuotojo kortelė turi vidutinę atminties talpą 28 darbo dienoms, todėl praleistas atsisiuntimas gali leisti senesnei veiklai būti perrašytai prieš pastebint spragą. Vairuotojo skaitmeninė tachografų kortelė galioja 5 metus, o įmonės kortelės turi tą patį 5 metų galiojimą.

JK tachografų atsisiuntimo pareigos trumpai
Kortelė arba šaltinis	Minimalus atsisiuntimo ritmas	Išlaikymo laikotarpis	Ką tai įrodo
Vairuotojo kortelė	Kiekvieną 28 dienas	Mažiausiai 12 mėnesių	Vairuotojo veiklos istorija ir valandų įrodymas
Transporto priemonės duomenys	Kiekvieną 90 dienų	Mažiausiai 12 mėnesių	Tachografų veikla ir atsisiuntimai, pagrįsti transporto priemonėmis
Įmonės kortelė	Naudojama pasiekti ir atsisiųsti VU duomenis	Laikoma kaip dalis įrodymų grandinės	Operatoriaus kontrolė duomenų išgavimo procese
Dirbtuvės kortelė	Kaip reikalaujama kalibravimo darbams	Laikoma su techniniais įrašais	Patvirtinta priežiūra ir kalibravimo veikla

Skaitytuvas išgauna duomenis prieš terminą. Jis pats savaime neįrodo, kad operatorius atliko savo platesnes pareigas. Atsisiųstas failas vis tiek turi pasiekti kontroliuojamą sistemą, išlikti prieinamas peržiūrai ir būti susijęs su įrašais, naudojamais DVSA inspekcijoje arba Transporto komisaro byloje.

Naudokite tachografų atsisiuntimo taisykles 28 ir 90 dienų, kad nustatytumėte ritmą veiklos kalendoriuje. Priskirkite atsakomybę kiekvienam atsisiuntimui, užfiksuokite išimtis ir patikrinkite, ar transporto priemonės ir vairuotojo kortelių tvarkaraščiai yra laikomasi. OperationalCompliance suteikia nusileidimo tašką atsisiųstiems failams, suteikdama skaitytuvui darbo eigą, kur kontroliuojama siųsti savo išvestį, o ne palikti ją depų kompiuteryje.

Maršruto tipas ir įrodymų tikslas gali pakeisti pagamintą praktinį įrašą. Vidaus JK darbas, autobuso ir mikroautobusų operacijos bei tarptautinis prekių darbas nesukuria tų pačių atitikties klausimų, nors skaitytuvas atlieka tą pačią pagrindinę užduotį. DVSA vis tiek ieškos failo, kuris yra išsamus, priskirtas ir atsekamas, kai bus prašoma.

Tinkamo tachografų kortelių skaitytuvo pasirinkimas jūsų depui

Tinkamas skaitytuvas priklauso nuo darbo, kurį tikitės, kad jis atliks kiekvieną savaitę, o ne nuo dėžutės, kurioje jis atvyko. Depas, kuris tik kada nors paima vairuotojo korteles prie stalo, turi kitokių poreikių nei mišrus parkas su dirbtuvėmis, kiemo judesiais ir vairuotojais, kurie retai būna biure tuo pačiu metu su administracijos darbuotojais.

Suderinkite įrangą su duomenų šaltiniu

Smartcard skaitytuvas tvarko lustų pagrindu veikiančias vairuotojo korteles, kurios yra standartinė biuro įranga daugelyje biurų. Transporto priemonių atsisiuntimai yra skirtingi, nes jiems paprastai reikia įmonės kortelės plius atskiro atsisiuntimo įrenginio arba kabelio, dažnai per 6 kontaktų arba priekinio skydelio jungtį. Praktikoje dauguma operatorių galiausiai reikia abiejų, nes vienas įrankis užfiksuoja vairuotojo veiklą, o kitas išgauna transporto priemonės įrodymus.

Štai kur pirkimas tik pagal specifikacijas gali būti klaidingas. Kompaktiškas USB skaitytuvas gali būti geras vairuotojo kortelių atsisiuntimams prie stalo, tačiau jis nebus pats sprendimas transporto priemonės darbo eigai. Taip pat didesnis atsisiuntimo komplektas gali gerai veikti dirbtuvėse, tačiau jis yra per daug, jei jūsų administracijos komanda tik reikia paprastos darbalaukio rutinos.

Praktinis palyginimas yra mažiau apie „kuris geresnis“ ir daugiau apie „kuris gedimo režimas sukelia mažiau skausmo“. USB darbalaukio skaitytuvai yra tvarkingi ir lengvai valdomi, o „Bluetooth“ ir „WiFi“ skaitytuvai gali padėti, jei vairuotojai turi prisijungti kieme, prie vartų ar iš dirbtuvės zonos. Prekybos kompromisas yra akivaizdus. Didesnis patogumas gali reikšti didesnę galimybę, kad kas nors pasakys, kad tai padarys vėliau, o tada pamirš.

Praktinė taisyklė: jei skaitytuvas priklauso nuo vairuotojo prisiminti vėlesnį žingsnį, manykite, kad tas žingsnis bus praleistas, nebent procesas būtų priverstas į depų rutiną.

Saugumas, tvirtumas ir kartų palaikymas

Geras depų skaitytuvas turėtų apsaugoti asmens duomenis, išgyventi grubų naudojimą ir aiškiai palaikyti tachografų kartą, kurią naudojate. JK ir GB atitikties atveju tai reiškia suderinamumą su antrosios kartos kortelėmis ir laikymąsi ISO/IEC 7816 kontaktų ir signalizavimo standartų (legislation.gov.uk). Tas pats specifikavimas reikalauja, kad įrašymo įranga skaitytų kortelės duomenis, reikalingus patvirtinti paskutinę sesiją, apskaičiuoti nuolatinio vairavimo laiką ir apskaičiuoti kumuliacinius pertraukų ir vairavimo laikus per praėjusią ir dabartinę savaitę, todėl tai yra daugiau nei paprastas failo perdavimas.

Įrangos pusė taip pat turi saugoti mažiausiai 88 kortelių įrašus (legislation.gov.uk). Tai nesuteikia skaitytuvui „protingumo“ savaime, tačiau tai parodo, kodėl suderinamumas ir patikimumas yra svarbūs, kai operatorius tikisi, kad įrenginys bus realioje depų aplinkoje, o ne parodoje.

Sprendimo taškas yra pakankamai paprastas. Suskaičiuokite vairuotojus, suskaičiuokite transporto priemones ir paklauskite, kur vairuotojai yra, kai reikia atsisiuntimų. Jei atsakymas yra „nepatikimai biure“, tuomet patogumo funkcijos yra svarbios, tačiau tik jei jos yra susietos su procesu, kuris vis tiek priverčia failą patekti į kontroliuojamą archyvą.

Naudodami naudingą nuotolinio atsisiuntimo palyginimą, apžvalga tacho nuotolinis atsisiuntimas padeda apibrėžti, kur depų skaitytuvai baigiasi ir platesni užfiksavimo darbo procesai prasideda. Tai yra pagrindinis sprendimas: skaitytuvas turėtų atitikti darbo eigą, o ne atvirkščiai.

Atsisiuntimų nustatymas ir vykdymas neprarandant duomenų

Atsisiuntimas pats turėtų būti rutina. Jei jis kiekvieną kartą atrodo trapus, nustatymas yra neteisingas arba procesas turi per daug rankinių taškų. Depų administratorius neturėtų improvizuoti, kad gautų švarų .DDD failą iš kortelės ar transporto priemonės.

Pradėkite nuo PC, o ne kortelės

Stabilus darbo stotis yra svarbus, nes skaitytuvas yra toks pat patikimas, kaip ir mašina, ant kurios jis stovi. Įdiekite tvarkykles, patvirtinkite, kad programinė įranga turi tinkamas teises, ir įsitikinkite, kad perdavimas nėra nutraukiamas nešiojamuoju kompiuteriu, kuris miega, nėra valdomas arba neturi administratoriaus teisių. Norėdami gauti pagrindinį skaitmeninio tachografo veikimo aprašymą, praktiniai žingsniai kaip veikti skaitmeninį tachografą yra protingas nuorodos taškas.

Vairuotojo kortelės yra paprastos, kai kontaktai yra švarūs, o procesas yra disciplinuotas. Įdėkite kortelę lustu pirmyn, autentifikuokite ir leiskite programinei įrangai ištraukti veiklos įrašą prieš archyvuojant. Transporto priemonės atsisiuntimai reikalauja įmonės kortelės plius tinkamo kabelio arba priekinio prievado jungties, ir čia komandos dažnai skuba ir sukuria dalinius perdavimus.

Klaidos, kurios sutrikdo tikras komandas

Tris nesėkmingus PIN bandymus gali užrakinti kortelės sesiją, nešvarūs kontaktai gali sukelti „kortelė nepripažinta“ atsakymą, o transporto priemonės failo ištraukimas, kai variklis vis dar veikia, gali palikti jus su neišsamiais duomenimis. Nutraukti perdavimai yra blogesni nei matoma klaida, nes jie gali palikti jums failą, kuris atrodo normalus, kol kas nors bando juo pasikliauti vėliau.

Namų ūkio žingsnis yra tas, kurį daugelis parkų praleidžia. Perkelkite failą prieš jį paliekant skaitytuvo programinę įrangą, naudodami vairuotojo vardą, transporto priemonės registraciją ir datą. Jei laukiate, kol jis jau bus paslėptas bendrame aplanke, kažkas galiausiai jį įrašys neteisingam asmeniui arba perrašys jį su kito ketvirčio ištrauka.

• Tinkamai paruoškite PC: patvirtinkite, kad programinė įranga atsidaro švariai, skaitytuvo tvarkyklė įsikrauna, o perdavimo kelias veikia prieš kam nors įdedant kortelę.
• Patikrinkite kortelę ir kontaktus: greitas nuvalymas ir teisingas lustu pirmyn įdėjimas užkerta kelią stebėtinai dideliam laiko švaistymui.
• Laikykite perdavimą užbaigtu tik tada, kai failas yra pavadintas ir išsaugotas: jei jis vis dar vadinamas kažkuo bendru, jis nėra paruoštas atitikties peržiūrai.

Geriausias nustatymas yra nuobodus. Tas pats įrenginys, tas pats prievadas, ta pati pavadinimo taisyklė, ta pati archyvavimo vieta. Kiekviena papildoma variacija suteikia depui dar vieną būdą prarasti duomenis, kol kas nors net nepradeda analizės etapo.

Atsisiuntimų paversti įrodymais, kurie iš tikrųjų laikosi

Atsisiuntimas nėra sunkus dalykas. Sunkus dalykas yra užtikrinti, kad failas vis dar būtų naudingas, kai kas nors jo paprašo po mėnesių, o tai reiškia pasirašymą, išlaikymą, prieigos kontrolę ir atsekamą archyvą.

Nepasirašyti failai neturi didelės vertės

Pasirašytas tachografų failas skiriasi nuo atsitiktinio eksportavimo, esančio darbalaukyje. Jei skaitmeninis parašas trūksta arba failo grandinės nuosavybė nėra aiški, inspektorius gali laikyti jį silpnu įrodymu, net jei žaliaviniai duomenys atrodo gerai. Svarbu ne tai, kad failas egzistuoja, o tai, kad operatorius gali parodyti, iš kur jis atsirado ir kaip jis buvo tvarkomas.

Išlaikymas yra ta vieta, kur verslai tampa pasitikintys savimi. Vairuotojo kortelės duomenys turi būti saugomi mažiausiai 12 mėnesių, o tas pats minimalus reikalavimas taikomas transporto priemonių duomenims anksčiau aprašytame darbo taisyklių rinkinyje (BVRLA gairės). Kai kuriuose įrašuose privatumo politika leidžia ilgesnį saugojimo laikotarpį, o JK vyriausybė pažymi, kad tachografų duomenys gali sutapti su Darbo laiko taisyklių įrodymais, kurie gali pratęsti saugojimą iki 24 mėnesių kai kuriais atvejais (DVLA privatumo politika). Tai nėra įrangos problema, tai yra įrašų valdymo sprendimas.

Laikykite saugojimą kontroliuojamą

Bendri tinklo diskai be audito žurnalų yra prastas atsakymas. El. paštu siunčiami .DDD priedai gali būti karantinuoti arba prarasti pašto taisyklėse. Atsarginės kopijos, kurios perrašo ankstesnį ketvirtį, gali sunaikinti vienintelę švarią kopiją, kurią turėjote. Failai turi turėti saugojimo vietą, kuri yra kontroliuojama, paieškoma ir ribota tiems, kurie turi prieigą.

Naudingas modelis yra paprastas. Viena originali kopija, viena darbo kopija ir aiški taisyklė, kas gali liesti kiekvieną. Tai yra skirtumas tarp archyvo ir atsisiuntimų krūvos. Jei jūsų verslas naudoja platformą, tokią kaip OperatorCompliance, vietinė skaitytuvo išvestis tampa įėjimo tašku, o kontroliuojamas archyvas tampa vieta, kur įrodymai yra peržiūrimi ir išlaikomi.

Geras paralelė operatoriams, galvojantiems apie tachografų įrangą, yra sutarties stiliaus požiūris į duomenų tvarkymą, pavyzdžiui, Duomenų sutartys vairavimo duomenims. Svarbu ne prekės ženklas. Tai yra disciplina apibrėžti, kokie duomenys patenka, kas gali juos naudoti ir kiek laiko jie išlieka naudojami.

Atsisiųstų tachografų failų išlaikymo ir prieigos taisyklės
Failo tipas	Minimalus išlaikymas	Saugojimo vieta	Prieigos kontrolė
Vairuotojo kortelės failas	Mažiausiai 12 mėnesių	Kontroliuojamas atitikties archyvas	Ribota prieiga tik atitikties ir įgaliotiems administracijos darbuotojams
Transporto priemonės failas	Mažiausiai 12 mėnesių	Kontroliuojamas atitikties archyvas	Ribota prieiga tik atitikties ir įgaliotiems administracijos darbuotojams
Darbo kopijos analizės failas	Kaip reikia peržiūrai	Saugus analizės darbo vieta	Analitikai ir paskirti peržiūrėtojai tik

Nepasirašyti arba prastai saugomi failai paprastai nesugeba, nes duomenys yra trūkstami. Jie nesugeba, nes niekas negali įrodyti, kad verslas juos tinkamai tvarkė.

Transporto komisaras paprastai mažiau rūpi, ar aplanko medžių struktūra atrodo tvarkinga, ir labiau tai, ar operatorius gali parodyti nuoseklų įrašą, su datomis, prieiga ir patvirtinimu. Tai yra standartas, kurio reikia siekti, nes tvarkingumas savaime neišgelbės silpno audito pėdsako.

Atsisiuntimų įtraukimas į OperationalCompliance ir jūsų TC failą

Švarus failas yra naudingas tik tada, kai jis patenka į tinkamą vietą ir yra patikrintas prieš kitus parko įrašus. Čia tikroji atsisiuntimo grandinės vertė pasireiškia, nes skaitytuvo išvestis tampa dalimi operatoriaus didesnio įrodymų paketo.

Kaip failas patenka iš depų į peržiūrą

Praktiniai maršrutai paprastai yra vilkimo ir numetimo iš vietinio skaitytuvo PC, suplanuota pašto dėžutė automatizuotam surinkimui arba API srautas didesniems parkams. Kai failas atvyksta, platforma tikrina vientisumą, derina vairuotojo ir transporto priemonės duomenis ir pažymi trūkstamas kalendoriaus dienas, kad kas nors galėtų spręsti spragą prieš tai, kai ji taps inspekcijos problema.

Šis peržiūros žingsnis yra svarbesnis, nei daugelis vadovų pripažįsta. Failas gali būti techniškai esamas ir vis tiek būti operatyviai nenaudingas, jei jis nesutampa su vairuotojų sąrašu, transporto priemonės priskyrimu ar darbo laiko įrašu. Kai analitikai peržiūri duomenis, jie ne tik tikrina pažeidimus, bet ir tikrina nepaaiškintą nebuvimą, nutrūkusias sekas ir modelius, kurie netinka likusiai įrodymų daliai.

Kas tiriama po įkėlimo

Protingas tvarkos tvarka yra: patvirtinti, kad failas yra galiojantis, patikrinti kortelės ar transporto priemonės atitikimą, peržiūrėti vairavimo laiko pažeidimus, patikrinti trūkstamus prisijungimus ir palyginti, ką tachografas sako, su rotacija ir darbo laiko įrodymais. Tai yra skirtumas tarp paprasto saugojimo ir tikro atitikties valdymo.

Operatoriui reikalingi rezultatai yra tie, kurie gerai keliauja audito metu. Mėnesiniai atitikties paketai, vairuotojų istorijos ataskaitos ir konsoliduotas TC eksportas yra naudingesni nei atsitiktiniai žaliaviniai failai, nes jie rodo kelią nuo atsisiuntimo iki peržiūros iki išlaikymo. Tai padaro originalų skaitytuvo failą atsekamą nuo depų įrenginio iki įrodymų paketo.

Ką turėtų rodyti TC paruoštas failas

• Šaltinio atsekamumas: kuri kortelė arba transporto priemonė sukūrė failą ir kada jis buvo atsisiųstas.
• Peržiūros istorija: kas žiūrėjo į duomenis ir ką jie pažymėjo.
• Išlaikymo tęstinumas: kad failas vis dar egzistuoja kontroliuojamame archyve.
• Eksporto disciplina: kad įrodymai gali būti pateikti formatu, kurio reikia posėdžiui ar vizitui.

Kai ši grandinė yra nepažeista, skaitytuvas nustoja būti savarankišku įrenginiu ir tampa dalimi operatoriaus kontrolės sistemos. Tai yra standartas, kurio reikia siekti, nes pats įrenginys niekada nėra tikrinamas savarankiškai. Įrašas aplink jį yra.

Vienos puslapio operatoriaus ritmo, kuris padeda jums būti prieš DVSA

Aiškus ritmas užkerta kelią pažįstamai depų skubai: trūkstama vairuotojo kortelė, pasenęs transporto priemonės atsisiuntimas ir įrodymų prašymas atvyksta prieš tai, kai kas nors patikrina archyvą. Kortelių skaitytuvas yra tik įėjimo taškas. Kontrolės grandinė turi perkelti kiekvieną atsisiuntimą į peržiūrą, išlaikymą ir operatoriaus Transporto komisaro failą.

Rutina, kuri laikosi

Naudokite fiksuotą mėnesinį modelį, kurį depas gali sekti, nesiremdamas atmintimi. Pirmas savaitė yra skirta vairuotojo kortelių paėmimams. Kiekvieno mėnesio pirmas pirmadienis yra skirtas transporto priemonių atsisiuntimams. Kiekvieną savaitę patikrinkite kortelių galiojimą ir nustatykite korteles, kurių galiojimas artėja arba grąžinamos su neišsamiu perdavimu. Kiekvieną mėnesį atsarginė kopija archyvo ir patikrinkite spragas. Kartą per metus peržiūrėkite visą procesą prieš atitikties failą ir verslo veiklos modelį.

Priskirkite atsakomybę šalia kiekvienos užduoties. Vienas asmuo pasirašo nuosavybės grandinės įrašą, kitas palaiko TC įrodymų aplanką, o pavadintas vadovas seka bet kurią kortelę, kuri nebuvo grąžinta iki reikiamo termino. Jei skaitytuvas nepavyksta per pamainą, atsarginis skaitytuvas, įmonės kortelė ir perdavimo maršrutas turėtų būti jau nustatyti. Improvizavimas per nesėkmingą atsisiuntimą yra būdas, kaip spragos patenka į įrašą.

Raudonos vėliavos, kurios nuolat grįžta

Nepasirašyti failai turi būti ištaisyti prieš pasiekiant archyvą. Trūkstami archyvavimo laikotarpiai turi būti ištirti, o ne užrašyti, kad vėliau grįžtų. Vėluojantys vairuotojų grąžinimai sukuria išvengiamą spaudimą, ypač kai parkas laukia, kol kortelė bus beveik pilna. Trūkstami antrojo vairuotojo slotai gali rodyti, kad vairuotojai nuosekliai nenaudoja tachografo, todėl užfiksuokite išimtį ir pasikalbėkite su asmeniu.

Laikykite sieninį lapą orientuotą į veiksmus:

• Vairuotojo kortelių paėmimai: patvirtinkite, kad atsisiuntimas buvo užbaigtas ir failo pavadinimas identifikuoja vairuotoją ir datą.
• Transporto priemonių atsisiuntimai: patikrinkite, ar buvo naudojama įmonės kortelė ir ar perdavimas buvo užbaigtas.
• Archyvų patikrinimai: patvirtinkite, kad naujausias ketvirtis išlieka esamas, skaitomas ir atsarginis.
• Išimčių sekimas: užfiksuokite vėluojančias korteles, dalinius perdavimus ir neperžiūrėtus pažeidimus, kai tik jie bus rasti.

Peržiūros įrašas priklauso atsisiųstam failui. Išsaugokite originalią skaitytuvo išvestį, peržiūrėtojo veiksmą ir bet kokį sekimą OperationalCompliance, tada išlaikykite gautus įrodymus su TC failu. Tai suteikia DVSA atsekamą maršrutą nuo kortelės ar transporto priemonės atsisiuntimo iki valdymo veiksmų, o ne aplanką su nepaaiškintais failais.

Pakartojimas yra esmė. Kai kiekvienas asmuo žino, kas vyksta kiekvieną datą, skaitytuvas tampa depų kontrolės dalimi, o atitikties grandinė mažiau tikėtina, kad nepavyks per vizitą.

Jei norite atsisiuntimo proceso, įrodymų saugojimo, priminimų ir TC paketo po vienu stogu, apsilankykite OperatorCompliance ir sužinokite, kaip platforma tvarko tachografų failų priėmimą kartu su kitais jūsų operatoriaus licencijos įrašais. Tai tinka operatoriams, kurie pavargo nuo trūkstamų failų, vėluojančių atsisiuntimų ir fragmentuotų įrodymų, kai atvyksta inspekcija.